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1、找准切入点 突出人性化关于企业推广OA办公的思考中国南车集团公司武汉江岸车辆厂王 浩 宋学斌随着知识经济的迅猛发展，在企业寻找新的增值空间的进程中，信息化的普及和推广工作无疑成为其中的一个重要环节。如果说管理者是企业的核心，那么全体员工则是企业的主体。信息化建设只有深入到企业的各个部门和每个员工身上，才能使信息发挥全面、及时、高效的功能。就此而言，完善OA办公平台，使之更加贴近每个员工的日常工作，更加人性化，则是企业推广办公OA所要追求的目标。一、企业办公自动化（OA）的发展现状及方向办公自动化(OfficeAutomation)简称“OA”,在我国自20世纪70年代开始发展，到90年代中期大
2、致经历了三个阶段，第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作目的。在我国办公自动化的发展过程中，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等，造成这些问题的主要原因有三条：一是对办公自动化
3、的本质作用理解不深，把办公自动化简单理解为办公过程中先进技术和设备的使用。而实际上，实现办公自动化，更重要的目的是提高管理机构的决策效能。二是忽视办公自动化发展的基础，认为只要有了先进的技术和设备就可以实现办公自动化。而实际上，办公自动化发展必需依赖两个基础管理基础和信息积累基础，如果脱离了这两个基础，办公自动化就会变成空中楼阁。三是技术条件的制约，会使得办公自动化建设难以达到预期的目的，如早期的网络技术对信息共享和沟通方面的支持就显得明显不足。自90年代中期至今，互联网技术在我国迅速发展和普及,引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上网工程、企业上网工程、电子政府、
4、电子商务、电子管理、政府内部网、企业网、数字神经系统和数字化办公等一系列新概念，面对这些新概念，再提OA也许会让很多人感到迷惑，好象OA这个概念已经不适应信息化发展的需要，在这里我们暂且认为这一个阶段为OA发展的新阶段。这一个阶段的主要标志是互连网技术的普遍使用。我国办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，目前国内大多企业离全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革
5、，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式以及国家和行业的法律法规体系有很强的惯性，短时间内难以发生较大嬗变。尽管如此，全面实现数字化办公仍是企业办公自动化发展的必然趋势，未来的企业将在强有力的网络化、电子化支持下，把协同办公的思想带入办公生活，实现企业信息化水平的全面提升。二、OA系统软件的运用和网络的架构（一）、系统软件的选择。如何选择和确立OA办公软件是致关重要的。中国南车集团决定在全集团企业中统一使用由北京中榕基公司开发的RJ-eFlow办公自动化系统不失为一个明智之举。它有效地避免了所属企业的各自为阵和重复投资，为分散在大半个中国的所属各企业提
6、供了一个良好的办公基础平台。该系统是以IBM公司的LotusDomino/Notes“群组工作软件”作为开发工具设计的办公自动化系统。架构采用Brower/Server模式设计，客户机不需另安装软件，用户只需使用Internet浏览器，界面统一，操作十分方便，简单易学，降低了用户学习新知识的难度，易于接受。网络应用系统跨平台，兼容性好，保护原有的软硬件设施，企业原来的网络、操作系统都可以很容易地加以利用，可以使系统在最短的时间内发挥效益。RJeFlow是在总结了大量行政和企业办公需求的基础上，面向客户，以现代管理理论为指导的新一代办公自动化软件。软件结合现代管理理念帮助用户建立和完善自身的现代
7、企业管理制度；利用强大的通讯平台使企业建立初步的协同工作机制，解决用户内外部信息交流不畅通的现状，从而奠定知识管理的基础，自如应对电子商务和知识经济的挑战。该系统只需在服务器上集中实现配置的维护和管理，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施，用户投资风险小。后台采用LotusDomino服务器(自带Note服务器，Web服务器，邮件服务器)。其优点是：单一结构的文档数据库和坚固的电子邮件体系、工作流自动化开发、标准的Web应用服务器为用户提供了一种集成的Web服务应用开发环境。对于繁杂的办公事宜，RJeFlow充当 “全职秘书”的角色，提醒您收到新邮件；告诉
8、您现在还有什么工作或会议在等着您，什么文件还需要您批阅等。大大减少了管理成本，提高了工作效率，创造了电子办公的新境界。通过对该系统应用，我们体会到企业在选择OA系统软件时应关注它是否具有以下特点：1、信息处理是否“数据化”。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统应是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。2、是否包含有丰富的应用子系统。在系统中应包含多个应用子系统，如发文、收文、信息服务等等，系统将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可
