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1、升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次1/25版次3.0生效日:即文件管理單位發行章日期分發編號文件和資料管制辦法資料中心 制核 準審 查制 訂發 行 章中文全名簽名/ 月 西日 元年 制 訂 者管 理 單 位單 位 主 管資 料 中 心版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次2/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0一. 目的:為統一管理公司各項文件及資料,特制定本辦法.二. 範圍:2.1 公司內各項文件(如手冊、管理辦法與實施細則等).2.2 外來的文件,如客戶提供的ISO標準等.三. 名詞定義:3.
2、1 內部文件:指公司內部制定的文件及資料如: 3.1.1 手冊:適切描述公司管理系統,并用做執行與維持系統之永久性參考依據. 3.1.2 管理辦法:為執行公司管理政策及維持管理系統,所定之各項作業程序. 3.1.3 實施細則:為某一程序或辦法的詳細實施內容,即管理辦法或手冊的子辦法. 3.1.4 作業規範:為某一個程序或辦法所作的制度規範3.2 外部文件:指包含客戶提供的文件及ISO標準和安規方面的資料.3.3 正式文件:分發至公司內部、供應商、外包商等之文件,分發單位必須對其做版本增補、舊版收回等修改、廢止與新增之分發工作.(分發至外包商及供應商之文件資料,資料中心不對其做舊版回收之工作,由
3、供應商及外包商自行銷毀),此文件為受控文件,還包括內部文件和外部文件.四. 作業流程:4.1 管理規章:流程說明流程 PIC 流程說明制定文稿權責單位權責單位需作業構思予以文字化,并制成文稿編 號權責單位權責單位必須向資料中心申請文件編號,進行會簽資料中心 由資料中心記錄之權責單位權責單位依據文稿與各單位之相關性決定負審查單位責審查的單位:只在單位流通的文件由該單位經(副)理級含以上主管審查,跨相關單位文件則需做成文件會簽記錄表(如附件二)再送相關單位的上一級主管審查并在文件會簽記錄表上簽名.文件會簽記錄表完成后,由權責單位從相關單位的上一級主管中,選一位為審查代表,于文件封面審查簽名.對于會
4、簽時,各單位所簽注意見,由權責單位負責與簽訂意見單位協調.版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次3/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0 流 程 PIC 流程說明審查(續上一頁)*若簽注同意,且有意見: 權責單位負責與相關單位協調討論簽注之意見, 并將協調結論于文件會簽記錄表上之”簽注意見協調討論”欄上,請參與協調的人簽名后送相關單位的一級主管審查. *若簽注不同意,且有意見權責單位負責與相關單位協調討論簽注之意見A.若相關單位同意撤消所簽注之不同意意見,則相關單位需在文件會簽記錄表之”簽注意見協調結論”上簽注同意,并簡要說明理由,同時協
5、調參與人需簽名注明日期; B.若權責單位同意修改:則權責單位需從制定文稿處開始重跑流程,重新會簽審查. C.若權責單位與相關單位無法協調取得共識,則需交由負責核準之主管裁決: a.權責單位必須修改文稿:權責單位則需重新制定文稿,重跑流程;b.權責單位不需修改文稿:權責單位則需將裁決結果及原因備注于文件會簽記錄表之”簽注意見協調結論”欄上,請參與協調人士簽名后送相關單位上一級主管審查.核 準權責單位經審查通過后,所有文件最后需經總經理核準發 行核準單位資料中心權責單位應將核準后之文稿,連同文件會簽記錄表及文件分發建議表送交資料中心處理;并將文 稿電子檔Mail給資料中心統一集中管理,并將分 發該
6、文件登錄于文件分發總覽表(如附件十)資料中心資料中心將填寫文件分發及發行記錄表(如附件十)將文件分發至相關單位付諸實施.版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次4/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0 文件經審查通過后若發現文件遺漏任一相關單位時,應即知會該單位并獲得其同意后,使完成該文件之審查程序,否則流程需回到制定文稿處開始.五. 作業內容:5.1 文件分類:依文件內容可分為內部文件與外部文件,依文件管理方式可分為正式文件與參考文件.5.2 權責劃分: 5.2.1 權責單位:文件之制訂、送審、呈核、修改、廢止等,管理規章第一次發行時,權
