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1、对高校财务报销新模式之网上自助报销的探讨摘 要：近年来，高校办学规模和层次的不断扩大，科研经费量的激增，各类经费呈多元化发展趋势，致使财务报销的业务量与日俱增，财务部门有限的人力资源完全满足不了广大教职工的需求。为此，部分高校通过信息化手段率先推出了网上自助报账系统。本文通过对网上自助报销系统的利弊分析，提出使之优化的对策，希望能够有效促进高校财务管理的现代化发展建设。 关键词：网上自助报销；效率；系统网上自助报销的基本流程是：报账人员通过校内网登录自助报账系统，根据经济业务分类，选择报销类型，并按规定选择报销项目编号、报销内容、支付方式等，填写报销金额后提交自助报账单申请，报账人员通过投递的
2、方式将已签字审批的报销单据传递到财务部门，账务系统自动提取报销信息，财务人员审核报销单据后办理入账，系统自动生成记账凭证。与传统的排队报销方式相比，网上自助报销实现了无时间、地点限制即可完成报销工作，方便快捷的同时，也提高了财务的工作效率，但在实施过程中也出现了许多实际问题需加以改进，以保证网上自助报账系统的稳定发展。1 高校网上自助报销的特点1.1 整个报销过程通过网络流转，提高工作效率在网络环境下，报销人可随时随地登陆网上报销系统，根据系统设置好的报销项目“对号入座”选择报销内容、金额、附件张数，选择或者录入支付信息，还可以通过系统自动汇总生成报销单，待相关审批人签字审批后，将单据投递到规
3、定投递点，无需排队等候，即可完成报销，干净利索的完成了报销任务。财务工在财务端口，系统将自动提取报销所需信息，由于网络报销系统中嵌入了大量的计算标准，并设置了预算预警，超预算、超范围的审核规则，通过系统控制，财务人员无需核查开支标准、预算额度，只需做好相关原始单据的审核工作，降低了财务人员核算的差错率，大大提高财务工作的效率。1.2 信息传递更加及时和准确，提高了经费使用效率网上报销系统具有强大的统计与查询功能，实现了财务信息及时、准确的传递。在传统的报销制度下，报销人员对经费余额及剩余额度把握不准，经费会出现项目互串，额度超支使用的现象，最终导致大量的调账、延迟结题等情况。网上自助报销系统推
4、行后，账务处理系统与自助报销系统进行了数据联网，财务资源得到共享，报销人员和项目负责人可以及时查看和跟踪每一笔报销业务，及时掌握经费去向，实时查询经费额度，便于相关责任人及时使用项目经费，合理安排经费开支，保证经费指标及额度的正确使用，提高经费使用效率。同时，各职能部门也能通过网上自助报销系统，跟踪查询分管项目的经费使用情况，以便做好监督和督促，使高校的财务管理和会计核算的规范性和透明度得到有效增强，大大提高了资金的使用效率。1.3 通过网上自助报销平台，提升了财务部门的服务水平报销作为财务部门面向务广大教职工的主要业务，这项工作做得好坏将直接影响财务部门的服务质量。网上自助报销系统推行后，报
5、销人员无需为报销某笔费用而耗费大量的时间和精力进行排队等候，系统的方便和快捷，大大拉近了财务与教职工的距离，同时，网上自助报销给财务报账大厅营造了安静、温馨的环境，以往的嘈杂、拥挤无序的场景不复存在，不仅提升了财务部门的形象和教职工的满意度，也提升了财务部门的服务水平。2 网上自助报销系统在实施过程中存在的问题2.1 使用者不熟悉操作流程，对网上自助报销存在抵触心理网上自助报账系统要求教职工通过网络登陆网上自助报销系统，录入相关报销信息，相当于财务人员录入记账凭证，相比于传统手工填写报销单信息相比，网上自助报销对报销人员的报销知识要求更加苛刻。这对那些日常忙碌于教学和科研，并且对系统操作不熟悉
