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1、Visio教程 微软技术支持 张伟OrientalOcean 概述 您一定不止一次地听到过这样的说法 一图胜千言 不过您不得不承认 这句话是对的 尤其是 当您手边有了Visio后 就会更加对此深信不疑了 Visio可以做什么 Visio不仅仅是一个图表制作程序 它还可以提供更多功能 两个版本 Visio2003有两个版本 VisioStandard2003和VisioProfessional2003 您拥有的是哪个版本 查看方法是 启动Visio 然后单击 帮助 菜单上的 关于Visio 业务流程图 流程图 创建类似这个示例的图表非常容易 各种形状已为您制作完毕 在本示例中为流程图中的矩形 您
2、要做的全部工作就是将它们拖放就位 键入一些文本 然后对其大小稍做调整 其他需要说明的是 连接各个形状的线条被称为 连接符 连接符可以方便地 粘附 到这些形状上 当移动某个形状时 连接符也会移动 具有指向更详细信息的超链接的流程图 这里是一个说明Visio图表强大功能的示例 如果您的图表的某一部分需要其他详细信息 您可以单独创建这个详细信息部分 然后为它添加一个超链接 在本示例中 试用 形状上有一个超链接 通过单击它 人们可以发现流程中关于该特定步骤的更详细信息 业务流程图 续 问题 现在是时候来谈谈这个问题了 其他MicrosoftOffice程序 例如 MicrosoftPowerPoint
3、 和MicrosoftWord 也可以帮助您制作图表 但是 这些程序在创建图表时不会像Visio那样为您提供大量空间 这些程序也不具有用于图表的许多高级选项 如果您需要一个标注详细的大图表时 Visio将是您的最好选择 不过 如果您只需要草草地制作一个普通图表 请使用您喜欢的其他Office程序 组织结构图 组织结构图 VisioStandard和VisioProfessional都提供了企业中经常使用的另一种图表 组织结构图 这里显示了一个示例 的确 这些线条和形状可使您很容易地看出组织的管理结构 但Visio真正出彩的地方在于 您还可以将数据与图表中的每个形状相关联 用于形状的数据称为 自
4、定义属性 在组织结构图中 您可以选择一个雇员形状 然后将重要信息 例如 地点 电话号码和部门 与之相关联 这样这些数据就成为结构图的一部分了 灵感触发图 灵感触发图及相应的大纲 灵感触发图可以帮助您记录和制定任何相关的想法或信息 例如 新业务战略 图书提纲 会议纪要或旅行计划 VisioStandard和VisioProfessional中都提供了灵感触发图 有两种方式可以创建这种图表 通过将形状拖放就位 您可以直观地创建图表 或者 通过在大纲窗口中键入大纲 您可以自动创建图表 使用这种方式 Visio会为您创建所需形状 建筑设计图 办公室布局 您还可以在Visio中创建精确的建筑设计图 例如
5、 使用VisioStandard 您可以设计办公室布局 如此处所示 使用VisioProfessional 您不仅可以设计办公室布局 而且还可以制作电气和电信设计图 HVAC设计图 等等 请注意 这个图表提供了墙 门 窗户和家具的俯视图 还请注意 家具 设备甚至连植物的形状都已经为您制作好了 您不必自己绘制这些形状 与其他简单的图表制作程序不同的是 使用Visio时 您可以指定度量比例 例如 如果您希望每半英寸代表一英尺 则可以指示Visio按您的要求做 Visio智能化的另一个示例 您可以给墙添加尺寸线 如这里所示 使用这些尺寸线 您可以确定可用空间中能否放下较大的项目 另外 如果您调整具有
6、尺寸线的墙的大小 该尺寸线也会随之动态变化 这样 您就不必重新键入英尺和英寸数了 重要提示 在Visio中创建组织结构图的另一重要原因是 您可以使用数据源中的信息自动创建组织结构图 例如 您可以基于某个数据库 某个MicrosoftExcel工作簿或者甚至是您公司的电子邮件系统 如果该系统使用MicrosoftExchangeServer 创建组织结构图 想想看 您只需单击几下鼠标 图就做好了 您不必手动输入每个人的姓名和职务 正如我们所说的 Visio具有智能特点 网络图 网络图 您可以使用VisioProfessional制作的另一种业务图表是网络图 您既可以制作一个简单的图表 也可以制作
