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1、DRAFT 全国总办管理体系操作实务主讲 总裁办公室主任梁弋日期 2004年5月 CONFIDENTIAL Presentation19 17 20031 06 45PM 1 全国总办管理体系操作实务 一 全国总办管理体系架构1 全国总办管理体系架构略图2 总裁办公室组织架构 总部 3 总经理办公室组织架构 分部 三级公司 二 总裁办工作职能及岗位职责1 工作职能2 岗位职责 全国总办管理体系操作实务 三 总办系统专项职能描述1 公文印信管理2 计划任务管理3 授权管理4 开业考核5 加盟店管理6 档案管理7 法律事务处理 全国总办管理体系操作实务 四 制度建设五 新分部总办系统开业流程 Pr
2、esentation19 17 20031 06 45PM 5 一 全国总办管理体系架构 Presentation19 17 20031 06 45PM 6 Presentation19 17 20031 06 45PM 6 Presentation19 17 20031 06 45PM 6 2 总裁办公室组织架构 总部 架构图3 总经理办公室组织架构 分部 三级公司 L级分部M级分部S级分部 Presentation19 17 20031 06 45PM 7 Presentation19 17 20031 06 45PM 7 一 全国总办管理体系架构图 Presentation19 17 2
3、0031 06 45PM 7 总裁 常务副总裁 总裁办公室 总部各职能中心 总部各直属部门 分部 以L级分部为例 分部总经理 总经理办公室 总经办主任 行政主管 总经理秘书 档案管理员 信息员 选址主管 Presentation19 17 20031 06 45PM 8 二 总裁办工作职能及岗位职责 总裁办工作职能及岗位职责 管理地位 管理职能 总裁办公室是公司的行政监督和管理协调中心 处于承上启下 组织实施 督察指导的管理地位 在行政隶属关系上归公司总裁和常务副总裁直接领导 是总裁和常务副总裁的事务保障单位 总裁办公室是公司行政监督 公文管理 计划任务管理 授权体系管理 档案管理 法律事务处
4、理 加盟店管理 新分部开业考核 秘书管理等工作的管理机构 并履行对公司的各项经营管理事务进行监督和协调职能 贯彻公司最高领导的决策精神 督察各单位执行情况及工作绩效 实施对总办系统的工作督导及业务管理 管辖机构 总部管辖部门 计划室 开业协调部 公文部 法律事务部 档案室 秘书室 总裁秘书组 副总裁秘书组 分部管辖部门 总经理办公室 Presentation19 17 20031 06 45PM 10 授权体系管理 新分部开业考核 行政监督 公文印信管理 档案管理 总裁办工作职能 法律事务处理 加盟店管理 计划任务管理 秘书及会议管理 Presentation19 17 20031 06 45
5、PM 11 Presentation19 17 20031 06 45PM 11 Presentation19 17 20031 06 45PM 11 部门工作职能及岗位职责链接 Presentation19 17 20031 06 45PM 12 三 总办系统专项职能描述 1 公文印信管理 Presentation19 17 20031 06 45PM 13 Presentation19 17 20031 06 45PM 14 公文印信管理 1 公文管理概述2 公文管理的主旨3 各级单位相关责任4 公文的等级5 公文的编写规范6 公文的转发时间7 公文管理流程8 分部上报会议摘要要求9 印信
