《精编》企业的职位分类与工作分析

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1、人力资源管理2 主讲人 徐慧娟武汉理工大学管理学院人力资源管理系 教学内容 职位分类的含义及作用 工作分析的含义 作用及方法 工作设计的含义教学要求 掌握本章重要概念 了解职位分类及工作分析的作用 掌握工作分析的方法及运用教学时数 4学时教学重点 工作分析的性质收集工作分析信息的方法教学难点 工作说明书 工作规范的编写教学方法 讲授法 案例教学法 第二章职位分类与工作分析 第一节职位分类 一 职位分类的含义和作用1 概念 职位分类 PositionClassification 是以客观存在的事实为根据 将企业中所有的职位 工作岗位 按照工作性质 任务的繁简难易程度 责任大小 承担本项工作的资格

2、和条件 加以分析比较 并根据一定的标准把每一个职位都归入适当的等级档次 作为付酬和任用 考核晋升 奖惩职工的基本依据 2 职位分类的特征 1 职位分类以 事 为中心 即 因事择人 原则上不 因人设事 2 职位分类只客观记录各类职位所干的是什么事 不研究各职位的个人 3 职位分类本身不是目的 而只是人力资源管理的一种手段 就是将具有相同特征的事项加以合并 形成专门化 系列化的工作过程 二 工作分析中的相关术语工作分析活动的实质就是要从不同个人职业生涯与职业活动的调查入手 顺次找出工作群 职务 职位 职责 任务与要素的过程 并由此确定工作的内容范围 属性关系 繁简难易程度与所需的资格条件 1 要素

3、要素是指工作活动中不能继续分解的最小单位 例如速记人员速记时 正确书写各种速记符号 2 任务任务是工作活动中达到某一工作目的的要素的集合 例如打印一封英文信 打字员必须做到 1 熟悉每一个英文单词 2 在计算机中拼出相应的单词 3 辨认和修改语法错误 4 输出打印内容 3 职责职责是某人担负的一项或多项相互联系的任务集合 例如 人事管理人员的职责之一是进行工资调查 这一职责由以下任务所组成 设计调查问卷 把问卷发给调查对象 收回调查问卷 分析调查结果 将结果表格化并加以解释 把调查结果反馈给调查对象等 4 职位职位是指某一时间内某一主体所担负的一项或几项相互联系的职责集合 例如 办公室主任同时

4、担负单位的人事调配 文书管理 日常行政事务处理等职责 职位一般与职员一一对应 即一个职位一个人 5 职务职务是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称 例如 某企业设两个领导岗位 一个分管企业生产 一个分管企业供销 就其工作内容来说 两个人的职责内容不尽相同 但就整个企业来说 职责相当 谁也不比谁重要 因此 这两个职位可以统称为 部门经理 与职位不同 职务与职员并非一一对应 一个职务可能由几个人分担 即可能不止一个职位 6 职业职业是指不同时间 不同组织中 工作要求相似或职责平行 相近 相当 的职位集合 例如 会计 工程师等 每个单位的会计与工程师的具体工作的内容与数量不尽相同 但

5、他们彼此所担负的职责以及对他们的任职要求却是相似的 7 职系职系又叫职种 是指职责繁简难易 轻重大小及所需资格条件并不相同 但工作性质相似的所有职位集合 例如 人事行政 社会行政 财税行政 保险行政等属于不同的职系 每个职系中的所有职位性质充分相似 但工作繁简难易 责任轻重以及任职资格要求并不相同 每个职系便是一个职位升迁系统 8 职组职组又叫职群 是指若干工作性质相似的所有职系的集合 例如 人事行政和社会行政可以归入普通行政职组 而财税行政和保险行政则并入专业行政职组 9 职级职级是指同一职系中职责的繁简难易 轻重大小以及任职条件充分相似的所有职位集合 例如 中学一级数学教师与小学高级数学教

6、师属于同一职级 中学一级语文教师与中学一级英语教师属于同一职级 10 职等职等是指不同职系之间 轻重大小以及任职条件要求充分相似的所有职位的集合 例如大学讲师和工厂的工程师属于同一等级 职级的划分是在于进行同一性质工作程度差异的区分 而职等的划分则是寻求不同工作性质之间比较的共同点 三 工作分析是人力资源管理的基础工作工作分析是进行招聘录用的前提和基础 工作分析是进行人员定编的基础 工作分析是评估的基础 工作分析是进行人员培训和开发的基础 工作分析是进行职业规划的一个内容 工作分析是进行晋升考核的依据 四 工作分析的内容1 基本信息 职位名称 任职者名字 任职者主管2 设立岗位的目的 3 工作

