重钢档案工作跨越式发展的管理体系

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1、构建先进观念体系 重钢集团档案馆馆长 黄二卫 引领重钢档案工作跨越式发展 2 三 重钢推进企业档案工作发展的主要做法 四 重钢档案工作取得的主要成效 五 对重钢档案工作未来发展的思考 二 重钢档案工作的历史困境 一 重钢档案工作概述 3 重庆钢铁 集团 公司是国有特大型钢铁联合企业 也是国务院现代企业制度 企业集团和循环经济试点单位 重钢是我国西部地区最大的中厚板材和全国最大的球扁钢生产基地 概况 4 重庆钢铁 集团 公司的历史可上溯到1890年张之洞创办的汉阳铁厂 至今已有120年发展历史 是中国近现代钢铁工业发展的缩影 5 1938年 蒋介石下令将汉阳铁厂迁移 成为今天的重庆钢铁集团 为中

2、国抗日战争 新中国建设和企业改革作出了重要贡献 抗战期间伪装后的重钢厂房 6 党的三代领导核心毛泽东 邓小平 江泽民以及30多名党和国家领导人先后在重钢留下了视察的足迹 7 目前正在进行的环保搬迁工程 将完成数百亿元的投资 建成中国最大的船用钢基地 实现销售收入1000亿元 8 重钢档案处于1987年挂牌成立 并经国家档案局正式注册为企业档案馆 实行集中统一管理分级负责的管理体制 重钢档案馆主体楼 9 重钢公司档案处由公司领导分管 履行档案 图书情报 史志鉴编撰 影像资料拍摄 厂情馆管理 企业历史文化研究和工业遗产管理等职能 10 重钢下属各二级单位共设43个综合档案室 现有专兼职档案人员36

3、8人 重钢现有档案库房面积8681平方米 11 重钢公司档案资源 12 重钢将现代企业管理理论引入企业档案管理工作的实践中 创造了适应现代企业发展要求 全面体现档案工作服务企业大局的档案工作服务方式和方法 产生了一批管理创新成果 并在全国 全市 冶金行业得到推广 13 重钢档案工作在为企业创造1 6亿元经济效益和社会效益的同时 实现了自身跨跃式发展 连续多次获得了全国和重庆市先进集体称号 14 三 重钢推进企业档案工作发展的主要做法 四 重钢档案工作取得的主要成效 五 对重钢档案工作未来发展的思考 二 重钢档案工作的历史困境 一 重钢档案工作概述 15 重档案保管轻利用 重档案保密轻服务 重实

4、体质量轻资源建设 服务范围小 效率低 服务方式局限于室内阅览 方法简单 这种服务忽视了服务主体的需求 忽视了档案作为资源的有效利用 而这种带有封闭性的服务机制 深刻地影响了档案工作服务企业发展 档案部门服务方式被动 方法单一 16 传统的企业档案工作面对现代企业制度的建立和经营机制的变化 在工作思路 管理理念 保障机制 制度建设 服务创新和专业手段各层面上显现了滞后和被动状态 全国企业的档案工作状况 减人增效 档案部门首当其冲 几乎家家如此 档案的投入也降到了最低 企业档案工作的三块硬伤 减机构 减人员 减投入 全国档案工作大背景 全国整个档案行业 档案有法不知法 档案有音没有生 档案有价没有

5、市 17 几乎没有投入 已有蓝图的新馆建设化为泡影 人员年年按比例减 最低减到10多个人 机构归入综合部下属作为三级机构 档案工作人员缺乏信心和热情 重钢档案工作当时的境况 过去 重钢的档案工作面临许多发展困局 其中 最大的困难是观念的制约 18 19 档案库房年久失修 档案设施设备维持度日 20 档案人员服务观念淡薄 你需要 我应付 你交来 我保管 旧观念 21 三 重钢推进企业档案工作发展的主要做法 四 重钢档案工作取得的主要成效 五 对重钢档案工作未来发展的思考 二 重钢档案工作的历史困境 一 重钢档案工作概述 22 王刚同志讲话 档案部门贯彻 三个代表 重要思想和党的十五届六中全会精神

