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1、武汉马应龙大药房连锁有限公司信息化工程实施方案北京英克科技有限公司目 录前 言3第一部分 组织机构描述5第二部分 岗位职责描述6第三部分 硬件软件网络方案10第四部分 系统设置方案12第五部分 业务流程管理方案15首营品种管理15首营供应商管理15首营客户管理16基础数据的日常管理17采购计划管理17进货合同管理18采购入库管理18付款管理20预付款管理21退货出库管理22销售出库管理23销售回款管理25预收款管理25销退入库管理25特殊药品管理26价格类型管理27调价管理27移库管理28盘点管理28报损管理29报溢管理30商品状态调整31库存明细调整31效期报警管理32GSP管理32业务转财
2、务32请货和配送34门店收货34门店退货35中心铺货36店间调货36门店销售收款37顾客退货37日结38门店顾客管理38门店药品的分类管理38拆零药品销售38饮片管理38门店促销管理39医保卡销售管理39饮片厂业务管理39第六部分 数据方案42编码方案42静态数据准备方案42动态数据准备方案46第七部分 数据复制方案48第八部分 系统维护方案49第九部分 统计分析53实施方案确认55前 言本实施方案是在调研的基础上，结合马应龙大药房连锁有限公司关于信息化建设的具体要求，为实现系统目标而制定的信息系统的框架描述及对各种流程的描述。实施方案力图向企业展现采用计算机管理后的业务运作蓝图，是整个项目过
3、程中纲领性的指导文档。实施方案既是对企业业务运作流程的总体规划，也是对下一步具体实施工作的目标和范围界定。实施方案主要解决系统切换以及操作流程化等问题，具体上机操作则需要通过相关的岗位培训和操作规范来解决。本方案叙述的主线是业务流程，而不是部门，因为流程是跨部门的，如果以部门为主线必然造成流程的断裂。本实施方案希望达到的目标：1.业务流程的规范化、自动化，避免在操作过程中物流、资金流、信息流通道的冗长。2.高效性：做到票据在流通过程中的自然或必然链接。力求减少单据在流转过程中不必要的环节。3.可控制性：管理系统的重点是在于强调管理，此方案在编写流程中重点强调了流转过程中的控制，使得管理形成控制
4、闭环，建立可导向的反馈机制。4.可操作性：这是管理思想和计算机应用技术融合统一的基础，任何脱离实际，与企业的管理现状及人员素质、资源配置等不相称的设想都是不可取的。5改善部门间的沟通，提高整体工作效率；6加强业务管理，提高业务的总体管理水平；7完善基础数据维护工作，提高基础数据的标准化水平；8细化财务核算管理，加强财务监督管理工作；9 .业务财务一体化,使得业务和财务不再割裂；10加强对批号管理，提供批号业务全程跟踪；11规范报表的数据来源，提高数据准确性，使得报表分析成为可能。系统把人员从繁重的统计和帐务登记中解放出来，使其更关注业务过程的跟踪和环节的控制。系统提供的细致的操作权限分配严密了
5、企业管理的内部控制，详细的业务信息为管理层进行深入分析服务，高效的网络资源共享更加快了管理信息的处理、分析和反馈速度。为了保证项目实施的顺利进行，双方应在深入讨论的基础上，对方案进行确认并签字，作为双方进行实施的原则性文本，以指导具体的实施工作。第一部分 组织机构描述公司组织机构图董事会监事会 总经理副总经理质量总监总经理助理饮片加工厂办公室配送中心财务会计部采购部门店管理部信息中心质量管理部 组织结构说明:武汉马应龙大药房连锁有限公司和饮片加工厂是两个单独的核算单元，各自有单独的财务帐套；两者之间是买卖关系。第二部分 岗位职责描述以下的岗位职责描述是指系统切换后，与计算机操作有关联的岗位描述
6、，没有关联的部分如行政管理，不在此描述。 说明:可以一人多岗。一、信息中心1.系统高级管理工程师 负责对系统核心部分的管理，同时负责系统的授权。2.系统维护工程师 负责系统软件硬件和网络的日常维护。3.系统开发工程师 负责系统的二次开发工作。4.基础数据管理员 负责基础数据的新增、停用、变更等工作。二、采购部1. 采购业务根据销售、库存情况、缺货率情况，结合目前国家对医药行业的政策和医药市场的变化趋势、季节因素等制定合理的单品上下限库存数量； 根据库存报警生成的采购计划，并在此基础制定比较合理的采购计划；根据与供货商的洽谈结果在系统中填写合同； 负责采购、退货业务洽谈和退货通知。2.付款申请
7、负责进货发票和进货单数量金额的核对，根据付款条款打印出付款审批表交相关领导审批，同时跟踪付款情况。3.首营审批企业、品种申请 负责收集首营资料信息，并交给相关部门审批。4.统计和分析 对进货情况、退货、换货、销售情况、库存情况、付款情况、缺货率等进行查询和分析。 三、配送中心 1.开票员 负责根据门店的要货计划和库存情况，生成配送单，打印配送单； 负责勾对门店的配送退货单生成配退入库单，并打印； 负责根据客户的要货计划，填制销售单，打印销售单； 2.登录员 负责进货验收后的进货单的填制和打印；负责进货退出单的填制； 付款前查询是否有不合格品； 商品入库、出库、盘点与财务对帐； 3.养护员 负责
