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1、评估业务档案管理制度 第一章 总则 第一条 为了规范公司的业务档案管理 有效地保护和利用档案 明确业务档 案的归档内容 归档形式 保管期限 管理责任以及其他档案管理工作中的重要 事项 根据 中华人民共和国档案法 中国资产评估准则 结合公司实际 制定本制度 第二条 本制度适用于公司办理评估业务与办理与价值估算相关的其他业务 形成的业务档案 公司办理其他业务形成的业务档案 可参照本制度管理 第三条 业务档案是指资产评估师及其执业人员在执行业务过程中形成的 反 映评估程序实施情况 支持评估结论的工作记录和相关资料 公司的业务档案 是评估证据的载体 是出具评估报告的主要依据 公司的业务档案是考查业务工
2、 作的依据 是公司全面质量管理工作的重要组成部分 第四条 业务档案包括纸质文档 电子文档或者其它介质形式的文档 第五条 业务档案的所有权属于公司 第二章 组织管理 第六条 公司由副总经理负责业务档案的组织管理工作 由综合部负责评 估业务档案的登记及日常管理工作 设一名档案管理人员 档案管理部门和档案 工作人员的职责是全面负责公司业务档案的收集 整理 立卷 调阅 销毁等档 案管理工作 各业务部门应当指定专人专职 或兼职 负责本部门的业务档案管 理工作 配合档案管理部门档案管理人员完成业务档案的移交 归档等工作 项 目负责人应当负责对所承办业务项目的业务档案归档过程和归档质量全面负责 是本项目档案
3、质量的直接责任人 第七条 档案管理人员应严格遵守国家有关档案管理的相关规定及公司的规 定 恪尽职守 认真负责 严格保密 不得外传 不得丢失 第八条 档案管理人员因工作需要发生变动时 应办理档案交接手续 负责业 务档案管理的公司领导监交 交接手续办理完毕后 移交人 接收人 监交人要 在移交表上签章 移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位 第三章 业务档案的整理 第九条 业务档案首先由业务部门负责整理 1 项目负责人在评估报告日后30 日内 及时将工作底稿与评估报告等资料整 理归档 任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有 2 工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或财务报表的草稿 对不 全面
4、或初步思考的记录 存在印刷错误或其他错误而作废的文本 以及重复的文 件记录等 因各种原因造成的评估业务未完成就终止而形成的底稿 报公司总经 理决定保存或销毁 3 针对同一基准日 不同评估目的 委托资产范围重叠的评估业务 出具两 个或多个评估报告 应将其视为不同的业务分别整理底稿 形成相应类型的业务 档案 4 整理的资料要做到完整有序 索引号要与目录保持一致 反映工作底稿间 的勾稽关系 5 资产评估档案的归档内容参考格式见附件一 第十条 整理后的评估工作底稿 要按工作底稿目录顺序排序 底稿需由项目 负责人 部门负责人签字后交给档案管理部门 第十一条 档案管理部门人员整理 档案管理人员的整理是业务
5、档案的最终把 关 要严格按照业务档案的内容和底稿中的目录顺序做进一步整理 在整理过程 中要注意以下事项 1 要拆除底稿中所有的金属物 以防装订时发生意外 2 纸张超出规格的 在不影响资料完整的前提下可剪裁 不能剪裁的可加以 折叠 折叠的纸张要确保装订后不影响阅览全部内容 破损 卷角 折皱 装订 线过窄和纸张小于规格的 要用白纸予以裱衬 传真资料要复印后才能装订 3 如发现底稿中有问题 如 评估人员 项目负责人等相关人员没有签字 主要归档资料不全 页码混乱等 要及时将档案退回给相关人员 补齐后重新整 理 验收 第十二条 业务档案登记 档案管理人员在整理业务档案的同时应填好 业务 档案登记表 业务
6、档案登记表 上的主要信息应与公司的 发文记录 保持 一致 1 资产评估报告 业务档案登记表 应包括 序号 报告文号 签发人 项 目负责人 参加评估人员和签发日期 被评估单位名称 地址 联系方式 资产 总额 评估类型和报告类型 收费情况等信息 2 利用计算机登记的 为防止停电或计算机故障等因素影响档案的使用 每 次登记后应及时形成纸质文件 第十三条 业务档案装订和护封 将整理并登记好的底稿进行装订 打页码 并附封皮 封底 1 装订 装订要做到牢固 整齐 美观 不压字 不漏页 不影响阅读 2 打页码 3 护封 业务档案的封面应有公司的全称 业务单位全称 报告文号 卷数 页数 入档盒号 审核人和立卷
