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1、1 驻外机构运行管理办法 第一章总则 第一条公司为了进一步有效规范驻外机构 合理强化配置 完善 渠道建设 树立企业形象 提高市场占有率 加强营销团队的打造 激 励销售人员 提供便捷 及时的远程服务体系 为客户创造良好的经营 环境 确保企业持续 稳定 良性的发展 特对驻外机构制定以下办法 第二章适用范围 第二条适用于公司驻外分公司 工程办事处 本管理办法严格按 照驻外分公司完善的框架而制定 且根据各分公司 办事处业务发展实 际情况逐步配置相应人员和履行相应职责 使其资源达到合理配置 并 确保业务良性运行 第三章驻外机构配置 第三条驻外机构分类 2 一 分公司类 二 工程办事处类 三 临时工程办事
2、处 四 以年度回款目标金额划分驻外机构类型 1 年度回款目标 1000万元为分公司 2 300万元 年度回款 1000万元为工程办事处和办事处 包括发 展趋势和潜力 第四条组织机构图 一 分公司组织机构图 二 办事处组织机构图 工程办事处主任 工程业务经理 1 2 人 安装 维修人员 1 人 项目经理 1 2 人 3 第五条人员配置 1 分公司经理 1 人 2 分公司副经理 1 人 3 市场部部长 1 人 1 片区经理 1 人 2 工程业务经理 2 5 人 4 服务部部长 1 人 1 调度 1 人 安装服务调度和项目协调调度各1 人 属于选 配 2 项目区域主管 2 5 人 选配 3 项目经理
3、 根据直管工程量确定人数 4 安装 维修人员 根据业务发展实际情况确定人数 5 办公室主任 部长级 1 人 1 行政督察员兼内务 1 人 2 旗舰店营业员 展厅接待员 1 人 仅限 分公司和西安分 公司 6 兼管人员配置 1 会计 1 人 4 2 保管 1 人 7 发运员 1 人 8 以上人员配置根据各驻外机构业务发展情况适时合理配置 第六条硬件配置 一 交通及办公硬件配置 二 办公室及住房配置 1 方案一 单独租写字楼带展示厅集中化办公 2 住房 不允许租私人修建的房屋 必须在集中小区内租房 确 保环境好且安全 3 计件制工人租简易民房 项目安装需与项目部沟通租用临时板 房 三 旗舰店配置
4、1 分公司 旗舰店1 个 四 旗舰店与办公室选址原则 1 综合型经营场所 以选择旗舰店的位置为主要导向 将办公室 与旗舰店整合在一起 一楼为旗舰店 二楼或三楼为办公室 2 写字楼带展示厅 集中化办公 第四章工作职责 5 第七条分公司经理 根据营销系统的总体规划 合理分解本单位职责和目标 进行有效 的工作安排和部署 做好切实可行的分公司营销规划 将经营指标贯穿 于整个年度工作中去 拟制 修订与完善驻外分公司的规章制度 按照 既定目标发展网络市场 培育客户 拓展工程业务 控制欠款 规范旗 舰店的管理和完善各种管理流程 搭建会议平台 规范分公司所属人员 行为 提升团队的整体素质 重视分公司团队建设
5、以检查 考核为导 向提高执行力 为客户提供满意的优质服务 杜绝安全事故和经营损失 发生 积极协调外围关系 确保分公司的持续良性发展 第八条分公司副经理 全面协助分公司经理工作 接受分公司经理的工作安排 按时按质 完成分公司经理下达的目标和任务 并将分管职责履行到位 以确保分 公司各项指标任务完成为导向 第九条工程办事处主任 根据营销系统总体规划搭建工程办事处平台 确保工程办事处正常 运行 以拉网式收集有效工程信息和拓展工程业务为重点方向 规范直 管工程项目管理 并对完成年度分解任务的结果负责 第十条市场部 一 部长 副部长 配合分公司经理开展工作 进行市场分析和市场策划 开发空白 假性市场 细
