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1、第七章 采购合同履行,任务一订单管理,任务二进货验收,任务三采购结算,任务四采购退货,案例导入,任务一订单管理,一、采购合同履行的原则,二、采购订单的管理,一、采购合同履行的原则,一、采购合同履行的原则,采购合同的履行就是采购双方当事人按照合同 的约定或者法律的规定,全面地、正确地履行自己 所承担的义务。 采购合同的履行主要包括订单管理、进货验 收、货款支付和违约处理对采购管理等几个环节。 采购合同履行的主要原则(见图7-1)。,一、采购合同履行的原则,图7-1 采购合同履行的主要原则,采购合同履行监控表,订单执行 订单跟踪 货物验收 问题处理 财务结算 出具票据 效果评价,订单管理,采购订单
2、的管理是指企业根据市场的需求预测、企业的生产能力、企业的用料计划以及相关因素所制定的切实可行的采购订单计划,并下达给订单部门执行,从而从资源市场上购买到合格的原材料和配件。 采购订单管理包含制定、管理和追踪三个连续阶段。,二、采购订单的管理,采购订单和采购合同的管理是采购管理中的重要内 容。 采购订单和采购合同都是采购流程中的重要环节。 1.采购订单的明细管理 订单明细管理是一项关键业务功能。它的范围可从 供应商贯穿到客户,包括一系列关键的子流程,从未结 订单分析到分配管理、货运和提单。 有效的订单管理应该在整个流程中执行大量的检 查,如检查产品库存、定价、合同协议和客户信用限 制。,二、采购
3、订单的管理,2. 采购订单的主要内容 采购订单的主要内容,包括:交货方式、验收 方式、罚则、履约保证、品质保证、仲裁或诉讼、 其他。,二、采购订单的管理,表:CGT070103明日制造公司订购单,二、采购订单的管理,二、采购订单的管理,编制采购订单,(一)明晰订单内容 1.月度采购订单的内容 2.临时采购订单的内容,编制采购订单,(二)编制采购订单 1.编制订单草案 2.上报主管审核 3.形成正式订单,出具采购订单,(一)发出采购订单 正式的采购订单按照企业的相关规定编号后,由负责相应货品采购的采购员以适当的形式发送给供应商 (二)确认采购订单 采购员向供应商确认其是否收到采购订单 (三)编制
4、采购记录 采购订单确认接受后,采购员填写采购记录表,以便供应商交货时对照采购订单进行接货检验,出具采购订单时注意的问题,1.应约定在多长时间内供方确认交货期; 2.订单需在供方盖章回传后才可生效; 3.不同意订单内容(交货期、金额等)时,需在订单上明确注明; 4.对价格变更后的订单,需重新确认交货期。,三、跟踪采购订单,采购订单的追踪,(一)重视存档管理 (二)订单存档管理的方法,四、订单存档管理,任务二进货验收,一、进货验收一般流程,二、问题处理,三、签收订购单,开具入库单,四、岗位操作示例,采购进货的方式有三种,即自提进货、供应商送货、委托外包进货。这三种进货方式的管理方式和要求也不尽相同
5、。 (一)自提进货 自提进货,就是在供应商的仓库里交货,交货以后的进货过程全由采购者独家负责管理。 (1) 货物清点环节管理 (2) 包装、装卸、搬运上车管理 (3) 运输环节管理 (4) 中转环节的管理 (5) 验收入库环节的管理,进货方式,(二)供应商送货 供应商送货对采购商来说,是一种最简单轻松的采购进货管理方式。他基本上省去了整个进货管理环节,把整个进货管理的任务以及进货途中的风险都转移给了供应商。只剩下一个入库验收环节。而入库验收也主要是供应商和保管员之间的交接,进货员最多只提供一个简单的协助。,进货方式,(三)委托和外包进货 委托外包,就是把进货管理的任务和进货途中的风险都转移给第
6、三方物流公司。这时供应商和采购商都得到了解脱。因此这不但对采购商、对供应商来说都是一种最好最轻松的进货方式。对第三方物流公司来说,也是一种最理想的进货方式。因为它有利于发挥第三方物流公司的自主处理、联合处理和系统化处理,提高了物流运作效率、降低了物流运作成本。,进货方式,一、进货验收一般流程,厂商送来货物,仓管员需对照订购单上订购 物品的名称规格及其他要求进行签收, 没有订 购单或超订购单送货(非免费部分)原则上不允许 签收, 特别情况需由主管经理指示处理。 操作要点: 以供应商送货为例的一般流程(见图7-2)。,一、进货验收一般流程,图7-2进货验收一般流程,检验与接收管理,(一)检验时间、