7、責單位需填寫文件分發建議表指定分發單位,并保存最新版本之文件完整. 5.2.2 資料中心:原稿文件、修改文件之集中處理;文件復制.分發到各相關單位;對相關單位作舊版收回并銷毀;相關單位文件遺失/增補申請之窗口;資料中心發行章/作廢章管理;文件發行記錄表/文件分發記錄表/文件回收記錄表/文件分發總覽表/文件變更記錄表之管理.文件格式發行前最后的審查. 5.3 文件之格式: 文件封面格式如附件五(如無需敘述,可省略不寫)文件內容-格式如附件六 5.4 文件之用紙標準管理規章之用紙采用A4影印紙為標準紙5.5 管理規章之標示 5.5.1 公司名稱 5.5.2 文件名稱 5.5.3 文件之編號部門代號
8、文件代號流水號X XX - X - XXX 工廠代號(T表示升榮) 5.5.3.1部門代號:詳見附件七5.5.3.2 文件代號1.為手冊2.為管理辦法3.為作業規範 4.為實施細則5.5.4 生效日:若未特別指定,即為管理單位(資料中心)發行章日期.格式如JAN.01.2002版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次5/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0 5.5.5 文件頁次:文件封面為該文件之第一頁,附件仍需編頁次該文件之總頁次 舉例說明: 1 / 16 該頁之頁次*文件之附件標示應顯示在該項次內容上面,總頁次應包含附件頁次.(如附件十
9、四)5.5.6 文件版次:更改九個版次之后,強制規定文件重新發行.若修改版次未達九版,但修改篇幅頗多(達整篇1/3以上),可提前重新發行,例如:從1.5版跳至2.0版修改版次時,若有頁數增減,必須重新發行.版次修改時,修改頁次之版次,須與該辦法之版次相符如:修改之頁次原為1.0版,但該辦法經此變更發行后版本改為1.4版,則該頁次之版次由1.0版1.4版1.0 -原版發行1.1 -第一次修改1.9 -第九次修改2.0 -重新發行2.1 -第一次發行以此類推5.5.7 分發編號:文件分發記錄表流水號廠別代號(取公司英文第一個字母”T”部門代號XXX - X - XX5.5.8 制訂單位:例如:XX
10、部XX課5.5.9 制訂欄需有制訂者及單位主管中文全名簽章及日期;審查欄須有審查代表 中文全名簽章及日期;核準欄須有核準者中文全名簽章及日期.5.5.10 發行章的印記,參考附件八5.5.11 除原版發行/重新發行者外,須有版次修改大綱之敘述.5.5.12 日期簽寫之格式,”制訂者”及”單位主管”兩欄之簽名方式為左至右;”審查”及”核準”兩欄簽名方向為由上至下.日期之寫法為月.日.年(西元年四位數),月份必須以英文簡寫之方式書寫(如附件十四)版次修改大綱升 榮 電 子 ( 東 莞 ) 有 限 公 司文件編號TPE-2-003頁次6/25文件名稱:文件和資料管制辦法版次3.0 5.5.13 資料
11、中心在每次文件變更完成后,負責將更新后文件之版次標示于”文件分發總覽表”(格式如附件十),并將更新后之文件隨”文件分發總覽表”發放至各部門,確保各部門場所使用最新存放的文件. 5.6 文件之發行5.6.1 管理規章5.6.1.1 文件發行,應由資料中心加蓋發行章(如附件八);資料中心發行文件時,應同時記述:文件編號、文件名稱、頁數、版次、制訂人及發行日等于”文件發行記錄表”中5.6.2 文件若重新發行,需文件整份發行;若僅修改其中幾頁,在不影響頁數增減之下,則僅需發行修改版次之封面及修改之頁次即可,不需整份重新發行;否則,頁數如有任何變更均需要重新發行.5.7 文件之分發 5.7.1 管理規章
12、第一次發行時,權責單位需在文件分發建議表上選定分發單位(如附件九)給資料中心參考分發;管理規章第二次發行之后的分發單位即可參照上一次的文件分發記錄表辦理,但若權責單位需要增補分發單位,仍需填寫文件分發建議表給資料中心參考分發;5.7.2 資料中心在分發管理規章文件時,應同時在文件分發記錄表中記述文件流向:分發編號領用單位、領用者與領用日期等(如附件四).5.7.3 文件增補分發時,應登錄于原該版次的分發記錄表及文件分發總覽表中,并記錄如5.7.2之記述項目.5.7.4 分發新版次文件時,分發單位在讓領用單位領取新版次文件時,在分發記錄表上簽名的同時,舊版次應同時收回銷毀;并在舊版文件分發記錄表之備注欄上,注明回收狀況,以“O”代表已回收,以”X”代表遺失,若領用單位找不到舊版文件則需開立”文件需求申請表”重新申請文件,資料中心收到后即發行新文件;同時,還應在”ISO文件回收記錄表”如附件十五)中詳細記述文件回收狀況:文件編號、文件名稱、版次、分發編號、被回收 單位簽名及回收日期等(發行給外包商及供應商等自行銷毀).5.7.5 申請單位向資料中心索取相關文件分發至外包廠商、供應廠商或客戶等單位時,申請單位應填寫”文件
