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1、对高等学校办公室工作的思考摘要：高等学校办公室是学校综合管理部门，发挥着服务、参谋、协调、统筹等主要职能，其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转。高校办公室要想出色完成工作任务，需要正确定位，明确职能；与时俱进，创新工作；强化服务，提升质量；立足实际，创新机制；定编定岗，严进宽出；完善制度，规范管理，不断夯实工作能力，提高工作质量。 关键词：高等学校办公室 职能 管理一般认为，高等学校的主要职能是培养人才、科学研究和服务社会，而履行这些职能需要有科学的规划、完善的体制和有效的管理。“高等学校办公室，是高等学校的综合管理部门，是整个高等学校行政管理的枢纽”1，在实现高校三大职能工作中起着重要
2、作用。“高等学校办公室对内处于最靠近学校中枢和决策中心的位置；对外是学校的窗口，反映学校的作风和形象”2，其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转。因此，高等学校要想履行好三大职能，学校办公室必须做好各种常规和非常规工作。笔者从事多年高校办公室工作，就如何做好高校办公室工作谈谈如下几点浅见。1.正确定位，明确职能高校办公室必须正确界定自己在全校格局中的位置。高等院校办公室是学校各个党政领导之间、各个职能部门、各个教学部门之间的润滑剂，是学校重大工作的推手。因此，高校办公室是协调学校整个运转的重要职能部门，对确保学校党委行政工作顺利开展和教育教学工作有序进行起着关键的作用。高等学校办公室工作的
3、职能是服务、参谋、协调、统筹。做好服务工作，就是要为学校党政领导的日常工作提供服务，以便领导能够精准把握学校情况，全面筹划学校建设与发展大事，快速高效地处理和解决各种问题；为全校师生员工做好日常服务的管理工作。做好参谋工作，就是要做好学校领导的助手，为学校领导做好各项工作出谋划策；做好协调工作，就是要担当起沟通校内各部门之间、学校与社会各界之间桥梁的职责；做好统筹工作，就是要站在学校全局的高度管理全校事物，谋求学校发展。高校办公室的工作具体体现为“办文、办事、办会”。办文，主要指的是组织起草或审核以党委、行政、或以党委、行政办公室名义发布的公文。办事，主要指的是承办上级行政主管部门指示的事项，
4、协调各级领导、各个职能部门之间的关系，处理各种应急事物，完成党政领导指示的各项工作等。办会，主要是做好党政领导指示的各种会议的准备和服务工作。2.与时俱进，创新工作要做好高校办公室工作，必须与时俱进，创新工作。高校“办公室管理创新，不仅仅是管理方式的创新，更重要是管理理念的创新和管理过程的创新。管理理念的创新和管理过程的创新是高校办公室管理创新的核心，既涉及管理者的素质，又涉及办公室人员的能力”3。高校办公室必需要有正确的工作观念，树立超前谋划的理念，不断创新工作思路，开拓进取，求真务实，勤于思考，通过改革不断创新工作机制、工作办法、工作措施。特别要结合高等教育发展的新形势和学校改革发展战略，
5、围绕学校不同时期的中心工作，与时俱进，针对工作中出现的新形势、新任务、新要求、新特点参与政务、管理事务、搞好服务，充分发挥办公室在学校工作中联系上下、协调左右、沟通内外的枢纽作用。3.加强学习，提高素质高校办公室工作人员必须加强学习，不断提高自身素质。首先，要努力提高自身的思想道德素质，高校办公室是学校的一个关键部门，办公室工作人员一定要有胸怀宽广、大公无私、兢兢业业的精神。其次，要博学多识，只有这样才能驾驭学校教学、科研、后勤服务、学生管理等各种事物。再次，要不断提高自身的理论水平，了解国家教育政策方针，把握大局。最后，要不断提高自身的业务水平和管理能力，要有“较强的组织协调能力、工作适应能
6、力、独立工作能力和社会交际能力，以及掌握现代办公技能且善说能写”4。4.强化服务，提升质量高校办公室工作具有服务性质，办公室工作人员必须牢记服务宗旨，树立服务意识，提高服务质量。在工作中首先要做到热心，对来到办公室办事的师生员工和社会人员要笑脸相迎，能办的事情立刻办，不能办的事情解释清楚。其次是要做到贴心，站来访人员的角度，体谅他们的心情，为他们提供一站式服务；要主动询问来访人员的要求，了解他们的愿望，排除他们的顾虑和疑惑，化解他们的不满情绪，做到有求必应。再次是要做到细心，办公室办文、办事、办会都是精雕细琢的工作。文件的收发、批转和传送必须有条不紊；阅读、校对和制作必须细致入微。办事的程序要
