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1、天良酒店客房管理系统用户手册北京盛世天良科技发展有限公司 目录一. 操作说明11.1 相关概念11.2软件界面说明11.3操作规则3二. 基本操作42.1创建天良客房管理系统数据帐套（用户数据库）42.2进入天良酒店管理系统5三. 系统设置73.1 房态界面设置73.2 常规参数设置73.3 房态操作设置83.4 入住登记设置设置83.5 账单打印参数设置93.6 退房结账设置93.7 会员卡设置103.8 接口参数设置103.9 系统初始参数设置10四. 基础数据124.1 基础数据的组成124.2 楼座楼层资料124.3 房间类型124.4 房间资料134.5 房价计费规则134.6 费用
2、项目管理164.7 客房消费项目设置164.8 酒店信息设置174.9 部门资料174.10 员工资料174.11 营业站点184.12 基础代码18五. 预定管理195.1 预定登记195.2 预定查询205.3 预定分房205.4 超时预定处理21六. 入住登记226.1 入住登记226.2 客房消费246.3 散客续住256.4换房256.5散客类型/入住类型变更266.6 客人留言27七. 营销管理287.1 协议客户管理287.2 协议房价方案297.3 协议单位挂账还款297.4 会员类型设置307.5 会员价格方案317.6 会员档案管理317.7 会员卡销售347.8 会员卡充
3、值347.9 会员卡取款357.10 会员积分调整367.11 刷卡密码修改367.12 会员卡挂失377.13会员卡续期377.14 会员卡刷卡387.15 IC卡冲销38八. 结账退房408.1结账退房408.2 挂单退房408.3 转账退房40九. 财务管理429.1账务查询429.2 催账报表429.3 离店客人账单一览表439.4 收银员收退款明细表439.5 已结账单管理439.6 非住客账务449.7 挂单管理449.8 交接管理交班记录查询45十. 客房管理4710.1自用房查询4710.2维修房查询4710.3拾物管理4810.4失物管理49十一. 查询中心5111.1 当前
4、客人查询5111.2 历史客人档案查询5211.3 黑名单查询52十二. 报表中心5312.1 预定报表5312.2 登记报表5412.3账务报表5512.4 统计报表551. 结账收款统计表552. 营业明细表553. 营业日报表5512.5 营销报表55十三.其他操作5613.1 数据库备份与恢复5613.2 消息通5713.3 语音消息58一. 操作说明1.1 相关概念 散 客：是一般零星客人的总称。 协议单位：指跟宾馆签订价格和服务协议的单位，协议单位宾客入住宾馆按照协议价格进行结算。一般不交押金，由财务收款。 联房：联房主要用于散客，一般把散客中账务需要一起结算的房间进行联房设置。
5、钟点房：酒店在白天临时提供给客人休息,不过夜的情况。可以定义钟点房房价。 凌晨房：宾客凌晨入住宾馆,相对天房房费较为便宜。可以定义凌晨房房价和生效时间段。 宾客续住：即补交押金，押金不足和延长客人预离酒店的时间等情况都适合这类操作。 冲账：处理或检查账务处理的过程中，发现处理过的业务中由于某一笔会计分录处理不恰当，需要进行更正，为保持调账的完整性，将此笔会计分录用红字原封不动的进行更正冲回，再重新进行正确的账务处理。 电话接口：连接电话计费系统和宾馆管理系统的文件，通过电话接口可以实现在加加客房系统中直接读取电话计费系统中的数据。 门锁接口：连接门锁计费系统和宾馆管理系统的文件，通过门锁接口可
6、以实现在加加客房系统中直接读取门锁系统中的数据。避免重复录入客人数据，且可以避免操作员给客人开卡但不登记信息私自吞钱的情况 户籍接口：连接公安户籍系统和宾馆管理系统的文件，通过户籍接口可以实现在加加客房系统中直接将腾云宾馆系统入住信息发送至公安部门。1.2软件界面说明刷新房态图语音功能工具栏菜单栏房态标识区入住登记信息区房态图显示区本系统采用灵活易懂的房态图设计方式，它能使今后的操作更加方便快捷，建议操作者应优先选用在房态图上操作的方式。房态图分为四个区:分类显示栏、房态显示区、入住登记信息显示区,右键功能区和房态标识区。房态显示区:（1）该区中每一方格代表一个房间，不同的颜色代表不同的房间状
7、态。如:房间图表示房间号为108的标准单人间,默认绿色表示当前状态为空房间。这些方格的大小和颜色以及显示方式等均可以通过系统参数设置房态界面进行设置。（2） 房态标识（即方格中的符号）：代表钟点房；凌晨房；代表团体房；代表协议房；自用房；保密；预定；今日预离；明日预离；会员入住；常包房；有留言；欠费；超时。（3）分类显示栏:提供用户可按房态,楼层,类别来分类显示房态。（4）入住登记信息显示区:在任意房间图上单击在入住登记信息去机会出现该房间信息，我们可以通过该信息查看客人的消费情况。(5)右键功能区 在任意房间图上右键单击会弹出一个功能菜单,我们可以通过此菜单进行客人的入住登记,预定,以及结账
