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1、部门名称部门领导主管厂领导序号岗位名称所在二级部门在岗人数1.经理办公室12.质量副经理办公室13.业务副经理办公室14.主办兼计划员办公室15.材料会计办公室26.采购员办公室47.质管员办公室18.安全员办公室19.储运员办公室110.仓库班班长仓库班111.仓库核算员仓库班312.叉车工仓库班413.拆嘴棒工仓库班514.电梯工仓库班315.保管员仓库班1516.安全值班员仓库班117.选合皮工 仓库班118.卸煤工仓库班219.小工仓库班220.配送班班长配送班121.备用兼核算配送班122.发料员配送班823.送料工配送班1824.检验员检验班925.裁纸工裁纸班6 另：借出1产假1
2、脱产学习1部门记录情况清单 编号简称全称信息来源中间处理传送去向传送途径用途长烟收货单本部门书面确认入库数量长烟领料单本部门确认领料数量原材料收付存月报表财务部核对收货单、帐务处理原材料领料汇总表财务部同上科目汇总表财务部合并报表原材料收付存统计表省公司了解购消存情况原材料、燃料购进价格统计表企管部了解价格记帐凭证本部门帐务处理年度采购计划表财务、企管部全年预算月度采购计划表本部门下单订货月度采购资金计划表财务部申请付款文件制（修）订申请表企管部申请修改文件接受受控文件一览表本部门控制文件长沙卷烟厂合格供应商目录相关部门供应商管理经济合同签订报批单相关部门合同审批长沙卷烟厂辅料供应商评审报告科
3、研、工艺、物质供应商管理长沙卷烟厂辅料价格评审表价格管理长沙卷烟厂辅料样品评审报告科研、工艺样品试验长沙卷烟厂辅料送料单本部门成品核算长沙卷烟厂香精香料、食品添加剂辅料样品评审报告科研、样品试验辅料供应商评级报告科研、工艺、质检供应商管理其他服务供应商评审报告企管、科研等供应商管理辅料进货检验报告单本部门质量检验辅料投料前检验记录表本部门质量检验物料重检报告单质检站质量检验不合格品处理报告单工艺不合格品处理材料退库单本部门成本核算辅料储存检查记录表本部门质量控制机台辅料送料单本部门成本核算材料需求单本部门成本核算采购协议（合同）审计等物质采购基本情况 本部门的部门职责、组织结构。职责参见企管部
4、下发的文件物资经理部工作标准（编号为QZ/CY01.06-1999）组织结构参见企管部下发文件物资经理部组织机构图（编号为GQ/JG/05）与哪些部门的业务关系比较紧密？请按照紧密程度先后列举。财务部、审计部、企管部、生产部、科研所、工艺质量部、质检站、二、六、七、一、五车间本部门目前正在使用的计算机系统有哪些，请简要介绍已使用的该系统的功能，您对该系统应用效果的评价如何？系统名称功能效果评价共享信息BPCS采购管理、库存管理能正常使用材料库存合同审计系统合同审批、合同管理能正常使用合同签订情况本部门与其他部门通过计算机信息系统共享信息的情况如何？请列举具体是哪些部门、通过哪种计算机信息系统、
5、共享哪些信息。见上表目前，有哪些信息想得到、但还不能及时、准确的获得？销售的预测信息、新材料开发的信息、材料使用情况的信息、生产进度信息对集团建设的设想？N/A本部门的工作现状还有哪些值得改进之处？这些问题存在至今、暂时还没有改进的原因是什么？主要受上下游部门的计划管理水平的制约，计划管理的精细化和科学化有待进一步提高；供应商管理的方法有待进一步完善；质量管理的能力和水平有待进一步提高；库存管理的自动化水平亟待提高；信息化管理的手段和水平有待提高。在业务上下游范围内看，哪个环节或方面的工作还可以进一步改进？这些问题存在至今、暂时还没有改进的原因是什么？计划管理的超前性不够，与计划预测相关的信息
6、共享不够；主要原因是计划的意识不够强。以上问题当中，首先需要引起重视的是哪一个或者哪几个？计划管理公司尚应该建立或完善哪些制度？为什么？N/A除以上内容，尚有一些重要或需提请注意的方面，请予以列示。N/A采购部分 部门设置采购部门设置有多少个部门可以行使采购职能？各自的采购范围？采购部门是否还负责接收物料？我部主要负责采购辅料、香精香料、食品添加剂、燃料、办公用品、劳保用品及相关低值易耗品，同时负责上述物品的接收。采购分工采购业务可以分为哪些类型？请说明分类标准。中国烟草总公司有一个分类标准，主要有：纸张类（含卷烟纸、成型纸、水松纸、铝箔纸、卡纸）、丝束、烟盒、条盒、封口、拉线、透明薄膜、食品
