《精编》办公自动化系统需求说明书

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1、办公自动化系统 需求说明书 版本 1 0 万达信息股份有限公司 二 六年五月 版本记录 日期版本号作者说明 2006 5 15 1 0刘剑创建 2006 6 11 1 0晁俊修改 2006 9 19 1 0梁克东修改 说明 目录 1 概述概述 4 1 1背景 4 1 2业务术语 4 1 3角色职责 4 1 4参考资料 4 2 系统模型系统模型 4 2 1系统架构 4 2 2功能模块 5 3 系统功能系统功能 5 3 1公文管理 6 3 1 2发文管理 7 3 1 3催办管理 8 3 1 4立卷归档 9 3 2文档管理 9 3 2 1档案立卷 9 3 2 2案卷存放 10 3 2 3档案利用 1

2、0 3 2 4档案销毁 11 3 3公共信息 11 3 3 1电子公告 11 3 3 2大 事 记 11 3 3 3网上论坛 12 3 3 4规章制度 12 3 3 5政策法规 12 3 3 6常用信息 12 3 4行政办公 13 3 4 1外出情况查询 13 3 4 2日程安排 13 3 4 3接待管理 13 3 4 4物品管理 13 3 5会议管理 14 3 5 1会议室管理 14 3 5 2会议安排 14 3 5 3会议纪要 15 3 5 4会议查询 15 3 6系统管理 16 3 6 1部门及人员管理 16 3 6 2流程管理 16 3 6 3基础信息维护 16 3 6 4文件模板 1

3、7 3 6 5电子公章管理 17 3 6 6系统日志 17 3 7个人办公 领导办公 18 3 7 1待办事宜 18 3 7 2信息提示 18 3 7 3阅收信息 18 3 7 4个人日程 18 3 7 5备忘录 19 3 7 6工作日志 19 3 7 7外出登记 19 3 7 8通讯录 19 3 7 9在线人员 20 3 7 10短信息 20 3 7 11密码修改 20 3 7 12个人状态 20 3 7 13实时监控 20 4 接口描述接口描述 20 5数据描述数据描述 20 5 1字典 20 5 2单据 报表格式 21 5 3非功能性需求 21 1 1 概述概述 1 1背景背景 开发的软

4、件系统的名称 办公自动化管理系统 Office Automation 简称 OA 本项目的任务委托单位 上海市职业培训指导中心公共实训中心 开发单位 上海市万达信息股份有限公司 协作单位 用户单位 主管部门 社会保障技术部 1 2业务术语业务术语 OA Office Automation 培训中心 上海市职业培训指导中心公共实训中心 1 3角色职责角色职责 编号角色名称描述信息 1 系统管理员具有最大的管理权限 可以根据用户的需要设置岗位角色及相 应权限 并进行公用信息的维护工作 2 员工用户 可以根据系统管理员分配的权限 登录系统执行系统业务操作 1 4参考资料参考资料 略 2 2 系统模型

5、系统模型 2 1系统架构系统架构 办公自动化系统从设计到开发完全采用面向对象的技术 基于 J2EE NET 的 B S 架构 采用了多种标准的 WEB 技术 包括数据库 XML 等技术 从而使系统具有 比较高的灵活性以及可扩充性 可以稳定 高效的运行在多种平台上 并支持多种数 据库 客客户户端端浏浏览览器器 应应用用服服务务器器 数数据据库库服服务务器器 HTML Applet RDB 应应用用组组件件 HTTP Servlet JSP Java Bean HTTP Request TCP IP HTTP Request HTTP W We eb b S Se er rv ve er r JA

6、VA JAVA JAVA 图 2 1 系统架构图 2 2功能模块功能模块 系统分为七大功能模块 公文管理 文档管理 行政办公 会议管理 公共信 息管理 系统管理 个人办公 领导办公 3 3 系统功能系统功能 图 3 1系统功能 3 1公文管理公文管理 3 1 1 1收文管理收文管理 收文是指收阅政府机构及机构各部门发文 收文包括传阅文件和处理文件 步骤大致为领导批示 下达不同部门处理或传阅 归档 收文的流程可由用户自定义 根据各处理节点的权限设置 可以进行相应的流程操作 收文一般需要经过登记 签收 请办 拟办 分发 阅办 批阅等处理步骤 系统对收文 流程进行全程跟踪 详细记录公文的当前状态 公

