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1、国通投资担保有限公司管理制度汇编2011年8月北京目 录 第一部份 行政管理制度第二部份 人事管理制度第三部份 财务管理制度第四部份 会计核算制度第五部分 担保业务流程第六部分 风险防控制度第一部份 行政管理制度第一章 总则 第一条 为完善公司行政管理机制，实行规范化的行政管理，使公司各项行政工作有章可循，特制定本制度。 第二条 本制度包括： 1、日常办公制度 2、办公秩序管理制度 3、保密制度 4、文件收发、传阅及档案管理制度 5、印鉴、介绍信管理制度 6、文印、办公设备管理制度 7、办公用品领用制度 8、通信设备使用制度 9、财产管理制度 10、车辆使用与维护管理办法 11、安全保卫制度第
2、二章 日常办公制度 第三条 公司上下都要严格遵守劳动管理制度和费用管理制度，高效率地为公司服务。 第四条 实行周例会制度。重大问题、人事安排由总经理办公会决定；各项担保项目由公司担保审查委员会（以下简称“保审会”）集体讨论决定。总经理办公会每周召开一次，遇有重大事项可临时召开。 第五条 各部门要认真履行职责，广泛听取员工的意见和建议。各部门之间应按公司操作程序交流工作情况和资源信息。 第六条 员工之间互相尊重，团结友爱。重大问题坚持原则，一般分歧互相体谅、互相理解。 第七条 严格档案管理，严守保密纪律。公司利益第一，个人利益服从公司利益。第三章 办公秩序管理制度 第八条 员工的仪容仪表：员工个
3、人形象代表着公司的形象，所以员工个人仪表的优劣对公司至关重要，为此，公司对员工上班时间的仪容仪表作如下要求： 第九条 员工在办公时间和办公地点不得大声喧哗、打闹，不准干私活，不得长时间看非专业性报纸。不得上网聊天或玩游戏等。 第十条 员工在办公场所和办公时间，原则上不准打私人电话和会私客，不准带小孩到公司玩耍。必须接的私人电话要尽量低声，不得影响他人工作，最长不得超过三分钟。必须接待的私客应到接待室或走廊接待。 第十一条 向领导请示、汇报工作，应简明扼要，节省时间。原则上不允许越级请示、汇报，情况紧急、事关重大者除外。 第十二条 除谈工作外，不准串岗闲聊、擅自离岗，进入各综合管理部应先敲门，允
4、许后方可进入。 第十三条 员工负责本综合管理部清洁卫生，公共办公区域内禁止吸烟、乱丢弃物，爱护办公环境。 第十四条 员工要保持自己办公桌面的整洁，禁止放置与办公无关的杂物，下班时应整洁办公桌面，私人物品均放入员工贮物柜，将办公桌锁好，防止文件资料的丢失。 第十五条 员工要礼貌待客，礼貌用语，礼貌接转电话，耐心解答相关的业务事项及电话询问，自觉树立维护公司的良好形象。 第十六条 爱护公司财产，最后离开综合管理部的员工必须检查门窗是否关闭，空调、电脑、电灯、饮水机是否关闭，防止火灾和失窃事件的发生。第四章 保密规定 第十七条 密级确定： 公司文件分“秘密”、“机密”、“绝密”三个等级，凡涉及三个等
5、级内文件均属保密范围。 1、“秘密”：内部规章制度属秘密级，只限全体员工周知，不可外传。 、“机密”：公司“总经理办公会议纪要”、“项目进度计划”、“项目建议书”、“项目可行性研究报告”、“ 有关财务制度”、“财务报表”“各类经济合同、协议”等属机密级，此类文件发至中层经理及相关人员。、“绝密”：公司“董事会会议纪要”、“总经理工作报告”、“年度财务决算报告书”、“年度财务收支和利润分配方案”等属公司绝密级，此类文件发至公司领导。第十八条 保密规定：1、由各业务部门建立的专业性“机密”级以下文件（含“机密”级）由各业务部门向综合管理部提交文件软盘及文件原稿备案，各业务部门留存一份，其中软盘及文