6、 要突出服务这个主题 以开拓进取的精神 不断实现档案服务机制的创新 把档案服务工作提高到新水平 23 面对档案工作现状和档案信息资源对现代企业发展的重要作用 重钢档案处深深认识到 创新档案工作服务机制 全面提升服务功能是党和国家对档案部门的迫切要求 是满足广大人民群众与企业发展对档案需求的客观要求 是档案事业自身发展的必然要求 必须对企业档案工作思想观念 服务机制进行系统的构建和全新的思考 才能改变企业档案工作现状 只有用先进观念体系引领创新才能解决档案工作不适应现代企业发展要求的诸多问题 只有增强档案工作的生命力 才能更好地肩负档案工作服务企业发展大局的各项任务 重钢的新认识 24 十五 以

7、来 一 构架先进的观念体系是引领档案工作实现跨跃式发展的关键 二 先进的观念体系催生了一系列新的工作理念 三 把先进的工作理念固化为档案工作的管理工具 四 从企业需求出发 力求档案服务有形化 重钢实现了档案工作从被动服务到主动服务的转变 适应了企业发展对档案工作的新要求 主要做法包括 25 做法一 构架先进的观念体系a 对韩国浦项钢铁 浙江义乌人的中国梦 浦东新区档案馆等发展了的地区 单位 作了个案分析 发现 更新观念不是说教喊一个口号 更不是虚拟搭个花架子 而是一项人类的重要实践活动 是一项按照人本性的规律而发展的一项开发性创新活动 转变观念不是仅凭语言的表述 单层级的反映 而是由多层级形成

8、的观念体系作支撑来完成的 凡是社会经济发达的地区和单位 他们都有先进观念体系的形成作保障 26 做法一 构架先进的观念体系a 观念体系简言之就是影响思想意识的若干层面相关因素互相作用而构成的一个整体或叫联系体 也就是说观念体系是由影响观念的形成元素 包括思维 意识 心理 行为 预期等元素的相互作用 观念体现在具体工作的指导思想和观念作用下产生的一系列工作方法所构成的一个联系体 这个联系体的科学构架就可以确保观念更新或转变观念的实施 27 做法一 构架先进的观念体系b 结合重钢实际情况 提出符合贯彻落实档案中心工作的指导思想 形成一种意识 将其内化在档案人员心中 以先进观念作指导 构架模型 分析

9、设定要因 在思维 心理 行为和预期等方面形成与之相匹配的要求 这个过程需要把握住3个节点 概括 提炼 28 做法一 构架先进的观念体系b 最能体现档案价值的工作方向 档案部门在企业中的地位 作用 构架的多数因素可以由档案部门掌控的 4 档案人员的工作态度 基本素质 新观念的接受程度 一定要切合重钢的实际 29 做法一 构架先进的观念体系b 观念内化 建立制度和机制 建立目标 宣传 培训 号召 步骤5 步骤4 步骤3 步骤2 步骤1 30 做法一 构架先进的观念体系b 用系统的方法构架模型 分析 设定要因 把影响观念形成的主要因素列出 对因素进行梳理后进行恰当的设定 建立模型 31 做法一 构架

10、先进的观念体系c 形成新的思想观念 提出 培养 教育 思想层面和行为层面 组织职工学习 没有任何借口 你在为谁工作 赢在执行 服务礼仪 在职工中组织 没事干与找事干 有为才有位 等大讨论 在职工中评 读书先锋 服务先锋 没有责任心干不了档案工作 没有主动性干不好档案工作 没有服务意识干不了档案工作 没有创新精神干不好档案工作 32 做法一 构架先进的观念体系c 形成新的思想观念 心理层面 提出 适应工作需要 不服输 耐心好 找事干 33 做法一 构架先进的观念体系c 形成新的思想观念 提出 心理预期和目标层面 服务功能 让人们知道有个档案馆 让人们有事找档案馆 让人们永远离不开档案馆 目的 现

11、已实现 加强资源建设 实现信息资源整合 建立知识管理系统 基础 还需要两年的时间 做重庆市的典范 创冶金行业的一流 争全国企业知名的档案馆 手段 已基本实现 影响力 专业技术 34 做法一 构架先进的观念体系c 双保障机制 主要解决工作目标的落实问题 服务创新机制 主要解决服务理念问题 联合互动机制 主要解决协调关系问题 责任督查机制 主要解决安全工作问题 考核激励机制 主要解决调动积极性问题 学习培养机制 主要解决提高员工素质问题 计划总结机制 主要解决责任心和主动性问题 竞争淘汰机制 主要解决选优促后的问题 形成新的思想观念 机制层面 35 双保障机制 36 计划总结机制 计划 总结 37

