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1、制作PPT2007演示文稿的原则前言 虽然Office 2007提供了功能强大的演示文稿制作工具，但这并不意味着只用它制作出来的演示文稿就一定非常出色。尽管我们为大家介绍了很多PPT2007的新功能，但对于一份演示文稿而言，最重要的并不是PPT2007本身提供的这些功能，甚至有些时候，对于花俏的使用这些功能很有可能适得其反。 下面将介绍一系列制作演示文稿的重要原则，以帮助读者更好地将PPT2007的新特性合理地运用到实践当中。当然这里是希望起到抛砖引玉的作用，更多的精彩需要用户自己去体会。一、什么是最重要的 读者可能经常使用PPT2007来制作解决方案销售、新产品介绍、销售情况总结报告等商务演
2、示文稿。但是，什么是演示文稿中最需要重视的部分？毫无疑问，演示文稿的画面是很重要的，不然微软公司也不会挖空心思地把PPT这个工具做得这么强大谁都不愿意看到只是一堆乏味文字的演示文稿。 在PPT2007面世之前，很多朋友使用“PowerPoint实用图库”之类的材库美化演示文稿，尽量想使文稿看上去更专业、更漂亮。但是这往往带来了过犹不及的问题，我们看到很多朋友做出来的演示文稿非常炫，五彩缤纷还带有各种特效，包括嗖嗖的切换音效和飘动的彩旗。实际上，除非你是正在给客户展示PPT2007的超酷特性，不然这种方式只会起到一个作用：把听众的注意力吸引到正在投影的那块白板上而不是正在向他们竭尽全力演讲的你的
3、身上。那么什么是重要的，是足够的信息吗？也有很多朋友会在一张演示文稿中输入大段的文字或者表格数字，如图所示。图 大段的文字 如果每一张幻灯片都像这样有大量的文字，那么听众会不会有审美疲劳？前排的听众忙于读文字，而后排的听众往往陷于看不清文字的境地。不幸的是，许多演讲者害怕遗漏什么重要内容没有充分想听众展示，而更加地往演示文稿中添加内容。如果演讲者的演示文稿只是为了让用户从阅读中得到快乐而忽略演讲者讲的内容，那么如图1所示的那张幻灯片几乎就达到了目的。但是听众面对这样的演讲很难产生兴趣。 那么究竟什么是“好”的演示文稿最重要的东西呢？简单的说，就是演讲者所真正希望表达出来的主题以及围绕主题而需要
4、表达的内容。 演讲者必须对自己真正要展示给听众的核心内容了然于胸，可以玩一些文字上或者特效上的技巧，但是在演示文稿中的内容可能只是演讲者要表达的要点和骨架，“血肉”部分要在演讲的过程中去充分体现，任何演讲者自己都不确定或者不清楚的内容都一定要避免在演示文稿中黑纸白字地出现。二、PPT2007文稿中的“要”与“不要” 幻灯片体现的是个人对事物的理解，但更重要的是，一份幻灯片是给别人看的，首先是要让别人看懂，其次是让别人感觉舒适，也就是让别人能够在没有抵触情绪的感觉中接受你所表达的内容。做到这两点看起来容易，事实上你将要花费的力气会相当的大。这里总结了一下，“好”的演讲不外乎取决于一下7个因素：对
5、于要表述的内容的熟悉程度；对于Point的概括和总结能力；所要表述的内容；准备的时间；表达技巧；格调；PPT提供的表达能力。 重头戏大多落在PPT2007演示文稿之外。当然一份漂亮、间接、明快、主题突出的演示文稿会给演讲者加分。前5个因素不是本文的讨论范围，下面针对最后两个因素，提一些建议工大家参考，具体可归纳为PPT文稿的“要”与“不要”。PowerPoint文稿的“要”，主要包括一下内容。多概括，就是采用简写，PowerPoint是Power演讲者的Point（观点），而不是Power整篇作文。在证明自己时适当运用数字会让人更加信服，比如看完“根据不同的调查显示，5%8%的人有不同程度的色
6、盲，其中红绿色盲为大多数。因此，请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容”这段话后，就自然要考虑减少红色和绿色在演示文稿中的应用。在运用数字或者有对比的时考虑采用图表方式来表现。PPT2007提供了傻瓜的专业级图表工具，漂亮的图表是每个人都容易接受的，不论对象是老板还是客户。颜色和主题背景是会“说话”的，在不同场合下要选择应景的颜色和主题背景，如果在做一个展现热情的演示中，选用了深蓝色的背景和主题，则是一件相当糟糕的事情。在第一张幻灯片上简要地给出演讲者的信息，“好的第一印象是成功的一半”。了解一些构图学的基本原则，好的构图可以将幻灯片中的文字、图形和图表合理地摆放，以优越的空间感和稳固的重
7、心让幻灯片看上去更舒适。PowerPoint文稿的“不要”，主要包括以下内容。不要过多地使用特技效果，关注点应该是演示的内容，疯狂的石头几乎没有什么特技但好评如潮，某些大片特技效果做足了，但是内容却苍白得连导演自己都不能够自圆其说怎么能满足观众挑剔的胃口？每张幻灯片中段落中的文字除非万不得已，不要超过7行，每段话字数也不宜过多，这是“Magic Seven”原则所提倡的，这在大多数情况下都能发挥效果。不想讲或者不清楚的内容根本就不要放在演示文稿上或演示出来。除非对配色小有研究，不然尽可能利用PowerPoint自身提供的配色模板，不要在同一张幻灯片上给出超过7种颜色的图案和文字（大多数情况下两
8、种就够了），减少或不使用对比太过强烈的颜色，比如大红大绿，这些颜色投影出来后会对观众的视觉产生不适的冲击，况且有的质量不好的投影仪会将绿色“吃掉”。避免出现听众可能不知道的缩写。字体不宜过小，在演示文稿上小于24pt的字体很可能会对后排的听众产生阅读障碍PPT2007演示文稿快速转换Word2007文档 很多时候我们都需要能将PPT课件转换成Word讲义，但是却不得其法；有的时候会为了无法打印大量的PPT文档而烦恼；现在我们不用担心了，今天我们就来看看如何将PPT2007演示文稿中的文字转换成Word2007文档吧。 方法还比较多，同时我们也会罗列出方法的缺点与需要改进的地方。 第一种方法：利
9、用“大纲”视图快速转换 打开PPT后不要全屏，直接单击“大纲”，在左侧大纲里单击一下鼠标，按“Ctrl+A”全选内容，然后复制并粘贴到Word2007里，简单操作一次即可完成转换。 缺点：会把原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动的复制下来。 改进：要去除或修改行标和各种符号。比如我们将光标定位在第2张幻灯片的开始处，按“删除”键则会出现“此操作将删除一张幻灯片及其注释页和图形，是否继续?”选项（如图1），单击“是”即可将第1和第2张幻灯片合到一起，重复上述步骤，则会将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到Word中即可。图1 “此操作将删除一张幻灯片及其注释页和图形，是否继续?