7、符合规定，不能越权和违反制度规定。办会规模、层次、时间要清楚把握，会议材料要提前准备，要提前通知参会人员，要提前布置会场，不忽视任何一个细节。5.立足实际，创新机制目前，我国高校办公室主要有三种工作机制。一是党委行政分开，设立相对独立的党委办公室和校长办公室。其优点是党委行政各司其职，保证各自工作的单纯性。其缺点是造成党委行政协调沟通的困难和办公室人力物力的臃肿浪费。二是党委行政合二为一。其优点是整合资源，精简机构。其缺点是造成党委行政事务纠缠不清，相互影响，增加了办公室工作人员的工作量和难度。三是党委行政半分半合。一种情况是党委办公室主任和校长办公室主任是分开的，副主任和各科室是共用的。其优
8、点是党委行政既有联系又有区别，既保证了相互独立性又有利于相互沟通。其缺点是当两个办公室主任各司其职在任务、时间和要求上有冲突时，办公室人员难以抉择。另一种情况是党委办公室和校长办公室主任的兼任的，副主任和各科室是分开的。其优点是便于办公室主任全面掌握学校党委行政大局。其缺点是资源的浪费。不同的工作机制适合不同规模和不同特色的高校。各高校要从实际出发，创新工作机制，实行适合自身的工作机制。在办公室科室的设置上，目前，国内高等院校也有很大的差别。除了秘书科、综合科、行政科、信息科、档案科、督导办、信访办等常规科室外，有的高校还设有特殊职能的科室。各高校要根据自身的需要，创新科室设置，完善机构体系。
9、 6.定编定岗，严进宽出为了充分保证高校办公室工作的效率和质量，对高校办公室人员的编制应该有科学的规划。要采取定编定岗、按岗择人的原则来加强科室建设，严格按照工作量来核定人数，严格按照工作需要来设置工作岗位，以免出现办公室人员过少而工作量过大、任务繁重、工作压力大、影响工作效率和质量的情况，同时也要避免办公室人员过多而工作量过小、任务过轻、人浮于事、影响办公室工作作风和形象的情况。高校办公室人员的招募要严格根据工作岗位的需要，在全社会和全校范围内选拔年轻、专业对口、学历合格、业务能力强的人才和教职工担任相应的工作。同时学校把党政办公室作为后备干部的摇篮，加大对党政办公室工作人员的培养力度，关心
10、他们的成长，适时地把他们输送到其他职能部门的领导岗位上去，继续为学校的建设发展做出新的更大的贡献。7.完善制度，规范管理制度体系建设是衡量高校办公室工作的一个重要指标。高校办公室要想完善管理，必须建立健全管理制度。高校办公室常规管理制度主要有：办公室职责、岗位设置及岗位职责、考勤制度、办公用品采购管理制度、经费使用管理办法、会议制度、办文制度等。各高校办公室应该根据自身工作需要建立健全相应的规章制度。高校办公室内部管理要科学规范，“从领导到普通科员要细化工作责任，提高工作质量，做到工作有分工、有效率、有创新。要建立谁分管，谁负责的日常工作制度，收文、盖章、接待、办会等各项日常工作做到专人专管，
11、最大限度地发挥高校办公室的工作职能，努力实现统一思想，统一步调，相互支持，相互配合，高效运作的目的”5。在科室内部管理上实行科长负责制，建立目标责任制，定期对各科室相关工作进行量化考核。在办会方面，要明确规定校级会议、专题会议的相关工作的责任人，要对会议通知的发布、牵头单位的指派、议题的搜集整理、会议材料的准备、会议记录等会务工作做出全盘的安排。在办文方面，要明确办文流程和行文规范。在办事方面，要规范办事的工作内容、工作制度、工作流程、办事要求、办事时限和工作责任等。高等学校办公室的工作是重要、复杂、琐碎、繁忙的，要想履行好服务、参谋、协调、统筹的职能，并不是一件简单的事请，办公室工作人员必须脚踏实地、勤勤恳恳、心怀全局、科学创新，不断夯实工作能力，提高工作质量，圆满完成工作任务。参考文献：1王小丽.从办公室的职能谈高等学校办公室的工作重心J.福建商业高等专科学报，1999（6）：20.2唐海燕.浅谈实现高等学校办公室工作职能的四个转变J.广西师范大学学报，1999（3）：150.3赵秀荣.论高校办公室管理的创新J.云南财经大学学报，2004（3）：89.4骆利民.学校办公室管理与建设刍议J.泉州师范学院学报（社会科学版），2001（3）：80.5林健平.高等学校办公室管理创新对策研究论办公室的“四心法则”J.内蒙农业大学学报（社会科学版），2009（3）：153.
