《精编》OA系统改造方案的初稿

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1、OA 系统改造方案初稿 一一 前言前言 我们现行的 OA 系统是基于 Lotus Dominos NOTES 4 6 主要应用在 Domino 邮件服务和公文流转方面 从 98 年以来 我省的 OA 系统已经在全省范围内广泛地推广及应 用 成为公司所有员工最主要的办公平台 OA 系统的大力推广及广泛应用推动了公司的信息化发展 促进了广大员工信息化意识的提高 目前 我们在全公司 范围内基本上做到了无纸化办公 并使各部门间的协调工 作更加顺畅 提高了各部门的工作效率 得到了广泛的好 评 特别是其他省的一些兄弟公司也纷纷借鉴我们的应用 模式以及数据库源代码 而且部分已经或者正准备投入使 用 但随着现

2、代化办公理念的日新月异 我们在应用 维 护的过程逐渐发现从 98 年开发后至今未得到升级的现行系 统应用比较简单 平台也相对落后 已经不能够满足员工 办公的需要 我们所设想中的 OA 系统应该是提供公司内部办公全方 位服务的系统 在操作终端上应提供所有 Web 页的简单界 面并提供 Web 查询功能 在服务提供上应完善公文流转系 统 开发电子决裁系统 部门间信息共享系统等 并对外 提供数据接口 在 Web 级或数据库级与其它系统进行集成 和信息共享 最终能够依托 OA 系统形成公司的内部网 INTRANET 二 公司现行二 公司现行 OA 系统简介系统简介 目前我们采用的 OA 系统于 199

3、8 年开发 服务端基于 Domino 4 客户端采用 Notes 4 67 省公司 Server 和地市 公司 Server 通过复制同步信息 在应用上主要包括日常公 文的流转 信息发布 讨论组 以及利用 Domino 邮件系统 实现通信 下面就现有模块及其存在的一些问题说明如下 1 公文流转系统 我公司现有的公文流转系统作为 OA 系统中最重要的 一部分在全省范围内运转 实现了全公司无纸化的公文 流转 主要包括以下几部分 收 发文管理库 这两个数据库是公文流转中的核心 部分 所有公文按照公司收发文规定的流程进行流转 在流转过程中 总公司与省公司之间 省公司与市公司 之间的公文是以邮件的方式进

4、行流转 省公司 市公司 内部直接在收 发文两个数据库内通过定义一系列操作 实现流转 各个发文部门通过相应模板进行发文 办公 室人员可以定义如密级等文件的所有属性 由于收发文 具体流程比较复杂 在此不做详述 办公流程控制库 在这个数据库中定义了各种办公流 程 以及在包括收 发文管理的各种流程中每个岗位的 定义 以及岗位的相关描述 如相关岗位的人员集合等 办公人员配置库 这是一个人员管理数据库 定义了 使用各模块人员的基本信息以及相关权限 还有人员的 一些实时状态 如出差标记等 上述两个数据库是公文 流转系统的基础 提供了具体流程的定义以及用户权限 的管理 存档库 这是基于 Domino 的一个文

5、档库 用来存放 公文流转结束后需要存档的相关文件 此外对此数据库 通过借阅控制模块管理 根据文件密级不同也有相关权 限控制 还可以组合查询 出差留言库 办公人员出差登记的小模块 通过填写 出差时间段和公文授权人控制在此人出差时公文的流转 办公人员作了出差登记后 在公文流转到该人员时可以 选择提交给被授权的人员进行处理 正式发文库和阅文栏 在发文流程结束后 办公室综 合处理人员可以将该文件发布为正式发文 同时在阅文 栏上发布 供有阅读权限的人员阅读 在收发文流程中 按提示进行操作 2 信息发布 信息发布平台是 OA 中应用较多的一部分 包括日常 公司 以及各部门需要发布的各类信息 主要包括 通

6、知栏 公司日常通知事务在此发布 可定义阅读群组以 及阅读期限 定期删除过期文档 部门专栏 全省各级 公司同部门内部通知以及资料 文件的发布 如个险专 栏 教育培训专栏等 新闻性专栏 全省分地区发布的 新闻信息 如 福建寿险 专栏等 省公司与地市公司 Server 间通过复制对发布的信息进行同步 3 讨论组 利用 Notes 讨论组模板构造的各级讨论组数据库 一 般是以部门为单位 用户以论坛的方式进行信息的交流 省公司与地市公司 Server 间也是通过复制对讨论的内容 进行同步 4 应用程序 包括信息技术部值班登记 生日祝贺 考勤管理等一 些小型应用 随着时间的推移 在开发 推广和维护系统的过