7、人盖章 存档日期等 应用黑色水笔 正楷字体 填写以上内容 字体要清楚工整 4 档案管理人员应及时将已移交的业务档案进行整理 登记和装订 第十四条 业务档案装盒 档案装订 护封后应及时装盒 本着便于查找 利 用的原则 档案盒封面写清公司名称 档案类型和年号 档案盒脊部写清档案类 型 年号 档号 卷数和盒流水号等内容 第十五条 业务档案的码放 档案盒应以档号从小到大 从上往下 从左往右 的顺序码放 档案码放不得过挤 方便于档案的查阅和整理 为了节省空间和开支 对于比较厚的 卷数多的业务档案 可以在档案的脊部贴上醒目的标有年号和档 号的标签 直接按顺序竖排在档案柜里也可 第四章 业务档案的保管 第十
8、六条 设专柜保管业务档案 要做好防盗窃 防火 防尘 防潮 防虫 防鼠 防光 防污染 确保业务档案的安全 档案柜上应插有注明柜号 档案种 类 年号 档号的卡片 对于档案较多的评估机构应做档案查找索引 该索引只 要包含档案的名称 年号 柜号 层号就可以了 有些比较特殊的档案需要单独 存放的 可在备注栏中注明 第十七条 电子档案等的管理 在评估活动中形成的电子文档或者其它介质形 式的文档均应收集齐全 立卷归档 电子或者其它介质形式的重要工作底稿 如 评估业务执行过程中的重大问题处理记录 对评估结论有重大影响的现场勘查记 录 询价记录和评定估算过程记录等 应当同时形成纸质文档 分别保存 第五章 业务档
9、案的调 借 阅 第十八条 业务档案的调阅 1 公司业务部门因工作需要借阅档案的 须经本部门负责人同意 非业务部 门因工作需要借阅档案的 须经公司负责人批准 然后在档案管理人员处办理借 阅手续 方可借阅 借阅后应及时归还 最长期限不得超过一周 自借阅当天起 算 2 公安机关 法院 检察院依法履行职责需了解有关情况 应同时出示介绍 信和能够证明经办人身份的证件 经公司负责人同意后 才能办理查阅手续 3 资产评估协会和监管机构依法进行的质量检查 应同时出示介绍信和能够 证明经办人身份的证件 经公司负责人同意后 才能办理借阅手续 4 其他依法可以查阅的情形 5 借阅档案时 借阅人应承担保密责任 不得泄
10、露原委托方商业机密时 也 不得外借他人 6 档案借阅人应当保持案卷整洁 不得勾画 涂改 伪造 拆页 损毁和丢 失 不得擅自抄录 复制 确需抄录 复制的 应征得公司负责人的同意 并在 抄录件 复印件上注明来源 第十九条 业务档案的归还 1 归还档案时 档案管理人员要检查档案的完整性 档案收回后 借阅人要 记得办理退还手续 2 归还的档案若出现损坏 涂改 拆页等现象 档案管理人员应要求借阅人 恢复原样 必要时填写 业务档案毁损 丢失报告单 说明原因并由责任人签字 盖章 档案管理人员和公司负责人签字后存档 并追究借阅人的责任 3 借阅人员若将档案丢失 应填写 业务档案毁损 丢失报告单 写清丢 失原因
11、 由责任人签字盖章 档案管理人员和公司负责人签字后存档 并保留追 究相关责任人责任的权利 第二十条 业务档案的拆卸 业务档案装订后不得随意拆卸 如因业务报告的 补充 修订等原因确需拆卸的 须附上 业务档案更改说明 按规定批准后 由档案管理人员拆卸并及时装订 第二十一条 涉及离职员工档案清理 当业务人员办理离职手续时 应由档案 管理人员清理有关业务档案 并在其流程表上签署意见 若存在有欠交工作底稿 或未归还业务档案情况 档案管理人员应催其及时上交 若已将责任转移给其他 员工的 应办理转借手续 如已丢失的 按档案丢失制度处理 未查清前不得办 理离职手续 第六章 业务档案的销毁 第二十二条 评估业务
12、档案自评估报告日起至少保存十年 国家法律 法规另 有规定的 依照其规定 评估机构不得在规定的保存期内对已完成归档的评估业 务档案删改或者销毁 保存期届满后 对确无保存价值的档案 由档案管理人员 会同有关部门提出书面销毁意见 编制档案销毁清册 经公司主要负责人书面同 意后销毁并进行监销 第二十三条 评估业务档案销毁清册应列明销毁档案的名称 卷号 册数 起 止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间等内容 第二十四条 监销人员在档案销毁前 应认真审查 核对档案销毁清册 档案 销毁后 应在档案销毁清册上签章 书面销毁意见 档案销毁清册主要负责人书 面批准件应作为永久性档案长期保存 第七章 附则 第二十五条 本制度由公司综合负责解释 第二十六条 本制度自发布之日起执行 二 一 一年六月二十日