6、件原稿由各业务部门主管负责保管，保存在计算机软、硬盘上的文件必须作加密处理，密码由各业务部门主管掌握。2、各类“绝密”级文件统一由综合管理部负责保管，保存在计算机软、硬盘上的文件必须作加密处理，密码由综合管理部经理掌握。3、各业务部门的专业性“机密”级以下文件（含“机密”级）的打印草稿各业务部门主管负责收集，以备下次打印之用，凡不能继续使用的草稿纸，各业务部门必须及时销毁，不得随意放置。4、综合管理部定期对保存的各类文件软盘进行拷贝更新，避免因软盘损坏导致文件丢失。 第十九条 借阅规定： 1、凡借阅本部门“机密”级以下文件（含“机密”级），需经部门主管允许，办理借阅手续，并于借阅当日归还，若需
7、带出公司，需经部门经理签字批准； 2、凡借阅其他部门“机密”级以下文件（含“机密”级），需经部门经理允许，到综合管理部登记办理借阅手续，并于借阅当日归还，若需带出公司，需经总经理签字批准； 3、凡借阅“绝密”级文件，经总经理签字批准，到综合管理部登记、办理借阅手续，并于借阅当日归还，不得带出公司。 第二十条 对泄密行为的处理凡私自传播、散发、复印公司保密范围内的文件，均属泄密行为。 泄露公司“秘密”者，给予警告处分一次。 泄露公司“机密”者，给予记过处分一次。 泄露公司“绝密”者，给予除名。第二十一条 任何人不得随意涂改或自行处理公司文件，必须妥善保管，公司不定期收回保密范围内文件统一销毁。第
8、五章 文件收发、传阅，档案管理制度 第二十二条 管理分类及原则1、 公司档案按三类实行“部门立卷、分类管理”办法：人事档案：人力资源部（或综合管理部）立卷、管理；业务档案：各业务部门立卷、管理；财务档案：综合管理部立卷、主管会计管理； 2、立卷、归档中凡涉及两个部门的档案整理、保管工作因规定不明的，由综合管理部协调后决定职责归属及处理办法。 第二十三条 立卷归档要求凡记载公司的具有查阅、保管价值的各类文件材料、磁盘、实物等，均属归档范围。具体如下：1、综合管理部立卷归档范围(1)行政办公资料立卷归档范围 公司成立的有关资料。包括可行性研究报告、合同协议、章程、申请报告、主管部门批复、营业执照、
9、董事会成员的简历、公司领导班子个人情况等。 公司历届董事会的主要资料。如通知、董事会参加人员名单、会议日程安排、总经理工作报告、董事会会议纪要、总经理办公会会议纪要等文字材料及声像材料等。 政府有关部门、单位发送我公司的来文、来函及其它资料。 相关公司发送的各种邀请书、信息资料等。 公司的规章制度、发文、纪要、通知。 公司与有关单位签订的各种合同、协议书、意向书(正本)。 其它在公司各项行政、业务活动中形成的具有考查、利用价值的资料。 (2)人力资源资料立卷归档范围 公司人事档案，包括部门主管以上人员的任免通知、员工试用、聘用以及升职、奖惩、辞退的各种记录； 公司各类人员技术职称、技术培训的各
10、种记录； 建立人才档案库，对所有技术专业人才设置特殊档案； 2、财务会计资料立卷归档范围 各类财务报表、凭证、资料以及与上级财税部门、金融机构相互来往的函件、协议、合同及其它文件。 3、担保业务资料立卷归档范围：公司担保业务所涉及的管理制度、办法及操作流程等。被担保企业的资信调查资料等。风险防控制度办法等。 第二十四条 文件的传阅 1、需传阅文件（上级政策性文件、公司的决策方案、公司的发文、公司收集的经济信息等），根据文件内容由综合管理部决定传阅范围。 2、建立卡片式文件的传阅单，传阅单上应有领导批示、阅文人及传阅、退回时间。 3、综合管理部应及时催阅已传出的文件； 第二十五条 文件的借阅 1