12、 总结与自我评价表和科长评价表 自我评价表 科长评价表 38 做法二 催生新的工作理念 1 依照产品的组织方式打造档案服务产品 把产品的概念引入服务流程 按照标准组织服务 设计服务内容 提炼服务需求 研究服务对象 加工 设计 分析 调研 39 做法二 催生新的工作理念 2 把档案馆打造成为服务产品的加工厂 把工厂的方式引入档案馆 40 做法二 催生新的工作理念 3 小题大做 难题快做 老题新做 专题联做 形成独特的谋事方法 4 把档案管理纳入企业管理大体系 解决档案管理与企业管理两张皮现象 5 按照提升服务价值和打造服务链的要求创造服务特色 塑造服务品牌 提升服务品位 把服务价值 服务链和服务

13、品牌引入服务机制 研究服务对象 提炼服务需求 推广应用产品 设计服务产品 加工服务产品 拓宽服务范围 增强服务能力 创新服务意识 提升服务价值 优化服务流程 41 做法二 催生新的工作理念 6 采取作用现象背后的带动方法实施带动战略 把策略引入谋事方法 如 需投入不能只看到钱 其实投入的背后是对档案工作的认识 认识的背后是档案工作的影响力 影响力的背后是宣传 做好每个环节投入就会实现 7 把弱势转化为优势 让优势更显特色 被忽视不重视是我们的弱势 但这个弱势恰恰为我们大胆创新创造了条件 资源优势怎么变成服务特色 强调档案人的转换能力 8 按照 六馆 的要求开发档案馆功能建设 根据需求设定功能的

14、思想 42 做法三 把先进的工作理念固化为档案工作的管理工具 1 万能 管理工具的开发 1 看档案工作对所要参与的事项有哪些支撑点2 在支撑点中筛选结合点3 在结合点中确定最能独特发挥档案优势 最有影响力那一个点即切入点 43 做法三 把先进的工作理念固化为档案工作的管理工具 2 各项专业管理工具的开发 应对建设项目管理的 纳入体系 全程监控 联合督查 立体记录 工具 应对人员素质提升的 定题培训 带题考察 专题研讨 结题总结 工具 应对观念认识的 新思路畅想 工具 应对安全事故的 责任到底 督查到边 工具 应对档案投入的 作用背后 带动投入 工具 应对制度体系建设的 规范 程序和标准三层面思

15、考 工具 应对档案工作关联度高的 俱乐部 工具 应对企业管理的 案例库 工具 应对档案纳入项目合同内容的 锁喉 工具 应对职工潜在工作激情的 主辅岗 组合工具和 项目负责制 工具 三星制 考评工具 44 1 档案服务应与企业需求紧密契合 对于企业档案工作来说 档案服务的根本目的是为了满足企业发展对档案信息的各种需求 这些需求 有些是显而易见的 有些则潜藏于人们的意识深处 需要档案工作者细心去辨识和发掘 做法四 从企业需求出发力求档案服务有形化 45 档案服务只有与企业需求紧密契合起来才能在最大程度上发挥作用 不同的群体 对档案服务的需求也是不一样的 企业领导需要全面客观的信息来支撑决策 专家学

16、者需要第一手的材料来推动课题研究的深入 一般管理人员需要获取自己工作领域的专业信息 技术人员需要权威和先进的技术资料来辅助创新 还有的人仅仅是为了获取工资证明 修编家谱 调查举证 撰写文章或休闲娱乐等 46 2 档案服务应力求 有形化 由于企业需求的复杂性和多样性 决定了档案服务不能简单依靠某种统一的形式 而应该尽可能灵活多样 别具个性 甚至形成服务产品 进而塑造为固定的品牌 这就离不开档案服务的有形化 档案服务通常都是被动和不易感知的 但档案工作者可以借助服务过程中的各种有形要素 把看不见摸不着的传统服务尽可能地转变为人们能够感知的模式 产品或形象 从而带给需求者更直观 更清晰和更强烈的服务感受 47 例如 可以通过对档案工作人员的标准化培训使服务者更为礼貌 热情 周到和专业 48 通过对档案整理 保管 展示 借阅等工作环境的优化使每一个利用者都有 宾至如归 的感觉 49 借助管理工具和设施使档案服务内容和程序尽可能固定下来 逐步产品化 流程化和品牌化 50 3 把档案馆打造为服务产品的加工厂 档案服务产品化是有形服务的重要途径 结合档案服务有形化的需要 重钢公司在工作实践中提出了