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1、基于内部控制下的员工岗位配置【摘 要】近几年，财政部相继发布企业内部控制基本规范、企业内部控制应用指引等文件，旨在强调内部控制对于提高企业经营管理水平和风险防范能力、促进企业可持续发展的重要性。内部控制是一个全员参与，人人有责的过程，因此在内部控制中如何有效地将每一个员工分配在合适的位置上就显得至关重要。本文将结合内部控制应用指引第3号人力资源的相关要求及问题，提出未来企业在员工岗位配置上的一些建议。 【关键词】内部控制；人力资源；岗位配置内部控制是企业处于价值创造或降低风险的目的而在其内部建立的一种内部规定，政策或流程。它并不是把以前的制度推倒重来，而是有效地解决在内部管理制度和标准的缺失、
2、弱化和模糊。如今的企业之中，人力资源日益成为一个关键的资源。企业应当重视人力资源的建设，结合企业目前地现状和未来的需求变化，做出恰当的人力资源规划，根据企业的需求进行员工的招聘与录用，对于面试合格的员工作出评价，因人培训，改善短板，发掘长处，通过薪酬奖励和绩效考核留住优秀的员工。在这之中，有一项重要的工作，就是如何让最优秀的员工待在最适合的位置上，内部控制应用指引第3号人力资源（以下简称3号指引）强调用制度强化内部控制，减少因岗位设置不匹配而导致的管理失调的现象，从而提高内部控制的有效性，促进企业的发展与成长。一、人力资源风险分析（一）人力资源的概念人力资源是指企业组织生产经营活动而录用的的各
3、种人员，包括董事、监事、高级管理人员和全体员工。人力资源贯穿于企业的各个部门，无论是研发部门、生产部门、采购部门，还是财务部门和销售部门。管理学大师彼得.德鲁克曾经说过：“人力资源具有一种其他资源所没有的特性：具有协调、整合、判断和想象的能力”。（二）人力资源的风险分析人力资源因其重要性，其自身的风险对于企业来说便不可能一笑而过。首先，人力资源可能会出现缺乏或过剩的情况，结构不合理导致“有人闲、有人累”的状况，开发机制不健全，进而可能导致企业发展战略难以实现。其次，人力资源激励和约束机制不合理，在员工内部造成不公平的现象，关键岗位人员配置的不合理，会导致人才的大量流失以及核心技术的泄露，而这是
4、很不利于企业的发展的。最后，人力资源退出机制不健全，很容易导致法律诉讼或企业名誉受损，更严重的可能对企业文化造成难以估量的破坏。二、员工岗位分析员工岗位设置是指根据企业对各个岗位人才的需要，结合员工自身的特点和长处将其分配在最适合的岗位上。（一）岗位分析的概念进行岗位配置，首先必须进行岗位分析。岗位分析就是一个确定这些职位所需承担的工作职责以及这些职位需要哪些特征的任职者来承担的过程。岗位分析提供了编写职位描述和任职资格说明书所需要的信息。岗位分析是人力资源管理活动的一项基础工作，将被应用到几乎所有的人力资源管理活动。（二）收集岗位分析信息的方法有很多种方法被用来收集与一个岗位的工作职责以及任
5、职资格有关的信息，通过收集来的信息编写职位描述和任职资格说明书，从中体现对员工素质的具体要求，进而找到适合的优秀员工。1.访谈法。访谈法有多种类型，既包括非结构的访谈，也包括高度的结构化访谈。人力资源管理人员可以队员进行单独面对面访谈，也可以进行包含多人的工作具有相关性的小组访谈，或者对了解被收集信息岗位的管理人员进行访谈等。无论采用哪一种访谈方式，都要确保与要得到的岗位信息有关联，不要做无谓的时间浪费。访谈法可以简单、快捷的收集信息，而且成本较低，所占用的也只是员工的一小部门的工作时间。而且对于水平较高的访谈人员来说，他们还会从中挖掘出不会以书面方式表达出来的信息。访谈还会让员工感觉到自己所
6、从事职业的重要性以及身为企业员工的使命感，通常在访谈中员工还可以借此表达出由于遭受的挫折感而导致的不满情绪。但是访谈法存在一个重要的问题，就是员工可能会夸大自己的工作能力，从而造成信息扭曲。2.问卷调查法。调查问卷法是一种让员工填写问卷对他们所从事的工作进行职位描述的方法。使用这种方法之前要设计问卷，问卷一般分为封闭式问卷和开放式问卷两种，但是使用最多的是将二者结合起来，即在一份问卷中，既包括封闭式的问题，又包括开放式的问题。与访谈法类似，调查问卷法可以方便、高效的获得关于岗位分析的信息，而且可以进行量化分析，有一定的科学性。但是，这种方法也可能造成时间的浪费，因为员工填写完之后，要花大量的时
7、间进行问卷整合，而且，在调查过程中，员工可能会有意或无意地扭曲信息。3.观察法。观察法是指人力资源管理人员直接到员工所从事职业的现场观察他们的工作内容、方法以及其他相关因素。通过对员工行为的观察，来编写他们所看到的与该职位相关的必备的任职资格条件。虽然这种方法使管理人员直接接触到了工作本身，给与他们最直观的工作感受，但是，管理人员可能并不能真正的了解工作本身，仅仅依据观察会使得结果失真，带有一定的主观性。4.参与者工作日记或工作日志法。这种方法是指通过观察员工每天的工作日记或工作日志所记录的工作活动编写某一个岗位的岗位描述和任职资格说明书。这种方法比较真实的还原了该岗位的日常工作情况，能够给予
