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1、程序文件01. 文件控制程序文件编号YZSY/CX-01-2011修改状态B/0版 本 号B版页 码1/51. 目的控制公司质量管理体系文件的编制、批准、发放、更改和管理，确保各质量活动场所获得和使用有效版本的文件。2. 适用范围 适用于质量管理体系各过程所必需的文件(公司的行政管理文件及其它管理体系的文件除外)。3. 职责3.1 办公室负责质量管理体系管理类文件的控制。3.2 技术部负责质量管理体系技术类文件的控制。3.3 各职能部门负责本部门使用文件的控制。4. 文件分类4.1 管理类文件：如质量手册、程序文件、规章制度、管理办法等4.2 技术类文件：如标准、产品图样、样板、工艺卡片、检验
2、规范等4.3 外来文件：如相关法律法规、产品的国家标准、行业标准等4.4 电子媒介类文件(如光盘、软盘等)5. 控制程序文件控制过程包括文件编制、审核、批准、标识、发放、使用、更改、作废、销毁及再评审等活动。5.1 文件的编制、审核、批准5.1.1 质量手册、程序文件由办公室组织有关人员集中编写，管理者代表审核，总经理批准。5.1.2 管理类的第三层文件由各职能部门负责编制，部门负责人审核、批准。5.1.3 技术类文件由技术部负责编写，部门负责人审核、批准。5.2 文件的标识公司质量管理体系文件应具备以下标识：5.2.1 文件名称或标题(同一标题的文件，内容、格式必须一致)。程序文件01. 文
3、件控制程序文件编号YZSY/CX-01-2011修改状态0版 本 号B版页 码2/55.2.2 文件编号a) 质量手册、程序文件编号： YZSY / QM B/0 2 0 11 批准年号 文件的修改状态 文件版本号 质量手册 公司名称拼音缩写文件层次号中QM代表质量手册、CX代表程序文件、C代表支持性文件、JL代表记录。b) 支持性文件、记录编号：YZSY / CX x x x x ( x x )流水号前两位为部门代号，后两位为文件编号 部门代号如下：BG办公室；BJ品管部；SC生产部；JS技术部； XG采购部；CW财务部。 5.2.3 分发号公司给文件编号，然后分发给从事质量活动的人员或部门
4、。分发号一般参照管理职责的编制顺序或职能分配表的职能部门先后顺序，以两位数的流水号标注。5.2.4 受控状态公司内部使用的质量手册、程序文件加盖”受控”印章。支持性文件统一编号，按本程序的相关条款进行管理。发放到公司外部的质量手册、程序文件加盖”非受控”印章。5.3 文件的发放5.3.1 办公室编制质量管理体系管理类文件清单，负责质量管理体系管理类文件的发放，并在文件发放/回收登记表上登记，领用人签收。5.3.2 技术部编制质量管理体系技术类文件清单，负责质量管理体系技术类文件的发放，并在文件发放/回收登记表上登记，领用人签收。程序文件01. 文件控制程序文件编号YZSY/CX-01-2011
5、修改状态0版 本 号B版页 码3/55.3.3 生产部负责外包单位技术文件的发放和回收，并在文件发放/回收登记表上登记。5.3.4 各部门填写本部门的部门文件清单，部门文件的发放也应在文件发放/回收登记表上登记，领用人签收。5.4 文件的使用5.4.1 从事质量活动的人员或场所应使用有效版本的文件，过期失效的文件由持有人交还办办公或技术部。5.4.2 文件持有人应妥善保管文件，不得丢失或损坏。5.4.3 文件如丢失，在使用人作出说明，管理者代表批准后方可补领文件。办公室或技术部在补发文件时应给予新的发放号。5.4.4 文件破损严重时，应到办公室或技术部办理更换手续，新文件的发放号仍沿用原文件的
6、发放号。5.4.5 任何部门或个人不得擅自复制、更改文件，不准私自外借。5.4.6 文件持有人在调离原岗位、部门或公司时，应将文件交还发放部门。5.5 文件的再评审5.5.1办公室在每年年底或下年初对质量管理体系文件的适宜性和有效性进行评审，评审后受 控重新编制质量管理体系管理类文件清单。5.5.2 技术类文件由技术部负责对其适宜性和有效性进行审核，加盖 印章。并在印章上部空白处填上年限。5.5.3 公司内部审核时内审员对质量管理体系文件的适宜性和有效性进行评审，并对不适宜的文件提出修改申请。具体按本程序5.6条款执行。5.6 文件的更改5.6.1 文件更改可用划改、换页、增页、换版等形式进行
7、。5.6.1.1 划改：文件的某一段落或个别字句的更改可采用划改的形式。5.6.1.2 换页：文件的同一页修改三处以上，可采用换页的形式更改。5.6.1.3 增页：文件增加的内容较多，可采用增页的形式更改，同一文件的其它页次作相应变化。程序文件01. 文件控制程序文件编号YZSY/CX-01-2011修改状态0版 本 号B版页 码4/55.6.1.4 换版：文件更改的内容超过三分之二时，可采用换版的形式。5.6.2 文件更改的程序5.6.2.1 文件更改人或更改部门填写文件更改审批表，并说明更改理由、更改前后的内容变化情况。5.6.2.2 办公室负责管理类文件的更改：a：采用划改形式时由办公室