6、管理规定 公文管理概述 正式签发的文件 内部往来文件 指按公司统一标准格式拟写 由各单位总办统一授号 用印 下发 并存档的文件 正式签发的文件以外 需报送直接上级审批或送平级管理单位解决的文件 直接上级或平级管理单位签署意见后需将结果及时返回呈报单位 呈报单位根据意见承办 Presentation19 17 20031 06 45PM 16 Presentation19 17 20031 06 45PM 16 Presentation19 17 20031 06 45PM 16 公文管理的主旨 保障公司各级管理体系中公文的准确性 规范性 时效性及保密性 提高公司整体行政办公效率 保证政令畅通
7、各级单位相关责任 总裁办 各分部总经办对发文权限 按授权 格式 发送范围等进行审核 对文件内容有明显错误的 有建议修改权 拟文单位根据文件内容拟定发文范围 并对文件结构逻辑层次 内容 各类语病及错别字进行审核 校对 签发人对签发文件负全部责任 公文的等级 公文的时效性 保密等级 时效等级 一般 加急 特急公文流转时限要求 特急公文 收到公文后立即转发到相关人员加急公文 收到公文后一小时内转发到相关人员一般公文 收到公文后四小时内转发到相关人员 保密等级 一般 秘密 绝密 公文的编写规范 发文权限 编号方法 总部 编号方法 分部 有签发权的人员 总部各单位总监级以上人员 分部总经理级人员有发文权
8、的部门 总部总裁办 分部总经办 以公司名义发文 公司简称 发 年号 第 号以公司名义发的会议纪要 公司简称 纪字 年号 第 号以公司所辖各中心 总办名义发文 公司简称 中心简称 字 年号 第 号以公司所辖各中心 总办名义发的会议纪要 公司简称 中心简称 纪字 年号 第 号 以分部名义发文 分部所在省 市简称 国美 发 年号 第 号以分部名义发的会议纪要 分部所在省 市简称 国美 纪字 年号 第 号 公文的转发时间 总部向分部下发文件 分部向总部上传分部发文 分部在每天17 00以电子邮件形式向总部报送分部当天发文 会议纪要上报时间 总部根据各中心 各部门报送文件的时间 数量及文件的缓急程度按此
9、时间发送电子邮件 上午 11 00下午 2 00下午 5 00 文件管理类别 分部向总部上报文件的流程 总部向分部下发文件的流程 正式签发文件的审批流程 1 正式签发文件的审批流程2 总部向分部下发文件的流程3 分部向总部报送文件的流程 各级承办单位按规定格式拟稿 各级签发人按授权签发 审核合格后授号用印不合格退回承办单位修改 各级总办审核 授权 格式 发送范围 相关内容 是否需其他部门会签等 总裁办将审核无误的文件电子版汇总至当天文件 以邮件形式向分部发送当天文件 制作当天文件签收目录 总办向各单位转发并存档 分部总办汇总当天分部发文 向总部发送电子邮件 总部审核文件 并根据文件内容转发总部
10、相关中心 部门 对分部上报的文件存档 公文管理流程 分部总办回传当天文件签收目录 总裁办汇总审核 补发 签收目录存档 近期重要节日 活动的安排 影响全局的重要变动 策略实施等其他会议重点 突出会议重点 要点 上报分部的周销售情况 总经理对近期工作的安排和指示 分部上报会议摘要要求 记录要准确 具体 简明扼要 印信管理规定 公章 用于公司对外行文 办理委托书 证明 银行开户等日常公务时使用合同专用章 公司与外部机构签订合同 协议与意向书时使用内部专用章 用于公司内部各类文件 函件往来上使用 严禁对外文件使用 各分部要认真学习并严格执行印章管理办法 鹏润总字 2004 第001号文件 各分部每月2
11、5日要向总部报送印信盘点情况 2 计划任务管理3 授权管理 Presentation19 17 20031 06 45PM 24 Presentation19 17 20031 06 45PM 25 月度工作计划管理 目的 计划管理作为企业的一项重要工作 是企业对经营活动 重要事件处理 资源分配以及日常业务等一切事情所做的预期安排和工作任务执行的考检依据 周密严谨的工作计划 是经营管理者在工作中具有前瞻性的一种体现 范围 月度工作计划管理适用于鹏润投资及其下属所有单位 Presentation19 17 20031 06 45PM 26 岗位职责 作业内容 月度工作计划内容的组成部分工作计划的
