《精编》时间管理专题讲义

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1、 讲演人 judy晨匀 浅谈时间管理 什么是时间管理 一 时间管理不是要把所有事情做完 而是更有效的运用时间 时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外 另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做 二 时间管理不是完全的掌控 而是降低变动性 时间管理最重要的功能是透过事先的规划 作为一种提醒与指引 为什么要进行时间管理 成功和不成功的人一样 一天都只有24小时 但他们如何利用这所拥有的24小时是完全不同 有两个人 到非洲去考察 他们突然迷路了 正当他们在想怎么办时 突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来 其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上 另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说 没用

2、啊 你怎么跑也没有狮子跑得快 同伴说 嗨 你当然不知道 在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快 你是否有时间管理不良的征兆 要别人提醒你或者有突发事件的时候 才知道要做什么 很少能预计要做什么而先行准备 没有月份及年度的工作计划 非要完成一件事后才做另一件事 无法同时进行多项工作经常花很多时间等待前手完成工作后 再进行工作心里的声音常常对您说 今天不做没有关系 反正明天也能做 你时常把工作推到最后一分钟 然后很努力的去做完它们每件事情都想依预定时间进行 但每次都无法准时开始 准时完成 使工作无法进行或要花更多的代价才能完成 陷于恶性循环中 你是否有时间管理不良的征兆 每天忙于杂事 琐事 而真正

3、重要的工作没有时间去做 常常因为沟通不良 情报错误而使工作重新再做 因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事由于随手乱放 不得不耗费时间四处寻找 当需要时 无法找到重要的文件每晚回家的时候累得精疲力竭 却又觉得好象有什么事没有做完 下班后总是觉得没有时间锻炼 甚至是随便散步也没空 时间浪费的主要因素 自我的 企图做的太多 同时有太多目标 但没有工作焦点缺乏计划 计划或者不明确 或者缺乏优先处理顺序做事经常拖延 犹豫不决缺乏进度控制个性无法拒绝别人无危机管理意识 需要救火的太多做决定太仓促 经常变来变去 返工太多常犯错 常犯一样的错文件 档案管理差缺乏自我约束能力 比如容易发火 争吵 太喜欢

4、说话 压力 紧张 疲劳 时间浪费的主要因素 环境的 电话打断不速之客拜访 来访客人太多无效率的会议 临时会议过多的文件 繁琐的程序 机械工作太多别人的打断干扰 同事的拖延 领导决定拖延嘈杂的工作环境信息不足沟通有去无回大家讲关系 不能就事论事办公室士气低要找人时找不到找我帮忙的人太多 时间浪费分析 哪些是外在 别人 环境 造成的 哪些是内在 你 造成的 哪些外在因素是你可控制的 哪些内在因素是你可消灭的 时间管理三部曲 分析自己使用时间的方式和状况关键 订立目标和计划以行动配合计划 分析自己使用时间的方式和状况 一日之计在于晨一周之计在于二 三 四周一调整 周四期待 周六狂欢 周日睡大觉 一年

5、之计在于春 目的是了解自己每天工作时段的特性 善用之 一天各个时段工作状态表 订立计划 为什么要订立计划 建立优先顺序 按部就班 有条不紊避免记忆失控预测问题 防范事端于未然 计划必须是你自己的计划必须切合实际计划必须书面形式列明计划必须具体而且可以衡量计划必须具有期限计划之间必须相互协调 订立计划的原则 人生的瓶子 一位教授给学生做讲座 他把一个瓶子放在桌上 接着他拿来拳头大小的石块 把它们一块块放进去 当石块满到顶部时 他问 满了吗 学生们回答 满了 这时教授又拿出些碎石 把它倒入瓶子中 又问道 满了吗 学生们肯定的回答 满了 这时教授又拿出一筒沙子 把它倒入瓶子中 沙子填满了石块和碎石的