7、地点和人员的确定 供应商的生产现场、货物到库时、采购方仓库等 (二)检验部门的确定 质量检验部门 (三)物料检验 包装、品质、卫生、安全性、数量、重量等,二、问题处理,进货验收中的问题处理主要包括: 1. 数量不符; 2. 代管转入库; 3. 不合格品。 为了对进货验收各环节进行有效控制,有必要 对验收环节与结果给予记录,如进货验收表(单) (如表7-1所示)。,二、问题处理,表7-1 进货验收表,编号: 日期: 年 月 日,二、问题处理,总之,有些企业对于验收不合格的货品走代管 入库流程入代管保管帐,货品入不合格区,待采购 员与供应商联系后处理;赠样品根据采购员处理方 案做直接入正常库或通知
8、赠样品库保管员做赠样品 入库。,三、签收订购单,开具入库单,仓库点收验收完毕,即按要求于订购单或借料 单上签收,仓管员同时根据当次验收入库良品数或 特采数开具货品入库单(如表7-2所示),并将入库 单(第二联)送至财务入账,增加存货及应付帐 款,同时将已签收完毕之订购单送至财务,留待付 款时用,入库单(第三联)送至采购部门。,四、岗位操作示例,1. 验收员: 收货、验收,确定收货单生成收货处理方案, 勾兑收货单、进货合同生成入库单 2. 采购员: 填写或补填进货合同,生成收货通知单,与供 应商联系判断收货处理方案并通知验收员做相应操 作;,四、岗位操作示例,3. 保管员: 入库、填写代管入库单
9、、代管出库单、赠样入 库单、赠样出库单、记帐; 4. 采购会计: 凭入库清单记商品采购帐、存货帐。,任务三 采购结算,一、采购结算流程,二、采购结算管理,三、采购结算主要工具,一、采购结算流程,一、采购结算流程,采购结算流程包括采购资金结算、采购发票核销及采购返款管理(见图7-3)。,图7-3 采购结算流程,二、采购结算管理,采购结算也称采购报账,是指采购核算人员根据 采购入库单、采购发票核算采购入库成本。 采购结算的结果是采购结算单,它是记载采购入 库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。 采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算 两种方式;另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。,二、
10、采购结算管理,系统按照三种结算模式进行自动结算(见图7-4)。,图7-4自动结算的三种模式,三、采购结算主要工具,目前我国已经逐步建立了以“三票一卡”为 主体的结算体系,大大规范了采购结算方式。 1. 银行汇票 银行汇票签发银行作为付款人,付款保证 性强;代理付款人先付款,后清算资金;特别 适用于交易额不确定的款项结算与异地采购之 用。票据自带,避免携带大量现金,十分便捷。,三、采购结算主要工具,图7-5银行汇票样票,银行汇票票样(见图7-5)。,三、采购结算主要工具,2. 银行本票 银行本票即见票即付,如同现金,出票银行作 为付款人,付款保证性很高。既有定额本票,又有 不定额本票,可以灵活使
11、用。缺点是由银行签发, 与支票相比手续相对繁杂。在同城范围内使用。,三、采购结算主要工具,图7-6银行本票样票,银行本票票样(见图7-6)。,三、采购结算主要工具,3. 支票 支票由出票单位签发,出票单位开户银行为支 票的付款人,手续简便;既有现金支票,又有转账 支票,还有普通支票,要求收妥抵用,在同城范围 内使用,已被企业单位广泛接受。但在支票结算中 可能存在签发空头支票,支票上的实际签章与预留 银行印鉴不符等问题,存在一定风险。,三、采购结算主要工具,图7-7现金支票样票,支票票样(见图7-7)。,三、采购结算主要工具,4. 信用卡 信用卡属于电子支付工具的范畴,方便、灵 活、快捷、同城、异地均可使用,发展前景非常广 阔。但该结算方式受特约商户与ATM机普及程度、 银行卡网络的完善程度、银行卡功能开发程度等的 限制。,三、采购结算主要工具,图7-8信用卡式样,几种信用卡式样(见图7-8)。,任务四 采购退货,一、退货处理的一般流程,二、退货管理制度示例,一、退货处理的一般流程,退(换货)处理是指采购人员依据采购合同规 定的由于某些因素而把所购货物退还给供应商或者 与供应商调换的一种违约处理方式。 退货管理制度示例,一、退货处理的一般流程,图7-9退(换货)处理的一般流程,退(换货)处理的 一般流程(见图7-9)。,二、退货管理制度示例,退货管理制度示例,