7、添加剂、纸箱、胶类、香精香料、胶带、其它等采购员是否存在分工？分工情况如何？1、 纸张类、丝束、透明薄膜2、 烟盒、条盒、封口3、 食品添加剂、胶类、香精香料、4、 纸箱、拉线、胶带、其它采购件管理采购件信息采购物品是否有分类？如何分类？分类标准？见上面采购控制是否所有采购物资都需要检验？有哪些物资需要检验？有质量检验标准的材料都要检验。详见企管部下发的质量检验标准。采购物资是否分质量等级？不同等级的采购物资的处理流程有何不同？只有合格与否的区别，无等级差异。如何对采购人员进行考核？从计划执行率、供应及时率、资金计划准确率、采购物资的质量及库存情况几个方面供应商信息供应商信息是否有一些供应商与
8、企业结成了战略伙伴型关系？请列举。盒皮、纸箱、水松纸和铝箔纸、胶类等部分供应商。是否存在采购物料代理商？代理商与供应商之间是否存在交叉业务？进口材料和部分特殊物资有代理商。 供应商考核供应商考核是否对供应商进行考核？如何进行考核？一方面对所有辅料供应商每年进行一次供应商评级，从进货质量、送货及时性、售后服务质量、材料使用质量等四个方面进行综合考评。另一方面还可根据需要向供应商发出纠正措施要求。采购申请管理采购申请流程物资采购申请部门提出采购申请的物料范围是什么？ 除原烟，工程设备方面的材料之外的所有物料。包括：专卖物资（卷烟纸、丝束），专管物资（成型纸、水松纸、铝箔、BOPP膜、香精香料），商
9、标，烟箱，胶类，燃料，白卡纸拉线胶带、添加剂化学品，零杂件。 不同的采购物资是否有不同的采购申请流程？若有，请举例。有。对于采购申请计划，采购批次、采购量的合理性如何保证？是否有这方面的管理方法？ 一般都是根据厂年度计划（或月度计划）进行采购计划安排。采购批次和每批次的采购量主要是计划员以现库存和以往的消耗，根据经验确定。采购申请单是否有采购申请单？ 是。采购申请单如何传递？各部门将下月度采购计划报物资部采购申请单上是否需要注明供应商？是否需要注明采购价格？在有特殊要求的时候可以注明供应商。可以注明采购价格。询价管理询价单采购业务过程中是否有询价过程？是如何进行询价工作的？ 是。首先采购员可以
10、到审计部查询价格情况，然后通过市场渠道了解同一材料或类似的材料在市场上的价格，进行比较，将初步情况报审计部，审计部提出初步意见后，组织相关部门人员定价。 报价管理报价过程接受供应商报价的方式有哪些？以书面为主。订单管理订单建立企业存在哪些类型的采购订单？（如：采购合同、采购订单、订货协议等等）（请填调查表单）合同和订货协议。采购订单及采购合同是否来源于采购申请单？部分是，如各部门零杂件的采购合同是。订单安全性哪些人员可以建立采购订单？采购员。哪些人员可以审批采购订单？采购员签订合同部门（部长）审厂长审财务审审计初审审计终审。采购政策及采购计划采购政策及采购计划制定是否制定采购政策及计划？采购政
11、策及计划分别由哪些部门负责制定及维护？采购政策及计划由谁来审批？没有制定明确的采购政策。采购计划由我部根据生产需求和库存定额制订，由主管厂长审批。采购计划的来源是什么？时间跨度为多长？采购计划的来源主要是生产和销售的计划、消耗定额、库存信息、采购周期、经济批量、材料价格、供应商信息等专卖材料（卷烟纸、丝束）半年制定一次；香精香料、食品添加剂、燃料等每季度制定一次；包装材料每月制订一次；其它物资根据需求临时下达。 公司是否有采购成本（率）的目标计划？每年的部门方针目标中有采购资金总额的控制要求。财务、审计部门有价格库控制采购物资的价格。采购部门是否定期对采购成本及采购费用做分析？请列举相关报表。
12、每月的“部门财务分析报告”中有对成本和费用的分析内容。审批管理审批流程请描述采购申请单和采购单的审批流程计划员制订采购计划业务经理审批-经理办审批报告主管厂长认可返回物资部采购接收采购接收控制如果供应商没有按采购单提供物料，怎样处理？1、 超计划部分退货处理；2、 规定期限内没有提供物料，相应合同作废；3、规定期限内合同没有执行完的部分作废。是否存在多个接收部门或接收地点？1、 一个部门接收（物资经理部）；2、 多个接收地点（大托、南华、厂内仓库）。采购退货采购退货控制在接收时发现采购件有问题如何退货？直接退货或先入库再退货？1、 接受时发现供应商错送辅料直接退货；2、 发现有破损、水湿、霉污等影响辅料正常使用情况，立即通知供应商确认后再入库，再将不能使用的辅料退回；3、 发现采购辅料中混有其他品种辅料，立即通知供应商清理后直接将其他品种辅料退回；4、 发现有严重质量缺陷（如明显异味、规格不对、严重色差、复卷松垮等）问题入库后通知供应商确认后退货；5、 入库时没有发现异常，入库后接到供应商通知可能存在少许难以发现的质量问题，待清理完毕后退回不合格部分。