7、职责和内容 4 职位的组织结构图 以该职位为中心 把相关的职位画出来 5 职位的权力与责任 财务权 计划权 决策权 建议权 管理权 经济责任等 6 与工作关联的信息 就是这个职位在企业内部和外部 包括与政府机关 供应商 客户之间发生怎样的沟通关系 沟通的频率和方式怎样 7 职位的任职资格 1 从业者的学历 专业要求 2 工作经验 3 专业资格要求 4 专业知识要求 5 职位所需技能 沟通能力 领导能力 外语水平 创意能力等 6 个性要求等 8 职位的工作条件9 职位所需使用的设备 工具10 劳动强度 工作饱和度11 工作特点等小结 工作分析是人力资源管理其它模块的依据 职位分析中有些内容是必需

8、的 有些是根据企业特点 企业所属行业 规模做调整的 五 工作分析的程序 六 工作分析的方法1 工作实践法指工作分析者实际从事所研究的工作 在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料 适用于短期内可掌握的工作 对需要大量训练才能掌握或有危险的工作不适应 2 典型事例法典型事例法是对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述 优点 可揭示工作的动态性 缺点 归纳整理资料耗费时间 难以完整把握整个工作实体 3 观察法观察法是工作分析者通过对特定对象的观察 把有关工作各部分的内容 原因 方法 程度 目的等信息记录下来 最后把取得的工作信息归纳整理为适用的文字材料 应注意的问题 避免机械记录 应主动放

9、映工作的各有关内容 对观察到的信息进行比较和提炼 观察力求结构化 确定好观察的内容 时间 位置和问题 4 座谈法座谈法是通过工作分析者与工作执行者面对面的谈话来收集信息资料的方法 工作分析者不应该消极的记录工作执行者对各种问题的反映 而应通过积极地引导来获取完整的信息 注意 尽量使座谈结构化 保持友好亲善的态度 优点 良好的可控性 可以获得观察法无法获取的信息 工作经验 任职资格 特别适合对文字理解有困难的人 缺点 容易导致信息失真 5 写实法写实法与观察法不同 属于客观的描述方法 但不像观察法那样亲临现场观察 写实法主要通过结构化的问卷来收集信息 常见的方法有 职务调查表法 工作日志法和核对

10、法 5 1 职务调查法根据工作分析的目的 内容来编写结构性调查表 由工作执行者填写后回收整理 提取工作信息 一份完整的职务调查表包括 基本资料 工作时间要求 工作内容调查 工作责任调查 任职者所需知识技能调查 工作的劳动强度调查 工作环境调查 问卷可以设计为开发式或封闭式 优点 费用低 速度快 调查范围广 缺点 易产生信息误差 受被调查者态度的影响大 5 2 工作日志法就是按时间顺序记录工作过程 然后经过归纳提炼 取得所需工作信息的一种工作信息提取方法 优点 信息的可靠性高 费用低 缺点 使用范围小 信息整理工作量大 适用于工作循环周期短 工作状态稳定的职位 3 核对法根据事先拟定的工作清单对

11、实际工作活动的情况进行核对 获得有关工作情况的一种方法 优点 减少了信息收集的工作量 缺点 拟定工作清单比较困难 七 工作分析结果的表现形式工作分析结果的表现形式主要有 工作描述 工作说明书等 1 工作描述工作描述主要是对工作环境 工作要素及其结构关系等相关资料的全面记录与说明 2 工作说明书工作说明书又称职务描述 主要是对岗位或职位工作职责任务的说明 以某企业文秘的工作说明书为例 某企业的文秘工作说明书 3 资格说明书又称工作规范 是工作分析结果的一种表达形式 主要说明任职者需要具备什么样的资格条件及相关素质才能胜任某一工作岗位的工作 某企业秘书资格说明书一 职责总述在一般监督之下 完成文书