9、以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，系统以电子邮件作为统一入口的设计，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。3、工作流程设置是否灵活，是否可以相互连接、交叉、循环。所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等，每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。 工作流程应该是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点。同时，系统的工作流程
10、设置又必须是灵活的，即能为用户提供基于流程化应用的快速重构能力，用户能对过程、功能、权限等进行全面的自定义及控制；系统具备各层次容错手段，允许操作人员在有限范围的误操作，比如文件传送错误时可以上一节点收回。4、是否具备安全保密机制。RJ-eFlow软件充分利用了LotusDomino/Notes系统的安全保密机制，通过设置用户权限以保证信息安全。同时，它支持一切因特网的邮件工作方式,可以提供安全、保真的因特网电子邮件。这样，提高了系统的开放性、安全性、易用性、可管理性和伸缩性。5、是否具备可追溯性。RJ-eFlow软件建立了与MS OFFICE的完美结合无缝集成Microsoft Office
11、 2000字处理系统，实现了痕迹保留功能、痕迹保护功能。为企业文书的可追溯性和档案管理提供了依据。（二）、软件的应用要找准适应企业生产经营需要的切入点。在企业推进信息化建设的进程中，OA办公一直是IT工作的重点；同时，由于办公自动化具有信息量大、复杂，涉及的岗位、人员众多，处理流程繁琐、多变等特点，而成为IT建设的难点之一。尽管许多办公软件系统在性能上具备诸多优良的特点，但各企业的具体情况毕竟不仅相同，因此，在对系统的转化运用过程中必须结合企业自身的特点，针对企业经营管理中的特色和重点进行系统重置和模块设置，使之更贴近我们的日常工作需求，更快地成为工作者乐于使用的工具。我们应该考虑到，企业的O
12、A平台建设是通过计算机网络实现全面协作办公，对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理，建立用户的内外部信息互访平台，提高信息交流的效率和共享程度，使各种协作机构、各部门间的信息交流更为快捷、安全、可靠，方便地实现分布式和移动办公。 中国南车集团武汉江岸车辆厂自2002年开始制定和实施OA办公系统建设计划。该厂下属机构众多、办公地点分散，长期以来形成的以纸质介质传递信息的习惯根深蒂固，给网络建设和日常维护造成了一定的困难。也正因如此，工厂决策层高度重视OA办公系统的建设，成立了专班进行周密筹划，结合企业特点和资金能力制定了切实可行的网络建设方案和管理制度。经过两年多的建设和管理，目前工厂的公文流
13、转基本实现了无纸化，信息传递流程规范，信息共享能力提高，办公效率加快，OA办公正朝着优化管理组织结构、调整管理体制、增加协同办公能力、强化决策的一致性、提高决策效能的方向发展。1、网络结构工厂的局域网以厂办计算机室为中心已通过光纤连接覆盖到全厂各党群部室、行政部室、生产单位和后勤系统共56个单位用户和420个个人用户，连网的PC达300多台。2、系统环境服务器(Server)采用IBM xSeries250机型；CPU：PIII至强处理器；内存：1GB；硬盘：80GB；操作系统：Windows2000(SP4)简体中文版；软件平台：LotusDominoR5简体中文版；办公自动化系统网络协议：
14、TCP/IP协议。客户机(Client)采用CPUPIII以上机型；内存64M以上；硬盘20G以上；操作系统:Windows98SE简体中文版。3、系统特点使用先进的、单一架构的文档数据库和电子邮件系统LotusDomino/Notes，具有强大的工作流机制、便捷的复制手段、可靠的安全机制以及对Internet技术全面的支持，是实现企业办公自动化的理想平台。整个办公自动化系统的安全性具有保障，无论哪个局域网或通讯线路发生故障，除发生故障的局域网受到影响以外，其他Notes用户仍然可以正常使用。4、模块定制RJ-eFlow系统模块众多，工厂在应用一段时间之后，由厂办牵头，征集了有关部门的意见，由
15、网络管理员对原有模块做了切合实际的修改，使之更加适用，更加得心应手：(1) 个人办公模块包括电子邮件、记事本、名片夹、个人设置等，功能为：电子邮件：用于OA用户可在局域网内相互交换收发个人电子邮件。记事本：用于个人用户对一些要事信息的记录和存储。名片夹：用于个人用户对常用的通讯信息的记录和存储，包括单位、姓名、职务职称、电话、邮编、传呼、传真、E-mail、手机、地址、备注等，以便于查询。个人设置：用于个人用户对特殊信息的登记记录，包括对出差时间的记录、出差代理人的选择、个人密码的修改、常用意见的定制等。(2) 部门办公模块包括业务指导、月度计划、通知通告、内部简报、工作总结等，主要用于以工作
16、流方式处理一些部门内部公文。业务指导：用于与专门业务相关的公文处理，如技术中心的工艺指导文件等。月度计划：用于各部门报送月度重点工作和费用计划。通知通告：用于发送会议通知和通告事项等。内部简报：用于发布各种内部简报、期刊等，如厂办的情况简报、工会办的第一信号。工作总结：用于各单位报送年度或专项工作总结等。(3) 公文管理模块包括收文管理、发文管理、文件催办和归档公文。行政办公改革了传统的公文信息生成和管理方式,用电子文档取代纸质文件,利用设定的流程进行审批、会签、修改和批准。收文管理：用于对工厂外来文的登记、归档流程处理。发文管理：用于对工厂正式公文的处理、包括上行文、下行文等(4) 公共信息模块包括重点工作、生产动态、质量信息、统计信息、规章制度、绩效考核、厂长信箱、技术标准、南车新闻、南车信息、经济动态、OA交流论坛等。这些栏目的建立，基于OA系统的管理者和
