《精编》企业采购流程管理手册5

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1、物流采购管理 主编 刘华制作 李晓新2008年5月 物流采购管理 第一章采购概述第二章采购组织机构与管理制度第三章采购计划与数量的确定第四章采购价格与成本管理第五章采购的实施第六章供应商管理第七章采购的方法第八章采购谈判与采购合同 第一章采购概述 第一节采购的定义第二节采购作用及要求第三节采购管理及战略意义第四节采购与供应链管理 第一节采购的定义 一 采购的概念 一 采购的含义1 狭义的采购狭义的采购是指以购买的方式 由买方支付对等的代价 向卖方换取物品的行为过程 即所谓的 一手交钱 一手交货 或 银货两讫 在此概念中 货币成为交易的中介 买方若没有货币则采购行为将难以实现 这种以货币换取商品

2、的方式是最普遍的采购途径 第一节采购的定义 2 广义的采购广义的采购是指除了以购买的方式获取商品以外 还可以通过下列途径取得商品的使用权 以达到满足需求的目的 租赁 即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权 借贷 即一方以无需支付任何代价的方式取得他人物品的使用权 使用完毕后返还原物品 交换 即以物易物的方式 取得物品的所有权及使用权 不须支付货款 第一节采购的定义 3 购买与采购的区别采购应当包含着两个基本意思 一是 采 二是 购 采 采集 采摘也 是从众多的对象中选择若干个之意 购 购买也 是通过商品交易手段把所选定的对象从对方手中转移到自己手中之意 所以所谓采购 一般是指从多个对象中选

3、择购买自己所需要的物品的意思 这里所谓对象 既可以是市场 厂家 商店 也可以是物品 从学术的角度看 采购是比购买的含义更广泛 更复杂的概念 第一节采购的定义 二 采购的特征1 所有采购都是从资源市场获取资源的过程2 采购既是一个商流过程 也是一个物流过程3 采购是一种经济活动 第一节采购的定义 二 采购物流采购物流与销售物流是一个问题的两个方面 从生产企业的角度分析 企业物流可以分为四种物流形式 生产物流 销售物流 采购物流 回收物流 这四种企业物流形式之间的关系 如下图所示 而流通企业的物流构成可分为 采购物流 销售物流 回收物流 如下图所示 生产企业物流构成 生产商 销售商 顾客 经销商

4、回收物流 采购物流 销售物流 流通企业物流构成 第一节采购的定义 三 采购的分类 一 工业采购和消费采购1 商品采购按其用途不同可分为工业采购和消费采购 工业采购通常是指企业为了经营或生产所需产品和服务而按一定代价同外部进行的交易活动 消费采购是个人行为 第一节采购的定义 2 两者的差别 采购的目的不同 工业采购的商品是为了再生产 而消费采购主要是为满足个人消费需求 与供应商关系不同 工业采购往往在一次采购以后便同供应商建立起长期合作关系 而消费采购与供应商之间的随意性很强 采购动机 工业采购的动机是理性的 是多人参与的 是程序化的过程 而消费采购的动机带有明显的个人喜好 随意性比较大 采购数

5、量 工业采购的采购数量比较大 价格较稳定 个人采购量比较小 第一节采购的定义 二 有形采购和无形采购1 有形采购 原料 直接用于生产的原材料 如为生产电视而采购的显像管 电阻等原料 辅料 在产品制造过程中 除了原材料之外所耗费的材料均属于辅料 机具及设备 指制造产品的主要工具或提供生产环境所不可缺少的设施 事务产品 主要是指工作人员在文书作业上所需的设施与文具 纸张 以及其它杂项 第一节采购的定义 2 无形采购无形采购是指采购输出的结果是不具有实物形态的技术和服务等 例如 购买一项服务 一个软件 一项技术 保险及工程发包等 第二节采购作用及要求 一 采购的基本任务 一 保证企业所需物品与服务的

6、正常供应 二 保证采购的原材料质量 三 控制并减少采购成本 四 建立可靠 最优的供应商配套体系 五 利用供应商参与产品开发 六 管理控制好与采购相关的文件及信息 七 维护本企业的良好形象 第二节采购作用及要求 二 采购的地位和作用 一 采购的地位1 采购的价值地位在全球范围内企业的产品成本构成中 采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比例因行业不同而异 大约在30 90 平均水平在60 以上 第二节采购作用及要求 在现实中 许多企业在控制成本是将最大时间和精力放在不到总成本40 的企业管理费用以及工资和福利上 而忽视其主体部分 采购成本 事实上 产品成本中的材料部分每年都存在着5 20 的潜在