7、程中 我们在积累了一定经验的同时 也发现了现行系统存在 的很多问题 这其中具体包括 公文流转系统由于开发过程中设计不够严密 造成系 统本身不够健壮 特别表现在使用过程中的 跳流转 功能 即当正常流转出现问题时的补救手段 会造成 流程混乱 此外 由于 Notes 系统本身局限性 无法 很好地避免冲突文档 由于公文流转系统中 大部分流程的控制是通过写按 钮事件的方式实现的 所以流程与岗位定义不够灵活 流转不够顺畅 可扩展性不强 报表功能较弱 无法实现报表的灵活输出 安装维护麻烦 没有直观的安装界面 也没有统一便 捷的维护管理工具 不利于管理员对系统进行维护 系统底层架构比较混乱 由于整个系统的开发

8、过程经 手人员太多而且交接以及文档不够充分 造成系统定 义不清 用户操作界面不够方便 部分功能的实现方法较落后 效率低下 在通讯录等数据库与各级公司进行复制时 会不定期 产生数据混乱 而且无法定位问题所在 造成维护工 作量增加 由于在数据库权限管理上多借助于 Notes 通讯录中的邮件用户及群组 当通讯录复制出现问题 的时候会影响到一些数据库的使用 对一些交互性强的数据库 通过自动复制同步信息的 方式往往不够及时 满足不了实时要求 一些重要的 信息无法有效的主动通知到用户 文件归档时由于 4 版 Notes 数据库本身的局限性 数 据库的限额无法重新设置 而且数据库大小无法满足 实际应用 省公

9、司与下属各市公司及县公司在日常办公过程中有 许多需要相互交换的公文及数据 现在的交互模式是 通过邮件系统进行交互 邮件系统交互这种方式 使 交互过程过多地加入了人工干与 降低了系统的自动 化程度 实时性不够 效率也受到一定影响 规范化 标准化程度降低 综上所述 我们愈加感到办公自动化系统改造的必要 性 迫切性 三 目标三 目标 经过改造的系统应当具有原系统的所有功能 同时也要 兼顾用户的操作习惯 老用户无需太多的培训即可上手 界面清新实用 更具人性化 便于新用户入门 功能稳定 可靠 符合实际办公流转需求 文档明晰充分 便于系统 管理人员对系统进行管理及维护 再次开发 对本公司的办公自动化系统作

10、战略的 客观的目标规划 主要有如下目标 1 稳固升级 Domino R4 至 R6 保证升级后办公自动化应 用系统与总公司及各省分公司各版本 Domino 的正常衔接 2 升级本公司原有 OA 模式 移植原有数据至新系统 采用 R6 及各项新技术的特性 实现工作流的模块化定义 以扩展各种相关应用 将旧系统升级为先进 成熟 稳 定 健壮的办公自动化系统 实现平稳过度 3 全面架构 B S 方式的企业内部网 集成所有的 Notes 及增值平台应用 实现 DOMINO 平台与周边系统的连接 走向集成化道路 4 实现应用系统具备知识管理的功能特征 统一企业门 户 集成化 一体化 同时集成档案系统 数据

11、中心 财务系统 业务系统等其他各类综合应用系统 实现文 档一体化 数据无缝交互 高度资源共享 具体来说 将应用系统定位成一个集成化 一体化的广 义办公应用系统 是本公司信息平台的基础 建设国内领先的企业信息化系统 让用户感到办公的乐 趣 切实提高办公效率 管理效率和经济效益 真正实 现办公电子化 建立巩固 强大的中国人寿福建分公司统一的办公管理 平台 建设内部统一的企业信息门户 实现网上办公 规范管理流程 提高整个企业的运作效率 实现公司内部网络安全互联 建设统一的企业公文交换 资源共享平台 实现信息共享 提高决策效率和准确度 与相关业务系统集成 及时从业务系统中提取数据和统 计报表 提高办公

