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1、目 录一、物业概况(1)二、管理处组织架构图(4)三、岗位职责(5)四、具体管理措施(9)(一)内务管理(9)1 资料管理(9)2 前台管理 (10)3 值班管理(11)4 园区巡查管理(11)5 物品采购及管理(11)6 业主意见征询工作(12)(二)装修管理(12)1 装修申请(12)2 日常装修管理(13)(三)安保管理(15)1 常规防范(15)2 技术防范(26)(四)设施设备维修保养管理(28)1 公共部位设施设备维修保养管理(30)2 有偿服务管理(33)(五)二级财务管理(33)(六)保洁管理(33)(七)绿化管理(38)(八)其它(39)安保系统(1) 摄像监视系统在园区出入
2、口、主干道、电梯的大厅均设有黑白摄像机,实行24小时数字录像。(2) 周界报警系统 园区周界设有红外线对射探测器,并和摄像系统实行联动,一旦发生非法翻越立即报警。报警中心设在会所监控中心机房,对住宅区周界实行24小时值班监控。(3) 出入口管理系统园区出入口设有挡车闸,业主车辆凭小区车辆通行证进出,访客车辆经确认同意后,由保安员换放临时车辆通行证进入园区,实行计时收费;外来人员需经得保安员同意,并登记有效证件后,方可进入园区。(4) 可视对讲及门禁系统采用联网型可视对讲系统,可实现户内与单元门口机、住宅区保安值班室之间的可视通讯。住宅区各公寓单元门均设有门禁系统,业主可凭门禁感应卡进入。访客可
3、通过公寓单元门口机呼叫被访业主,业主可通过室内主机显示屏确认来访者,并可进行通话及开启单元门。(5)消防报警系统半地下车库设自动喷淋系统及消火栓系统,高层公寓楼道内均设有消火栓及消防安全通道。国际名城一期管理处组织架构物业经理1名经理助理1名维修工3名内务员1名二级财务1名管理员3名保安队长1名1名监控员3名保安班长3名保洁员12名保安员12名共配置员工为41名岗位职责物业经理岗位职责1、执行公司的各项方针、政策、计划和指令。2、负责管理处工作计划的制定和实施,并定期检查,提出和实施纠正措施,达到规定标准要求。3、负责每月召开一次工作例会,传达公司月度会议精神和具体实施工作。4、负责控制管理处
4、日常费用的支出,按时收取各项管理费用和代收代缴费用。5、负责处理业主的投诉。6、负责管理处ISO9001质量管理体系的落实。7、努力调动员工的工作主动性和积极性,提高服务意识,检查并督促各岗位员工履行岗位职责。8、负责当地政策法规、市场信息的收集与分析,及时向公司汇报。9、负责与当地政府部门的联系。10、负责管理处员工的考核工作。11、负责与其他部门的沟通、联系。12、负责园区内突发事件的处理。13、负责完成公司安排的其他工作。保安队长工作职责1、负责保安队各项安保管理工作和保安队内部管理工作。 2、负责保安队ISO9001质量管理体系工作,建立各项安保台帐。 3、组织监督队员的日常工作,维持
5、秩序,确保全体业主的财产和人身安全。4、熟悉并掌握安保设备的运作状况,并监督队员做好日常运作记录,及时检查设备完好程度,发现问题及时通知有关单位进行维修。5、组织队员对安保设备进行日常保洁、保养。6、安排安保工作,制定安保值班安排表,并做好队员的培训教育工作。7、负责制定安保及消防管理制度和各项应急方案,定期检查安保工作及消防制度落实情况,并及时对各项制度进行调整、完善。8、园区内发生闹事、打架等突发事件时,应立即赶赴现场并组织队员及时处理,及时上报开物业管理处,并积极配合有关部门做好调查、取证工作。9、不定期抽查本园区公共区域及公共设施,如发现管辖区域内设施有任何损坏或潜在危险,及时通知有关
6、部门进行处理。10、负责保安业务训练、业务学习及业务考评,并负责召开保安队工作会议。11、定期检查和总结保安队整体工作,确保保安队正常运作并发挥最大的工作效率。12、每月对园区夜间查岗不少于8次。13、每季与队员谈心1次。14、定期向物业管理处作书面或口头汇报园区保安工作情况。15、服从物业管理处的工作安排,完成交办的其他事项。管理员工作职责1、在物业经理的领导下,对分管的物管责任片的物业工作全面负责,为业主服务,收好物业管理费。2、密切联系业主,热情为业主服务,坚持“业主至上,服务第一”的宗旨,随时收集反馈业主的需求。3、定时巡视分管物管责任片的业主居住情况及公用设备、设施、共用物业的完好状
7、况,发现问题,及时通知有关部门处理。4、注意自身形象,不断提高管理质量水平和自身业务素质。熟悉分管责任片的基本情况,对业主家庭情况要有基本了解,做到有问必答,有需求尽可能及时帮助解决,并反馈信息。5、做好业主的委托服务工作,积极按业主的需求,负责联系和安排,满足业主的需求,并合理收费。6、负责园区二级财务工作。7、发放并回收业主意见征询表,并对征询表进行汇总。8、负责管理处清洁、绿化人员的管理。9、服从上级领导安排,完成领导交办的其他工作。前台接待员管理职责1、负责接受业主的各类信息,作好信息记录,及时处理或发联系单给相关责任人 ,并作好反馈工作。2、负责各项服务的联系单的签发,做好整个闭环的