7、降价空间 而材料价格每降低2 在其它条件不变的前提下 经资产回报率可增加15 第二节采购作用及要求 2 采购的供应地位在商品生产和交换的整体供应链中 每个企业即是顾客 又是供应商 为了满足最终顾客的需求 企业都力求以最低的成本将高质量的产品以最快的速度供应到市场 以获取最大利润 从整体供应链的角度看 企业为了获取尽可能多的利润 都会想法设法加快物料和信息的流动 这样就必须依靠采购的力量 充分发挥供应商的作用 因为占成本60 的物料以及相关的信息都发生或来自供应商 第二节采购作用及要求 3 采购的质量地位质量是产品的生命 一般企业都以质量控制的程序将其划分为来货质量控制 过程质量控制及出货质量控

8、制 由于产品中价值60 的部分是经采购由供应商提供 所以企业产品质量不仅要在企业内部限制 更多的应控制在供应商的质量过程中 这也是上游质量控制的体现 第二节采购作用及要求 二 采购的作用1 采购在产品中的作用随着时代的发展和技术的进步 产品的开发周期在极大的缩短 这就要求企业的采购必须将供应商纳入到产品早期开发中来 这样不仅可以利用供应商的专业技术优势缩短产品开发时间 降低产品开发费用及产品制造成本 还可更好的满足产品功能的需要 提高产品在整个市场上的竞争力 第二节采购作用及要求 2 采购在企业经营中的作用现在许多企业都将供应商管理作为企业发展的战略 将供应商看作自身企业产品开发与生产的延伸

9、与供应商建立战略伙伴关系 自己不用直接进行投资的前提下 充分利用供应商的能力为自己开发生产产品 根据上述分析可知 采购不仅仅是购买物品 而是企业经营的一个核心环节 是获取利润的重要资源 它在企业的产品开发 质量保证 整体供应链以及经营管理中起着极其重要的作用 第二节采购作用及要求 三 采购的原则 一 适当的价格 二 合适的品质 三 恰当的时机 四 合适的数量 五 恰当的地点 第三节采购管理及战略意义 一 采购管理概念 一 采购管理的含义所谓采购管理 就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动 第三节采购管理及战略意义 二 采购管理的职能与目标1 采购管理的职能企业作为国民经济一

10、个基本细胞承担着为社会提供产品或服务的功能 但是企业在不断形成自己的产品和服务时 除了企业自己的已有物力资源外 还需要不断地从市场获取各种资源 特别是各种原料 设备 工具等 这就需要采购 而这一方面的工作就是由采购管理来承担的 第三节采购管理及战略意义 就物资采购的具体职能来说 一方面 它要实现对整个企业的物资供应 另一方面 它是企业联系整个资源市场的纽带 第三节采购管理及战略意义 2 采购管理的目标 适时适量 保证质量 费用最省 第三节采购管理及战略意义 二 采购管理的内容与过程企业采购管理的基本任务有三个 一是要保证企业所需的各种物资的供应 二是要从资源市场获取各种信息 为企业物资采购和生

11、产决策提供信息支持 三是要与资源市场供应商建立起友好且有效的关系 为企业营造一个宽松有效的资源环境 第一项是最重要 最根本的任务 如果这一项搞不好 就不能称之为采购管理 采购管理内容和模式 第三节采购管理及战略意义 1 采购管理组织采购管理组织是采购管理最基本的组成部分 为了搞好企业复杂繁多的采购管理工作 需要有一个合理的管理机制和一个精悍的管理组织机构 要有一些能干的管理人员和操作人员 2 需求分析需求分析就是要弄清企业需要采购一些什么品种 需要采购多少 什么时候需要什么品种 需要多少等问题 作为全企业的物资采购供应部门应当掌握企业的物资需求情况 制定物料需求计划 从而为制定出科学合理的采购