6、缝隙 他又问 满了吗 学生不语 教授又拿起一筒水 倒入瓶子 直到水浸到瓶口 他问 我做的说明了什么 人生的瓶子 它告诉我们 如果你不先把大石块放进去 你就再也没机会把它们放进去了 生活中总有很多琐碎的事情分散你的精力 甚至阻碍你的成功 你能做的就是分清哪些事情是重要的石块 哪些是沙子 不论你的时间有多紧 如果你努力 总能做更多的事 鲁迅曾经说过 时间象海绵里的水 只要肯挤 总是有的 但是 不能乱挤 挤着 挤着 还没来得及让你享受生活 你就先垮了 我们把这只瓶子的最大容量 象征着在一段时间内 一个人的最大工作量 然后把石块 碎石 细沙 水分别放在四个象限里面 请排出优先顺序 石块 碎石 水 石块

7、象征着重要 但不紧急的事务 碎石象征着既重要又紧急的事务 细沙象征着紧急 但不重要的事务 水象征着既不重要也不紧急的事务 细沙 1 2 3 4 重要但不紧急 既重要又紧急 既不重要也不紧急 分析平常工作中出现的问题 哪些需要改进 促进公关 提升技能 制定计划 比如每个业务员接到的正常计划 付款等等工作 碎石象征着既重要又紧急的事务 例如急件计划 比如供应商突然不按时到货但现场很急等等危机 急迫的问题 或时间限制的工作 有些不俗之客的到访有些会议要参加有些无谓的请托有些临时的邀约 有些电话 应酬 紧急但不重要 1 2 3 4 高效时间管理的秘密 重要但不紧急 既重要又紧急 既不重要也不紧急 1

8、兵貴速戰速決2 快刀斬亂麻 1 捨得2 勇於拒絕 紧急但不重要 1 2 3 4 除了第四象限外 其他的做起来都不愉快 把你的重点放在处理第一 二象限的事情 第三 四象限的事情常常占据了我们很多时间 而且我们还引以为自豪 觉得很有成就感 其实 我们是以减少第一 二象限的事情为代价的 紧急的事情往往要优先做到处理完毕 否则就会让你无法做重要的事情重要的事情往往要坚持做到一个阶段 否则就永远也做不完 重要但不紧急 既重要又紧急 既不重要也不紧急 1 兵貴速戰速決2 快刀斬亂麻 1 捨得2 勇於拒絕 紧急但不重要 1 2 3 4 所以 每天留出固定的时间去处理重要但不紧急的事情 是保持领先的方法 这样

9、 就能掌握时间的主动权 保持工作的平衡 减少未来可能出现的危机 如果偏重处理石块会不会耽误了碎石呢 因为碎石毕竟来得紧急呀 而且也重要 大家再想一想 碎石是如何产生的 它是石块破碎而成的 真正善于处理石块一类事务的人 他的碎石会很少 偏重于碎石一类事务的人 他的碎石会源源不断 这就是人无远虑必有近忧 有关时间管理的技巧 大约可以分为高 中 低三个层次 低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录 在忙碌中自行调配时间和精力 中层次的管理技巧强调行事历与日程表 反映时间管理已注意到规划的重要性 高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理 按轻重缓急进行优先解决 总结 立即行动起来 改变你的习惯 养成快速节奏感

10、的习惯养成做备忘录的习惯养成随时存盘的习惯 立即行动起来 写下的东西都是具有能量的 脑子里想想还没有用 一定要写出来计划要用纸笔写下来才可能执行下去想到好的方法 一定要用笔记下来不做重复的事情 不犯重复的错误 把自己犯的错误记录下来 从错误中吸取教训随身手带笔和纸 有想法就赶紧写下来 立即行动起来 预测未来会发生什么 然后提前准备 多数情况下 实际做事用的时间 总是比想象的要多 养成超前判断 超前行动的习惯很多时候我们明明知道未来会发生什么 可是我们过于相信车到山前必有路 是的 但可能是一条你不想走也不好走的路 立即行动起来 随时建立索引 你的活动索引 工作计划 备忘录等 你的资料索引 电子目

