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1、可编辑 工作郵件之撰寫 Name ChristinaHeDate 2010 11 04 可编辑 Agenda 1 WhatisaGoodBusinessE mail 2 常見E mail的格式要求3 highlight缺料E mail之注意事項4 簽名檔的設定5 E Mail撰寫其他注意事項 可编辑 WhatisaGoodBusinessEmail Clear Effective 可编辑 對象要明確 放上對的人 不給 不相關的人 WhatisaGoodBusinessEmail 明了 TO Copy 的區別To 與該Subject直接相關之人員CC 該直接人員之主管BCC 非直接相關人員 不想
2、讓讓大家知道他有在mailloop裡 2 Loop上可以解決問題的KeyPerson 以求事半功倍3 群組發送時 確保該群組都是需要此信息的 否則請寄給相關人員即可 可编辑 somanypeopleeven To WhatisaGoodBusinessEmail Badsample 可编辑 主旨明確 Subject見 題 知 文 方便查閱 WhatisaGoodBusinessEmail Subject不可與內容不符 更不可以無subject 談論的主旨已偏離原有的Subject 建議create新的郵件 或至少應變更主旨 GoodSample Tyco23itemscriticalitem
3、PLSdoupdateFCSTCFMbyXX XX 突出數量 duedate YECinverterlinedownitem willimpactWKSMar revenueseriously 強調後果 Casetlnetcalloff11 12 XX來料短裝520pcs 主旨的轉折 可编辑 簡明扼要 少用客套話 WhatisaGoodBusinessEmail 1 開門見山的闡明你的來意 人 事 物 數量Yourpromptresponsewillbehighlyappreciated1 5盡可能一次包含全部的信息 避免時間 數量 我需要 拖拖拉拉很多郵件才搞掂2 細項及分析放在附件 善用圖
4、片 Excel表格 避免長篇大論3 增加老闆 或其他部門同仁到mail裡 請簡單陳述其background currentstate yourrequest 讓別人從第一封mail讀起 才能了解事件的來龍去脈浪費時間又不禮貌 牢記 商業 公務書信不是寫散文 或情書 客套話能省即省 可编辑 RequestE mail 要求收信人配合達成某項目標即是所謂的Request郵件重點放在你希望對方配合的事項上 應強調你希望對方達成的截至期限2 提供必要的資訊 讓對方清楚的知道該聯絡誰 如何做3 多項請求時 採用條列式更清晰明了 常見Mail的格式要求 常用語 PLS do Wemust Youshoul
5、d need Ifyoucan t Wewill 可编辑 Follow upE mail Meetingmintues 已經達成的某項共識或決議 要大家遵循 或作為備忘录供後續追踪的 每一事項都盡可能定義出PIC assign到個人比 Dearxx部门 更有效 2 Duedate請一併註明3 待繼續確認之事項須單獨提列出來 常見Mail的格式要求 常用語 Perourmeeting Asourdecision Asyourequested Aswediscussed Sample 可编辑 缺料Highlightmail的注意事項 檢查你的mailloop份量是否夠 Sourcer source
6、rleader manager有放 你的部門主管 Serena candy Franky有放 廠商的業務經理 處長 廠長 總經理 BUhead有幾位 代理商handle的材料 原廠的所有窗口 不同的原廠分別Highlight MRP MOShortage請貼圖 方便查詢 貼圖注意事項如下 3 需要特別提醒的是哪幾顆料 LineDown的時間點 dailydemand 對緯創的影響在哪裡 4 貼FCST缺料圖時 請注意 AP NC 圖片顯示MRP8周需求D 同一組材料請加入 totalbalance 且Bal TotalBal 字體加粗 亮黃色 負數加紅色粗框mark E 若只Highlight
7、自己廠的缺料時 可無需顯示Plant 可编辑 缺料Highlightmail的注意事項 GoodSample 特別材料的提醒 可编辑 缺料Highlightmail的注意事項 GoodSample 可编辑 郵件簽名檔的設定 GoodSample Badsample 1 包含 公司名 部門 姓名 E MAIL 電話 傳真等聯絡方式2 設定為 回复郵件也顯示簽名檔 避免 動畫 圖片 信簽等不庄重又浪費內存的插件 可编辑 E Mail撰寫其他注意事項 1 不要將E Mail作為複雜事件的討論途徑 複雜時間請召開會議或Holdco callmeeting簡要說出目的及Highlight的重點 不打mail戰 不進行人身攻擊 3 重要事項可在mail中設置提醒 系統會提醒對方閱讀或回复E mail後電話提醒 追踪 確保效果 可编辑 ThankYou