12、工作 包括准备各类数据资料 并编辑 汇总分类 草拟各种报告 请示 文件 通知 公告 工作总结 速记会议发言等二 工作时间在正常工作时间内完成 无须加班加点 三 资格条件1 学历 至少高中毕业 中专毕业更为理想 2 经历 至少担任低一级岗位工作三年以上 3 熟练度 具有较好的工作熟练度 如打字每分钟至少45字 四 考核项目1 校对稿件 每分钟至少40字2 打字 每分钟至少45字3 速记 每分钟至少100字4 专门知识 秘书学 速记法 公文写作 等5 写作能力 格式规范 语言通顺简洁 内容充实 结构严谨6 心理测试 考察情绪稳定性 接受外界信号灵敏性五 本岗位后备来源1 初级文书 现任 2 担任过

13、此类工作且正在自学深造的人员3 从专业学校招收4 从社会招聘符合条件的人员 六 健康状况良好 身高160cm以上 身体健康 五官端正七 性别和年龄要求男女均可 一般应在30岁以下八 工作条件办公室内完成任务九 其他补充事项略 4 职务说明书职务说明书是工作分析结果中最为完整的一种 它包括工作说明书与资格说明书中所有甚至更多的内容 包括 工作状况 工作概要 工作关系 工作任务与责任 工作权限 考评标准 工作过程与方法 工作环境 任职资格条件 福利待遇及其他说明 四种工作分析结果的关系工作描述最直接 最原始 最基础 其它三种形式都是在此基础上再生和开发出来的 工作说明书是人力资源对工作描述中有关岗

14、位工作的规范化说明 主要以 事 为中心 对岗位进行全面 详细与深入的说明 为人力资源及其它管理提供基础 把组织的总任务与总目标落实到每个具体的岗位和人员上 是目标管理的基础 资格说明书是在工作描述的基础上对任职资格条件的界定和说明 以 人为中心 主要说明什么样的人能干好某项工作的问题 它可以为人员招聘 培训 考评 选拔任用提供依据 职务说明书涉及的范围最为全面 全面反映对 事 的说明和对 人 的说明 第三节工作设计 问题的提出 当原来的职务规范已不适应企业目标 任务和要求 或由于现有人力资源在一定时期内难以达到职务规范的要求 或由于员工的精神需求与职务规范发生冲突时 需要重新进行工作设计 以满

15、足一个新的企业目标的需要 一 工作设计的含义工作设计是指对有效达到企业目标和满足个人需要的有关工作内容 工作职能和工作关系的设计 二 工作设计的内容1 工作内容 即确定工作的一般性质 2 工作职能 指每件工作的基本要求和方法 包括工作责任 权限等 3 工作关系 指个人在工作中所发生的人与人之间的关系 4 工作结果 指工作的成绩与效果 5 工作结果的反馈 指工作本身的直接反馈和来自他人的间接反馈 三 工作设计的目的工作分析与工作设计之间有着密切而直接的关系 工作分析的目的是明确所要完成的任务以及完成任务所需要的人员的特点 工作设计的目的是明确工作的内容和方法 明确能够满足技术上和组织上所要求的工

16、作与员工的社会和个人方面所要求的工作之间的关系 四 工作设计的要求一个好的工作设计可以减少单调重复性工作的不良效应 而且还有利于建立整体性的工作系统 此外可以为充分发挥劳动者的主动性和创造性提供更多的机会和条件 工作设计需要说明工作如何做才能既最大限度地提高组织效率和劳动生产率 同时又能够最大限度地满足员工个人成长和增长个人福利的要求 工作设计的前提是对工作要求 个人要求和个人能力的了解 五 工作的性质工作在很大程度上影响职工的收入和福利及其自我实现感 同时也会影响到组织服务其客户的能力 而员工工作的结果会影响到组织的财务状况 因此 决定工作性质的因素有 组织的技术 企业的经营战略和企业的组织结构 总之 组织的条件决定工作的性质 1 工作的内容1 工作的特定任务 员工的义务及责任2 工作所要求的员工的行为2 完成工作所需要的资格条件技能 能力 经验 知识等3 完成工作的收益与奖励收益与奖励分为外在报酬和内在报酬 外在报酬主要有 工资 福利 晋升 表扬 舒适的工作条件等 内在报酬主要有 自我成就感 工作自由度 工作自主性等 六 工作设计的要求1 全部职务的集合通过工作设计能顺利完成组织的