12、编制及报送月度工作总结月度工作计划抽查月度工作计划考核月度工作计划奖惩 总裁办公室职责 总部各职能中心及相关责任人职责 各分部总经办及相关责任人职责 月度工作计划管理 鹏润 国美 月度工作计划管理流程图 Presentation19 17 20031 06 45PM 28 月度工作计划模板 Presentation19 17 20031 06 45PM 29 目的 为进一步规范公司制度管理工作 贯彻公司法治思想 为公司各级单位提供开展工作的明确依据 特制订本规定 范围 专项任务管理服务于鹏润投资整体经营管理工作 其实施应用范围为鹏润投资及其下属各级公司 专项任务管理 Presentation1
13、9 17 20031 06 45PM 30 专项任务管理 岗位职责 总裁办公室为专项任务管理工作的最高管理机构 制订 修订专项任务管理工作有关制度与规定 保障专项任务管理工作正常运转 适应公司实际情况和发展变化 并保障专项任务管理方法的贯彻与执行 各中心 各直属部门及各分部为 鹏润 国美 专项任务单 的承接部门 负责按要求执行任务并按时将任务完成情况回复总裁办公室 作业内容 任务来源及生成任务单任务单按授权审批下发督办 审核 上报任务完成情况评估任务执行情况半年考核任务的奖惩 例 总裁 常务副总裁下达给分部专项任务 专项任务管理 执行单位 分部总经办 总裁办公室 基本流程图 任务生成并下发 评
14、估 奖惩半年考评 任务流转 审核并经分部总经理签字后上报 执行任务 总结完成情况 专项任务管理流程图 Presentation19 17 20031 06 45PM 32 专项任务管理各种模板 Presentation19 17 20031 06 45PM 33 授权管理 总裁办公室于2003年12月组织总部各中心完成了 国美电器公司新授权管理 整套授权分总部及分部两个层级 本套授权分为业务授权管理 人事授权管理 费用授权管理 分部管理授权中按分部实际情况分A B C3个等级 Presentation19 17 20031 06 45PM 34 授权管理 所有新开分部使用一套授权 国美电器有限
15、公司新开分部管理授权 3 开业考核4 加盟店管理 Presentation19 17 20031 06 45PM 35 Presentation19 17 20031 06 45PM 36 开业考核 对新分部开业考核 考核期 新分部正式开业两个月内考核对象 新分部开业总指挥 副总指挥 新分部集体人员考核依据 国美发 2004 037号文件考核流程 见附表 已实施考核的分部有 昆明 宁波 福州 大连 石家庄 黑龙江 Presentation19 17 20031 06 45PM 38 加盟店管理 全国加盟店的管理 对全国加盟店三项费用的按合同收取工作三项费用指 基金会员费 特许经营权使用费 销售
16、流水提成全国加盟店的合同解除工作解除方式 1 按合同自然终止2 通过法律诉讼予以解除辖有加盟店的分部共有10个 北京 天津 上海 成都 重庆 西安 河南 沈阳 青岛 济南 百家店数据库管理 全国百家店数据库的管理 数据库的信息点主要有 门店及分部名称 地址 开业时间 开业总指挥 副总指挥 总经理 首日销售额 首月销售额 合同期 租金 面积 门店经理及联系电话 全国百家店数据库每月作一次更新全国百家店数据库模板 7 档案管理 Presentation19 17 20031 06 45PM 41 档案管理工作内容 档案归档要求 档案工作实体成果目标 档案的作用及档案工作核心 分部档案工作职责 档案工作要求 档案的定义 1 2 3 4 5 6 档案工作流程 7 1档案的作用及档案工作核心 档案的作用 档案工作核心 企业文件和档案真实地记录着企业创建和发展的运动轨迹 是反映企业历史和现状最直接 最准确的原始凭证 随着企业的日益发展壮大 这些原始凭证将逐渐成为向业界同行展示的骄人成绩 成为企业发展史上不可或缺的无形资产 它是检验一个企业是否规范化达标的重要标准 也是企业生存继续发展的基石 在整个