8、通知文件持有人带须更改的文件到办公室集中更改。办公室文件管理员负责在划改处签名和签署日期。质量手册更改时须在手册修改页上记录更改内容。b：采用换页、增页形式时，由办公室预先制好更改后的内容，通知文件持有人到办公室换页或增页，同时收回作废的章节，并做好相关记录。c：采用换版形式时，由办公室收回作废的文件，重新发放，并做好发放、回收的登记。5.6.2.3 技术文件的更改由技术部按以上要求执行。5.7 文件的作废和销毁5.7.1 所有失效或作废的文件由办公室或技术部及时从质量活动场所或人员中撤出。5.7.2 对因正当理由需要保留的作废文件，使用部门应加盖“保留资料”印章，并不得在现场使用。5.7.3
9、 无保留价值的作废文件由办公室或技术部填报文件销毁申请单，报管理者代表或总经理批准后集中处置。在文件处置时注意不得泄露公司机密。5.8 外来文件的控制5.8.1 外来文件一般包括：a：适用的法律法规b：产品的国家标准、行业标准及相关标准c：来自于政府机关、主管部门等机构有关产品质量和质量管理的文件d：来自于第二方、第三方等相关方的质量管理活动文件5.8.2 外来文件原则上管理类的归办公室控制，技术类的归技术部控制，其它部门收集到的外来文件传递到上述部门。程序文件01. 文件控制程序文件编号YZSY/CX-01-2011修改状态0版 本 号B版页 码5/55.8.3 办公室、技术部控制外来文件的
10、发放，所有外来文件发放应登记并标注发放号。并在外来文件上加盖红色印章“外”，以控制复印。5.8.4 每年年底前，办公室、技术部应分别评审本部门控制的外来文件的有效性。5.8.5 外来的电子文件由归口部门以书面形式发放。5.9 电子文件的控制5.9.1 公司规定电子文件仅限于存档，不用于发放。5.9.2 任何人未经办公室、技术部批准，不得在网上或电子邮箱中发布涉及质量活动的电子文件。5.9.3 电子文件编制人应对电子文件采取加密等措施，以防他人随意更改。5.9.4 过期失效的电子文件应及时剔除。5.9.5 电子文件的更改按本程序5.6条款执行。6. 相关/支持性文件及记录见文件和记录清单。程序文
11、件02. 记录控制程序文件编号YZSY/CX-02-2011修改状态0版 本 号B版页 码1/21. 目的对记录的表式、标识、填写、检索、保存期和处置进行控制，以提供产品符合性和质量管理体系有效运行的客观证据。2. 适用范围适用于公司质量管理体系运行记录和产品检验记录的控制。3. 职责3.1 办公室负责质量管理体系运行记录的控制。3.2 品管部负责产品检验记录的控制。3.3 各职能部门负责相关记录的填写和保管。4. 记录的表格各职能部门根据要求设计表格，经部门负责人批准后传递给办公室，办公室审核后印制。5. 记录的标识记录标识包括文件编号、名称和检索号，记录如需发放应增加发放号。6. 记录的填
12、写6.1 记录应做到及时、真实填写，以保持其原始性。6.2 记录的填写应清晰、正确和完整。6.3 记录填写中出现的文字或数据笔误，只能划改，保留原痕迹可辨，并应在划改处签名。记录不允许涂改，也不允许使用涂改液。6.4 记录的所有栏目均应填写，如栏目无内容(一表多用)应在栏目的适当位置画一横线。6.5 记录中各相关栏目负责人应签全名或盖章，并签署日期，字迹应清晰可辨。7. 记录的贮存和保护7.1 质量管理体系运行记录由办公室负责贮存。7.2 产品检验记录由品管部负责贮存。7.3 各职能部门妥善保管记录。程序文件02. 记录控制程序文件编号YZSY/CX-02-2011修改状态0版 本 号B版页
13、码2/27.4 记录是产品符合性和质量管理体系运行的客观证据，应很好地保护。现场使用的记录应保持清晰，不得遗失。保存期内的记录应放于干燥、通风的地方，防止虫蛀、鼠咬和霉变。8. 记录的检索8.1 为便于检索，记录应按时间、类别有序摆放。8.2 同一种记录应编检索号，以缩短检索时间。8.3 多页的记录经整理后可合订成册，按日期、过程、顺序装订。9. 记录的保存期保存期在质量管理体系记录清单上规定，一般分为长期、三年、一年三种。10. 记录原则上不外借，不得复制，特殊情况须经管理者代表批准。11. 记录的处置过期或作废记录原则上由办公室收回集中销毁；特殊情况经管理者代表批准后可运出厂外处置。12. 相关/支持性文件及记录见文件和记录清单。程序文件03. 采购控制程序文件编号YZSY/CX-03-2011修改状态0版 本 号B版页 码1/51. 目的对采购过程及供方进行控制，以确保所采购的产品符合规定要求2. 适用范围适用于公司产品所需的原辅材料、零部件、及供方的控制3. 职责3.1 采购部组织合格供应商的评价3.2 采购部负责对合