11、、公司员工借阅各类文件按第三章、第三条的有关规定办理；2、外单位人员借阅文件时，须持有介绍信，介绍信写明文件号、借阅人姓名、政治面貌、职务、借阅时间、借阅目的等，经总经理审批后在综合管理部办理借阅手续。第二十六条 文件的立卷归档存放 1、在年终，通过对照收发文登记本和借阅文件登记本，把所有应归档的文件收集齐全；2、立卷时应保持文件之间的历史联系，按文件的共同特征和相互联系进行组卷；3、公司内文件按文号以年为单位立卷。其他单位来文以单位名立卷。专题事项单独立卷，即按问题特征立卷；4、定卷时，对卷内文件进行系统排列、编号，填写卷内目录和卷本备考表，填好案卷的封皮及案卷的目录。 第二十七条 文件的收
12、发制度1、 发文 （1）在领导对文件草拟后，由综合管理部对文件进行拟稿，也可由具体业务部门拟稿； （2）文稿通过检稿并证明无误后，送往公司主管领导人审批签发； （3）经签发的文稿应在发文登记簿上登记，填写编号、成文日期、送发范围、文件名称、文号、份数、附件、签发人等事项； （4）经登记后的文稿方可正式印制、盖章； （5）文件收领部门必须在发文登记单上签字，发文登记单随留底文件一同保存，以备核查。2、 收文 （1）建立收文登记簿。填写顺序号、收文日期，来文单位、文号、文件名称、份数、内容摘要、处理情况等事项。 （2）上级或其它单位文件、内部资料以及挂号信件等都应登记。一些带广告性质的信函以及不具
13、文件性质的电报、报刊等不必记录。 （3）急件随到随登，并及时分送，不得延误。 （4）在收文登记的同时，在文件右上角加盖本公司的收文专用章。第六章 印鉴、介绍信管理制度 第二十八条 公司印鉴、法定代表人个人印鉴、总经理个人印鉴由总经理指派专人保管，公司各业务部门的印鉴由部门负责人指派专人保管。 第二十九条 印鉴必须放在安全的地方，不可乱放，发现印鉴丢失或有异常现象，应及时报告领导，迅速查明情况，及时处理，确认丢失，应向有关部门声明作废。 第三十条 各业务部门因对外业务需要使用公司印鉴时，需经综合管理部审核、签字登记后，方可办理。公司投资、担保等重大经济活动涉及各种对外合同使用公司印鉴，需经总经理
14、签字，交由综合管理部登记后方可办理。第三十一条 所有公司文件应先编上文号，经总经理签发后方可加盖公司印鉴。 第三十二条 各业务部门印鉴或专用印鉴因机构变动或其他原因停用时，应统一交回综合管理部并指定综合管理部加以销毁。第三十三条 凡以公司名义出具的介绍信，须由综合管理部经理签发。填写介绍信应按规定内容填写，持出部分和存根部分内容一致，经办人需在存根联上签字。 第三十四条 所有介绍信均应按顺序编号，非经总经理书面特许，不能出具空白介绍信。经特批出具的空白介绍信必须说明有效期限，并由使用人在介绍信存根签名。第三十五条 非本公司工作人员，不得使用公司介绍信。因工作需要必须使用时，须经总经理书面批准。第三十六条 妥善保管介绍信存根，及时归档。第七章 文印、办公设备管理制度 第三十七条 综合管理部文印人员必须遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项；第三十八条 打印文件，应按文件收发规定由各级领导签字批准。各业务部门草拟的文件、报表和业务资料，需注明拟稿人及打印份数，经中心经理签字批准方可打印。第三十九条 公司各业务部门需复印的各种文件、资料要求