8、退房等操作。 图A 空房间 图B 入住房1.3操作规则请用户在使用前熟读本使用说明书，如在使用过程中有任何疑问，请拨打我们的服务热线进行咨询。1 禁止不熟悉本软件系统或操作的人使用，否则可能带来系统破坏，使系统数据混乱。2 软件安装以后，不要随意改动操作系统的设置，例如：系统时间、计算机名和SqlServer数据库等，否则易造成系统数据出错。3 不按操作规则使用的客户造成系统数据错误，责任自负。二. 基本操作2.1创建天良客房管理系统数据帐套（用户数据库）首次运行安装之后的程序（前台或者后台均可，建议运行后台），软件会自动检测系统中有没有所需的数据库，并会自动弹出数据库创建向导，你也可以从程序
9、组中的“天良客房管理系统-数据库登录向导”来启动该向导，如下图所示：请参照界面中的填写说明填写相应的信息，如果是在服务器端运行的该程序，且安装SQL Server 2000时选了在验证模式为混合模式（空密码），或者安装的是我们提供的MSDE安装程序的话，此处可直接点【下一步】，系统会出现如下提示：因为我们是初次安装，所以此处应该选【是】来创建新的用户数据库，在点击【是】之前，应该首先选择要创建的数据库类型，其中“空数据库”是不含有任何基础数据的，一般用于日后的正式数据；“带演示数据的数据库”中包含了演示用的部分基础数据，如房间、商品、价格等，一般用来学习和演示。此处我们假定创建一个空数据库，以
10、用来日后的正式使用，点击【是】后，系统进入自动创建步骤，出现如下滚动条：稍后会提示创建成功，如图：请记下默认的用户编号及密码，接下来你就可以使用此编号和密码进入和使用天良客房管理系统了。2.2进入天良酒店管理系统双击天良客房管理系统.exe打开软件，进入到登录界面。初始用户名为1000，密码为1000。首次进入系统前，用户需校正电脑操作系统的时间，正常使用后严禁更改操作系统的时间，因为软件会自动过账，以防出现混乱的过账数据。若出现如下问题： 请检查SQLserver是否已开启服务，并打开安装目录下的【数据库配置升级程序.exe】检查服务端计算机名（或IP地址）、数据库名、sa的密码是否正确，测
11、试连接。三. 系统设置执行 系统 系统参数设置，弹出客房系统设置的对话框，在系统设置中可对以下内容进行设置：3.1 房态界面设置客户可随自己的喜好对系统主界面房态图的显示方式进行设置。在此界面设置中，我们可以设置房间图的颜色，大小，显示的字体以及房间图的排序方式等。3.2 常规参数设置 在此设置中，可以对夜审进行设置，可以设置夜审的时间、夜审模式，以及系统日志的保留时间。若选用手动夜审时，在第二天会提示“今日还未夜审，请先等待夜审完成”。若是选择了自动夜审，那么系统就会在规定的时间自动完成夜审工作。3.3 房态操作设置若选中“在房态图上显示今日预离”，那么在房态图上就会显示今天预离的图标。若选
12、中“在房态图上显示明日预离”，那么在房态图上就会显示明天天预离的图标。若选中“鼠标指向房间图标时显示悬浮提示框”，那么当鼠标指向已入住的房间图标时，就会显示悬浮提示框，显示出房间入住信息。若选中“鼠标单击房间图标时显示提示框”，那么当鼠标单击房间图标时就会显示房间的信息。“在房间图标上双击鼠标左键时的缺省动作”设置可以设置双击空房，预留房，住房， 自用房，维修房图标时缺省动作。在房态操作设置里，还可以设置结账后房态自动转换。3.4 入住登记设置设置“入住登记时必须输入手工单号”选择是否在入住时输入手工单号。“入住登记时必须输入证件号”选择是否在入住时输入证件号。“押金为零时，弹出提示选择操作”
13、在押金为零时系统会有提示，用户可以根据提示进行选择操作。“启用入住登记确认提示”选中此项时会提示用户是否确认入住。“启用房间打扫记录”选中时会记录房间的打扫记录，要想此项有效，不能启用自动转为空房功能。“启用房间维修记录”会记录下房间的维修记录。“入住时黑名单提示功能”若选中此项，那么在被列入黑名单的客人在入住时就会提示。“入住时校验身份证的合法性”选中此项后，若客户的身份证不合法侧不能入住。还可以设置客人押金低于某一个值提示，钟点房提示，预离提示等操作。3.5 账单打印参数设置此界面中可以设置账单打印的格式，分为驱动格式账单，行打印格式。在账单打印机设置里可以选择打印账单的打印机。可以设置入
14、住单，结账单，押金单，消费账单的打印方式。在结账明细打印方式中可以选择结账单的打印格式。3.6 退房结账设置“抹零设置”可以设置结账时候是否抹零及抹零的程度。“四舍五入”可以设置结账时候是否四舍五入及程度。（注：抹零和四舍五入只能选择一个，若都不使用则选择“不抹零”。）“撤单限制”设置可以设置是否允许撤单，以及加单后多久允许撤单操作。此界面设置中可以设置入住登记后退房的处理方式。3.7 会员卡设置会员卡有两种模式，IC模式和ID模式。只有在“更改会员卡模式”前打钩才能使用。若是IC卡，则在“IC卡读写器设置”里修改设置。选择好“IC读卡器”和硬件设备相同。接口、波特率、IC卡类型和IC卡读写密码。（注：只有在“设置IC卡读写密码”选项前打钩才能设置密码。修改后“IC卡读写未授权”会变为“IC卡读写已授权”。I