8、真实的反映。但是，这种方法是通过一个人每天的工作活动来进行，员工可能会夸大某些工作活动，而弱化另外一些工作活动。5.基于互联网的岗位分析。上述方法都有一定的缺陷，借助互联网进行职位分析显然是一个很好的解决方案。人力资源管理者会通过内部网络想分散在世界各地的发放标准化的问卷，并附上知道问答的说明书，同时强调收回问卷的时间期限。在这一过程中，要尽可能的减少模糊点。在通过上述方法完成信息收集之后，人力资源管理人员便要开始编岗位描述和职位任职资格说明书，使员工处于适合的位置上。 三、内部控制下的岗位配置（一）3号指引的规定。3号指引中第二章第五条规定：“企业应当根据人力资源总体规划，结合生产经营实际需
9、要，制定年度人力资源需求计划，完善人力资源引进制度，规范工作流程，按照计划、制度和程序组织人力资源引进工作”。（二）内部控制下的岗位配置的原则1.公开招聘、竞争上岗原则。企业应当明确各岗位的职位描述、任职资格，依据公平、公正和公开的原则进行招聘，通过竞争上岗可以保证企业选聘优秀的人才，为企业注入新鲜的血液，促进企业的可持续发展。2.因事设岗、因岗选人原则。企业选拔高级管理人员和聘用中层及以下员工，应做到因事设岗、因岗选人。企业发展需要什么样的岗位，需要什么样的人员，不是有一个人决定的，而是由于公司发展的需要。企业必须确保选聘人员能够胜任岗位职责要求。3.岗位回避制度。当企业中的某一个岗位或者工
10、作活动涉及评价、选拔等活动时，如果该岗位的工作人员与被审查对象有法律规定的亲属关系的，应当回避。这可以确保岗位配置的公平性，维护公司的权威，同时可以避免舞弊、双方勾结破坏公司利益的现象的发生。4.合同管理原则。企业在确定招聘人员之后，应当依法与员工签订劳动合同，建立劳动关系。员工可以根据劳动法以及劳动合同的规定，依法享受自己的权利，维护自己的利益，并履行自己的义务。5.岗位保密原则。企业对于在产品技术、市场、管理等方面掌握或涉及关键技术、知识产权、商业秘密或国家机密的工作岗位，应当于该岗位员工签订有关岗位保密协议，明确保密义务。员工一旦签订保密协议，就用当依照协议，严格保密关于该岗位的一切信息
11、。6.试用期与员工培训机制。企业应当对员工划定一个使用期限，在此期限内，根据岗位任职条件，对员工进行短期培训，以便让员工迅速了解公司的发展状况，掌握基本技能，以适应工作要求。对于试用期满考核合格的员工，予以正式上岗，对于不合格的员工，应该立即解除劳动关系。正式上岗之后，为了实现人力资源的长期发展，应该建立员工培训长效机制，是员工的知识技能得到持续的发展，加强人才队伍建设。7.激励约束机制。企业必须完善对于员工的激励约束机制，奖惩分明，这就要求要建立科学合理的绩效考核体系。对全体员工实行严格的绩效考核机制，并以此结果作为工资薪酬、惩罚体系、以及解除劳动合同关系的重要依据。这样可以使员工更好的接受
12、企业的评价，促进员工队伍的优化。8.岗位轮换原则。企业有计划地按照确定的期限，让职工轮换担任若干种不同工作的做法。这对于企业来说，轮岗可以培养出大批优秀的复合型人才，培养具备跨专业、跨行业的管理人才。对于员工来说，可以通过轮岗找到适合自己发展的位置，激发潜能，提升价值。9.不相容职务分离原则。不相容职务分离的原则是“内部牵制”，它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，每一项的工作并不是独立存在的，它是相互联系的，彼此进行监督和制衡。例如，授权部门与签发部门的分离、签发部门与采购部门的分离等。10.资产保护原则。企业中的全体员工都应该树立资产保护的意识，无论是财务报告这种书面
13、形式的文字资料，还是类似于办公用品的实物资产，都要纳入企业财产的范围之内。任何岗位上的员工，都要明确自己所在岗位涉及的资产，保护自己的资产不受到破坏。在进行岗位配置的过程中，必须考虑企业内部控制的要求，将二者结合起来。只有选对了人，才能发挥最大的效果，在选聘人才时，要因事设岗、因人设岗，公平、公正、公开的进行招聘，一旦录用，就要保证员工处于最适合的位置。四、结论内部控制其实就是为了控制那些能够控制住但实际上并没有控制住的因素，既然是可控的，就说明那大部分是人为因素。如果企业能够按照前面所说的方法进行岗位分析，按照上面所说的原则就行岗位配置，那么就会一定程度上解决人为因素造成的内部控制问题。使员工从“有人累、有人闲”的工作状态改善为“有效、规范、高效”的工作状态，形成“全员参与、人人有责”的局面。内部控制与员工岗位配置息息相关，适当的岗位配置有助于企业建立良好的内部控制机制，进而提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展，维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益。【参考文献】1加里.德斯勒.人力资源管理.中国人民大学出版社.2010；126-140.2财政部.企业内部控制基本规范.财会20087号.3财政部.企业内部控制应用指引.财会2010.3号指引.4王方照，曾繁荣.从企业内部控制角度谈人力资源岗位设置.财会月刊.2010-09；93-94.
