单位职工WPS办公软件培训

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1、WPSOffice办公软件 个人版 1 选择wps的理由 1 不输于微软office的强大功能 操作简单 2 正版 个人版永久免费 3 兼容微软office2003和2007文件格式 4 安装文件包小 繁琐的插件少 硬盘占用量少 前言 安全风险 侵犯著作权 无售后服务 不良社会风气 2 培训内容 培训目标WPSOffice简介与MSOffice的版本对比文件的格式及建立方式WPS实用功能与技巧WPS之W文字 功能介绍与在工作中的实际运用WPS之S表格 功能介绍与在工作中的实际运用WPS之P幻灯 演示简介WPS之S表格功能介绍等 3 一 培训目标 熟悉WPSOffice的界面和功能提高日常办公效

2、率解决日常工作中一些常见的WPS应用问题 4 二 WPSOffice简介1 与MSOffice对比 2 文件格式的兼容性 双向兼容 历史数据无缝转换三大组件对应关系 5 2 文件的格式及建立方式 6 office2003和office2007的格式存在兼容性问题 要解决这个问题 只需要打开现有文件 进行另存为即可解决 例如 03格式不兼容07格式 这时就可以将03格式另存为07格式 再打开使用 07格式无法用03的软件打开 但是03格式可以在07的软件中打开 wps则不存在这个格式兼容的情况 7 细节上的差异 点击相应对象 突出显示该对象设置区域 office2003 office2007 W

3、PS2016 8 文件管理 定时备份 自动调整备份时间间隔工具 选项 常规和保存 9 文件管理 临时备份位置 工具 备份与恢复备份管理数据恢复 自选 需安装数据恢复软件 备份功能自动生成的临时文件 在文档完成后可以直接删除 10 WPS全面支持生成PDF 快速的创建文档及文档间切换 移动变的更方便大大提高办公效率 11 WPS全面支持生成PDF 在转化为PDF的过程中可实现基于密码的文件权限管理 并且可与AdobeReader等PDF阅读软件实现兼容 12 WPS 之 13 wps文字的窗口界面 标题栏 常用工具栏 菜单栏 标尺 滚动条 文本区 视图切换 状态栏 显示比例 14 工具栏介绍 常

4、用工具栏 删除线着重符号 上 下标 拼音指南更改大小写带圈字符字符边框 突出显示 对齐方式 项目符号 缩进量 15 新建文档 常用工具栏 新建按钮右键 新建 word文档文件 新建 可以使用模板 快捷方式 Ctrl N 16 保存文档 点击保存按钮设置打开文件密码 文件 另存为 工具 加密选项 该功能对于正在写文字材料时候突然停电很有帮助 17 检查拼写和语法 设置拼写检查 工具 拼音检查 使用拼写检查 选中文本 工具 拼写检查 用于个别写不全的单词 审阅 拼音检查选定错误字符 点击右键选择拼写检查 提示 此处还有繁简转换功能 翻译功能等 18 支持查找 替换特定格式的文档 快捷键Ctrl F

5、 点击图标可以按照格式查找 替换查找文档中红色加粗的文字内容 替换文档中底纹的文字内容 19 该功能是查找文档中带有字体格式的 文字 20 设置字间距 例如 要设置字距 那么我们只需要选择前面5个字 最后一个字可以不选 然后设置如红线勾划出来的部分 字间距根据实际文档内容进行调整 也可以用空格 但是空格调整的距离不一定准确 注 这里还有个更简单的设置方法 见后面格式设置 21 文档结构图浏览长文档 支持快速跳转长文档 在没有目录的时候相当于目录作用 注意 满足以下任一条件 1 文档内设定有目录2 需要对文档设置统一的标题样式 22 文档排版好帮手 快速删除空行段首快速缩进2字符智能整理文档更多

6、 开始工具栏 文字工具 23 段落设置 行距 用于控制每行之间的间距 间距 用于控制段落之间的最大间距 最小值 默认值为12磅能自动调整高度容纳较大的字体同一行内字体大小不一样的情况 固定值 不能自动调整文本高度 24 使用标尺功能 示例见后图 示例图 纸张方向 多页模式视图 示例见后图 25 26 分页显示示例 除了选择多页模式浏览我们也可以通过收缩比例来实现 48 比例对应现在的三页浏览模式 27 格式工具栏 两端对齐 中间对齐 右对齐 分散对齐 行间距 左对齐 设置字间距的快速方法 28 长文档多级编号 正确选择多级编号修改标题样式新增标题样式 29 添加项目符号和编号 选定要添加项目符