6、化渠道建设 培育和巩固老客户 发展经销工程业务经理 协助客户洽谈 攻关工程业务 根据分公司资金情况进行合同谈判 合 6 同签订 监督管理好中转库 按照库房库存容量计划合理订货 及时进 货 为客户提供满意的服务 并对完成年度分解目标任务结果负责 二 片区经理 深入一线市场 发展新客户 培育和维护老客户的稳定成长 收集 市场有效信息 协助客户拓展工程业务并提供相应支持 为客户提供快 捷 满意的服务 并对完成年度分解目标负责 三 工程业务经理 严格按照市场部的工作安排推进工作 根据区域划分全面收集 分 析 汇总上报有效工程信息 并对意向性工程业务进行洽谈及接待来公 司考察 为完成签订直管工程合同金额
7、的最终结果负责 第十一条服务部 一 部长 副部长 配合分公司经理主要管理项目经理 合理安排直管工程项目的产品 下单 供货 安排安装组织施工 确保安装人员调配合理 安装时间符 合工程进度 安装质量全面达标 全面协调到位甲方 总包方 监理方 的关系 确保资金按时回笼 在确保安全的前提下有效调配安装资源 保证工程安装进度及交工 进行合理划片定时维修 并对安装 维修质 量进行检查考核 以工程方顺利交验和客户维修及时满意结果负责 二 调度 1 安装服务调度 全面协助部长对安装 维修 服务进行管理 管理好安装和维修工人 合理调剂安装资源 确保工程施工进度达到要 求 及时合理安排维修人员 对安装质量 维修质
8、量 服务满意率负责 7 三 项目区域主管 对分配区域直管工程项目进行全面管理 管理好项目经理 做好项 目经理 工程项目资源的合理调配 对分管区域项目洞口测量 下单 供货 施工进度 项目协调 项目费用控制 资金回笼等全流程的结果 负责 对所负责协调项目 公司 后续业务发展负责 四 项目经理 根据合同 图纸 现场准确测量洞口 合理安排直管工程项目的产 品下单 供货 协调甲方 总包 监理三方关系 准确 规范填写 直 管工程管控表 确保资金按时回笼和整个项目顺利交工验收 为产品 下单信息准确 项目施工达到优质工程 施工方满意 款项按照合同约 定回款负责 五 安装 维修工人 严格执行部门的工作安排 熟练
9、掌握 李生晓梦 门类系列产品安 装维修技术 按照公司安装标准和维修标准完成项目安装和维修任务 定时对旗舰店进行维护和库房缺陷产品的修复 在库房出入库人员不够 时 协助库房上下货物 对工程工期和维修满意结果负责 第十二条办公室 一 主任 作为分公司中心管理运行机构 负责分公司的日常工作管理 内务 管理 工作安排的检查与考核 确保分公司备用金的合理使用 协助会 计做好其职责范围内的工作 对软件资料分类存档管理 将营销系统下 达的各项工作及时知会分公司经理 规范旗舰店的管理 认真落实 检 8 查 考核分公司的各项工作 为分公司执行力的结果负责 二 行政督察员兼内务员 严格按照分公司经理 副经理 的工
10、作安排进行检查 考核 必须 以 事实为依据 文件制度为标准 深入一线工作 检查结论有据可查 形成闭环式考核 并将检查结论予以通报下发 对各种票据 表格进行 有效管理 将合同 订单 申报 协议 会议纪要 工作安排表等分类 存档管理 负责 OA系统软件资料的处理工作 对分公司的检查执行力 软件资料规范负责 三 旗舰店营业员 展厅接待员 按照公司要求 负责旗舰店的客户接待及销售服务工作 在产品达 成销售意向 形成销售以及售后服务等环节提供满意的接待服务 并为 销售产品的货款真实与款项回收的及时性负责 第十三条会计 一 服从公司财务部的管理并按照集团 公司文件及驻外机构的 管理制度对分公司的账务工作进
11、行监督 二 负责驻外机构所有报销费用标准 准确性 一致性审核 三 负责审核 直管工程管控表 的准确性 将管控表存在的差 异及时汇报给分公司经理或副经理 确保账务准确无误 四 负责核算分公司的月度利润和年度利润完成情况 五 负责核算分公司的安装工资及旗舰店业务提成工资 确保依 据齐全 内容真实 数据准确 六 按公司要求分项目核算利润 9 七 负责分公司财务明细账和租房费用明细账登记 第十四条保管 保管隶属于营销客户服务部 接受分公司或办事处的监督管理 做 好所在库房规范管理及客户供货服务工作 严格按照营销客户服务部的 出库指令单发货 保证存货在 库存限量表 控制范围内 以最优化的 产品存货结构
