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1、MTP 3授權督導技巧 大綱 主管在管理上所面對的問題與挑戰授權的真正意義何在 為什麼有些主管不能有效授權 授權的六個層級認識四種授權風格主管有效授權的技巧委派部屬職責之內容委派部屬職責的技巧如何透過授權增進部屬能力授權的實務問題及對策 授權是主管的重要管理功能 管理是透過他人來完成工作主管最大的價值是激發每個部屬最大的貢獻善用部屬優點是授權的關鍵 授權的真正意義何在 授與部屬執行工作的權限委派部屬職責建立正確的工作責任意識 授與部屬執行工作的權限 預算權限行政權限賞罰權限關係權限資訊權限 授權時要考慮的因素 了解自己授權風格認識四種授權風格了解部屬的能力條件 問卷 了解自己授權風格 問卷 認
2、知自己不授權的原因 認識四種授權風格 主導型 Controller 教練型 Coach 顧問型 Consultant 協調型 Coordinator 主導型 Controller 優點 時間緊迫時決策迅速 目標 績效明確 不大容易偏離你所訂的方向 潛在的錯誤較少 缺點 個人或團隊的參與感不高 欠缺工作意願 團隊不主動 不易提昇 佔用你很多時間 適用情況 團隊成員經驗不足 特別是處理重要的工作時及時間緊迫時 如果可能的話 別忘了你可以授權給有經驗的團綴成員來操控 教練型 Coach 優點 團隊成員可藉著學習而建立信心 減少犯錯的風險 但要鼓勵他們敢於承接任務 缺點 可能較花時間 端視他們學習的快
3、慢 會讓團隊成員養成依賴心理 適用情況 團隊成員具備部分經驗 但仍需要你某種程度的協助 士氣可能低落之處 顧問型 Consultant 優點 不佔用你太多的時間 能提高部屬工作意願 且能鼓舞他們承接任務 團隊成員能提出建議與改進方案 缺點 決策過程可能會比較費時 團隊成員會不時地來請教你 適用情況 團隊成員有較豐富的經驗 能提出有用的點子 不需要你時時在一旁守著 不過在碰上複雜的問題時就需要你的協助了 協調型 Coordinator 優點 讓你有最多的時間去做其他的事 團隊成員能獨立作業 能主動 有幹勁和決心 缺點 團隊可能會變成一盤散沙 適用情況 團隊成員有豐富經驗和十足幹勁 能獨立作業並解
4、決大部分的問題 為什麼有些主管不能有效授權 授權的六個層級 Level1 由主管指揮 僅分派部屬工作Level2 賦予部屬權責 但要加強訓練其能力Level3 賦予部屬權責 有時要加以觀察及指導Level4 賦予部屬權責 但要注意激勵工作態度Level5 充分授權 提示目標 要求最終報告Level6 對團隊授權 鼓勵其自主運作 主管有效授權的技巧 解開授權的障礙建立授權負責的文化教導部屬啟發態度有效委派部屬職責一對一面談部屬給予回饋 委派部屬職責之內容 工作目標 數量目標品質目標成本目標時效目標服務目標 計畫進度 計畫時程表控制檢核點後備計畫 BackUpPlan KPI 主要績效指標 可用資
5、源 人力金錢資訊技術時間 經驗設備訓練關係 應變管理 潛在問題分析異常出現時的早期警報系統如何做好預防管理危機下的應變管理之道 委派部屬職責的技巧 掌握部屬狀況 研擬委派計畫說明委派職責 激發工作意願傾聽部屬反應 排除抗拒因素觀察工作進展 提供經驗指導聽取部屬報告 給予肯定讚賞瞭解部屬缺失 適時更正協助 1 掌握部屬狀況 研擬委派計畫 了解部屬的經驗 能力及以往績效了解部屬的工作態度與意願掌握部屬目前的工作負荷研擬委派職責及工作說明列出委派者之需求條件決定受委派者人選 委派職責計畫表 決定受委派者人選 2 說明委派職責 激發工作意願 考量組織目標 說明委派任務及職責對委派之職責 賦予工作意義感
6、敘述委派任務之目標及計畫進度提出需要注意事項 避免低估其重要性激發部屬自主負責的心態與工作意願 3 傾聽部屬反應 排除抗拒因素 傾聽從部屬立場所提出之觀點回答部屬有關任務要求之問題對於心理抗拒予以開導化解對於信心不足 給予必要協助對於能力或經驗不足 給予OJT訓練 探討 委派職責時 部屬可能出現的抗拒因素 工作負荷重 不願承擔認為工作沒有重要感缺乏經驗 信心不足擔心自己能力不足與同事比較 心理不平衡 個案研討 個案研討 個案研討 個案研討 個案研討 4 觀察工作進展 提供經驗指導 利用工作進度檢討會議 了解委派狀況現場走動 主動關心及支持針對工作品質 速度 提供個人經驗鼓勵同仁主動發現問題及協
7、調相關單位了解工作進度時 避免造成部屬誤解 5 聽取部屬報告 給予肯定讚賞 從工作報告中了解部屬用心及付出之努力對於部屬回答不知道的事 鼓勵他主動去追查報告中要重視數據表達的成果對於部屬之成果及努力給予肯定讚賞 讚賞部屬的方法 感覺對方表現好時 就當場讚揚他利用具體的事實 給對方讚許指出所讚揚內容會帶來的效益簡潔表達自己的感受告訴對方你會再協助他 鼓勵他繼續努力在眾人面前讚揚他可藉由他人來間接讚揚對方 6 瞭解部屬缺失 事實更正協助 定期一對一與部屬溝通 了解其狀況依據工作標準 個別指出缺失之事實 立即加以糾正鼓勵部屬坦然面對錯誤 自我反省給予建設性的回饋意見 協助建立信心 糾正部屬的方法 發現錯誤時 當場指正利用具體的事實予以指正指出所糾正的事情有多重要簡要說出自己的感受告知對方你將協助他改正錯失不可批評對方人格 應就其言行糾正糾正後 不要再舊事重提 不翻舊帳 授權與委派職責表 部屬姓名 如何透過授權增進部屬能力 授權的實務問題及對策 部屬的責任感不夠 導致不能放心交付工作 過去授權予部屬有過失敗的經驗 工作具多變化姓 擔心部屬應付不了 主管與部屬對授權的認知不同 導致衝突 授權予部屬 導致主管失落感 很想授權予部屬 但他不願承擔責任 授權運作表 Q A