7、号的内容 选择 格式 项目符号或编号 选择一种编号或项目符号 单击 添加完成 30 单击 打开 项目符号和编号 对话框选择一个要被替换的 项目符号 或 编号 单击 自定义 按鈕选择一个要使用的 项目符号 或 编号 单击 确定 自定义项目符号和编号 31 边框和底纹 32 1 段落边框 格式 边框和底纹 格式 边框和底纹选择 边框 选项卡 添加边框和底纹后的效果示例 33 格式 边框和底纹或者在工具栏点击选择选择 底纹 选项卡 2 段落底纹 底纹 工具栏点击位置 34 格式 边框和底纹选择 页面边框 选项卡 3 页面边框 页面边框 35 文档的修订和比较 1 工具栏 审阅2 要开启使用修订功能

8、请点击 修订 使文档在修订状态下进行编辑和修改3 修订前可以进行修订选项设置 以满足个人习惯 36 修订选项 该功能主要用于设置修订的各项内容 如 修改标记 插入标记 删除标记等等用户信息主要用于显示修订者为谁 便于知晓修订者信息 37 比较文档功能 比较修订前和修订后的文档内容 有了修订功能和比较文档功能 方便协作办公 修改文字内容较多的文档 38 比较文档的示例 修改的内容 修订选项设置前均是默认的颜色 删除的内容 39 分栏 文本多栏显示首字下沉特殊格式的设置 高级排版技巧 40 一 分栏 效果 分栏方法 1 利用 页面布局 工具栏 2 利用 格式 菜单 选择要分栏的段落 单击 分栏 按

9、钮 选择要分栏的段落 通过 格式 分栏 命令菜单 41 2 格式 分栏 42 二 首字下沉 效果 注意 首字下沉设置的时候行间距不能设置固定值 示例如下 43 将光标插入点定位在段落中选择 格式 首字下沉 命令在 首字下沉 对话诓中设置或者在工具栏中选择 插入 首字下沉 设置方法 44 表格的制作 使用 插入 表格 菜单 1 拉选格子 2 绘制表格 45 绘制表格边框斜线设计表格的时候我们会经常遇到 需要斜线表头 设置斜线表头方法 同时了解和斜线边框的不同 设置斜线表头 这里斜线边框和斜线表头是不一样的 46 二 表格编辑 选定表格编辑对象插入单元格 行 列和表格删除单元格 行 列和表格改变表

10、格的行高和列宽合并和拆分单元格 47 选定一个单元格选定一整行选定一整列选定整个表格选定多个单元格 1 选定表格编辑对象 方法 使用鼠标选中表格中的一个单元格 然后拖动鼠标选择要进行操作的单元格 点击鼠标右键选择操作项即可 48 2 插入单元格 行 列和表格 选中已建立的表格后 点击菜单栏上 表格工具 和 表格样式 选择绘制斜线表头 示例 49 延伸 在wps文档中绘制了斜线表头 那么我们会想到wps表格里又是怎么操作的呢 wps表格中的操作要繁杂一点 需要对单元格设置宽和高 之后插入线条 文本框来实现 大家可根据自身的工作需要和习惯选择使用哪种方式绘制斜线表头 注意 表格里面插入方式绘制的斜

11、线表头 不能完全复制粘贴到文档里面来 这里不再赘述 50 选定要删除的对象执行 表格 删除 命令 3 删除单元格 行 列和表格 步骤 用鼠标调整 鼠标变成双向箭头 使用 表格 菜单 表格 表格属性自动调整行高和列宽 4 改变表格的行高和列宽 使用 表格 菜单 表格工具表格属性 51 表格 自动调整 自动调整列宽和均匀分布 5 合并和拆分单元格 52 例 利用表格编辑功能 将例2的表格进行合并 并设置行高和列宽 形成如图所示样式 提示 除了自己编辑表格外也可以使用excel把表格编辑好后 直接复制粘贴到文档中 53 表格的对齐和定位表格内容的对齐设置表格边框和底纹 三 格式化表格 54 直接用鼠