7、文处理支持代办机制 前一步骤人员可以指定后一个步骤的实际处理人员 支持标准格式的公文打印 根据收文登记的信息可自动生成公文处理笺初稿 图 3 1 1收文流程示例 3 1 1 2收文登记收文登记 功能功能公文管理员 专门部门的人员 如办公室 负责对来文进行登记 分发处理 其 中非电子来文需通过键盘录入原文 电子来文则可以直接作为发文的附件 需要随公文流转的 其他文件 可以在本地编辑后再作为附件发放 输入输入公文的基本信息 公文标题 文号 公文类型 收文日期 来文机关 公文摘要 公文处理的流程 附件 输出输出登记成功 失败 公文进入公文处理流程 3 1 1 3公文处理公文处理 功能功能包括收文处理

8、的所有流程 公文根据流程定义进入每一个处理程序 处理人员进 行公文处理工作 主要包括批办和承办 批办 上级领导的审批处理 承办 具体对来文办理的签批部门 如果有权限对附件进行编辑 可以进行类似 office 修订功能的强制痕迹保留 输入输入输入建议 意见等 输出输出处理后的公文 公文进入下一步处理流程 3 1 1 4流程跟踪流程跟踪 功能功能拥有权限的人员查看收文在整个流程中的处理情况和状态 并且可以中止流转中 的流程 查看公文的催办记录 输入输入无 输出输出选定的收文的处理流程 显示每一步骤的处理状态 已经处理的步骤显示处理结 果 未处理的流程显示流程信息 3 1 2 发文管理发文管理 发文

9、是办公室起草 发给相关部门 也可以几个机构联合发文 发文一定有的状态是拟稿 签发 印发等 发文的流程可由用户自定义 根据各办理节点的权限设置 可以进行相应的流程操作 发 文需要经过拟稿 批示 修改 会签 审核 签发 印发等处理 系统对发文流程进行全程跟踪 详细记录公文的当前状态 发文审核的过程和领导审签发 意见 系统提供原文修改功能 还有类似修订形式的痕迹保留功能 公文处理支持代办机制 前一步骤人员可以指定后一个步骤的实际处理人员 支持标准格式的公文打印 图 3 1 2发文流程示例 发文拟稿 功能功能发文部门的人员 专门部门的人员 如办公室 负责起草发文 填写发文的基本 信息 具体内容可以直接

10、作为发文的附件 输入输入 发文的基本信息 公文标题 文号 公文类型 发文日期 发文部门 拟稿人 公文摘要 份数 公文处理的流程 附件 输出输出 登记成功 失败 公文进入公文处理流程 3 1 2 1公文处理公文处理 功能功能包括发文处理的所有流程 公文根据流程定义进入每一个处理程序 处理人员进 行公文处理工作 主要包括审核 核稿 会签 签发 校对 印发等 审核 拟稿人的部门领导对公文把关 验证公文内容 核稿 由专门人员对公文的书写格式和文字把关 办公室人员 会签 如果是本单位两个部门以上的联合发文或本单位和外单位的联合发文需要经过发文 部门签字认可 此时可以用电子签名 签发 单位的领导决定该文是

11、否能发 可以通过电子签名来保证真实性 有效性 校对 相关人员按照领导签批的意见 修改文中的字句等 此时进行留痕处理 印发 具体办理文的人员签字并对发文盖章 此时可以用电子公章和电子签名 如果有权限对附件进行编辑 可以进行类似 office 修订功能的强制痕迹保留 输入输入 输入建议 意见 修改内容等 输出输出 处理后的公文 公文进入下一步处理流程 3 1 2 2流程跟踪流程跟踪 功能功能 拥有权限的人员查看公文在整个流程中的处理情况和状态 并且可以中止流转中 的流程 查看公文的催办记录 输入输入 无 输出输出 选定的发文的处理流程 显示每一步骤的处理状态 已经处理的步骤显示处理结 果 未处理的