12、效率 为领导提供决策依据 建设完全个性化的办公平台 实现个性化定制 快速方 便的个人信息获取 完全集成群件系统和关系数据库 建成统一的安全认证体系 实现所有应用程序用户入口的统一 做到企业信息化系 统 简单 安全 实用 先进 的统一 不仅满足目前的办公需要 而且能适应公司未来的机构 重组和工作流程的变化 成为企业高效运作不可或缺的 基础信息系统 四 实施内容以及系统设计四 实施内容以及系统设计 改造后的办公自动化系统由以下3大部分构成 通过数据 中间件实现的系统集成 包含公文流转等模块的应用系统 以及向用户主动提供服务的增值应用模块 增值应用模块 办公小助手 增值应用模块 办公小助手 信息发布

13、 工作流定义引擎 其他 Notes 应用 R6 数据库 数据中间件数据中间件 消息平台 外部应用系统 关系数据库 公 文 流 转 格式件流转 其他工作流 用户 Notes 应用系统应用系统 生成各类提示性消息 发送消息扫描应用系统中各类消息 发送消息至 办公小助手 生成文本提交到用户桌面 外部应用系统是指除 Domino 系统外开发的基于生产数据的增值系统 下面将分别介绍这三个组成部分 第一部分第一部分系统集成系统集成 办公自动化改造的重要目标之一就是实现 OA 平台与 业务系统的集成 也就是说实现 Domino 文档型数据库与 关系型数据库之间进行相互的数据交换 使业务系统的 数据在 OA

14、系统中表现 同时 OA 系统中的数据能反馈到 业务系统中作为业务系统处理的数据源之一 这也是把 办公系统建设成为企业内部办公门户的关键所在 具体来说 我们通过数据中间件来实现这一过程 主动搜索消息 通过数据中间件实现与外部应用系统的集成通过数据中间件实现与外部应用系统的集成 目前我们基于生产数据后台数据库开发了多个外部应 用系统 并且逐渐向结构化 集成化的方向发展 但是 由于现行办公自动化系统本身的局限性 我们一直没有 能够有效的利用 OA 平台实现与外部系统数据的集成 在改造后的系统中 我们将通过数据中间件实时地 或者定时地提取外部应用系统所产生的数据 外部应用系 统是指除 Domino 系

15、统外开发的基于生产数据的增值系统 比如各类统计报表 并将其传送到 OA 平台的 Domino 数 据库中去 这样我们便可以将我们现行的增值服务的被 动响应方式改变为主动提供方式 从而大大增强了增值 服务的深度 比如我们可以将外部的生产数据统计查询 系统所产生的数据报表定期 或者不定期的通过数据中 间件发送到 OA 用户的邮箱中 以邮件的方式传送给用户 或者升级后的 Domino 邮件直接支持如 SMTP POP3 等传 输协议 通过外部应用模块直接与其实现数据传送 并 且还将通过数据中间件进一步实现从外部获取的数据在 OA 中的存储 查询 权限分配以及各种应用 另一方面 通过数据中间件我们还可

16、以利用各种接口 如 JDBC ODBC XML 接口 采用 HTTP RMI IIOP 等协议向 各种其它的外部应用系统请求这些系统处理的结果信息 这些系统返回相应的信息 从而实现 OA 平台获取数据的 主动性 并且也可以利用这些手段实现外部应用系统对 Domino 数据库中数据的访问以及各种操作 从而实现真 正意义上的互通 达到系统集成的目的 与其他关系型数据库的集成与其他关系型数据库的集成 目前本公司主要的关系数据库平台为 Informix 和 SQL Server 在今后的可能拓展中能扩大 OA 与其他关系数据 库的数据转换 存储和应用 基于上述需求 我们的设计架构应该满足如下功能要求 1 能够实现与现有要求的业务系统之间的数据交换 2 能够方便地扩展新的业务系统连接 3 在熟悉业务系统数据结构的前提下 尽量减少业务系 统端的代码量 综上可以看出 我们采用的办公系统与业务系统集成 的技术和策略上具有如下特点 注重提取不同来源的信息 注重信息的不同表现方式 先集成办公系统内部信息 然后再集成外部信息 再 集成业务应用的循序渐进的步骤 考虑到系统整合的复杂性 先集成信息 再集成应用