8、跟踪工作。3、负责建立业主资料台帐,保管管理处的钥匙、资料、各类设施、设备的台帐。 4、严格按工作时间工作,作好交接班及值班工作。5、及时向管理处反映业主的需求信息,每月26日负责本月的信息汇总,并向物业经理汇报。6、负责管理处的考勤。7、负责拟定管理处值班安排表。8、负责园区物品管理。9、完成管理处安排的其他工作。维修工岗位职责1、负责制定年度维修保养计划,报管理处审核和备案,并组织实施。2、负责设备房的清洁工作。3、负责建立园区图纸资料、设施设备的台帐工作,保管好维修工具。4、做好园区的公用水电表的抄表工作(每周一次),做好记录,及时分析,并向物业经理汇报分析情况,协助做好园区的节能工作。
9、5、掌握园区设备的技术性能及控制方式,熟悉管线的具体走向和每个开关、阀门的具体位置。6、负责开展有偿维修服务。7、协助和监督其他施工单位在园区内的维修保养工作。8、严格按照设备的操作规程,正确使用各类维修用具。9、坚守岗位,做好相关的工作记录。10、认真学习专业知识,熟悉设备结构、性能及系统情况,做到故障判断准确,处理及时迅速。11、完成管理处安排的其他工作。保安班长岗位职责1、在保安队长的领导下,安排本班各项具体工作。2、监督本班队员执行上级各项工作指令及公司规章制度。3、检查本班各岗位工作情况,及时纠正工作偏差。4、如实记录并小结本班工作情况,并及时向上级汇报。5、做好保安器材的交接和保管
10、工作。门岗岗位职责1、按制度做好交接班工作。2、实行跨立式服务。3、对车辆进出进行管理,所有外来车辆进出大门都实行登记。4、对装修工人进出、物品进行管理,对携带可疑物品的装修工人进行检查。5、对来访人员进行询问并登记身份证号码或有效证件后方可放行。6、负责园区内业主存放物品的管理。7、每班保安员下班时做好值班室和大门口的卫生保洁工作。8、禁止各类闲杂人员进入园区。9、协助巡逻人员做好突发事件的处理。巡逻岗岗位职责1、按规定巡逻签到,纠正管辖区域内发生的一切违章行为。2、做好管辖区域内治安工作,发现可疑人员询问盘查时先敬礼,再询问。3、做好管辖区域车辆管理工作,使管辖区域内车辆按章行驶和有序停放
11、。4、检查管辖区域内消防设施,确保其不受损坏和丢失,保证其整洁完好、有效;如发现隐患,或失效的消防器材应及时做好记录并向上级汇报,并提出整改意见。5、夜间巡逻注意业主门窗关闭情况,及时做好提醒工作。6、发现突发事故按紧急事故预案程序处理。7、做好巡逻期间的各项记录。8、协助做好装修管理工作,对占道堆料和垃圾散放进行重点管理,禁止装修工人乱拉电线、使用休闲设施和到其它房屋内,禁止园区内的延时装修作业现象。9、接到报警信号后应以最快速度赶到报警现场细查,予以酌情处理,并把详细情况反馈到报警室存档,以备追溯。清洁、绿化人员岗位职责1、认真执行公司规章制度,服从管理,听从安排,禁止发生偷懒行为。2、工
12、作时间需佩戴工号牌,着工作服,保持着装整洁。3、准时上下班,不迟到、早退、旷工,病、事假需提前申请。4、在工作场所严禁高声喧哗、聊天、打架等。5、严禁动用或偷盗园区内与工作无关的任何物品。6、清洁中必须挪动物品时,清洁完毕后应放回原处。7、严禁把拖把、扫把等工具扛在肩上走路,工作完毕后及时对工具进行清洁、保养,各种工具和垃圾应放在墙角等隐蔽的角落里。8、清扫现场时,应放好“正在清扫”的标识牌。9、按照保洁服务质量标准,保质保量地完成责任区域的保洁任务。 10、保洁员进行保洁服务时,发现任何破坏环境卫生行为或故意损坏公共设施行为时应及时劝阻,对不听劝告者,应及时向管理员反映。11、 对业主的询问
13、,应谦和礼貌,使用文明用语。12、 不得随意把工具、保洁用品借给他人使用。13、 领用保洁用具需以旧换新。14、 禁止接受任何其它私人服务。15、 负责对园区绿化的巡视、修剪等工作。16、 负责绿化用农药的申购和保管。17、 完成管理处安排的其他工作。具体管理措施(一)内务管理1、资料管理(1)工程资料1)要求标准分门别类地接收整套接管验收资料,填写相关表格。每年年底对整套资料进行一次核对。资料由专人管理。借用、归还资料必须登记。2)管理内容所有工程技术、维修、改造资料,各种竣工图及各类设施设备使用、说明等资料、施工管线图等。(2)业主资料1)要求标准每年年底核对一次。资料由专人管理。借用、归还资料必须登记。2)管理内容业主基本情况登记表。房屋交接验收表。装修前验收表。装修管理协议。装修检查表。业主意见征询表。业主投诉报告单。与该业主相关的资料。(3)财务资料1)要求标准保密性。档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。除公司领导、公司财务部外,任何未经物业经理同意的人不得查阅管理的帐务。管理处帐本隔年上交公司存档。2)管理内容财务相关资