10、”选项 第二种方法：利用“发送”功能巧转换 打开要转换的PPT幻灯片，单击“Office按钮发布使用Microsoft Word创建讲义”，然后选择“只使用大纲”并单击“确定”按钮（如图2），等一会就发现整篇PPT文档在一个Word文档里被打开。图2 选择“只使用大纲” 缺点：在转换后会发现Word有很多空行。 改进：在Word里用替换功能全部删除空行。按“Ctrl+H”打开“替换”对话框，在“查找内容”里输入“pp”，在“替换为”里输入“p”，多点几次“全部替换”按钮即可。(“”可在英文状态下用“Shift+6”键来输入。) 第三种方法：利用“另存为”直接转换 打开需要转换的幻灯片，点击“另
11、存为”，然后在“保存类型”里选择存为“大纲/RTF文件”格式。现在用Word2007打开刚刚保存的RTF文件，再进行适当的编辑即可实现转换。 第四种方法：PPT Convert to DOC软件转换 PPT Convert to DOC是绿色软件(下载地址：http:/ to DOC”程序里。单击工具软件里的“开始”按钮即可转换，转换结束后程序自动退出。如果选中“转换时加分隔标志”，则会在转换好的word文档中显示当前内容在原幻灯片的哪一页。用PPT2007绘制组织架构(1)打开一页空白的演示文档，单击“插入”命令标签，在功能区上单击“智能图表（SmartArt）”按钮，如图1所示。图1 单击
12、“SmartArt”按钮（2）选中“层次结构”，并从中选择一个用户认为最能体现组织架构的模板，这里就选第一个图形，如图2所示。图2 选择SmartArt图形（3）在文本占位符中填入需要的文字，比如“总经理”等，如图3所示，如果需要还可以继续调整样式和颜色。图3 键入文字（4）如果需要展现更复杂的组织架构，比如将“设计部”进一步细分为“界面设计部”和“主程序设计部”，那么就在“在此键入文字”占位框中的“设计部”后面单击鼠标，并按下回车键，如图4所示。图4 添加新节点（5）在多出来的一行空白的地方按键盘上“TAB”键，新增的部门方块就缩到设计部门下面了，在占位符中填入相应的文字即可。为了美观，还可
13、以进一步为智能图表添加特效，如图5所示。在PPT2007中插入表格 在幻灯片中插入表格是一件常见的工作，应用表格可以使得数据和事例都更加清晰，但是在PPT2007之前的版本中，似乎找不到特别好的方法来在演示文稿中表现一个既美观又实用的表格，更不用说从Excel中复制一个现成的表格到PowerPoint文档中了。经常有人问如何把Excel中的表格不变形或少变形地复制到幻灯片里来，之前常用的办法有两种：要么是拿Word做中介，要么是使用截图工具，但是这两者都不太方便。 要在PowerPoint2007中从无到有地设计表格，可以先选中“插入”菜单，然后单击“表格图标”，PowerPoint2007会
14、显示“表格”下拉菜单，当拖动鼠标在小格子上划过时，演示文稿中就会出现正在设计的表格的雏形，如图1所示，这里选择一个4*4的表格。 接下来可以修改一下这个表格的样式，选中或者双击表格的边缘，功能区自动现实为表格专用的功能区，如图2所示，可以选择应用表格风格的区域、表格线条的粗细颜色，甚至表格中文字的样式（如果需要的话，可以让表格中的字都拥有自己的倒影）。 除了表格的样式外，单击右边的“效果”按钮可以为表格添加各种外观效果，比如选择有三维效果的硬瓷砖样式，如图3所示，使表格在外观上与演示文稿整体更加协调。图1 插入表格图2 设置表格样式图3 三维效果的样式 在“表格”下拉菜单中还有一项“Excel电子表格”命令（如图1所示），如果用户的计算机上已安装了Excel 2007的话，单击这项命令会在演示文稿中插入一个Excel工作区。效果如图4所示。图4 插入Excel电子表格 在这个编辑区（在默认情况下这个区域比较小）中，用户完全可以像操作Excel一样来进行数据排序、计算等工作，用完之后只需要在旁边空白的位置单击一下鼠标，一个美观的表格跃然纸上。表格的样式和颜色模板同样也可以应用到Excel工作区中。 另外一项亟待解决的是复制表格时格式变形得过于离谱的问题。现在试试看这样做：在Excel中选中所要复制的部分，如图5所示，这里刻意用一个带有格式、颜色和不同列宽的表格。