12、流程显示流程信息 3 1 3 催办管理催办管理 催办管理是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件做出快速反应 确保在限定的时间内完 成任务 系统具有自动催办功能 对于超过办理期限或需特殊办理的公文 可以通过发送催办 通知 邮件等功能实现 对每一个催办事件都有相应的记录以备日后查询 功能功能 对于有处理时间限制的公文 系统在时间超过限定时间时发送催办通知 邮件 并对该催办操作进行记录 输入输入 无 输出输出 催办通知 包括公文处理类型 公文标题 拟办理时间等信息 3 1 4 立卷归档立卷归档 无论是收文或者发文 文件办理完毕后都需要进行归档 通过与系统文档管理的连接 对于已完成流转办理的公文 可以进

13、行相应的归档 功能功能 文档或者档案管理人员查询出流转结束的文档 选择已经著录的案卷进行归档 输入输入 文档 案卷的查询条件 输出输出 归档成功 失败 3 2文档管理文档管理 文档管理主要是实现对内部文件 资料 档案如文字 图片 胶片 录像等多媒体材料的 管理 包括对 OA 系统内部生成的文件及手工录入的档案文件的管理 文档管理包括档案立卷 档案利用 档案销毁 档案转储四类功能处理 图 3 2 1文档管理 3 2 1 档案立卷档案立卷 系统用户在权限范围内进行文档录入 文档信息修改 立卷 案卷信息修改 案卷拆卷 文档的信息主要有文档名称 文档类别 文档日期等 案卷的主要信息有案卷编号 案卷类别

14、 案卷日期等 3 2 1 1目录管理目录管理 功能功能操作员对案卷建立符合实际的 利于案卷管理的虚拟目录树 输入输入父级目录代码 目录名称 输出输出建立 修改目录成功 失败 3 2 1 2案卷录入案卷录入 功能功能用户输入一份案卷的著录信息 新建一份案卷 输入输入案卷的著录信息 主要信息有案卷编号 案卷类别 案卷日期等 输出输出案卷录入成功 失败 3 2 1 3文档录入文档录入 功能功能用户输入一份文档的著录信息 文档包括内部文件 资料 图片 胶片 录像等 输入输入文档的基本信息 主要有文档名称 文档类别 文档日期等 输出输出文档录入成功 失败 3 2 1 4案卷组卷案卷组卷 功能功能选择一批

15、文档 归档到某一份案卷中 输入输入查询条件 用于查询一批未归卷的文档 输出输出组卷成功 失败 3 2 1 5案卷拆卷案卷拆卷 功能功能将已经归档的文档重新置为未归档状态 输入输入查询条件 查询一批已经归档的文档 输出输出拆卷成功 失败 3 2 2 案卷存放案卷存放 管理案卷在档案室或者档案库房中存放的位置信息 可以通过查看案卷的位置信息 迅速 找到需要的案卷 功能功能维护案卷的存放信息 输入输入案卷的存放信息 输出输出操作成功 失败 3 2 3 档案利用档案利用 包括系统用户在权限范围内进行案卷借阅登记 案卷归还登记 案卷查询统计 文档查询 统计 案卷借阅统计等 登记的信息包括利用人 利用时间

16、等 3 2 3 1文档文档 案卷信息查询案卷信息查询 功能功能用户输入查询条件 根据权限查询文件 案卷的著录信息 根据客户的具体需求 查询可以考虑申请 批准 放开查询权限的流程 此时查询结果的展现不是即时的 输入输入文档 案卷的查询信息 多条件组合查询 输出输出查询到的文档 案卷 3 2 3 2借阅登记借阅登记 功能功能核对是否借出 填写文档 案卷的借阅信息 登记借阅信息 输入输入借阅登记的基本信息 包括利用人 利用时间等 输出输出登记成功 失败 3 2 3 33 2 3 3归还登记归还登记 功能功能核对借出登记记录 填写借阅归还单 输入输入归还信息 包括归还人 归还时间等 输出输出登记成功 失败 3 2 3 4文档文档 案卷借阅信息查询案卷借阅信息查询 功能功能查询一段时间内 文档 案卷的借阅信息 输入输入查询条件 多条件组合查询 输出输出符合查询条件的文档 案卷的借阅信息 3 2 4 档案销毁档案销毁 系统用户在权限范围内进行案卷销毁登记 如销毁的时间 销毁的内容 销毁的形式 监 销人 参加的人员等 功能功能对需要销毁的档案进行登记 记录销毁信息 输入输入档案销毁的信息 如销毁的时