11、录 文件夹 邮件分类等 你的联系索引 供应商联系方式 技术员联系方式等等 把一切活动和信息都结构化 系列化 标准化 立即行动起来 把事情至少做到80 才结束 至少要把事情做到一个无法倒退的点 下次再做才不至于从头再来有时候把事情做到80 可以放一放 一鼓作气全部做完可能会降低你响应其它突发事件的能力 进而耽误整个工作 立即行动起来 避免拖延 为什么我们会拖延 不知道为什么要做不知道从何入手不喜欢去处理个人情绪及健康问题缺乏奖励找借口性没有迫切性过分忧虑 改善拖延的方法 自我暗示 这个事情处理完后我就轻松了 设立目标 设立完成期限找个朋友监督自己不要惧怕权威自我奖励 不急的事情一拖延之后往往变成

12、紧急的事情 立即行动起来 主动拖延 当我们疲倦 沮丧或者愤怒的时候 如果工作需要敏锐的反应和清晰的思考 中断工作比勉强自己继续进行的效果要好的多 如果我们没有足够的能力或者信息来完成某项工作 最好把它暂时搁置起来 以等待条件成熟 当我们有更重要的事情处理 应该暂缓手头的工作 按轻重缓急的次序来安排如果你准备采取某个行动以应付危机 却感觉很糟 那么最好自己也暂停下来 给自己更多的时间进一步收集信息 从多方面加以考虑 说不定会柳暗花明 发现一条新路 一件事情束手无策的时候 可以放置一段时间不管 时间的长短视事情性质不同而定 但不能放置太久 不要以我正在主动拖延为借口 逃避真正需要马上执行的事情 区

13、别在于要设立最后完成期限 立即行动起来 改善工作环境 目前我们办公室的工作环境包括三大区域 桌面 抽屉 周围环境桌面 办公文具放在容易拿的地方 各就各位 保持桌面整洁 清理不必要的东西 暂时不用处理的文件放进抽屉抽屉 分门别类 将你要用的文件或物品放在容易找到的地方利用文件夹来将不同的文件归档除了资料不足外 否者每种文件原则上只处理一次 或回复 归档 传递 或扔掉不要为了使桌面干净而将文件往抽屉里面随便一扔周围环境 充分发挥纸篓的功能 保持周围环境清爽舒适 立即行动起来 勇敢说不 拒绝太慢反而会造成抱怨太多 害怕冒犯某人 想好借口 要给对方的清晰的解释 给对方另外的选择和建议 你有拒绝的理由

14、但不必每次都要有理由 立即行动起来 如何应付不速之客 经常会接到陌生供应商的电话 比如在麻涌送货 想顺便拜访你一下 如有可能 引荐给另一位合适的人如果你必须会见某人 放下你的工作之前要记下你中断的地方 干扰结束后迅速回到原处 立即行动起来 其他 善于处理电话 要谈比较复杂的事情 可以先将文件传真给对方先看 减少详细解释的时间善于处理突发状况善于处理情绪低潮法则善用零散的时间避免完美主义建立一套方法和技巧减少打扰对不可控制的时间先行控制 并订定处理原则经常清理你的邮件和通讯录学会错峰利用你的时间例如 早上8 00到9 00这段时间 很多供应商还没有上班 一般是电话最少的时候 这个时候可用来整理付款单据 思考一下今天如何与某个供应商谈判 想一下你目前的工作分为几块 每一块是不是还可以找到节省时间的方法 没有通用的时间管理方法 就像买衣服一样 我们得根据自己特点选择合适的样式和尺码 有时还得量身定做 不同的人需要采用不同的时间管理方法 有的人喜欢列出详细的清单 把时间精确的划分为一小块一小块 严格的按日程表行动 有的人则相反 喜欢把握整体 形象的思考问题 抗拒 机械的 日程表 传统的时间管理方法只会使他感到不舒服 对于后一种人而言 他们只愿意把事情简单的排序 然后设定最后期限 而不愿意把他们分割成小块 填入时间表 无论你属于哪一种 都要找出适合你自己的方法 谢谢大家