12、订货计划做准备 第三节采购管理及战略意义 3 资源市场分析资源市场分析就是根据我们企业所需求的物资品种 分析资源市场的情况 包括对资源分布情况 供应商情况 品种质量 价格情况 交通运输情况等 资源市场分析的重点是供应商分析和品种分析 分析的目的是为我们制定采购订货计划做准备 第三节采购管理及战略意义 4 制定采购计划制定采购订货计划是根据需求品种情况和供应商的情况 制定出切实可行的采购订货计划 包括选择供应商 供应品种 具体的订货策略 运输进货策略以及具体的实施进度计划等 具体的解决什么时候订货 订购什么 订购多少 向谁订 怎样订 怎样进货 怎样支付等这样一些具体的计划问题 第三节采购管理及战

13、略意义 5 采购计划实施采购计划实施就是把上面制定的采购订货计划分配落实到人 根据既定的进度进行实施 具体包括去联系指定的供应商 进行贸易谈判 签订订货合同 运输进货 到货验收入库 支付货款以及善后处理等 通过这样的具体活动完成一次完整的采购活动 第三节采购管理及战略意义 6 采购评价采购评价就是在一次采购完成以后对这次采购的评估 或月末 季末 年末对一定时期内的采购活动的总结评估 主要在于评估采购活动的效果 总结经验教训 找出问题 提出改进方法等 通过总结评估 可以肯定成绩 发现问题 制定措施 改进工作 是我们不断提高采购管理水平的保证 第三节采购管理及战略意义 7 采购监控采购监控示对采购

14、活动进行的监控活动 包括对采购的有关人员 采购资金 采购事物活动的监控 8 采购基础工作采购基础工作是为建立科学 有效的采购系统 需要建立的一些基础建设工作 包括管理基础工作 软件基础工作和硬件基础工作 第三节采购管理及战略意义 三 采购管理的趋势 一 采购管理的中心化趋势采购的竞争优势是企业的核心竞争力的重要内容 采购中心化可以集中全公司和集团的采购力 对整个供应市场产生影响 使集团采购处于有利地位 也由于一个窗口对外 便于公司对供应商的管理 便于公司整体资源的优化 第三节采购管理及战略意义 二 采购管理的专业化趋势传统采购组织中 采购员发挥不了很大作用 一方面是领导对采购的认识局限 采购环

15、境恶劣 以及对采购舞弊的恐惧 另一方面也由于采购员和采购组织的软弱无力和技能缺乏 造成采购的低技术性 第三节采购管理及战略意义 三 采购管理的职能化趋势前几年很多公司的采购部门向生产部门经理汇报 也就是采购部门隶属于生产部门 生产部门要什么 采购部门就买什么 生产部门什么时候要 要多少 采购就赶紧买来 近年来 越来越多的公司的采购部门从生产部门或其他部门独立出来 开始直接向总经理 副总经理汇报 采购部门发挥越来越大的作用 第三节采购管理及战略意义 采购要做很好的采购需求分析 采购计划 资金占用计划 控制和形成采购供应战略 管理好战略供应链资源和供应商资源 让采购成为供应链管理的强有力的一环 将

16、生产计划 物料计划 采购 仓储 运输集成为一个反应迅速 总成本最低 物流速度快 响应市场要求的灵敏的链条 第四节采购与供应链管理 一 供应链与供应链管理 一 供应链所谓供应链 是指产品在到达消费者手中之前所涉及的原材料供应商 生产商 批发商 零售商以及最终消费者组成的供需网络 即由物料获取 物料加工 并将成品送到用户手中这一过程所涉及的企业和部门组成的一个网络 如图所示 供应链的网络结构模型 第四节采购与供应链管理 特点 1 供应链可以看作是一个范围更广的企业组织结构模式2 供应链是一条增值链3 供应链上的企业互为供应商和客户 第四节采购与供应链管理 二 供应链管理传统的企业组织中的采购 加工制造 销售等看似整体 但缺乏系统性和综合性的企业运作模式 已经无法适应新的制造模式的发展需要 而且那种 大而全 小而全 的企业自我封闭的管理体制 更无法适应网络化竞争的社会发展需要 因此 一种新的管理模式被提出来 即供应链管理 第四节采购与供应链管理 我国国家物流标准术语中对供应链管理的定义是 对供应链涉及的全部活动进行计划 组织 协调与控制 可以从以下几个方面来理解 1 考虑供应链中的每一方 主