8、商品的日常养护和相应单据的填制。 4.保管员 负责商品的保管和记账； 负责依据相关出库单据进行拣货； 负责打印盘点表，并进行盘点；根据盘点结果调整库存明细信息；对代管商品作代管入库和代管出库。5.批号效期管理定时的进行报表查询，对在库商品的批号和效期进行管理。6.报表查询和管理对库存情况、出入库情况、批号效期情况和是否付款情况进行报表查询和统计分析。四、财务部1.存货和成本管理月底进行成本核算、对存货传票进行记账，生成存货明细帐和汇总帐。2.业务转财务在业务转财务系统中，依据转财务方案，由业务传票生成财务临时凭证，转到金算盘系统中。3.付款员根据审批过的付款申请和付款凭证，在系统中勾对进货结算
9、单生成进货付款单，生成传票，负责应付帐的管理。4.收款员根据收款凭证，在系统中勾对销售结算单生成销售收款单，生成传票，负责应收帐的管理。5.报表查询和管理对销售情况、回款情况、进货情况、付款情况、往来帐情况、成本毛利等进行报表查询和统计分析，并核对配送中心和门店库存。五、质管部1.验收员对来货进行清点后验收，把结果交给登录员。2.质管员依据GSP要求对药品进行日常的质量管理工作；对新引进的品种进行编码。3.首营管理员对首营商品和单位的资质进行核查并初审。4.损溢管理对与质量问题有关的报损报溢的商品进行质检后，对损溢申请进行质量审批。5.报表查询和管理对质量管理相关报表进行查询。6.GSP事务管
10、理负责GSP规定的相关事务。六、价格管理1.订价管理 对新品种进行定价，包括:批发价、零售价和例外价。2.调价管理 依据国家价格政策、厂家价格政策和公司价格政策对商品的牌价和业务价格进行调整。 3.对新引进的品种的进销差价进行分析，从预期利润的角度判断是否应该引进新品；4. 报表查询和管理 对订价和调价情况进行统计。七、门店管理1.请货员根据库存、销售以及市场情况，填写请货单，并上传配送中心2.验收员对配送商品进行清点和验收，在系统中勾对配送单生成入库单。3.营业员负责导购，对于柜组销售模式的门店还需要填写手工的销售小票。4.收银员依据销售小票，进行录入和收款，如果需要则打印收款小票。5.报表
11、查询和管理对门店的销售情况和收款情况进行查询和统计分析。八、饮片加工厂1. 饮片厂仓库保管 负责原药材和饮片的出库、入库和库内管理。2.车间物料管理 负责车间领料的入库、车间物料消耗、以及产成品的出库。第三部分 硬件软件网络方案本章主要描述马应龙大药房连锁有限公司使用PM系统后的硬件软件和网络总体规划。网络:公司总部、饮片加工厂之间建立10/100M的局域网。公司总部和门店之间采用实时的宽带连接。公司总部和饮片厂共用数据服务器。计算机终端放置要求：质量管理各岗位、进货部门各岗位、配送中心各岗位、保管员岗位、财务部各岗位、基础数据管理岗位、系统管理员岗位、门店各岗位、各领导岗位均要设置终端，对于
12、查询各点可根据实际情况进行相应设置。硬件:服务器: IBMx370以上，至少1g内存，硬盘raid，至少两个cpu；Pc: 关键用户CPU1.7g以上(包括:配送中心、门店)，内存最少128M,门店内存建议256M 其他用户CPU1g以上，内存最少128M打印机: 总部票据和报表打印:epsonlq1600k系列 门店票据打印:epson tm200系列热敏打印机,报表打印epson300k系列.Ups: 建议8小时。网络设备: 路由器、交换机；软件:服务器端:操作系统使用windows2000 server数据库使用oracle816 server客户端:操作系统使用windows2000
13、professional数据库使用oracle816 client门店:操作系统使用windows2000 professional数据库使用oracle816 server第四部分 系统设置方案系统设置主要涉及到所有与业务相关帐的设置，包括财务帐的设置及非财务帐的设置；财务帐的设置包括核算单元的设置、存货帐、应收帐、应付帐、采购帐、预收帐、预付帐等；非财务帐的设置包括业务帐和保管帐。设置的原则是充分考虑到将来马应龙大药房连锁有限公司可能的扩展内容。第一节 非财务帐设置 此部分帐是指导业务进行相关工作。1，业务帐设置设置如下：采购部业务帐：指导采购部作进货计划；饮片厂采购业务帐: 指导饮片厂作进货计划；配送业务帐: 用于对门店进行配送。说明：业务帐是实际业务发生的实时反映。 业务帐数量 当前保管帐数量 到货未记保管帐数量 开票未记保管帐数量。2，保管帐设置