6、的教职工，会增加额外的工作量，因此他们会选择传统的方式进行报销，从而在一定程度上阻碍了网上自助报销流程的推广。2.2 网络信息不安全风险当今的网络安全不是十分理想，网上自助报销系统推行后，大量的财务数据在网上传递，而财务数据对网络系统的安全性要求极高。若网络系统遭遇病毒攻击，将导致网上自助报销系统的崩溃，势必造成财务数据丢失和外泄，甚至支付信息被恶意篡改，造成巨大的经济损失。所以网络将成为网上自助报销系统的安全隐患。2.3 网上自助报销返工率高，影响报账效率在网上自助报销环境下，财务人员从台前走到了幕后，只能通过电话与报销人员进行沟通。财务人员在审核过程中经常会遇到票据不合法、经费审批手续不全
7、、业务选择不正确等问题，有的只需要报账人员对相关问题进行解释说明，有的需要报账人员取回原始单据，完善相关报账手续后，再重新进行投递，显然许多问题报销人员必须亲临现场，通过电话沟通无法解决。随着网上自助报账业务量与日剧增，报销单返工量也随之增长，为此财务人员将耗费大量的时间精力进行电话沟通和查找问题单据，影响了财务报账效率。2.4 财务审批制约了网上自助报销高校的财务有着严格的内控制度，尤其是经费审批，部分经费需要多个部门负责人签字审批，报销人员需要待报销单全部审批通过后，才能完成整个票据填报工作，如果中间某个环节出现耽搁，则可能导致整个审批过程大大延长。网上自助报销系统因没有设置经费审批功能，
8、将制约整个财务报销的进程，阻碍了网上自助报销系统的推广。3 改进网上自助报销系统的对策研究3.1 做好宣传和操作培训网上自助报销作为一种全新的报销模式，它的推行需要广大教职工的认可。首先要做好宣传工作，让大家充分了解网上自助报销系统的便捷性，通过视频文件、宣传手册等对网上自助报销系统操作流程进行演示和讲解，让广大教职工了解网络报销的优势和具体操作方法，激发大家积极去尝试使用。3.2 完善网上签字审批功能，实现经费审批网络化 在网上自助报销平台，建立网上经费签字审批功能，报销人员完成报销单填报后，根据财务审批要求，选择需要审批的人员，进行送审，经费审批人随时随地，只要有网络，即可完成签字审批手续
9、。从而报销人员无需因经费审批人出差无法签字审批而耽搁报销时间，提高了报销单据的流转速度。3.3 加大系统集成，提高网上自助报销的易用性高校经费实行国库集中支付后，用款计划成了经费报销的枷锁，若报销人员对项目经费用款计划的填报数、使用数和结余数不做好准确的记录，将影响经费的使用效率。通过网上自助报销系统，融入用款计划填报平台，在该平台进行用款计划填报的同时，还可以在网上自助报销系统进行取数和统计，让报销人员很直观的了解每个项目经费用款计划的变化情况。3.4 加强系统安全，提高防范意识推行网上自助报销系统后，财务数据的保护显得十分重要。财务部门应连同网络管理部门，采取相应的技术手段保护财务信息不遭
10、到破坏，严格监管不同使用者的使用情况，防止财务信息遗失。要实现系统的内部牵制，将监控和操作分离，做好实时监控，建立数据保护机制。还应该就系统设定内部管理人员进行规范，建立严格的权限准入制度，防止内部控制风险造成重大损失。在系统大量使用的情况下，系统服务器存储于计算的能力有了更高要求，应该及时对服务器进行维护和改进。3.5 建立有效的沟通渠道，加强报销人与财务人员的沟通联系网上自助报销系统改变了以往“面对面”报销的模式，在给大家带来便捷的同时，面临着财务人员如何与报销人的沟通问题。通过网上自助报销系统，可以建立类似阿里旺旺的交流平台，财务人员在审核过程中发现问题，可以及时向报销人反馈，报销人员遇
11、到难以解决的问题也可以随时进行咨询，在做好人工服务的同时，还可以在交流平台设置自助解答服务，财务部门将报销相关规定及注意事项按序分类后，报销人员根据自己遇到的问题选择相应的序号后，系统便自动做出解答；财务部门还应定期梳理近期出现的问题，在网上自助报销首页以滚动条的形式进行发布，及时传递财务信息和要求。通过有效的沟通渠道，可以增强报账人员对财务人员的理解和支持，提高网上自助报销的成功率。参考文献：1张晓晔.高校应用网络报销新途径的研究J.财经界，2013（18）.2张巧华.财务信息化之高校网络报销模式研究J.财会研究，2015（3）.3刘秋河.论网络报销在财务管理中的应用以高校财务管理为例J.中国集体经济，2013（6）.