12、为客户提供满意的产品供货服务 第五章日常规范管理标准 第十五条作息时间管理 1 各驻外机构根据当地营业具体实际情况 单独制定夏季和冬季 作息时间经营销总监终签后执行 2 由办公室主任或行政督察管理考勤本 3 每个驻外机构刻制专用请假 迟到 缺勤 休假 出差章 由 办公室主任或行政督察根据人员出勤动态在签到空白处盖上对应印章 4 缺勤计算时间节点 当没有按时签到时 及时盖上迟到章 如 果一个小时仍然未签到 直接盖上缺勤章 视为缺勤 5 对项目经理工地现场出勤真实性 由分公司经理 服务部部长 项目调度每月进行不定时抽查 并有抽查记录 2 次以上 月 6 因驻外机构人员有特殊情况 不能及时签到 必须
13、由当事人书 面申请经分公司经理签字同意后免于考核 7 由办公室主任 行政督察在次月5 日前传公司行政人事部 第十六条办公室形象管理 10 1 装饰物 办公座椅规划符合办公整体环境要求 确保通道畅通 摆放规范 2 桌面上软件资料摆放规范 整齐 特别是文件夹及文件夹内资 料 3 由分公司安排清洁卫生值日表 确保办公室内干净 无卫生死 角 第十七条语言规范 1 交往语言 在处理对外事务中 必须使用 您好 欢迎 请 谢谢 对不起 再见 请走好 等礼貌用语 2 电话语言 接听电话应及时 通话时首先使用 您好 李生晓 梦有限责任公司 某某办事处工作人员 语气温和 音量适中 不得 在电话里高声喧哗 争吵 对
14、方讲述时要留心听 并记下要点 未听清 时 及时告诉对方 结束时礼貌道别 凡外部来电一律待对方切断电话 后 自己再挂断 第十八条行为规范 1 按时上下班 不得迟到 早退 上班时间一律不准吃零食 2 不得在上班时间利用电脑玩游戏 上网聊天或做其它与工作无 关的事情 3 不得使用办公室电话打接与工作无关电话 以保证电话线路畅 通 4 与客户交谈时态度端正 任何时候都不得与客户发生争吵 第十九条个人形象规定 11 1 所有工作人员不得留长发 染发 保持头发干净整齐 2 应注意个人卫生 保持口气清新 3 着装要保持干净 整齐并常熨烫 不得出现污垢 4 应及时清洁和修剪指甲 不能留长指甲 5 皮鞋应保持光
15、亮 袜子要勤换洗 保持无异味 第二十条办公室形象规范 1 办公室内外地面 墙面 玻璃 办公桌椅 接待桌椅进行打扫 随时保持干净整洁 2 公司下发的所有文件分类规范摆放 不许摆放与工作无关的报 刊杂志 3 办公室内资料架摆放规范 公司产品画册资料齐备 4 电脑 电话等相关设备保持正常 5 接待用的沙发 茶几等 随时保持清洁 应摆放有序 不得随 意挪动 6 保持办公室内的白板书写整洁 规范 7 由分公司安排清洁卫生值日表 确保办公室内干净 无卫生死 角 第六章会议平台管理 第二十一条搭建会议平台 晨会 项目推进会 周工作例会 月 度例会 半年总结会 第二十二条驻外机构会议执行分类 12 1 分公司
16、召开会议类型 每周一 四晨会 每周召开2 4 次项目 推进会 周例会 月度例会 7 月份召开半年总结会议 2 工程办事处召开会议类型 月度例会 3 月度例会可覆盖首次周会 半年总结会可覆盖当月的月度例会 第二十三条每周利用上班时间召开班前晨会二次 安排临时工作 和晨练团队 第二十四条每周 利用晚上 召开2 3 次直管项目推进会 重点 协调解决当天直管项目需协调解决事宜 保证直管在建项目顺利推进 第二十五条每周六或周日召开周工作例会 重点安排直管项目工 作 协调事宜 客户分析等 第二十六条每月召开月度工作例会 重点安排直管工程工作 回 款目标完成情况 各部门存在的问题分析及解决措施 第二十七条七月份召开一次半年总结会议 重点分析目标完成情 况 下半年保目标措施 应收账款控制 部门重点工作安排等 第二十八条驻外人员达到8 人以上时 按照以上会议平台要求全 部召开 8 人以下只召开月度会议 部分办事处因人员太少 上传月度 工作推进表 第二十九条直管项目达 10 个以上时 需召开项目推进会 第三十条当各驻外机构达到10 人以上时 每季度将进行一次综合 评比 包括服务态度 服务质量 技能水平等