12、标拖曳利用 表格工具 表格属性 命令 1 表格的对齐和定位 55 利用 表格 工具栏表格工具 表格属性 单元格选项 2 表格内容的对齐 56 利用 表格 工具栏利用 格式 边框和底纹 命令 3 设置表格框线和底纹 57 表格中的其他工具介绍 公式 快速计算 表格和文本的转换 58 文档中的表格进行公式运算的操作方法 选中表格 点击工具栏中 表格工具 选择 fx公式 以求和为例 打开 公式 对话框 在 公式 栏中输入公式 左侧求和 SUM LEFT 然后单击 确定 说明 右侧求和 SUM RIGHT 上方求和 SUM ABOVE 下方求和 SUM BELOW 以上不需要记 只需要按照公式中的 辅

13、助 功能进行选择即可操作 常用函数 求和 SUM 求均值 AVERAGE 更多函数有兴趣的可以下来自行学习 如图所示 59 表格和文本之间相互转换 文本转换为表格表格转换为文本 60 选择转换后的分隔符 转换的表和转换之后的对比 把文字再转成表格 在文本和表格转换的时候注意选择好分隔符 以便电脑自动进行转换时进行识别 一般情况下软件自动识别 61 四 图文混排 插入图片图片格式的设置其他图形对象 在插入图片后 点击图片 在工具栏上选择 图片工具 选择 文字环绕 进行混排图片和文字 62 1 图片的插入 插入图片插入艺术字插入自选图形 注意 也可以对图片进行拖拽 放进文档中 除开常用的以上三种

14、我们还可以插入 截屏 图表 可使文档在阅读的时候内容更丰富 63 2 设置图片格式 常用的功能 1 压缩图片 2 进行裁剪压缩步骤不能省 否则将使整个文档特别大 很多网站把上传文章的图片限制大小为100K内 其他功能根据情况使用 64 修改图片大小适应文档 压缩 裁剪 图片修改后还可以另存为 以导出图片 达到处理图片的效果 65 3 其他图形简介 插入公式插入 公式插入文本框插入 文本框 插入符号插入 符号 66 文档排版和打印 页面设置打印预览和打印页面排版 67 一 页面设置 设置页边距 上 下 左 右纸张大小 A4 A3 自定义文档网格 设置每页行数设置每行字数 68 文件 页面设置 页

15、边距 纸张 69 70 稿纸设置 为我们提供了设置稿纸的功能 在排版中可以为我们设计自制的练习本等 71 文件 页面设置 文档网格 72 二 打印预览和打印 常用工具栏 打印预览按钮文件 打印预览文件 打印 设置打印的页码范围 预览打印效果 73 全部当前页页码范围例如页码范围 2 5 8 10 打印设置 74 三 页面排版 插入页眉和页脚使用水印设置文档背景 75 1 插入页眉和页脚 插入 页眉和页脚插入当前日期和时间插入文档的名字和路径插入页码 插入 页码 76 页眉 页脚 工具栏 77 奇偶页插入不同的页眉和页脚 插入 视图 页眉和页脚 选项选择 页面设置 按钮 版式 选项选择 奇偶页不

16、同 78 2 使用分隔符 分页符 对文档进行分页分节符 对文档进行分节 79 插入 分隔符 分页符 插入之后直接到下一页分栏符 如果没有分栏 则直接到下一页 如果分栏 则倒下一栏换行符 直接到下一行 80 3 设置文档背景 设置背景 格式 背景 填充效果 设置背景 web版式显示 打印时不显示设置水印 插入 水印 文字和图案水印 打印时显示 81 水印可以让我们的文档具有更多的属性 比如防盗版文档背景的使用可以让我们自己制作明信片 82 设置水印 文字水印图片水印 83 WPS 之 84 认识界面 85 认识工具栏 开始 插入 页面布局 公式 数据等 86 1 新建工作簿 启动wps时 不会自动新建一个空白的工作簿 选择 文件 新建 命令 单击右键 新建 快捷按钮 或者选择界面上的 2 输入工作表数据 向单元格中输入数据 主要有以下3种方法 单击单元格 直接输入 会覆盖原有数据 双击单元格 出现插入数据的光标 移动光标至所需位置 再输入数据 一般用于修改单元格内的部分数据 单击单元格 再单击编辑栏 输入数据 效果同b 在默认情况下 数字靠右侧对齐 文本靠左侧对齐 这和表格中的文本格式有