7、一个非常详细的图表 此处显示了详细网络图的一小部分 当然 计算机 服务器等的形状已经在Visio中制作好了 想想看 如果您必须自己绘制这些形状 该是多么的麻烦啊 Web图表 网站地图 VisioProfessional还可以帮助您制作Web图表 例如 网站地图 地图中的每个形状都代表网站上的一个链接并包含有关链接类型和位置的信息 您可以使用该地图来分析您的网站的组织或者来对网站的内容进行分类 练习 我们只是向您展示了使用Visio可以做什么事的一个小小示例 但您可以使用Visio做更多的事 您还可以制作图表 图形 地图 项目日程表 日历 甚至软件图和数据库关系图 进一步了解Visio环境 进一
8、步了解Visio 创建图表 给图表加标签然后四处移动各个组件 这是一件很有趣的事情 不过 您确实需要对Visio加深了解 因为Visio可以帮助您完成更多的工作 现在 我们就利用这个机会来仔细了解Visio程序中三个非常重要的部件 模板 模具和形状 进一步了解模板 组织结构图 模板附带的特殊工具 当您选择组织结构图模板时 您可以获取以下工具 一个特殊的 组织结构图 工具栏 利用它可以更轻松地完成图表布局 一个 组织结构图 菜单 其中提供了许多命令来帮助您处理图表 还为您自动将页面方向设置为横向 这是组织结构图通常采用的方向 其他模板可提供其他特殊工具和菜单 进一步了解形状和模具 从哪里获得形状
9、和模具 形状 窗口位于绘图页的左侧 此窗口包含有 模具 模具不是实际形状本身 而是有用的形状组合 这些就是模具 在这个插图中 您看到了三个模具 组织结构图形状 模具是活动的模具 另外两个模具是 边框和标题 以及 背景 要查看这些模具的形状 您只需单击所需模具的名称即可 每个模具内都是各种形状 形状是您要拖动到页上的内容 形状具有智能特点 Visio允许您设置形状的格式 填充形状 旋转形状和调整形状的大小 利用许多形状 Visio可以做更多的事情 许多形状具有智能特点 它们有特殊的内置功能 可帮助您解决所处理的特定类型图表中的问题 例如 在组织结构图中 如果您拖动 总经理 或 经理 形状顶部的
10、职位 形状 则下属级形状会自动将自己放到上级形状的下面 进一步了解 新建 按钮 Visio中 新建 按钮的行为方式与其他Office程序中略有不同 启动时不使用模板如果您没有打开任何图表 单击 新建 按钮将会打开一个新的绘图页 其中不带有任何关联的模板 然后 您可以在 形状 窗口中搜索形状 如图所示 但是 请记住 因为您的图表没有基于某个模板 所以您将不会获得特定于模板的菜单或工具栏 并且 您可能不会获得依赖于模板的智能形状功能 借用模板如果您打开了一个基于某个模板的图表 单击 新建 按钮将会打开一个基于同一模板的新绘图页 例如 如果您打开了一个组织结构图 则也将会为新页面显示 组织结构图 菜
11、单 工具栏和模具 您还会获得 总经理 经理 和 职位 形状的智能形状功能 选择模板您在插图中可以看到 新建 按钮上有一个小箭头 如果您单击这个箭头 将会看到与您在本课程前面所使用的模板列表相同的模板列表 从这个列表中选择一个模板 然后您将会获得一个基于这个模板的新绘图页 制作第一个图表 准备好了解如何创建图表了吗 您对Visio了解越多 您就会越想亲手试试 使用Visio来做点什么 现在 让我们向您展示如何使用Visio 选择 拖动 移动 调整大小 键入 缩放和连接 您是否愿意了解详细信息 选择模板 您通过选择模板来开始创建图表 注意以下几点 您选择模板之后 会出现一个空白绘图页 该页的左侧会
12、出现您可以在图表中使用的形状集合 将形状拖到绘图页上 正如我们刚才所提到的 您选择了模板之后 绘图页显示为空白页 这与许多其他程序中的模板不同 例如 当您在MicrosoftOfficeWord中选择一个模板时 该模板打开后会提供一些文本 样式和其他项目供您使用 但是在Visio模板中 只会在空白绘图页的左侧显示一些形状 等待您自行将它们拖到页上 移动形状 移动形状很容易 只需单击任意形状 将其选定 然后将其拖到新位置即可 您还可以同时移动很多形状 为此 您要单击绘图页的空白区域 然后拖动以在这些形状的周围创建一个选择框 调整形状的大小 您可以通过拖动形状的角部 边上或底部的选择控点来调整形状
13、的大小 给形状添加文本 您可以给形状添加文本 完成这一过程可以采用多种方式 要给形状添加文本 只需单击形状 然后开始键入文本即可 缩放以便看得更清楚 如果图表中的形状太小而无法处理 您需要将其显示比例放大 要放大图表中的形状 请在按住Ctrl Shift键的同时沿着形状的周围拖动一个选择框 连接形状 连接形状是Visio的突出优势之一 像添加文本一样 可以用多种方法来完成连接形状 但对于本基础课程而言 我们将向您演示最简单的方法 当您需要连接形状时 您要在 常用 工具栏上从 指针工具 切换到 连接符工具 然后您要绘制从一个连接点到另一个连接点的线条 当您连接好形状后 切换回 指针工具 GameOver
