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1、酒店餐饮行业信息化管理项目解决方案建 议 书大同市银河网络有限责任公司2012年12月04日36目 录一、方案综述5二、典型用户6三、用友软件在酒店行业应用的功能介绍71、总账管理72、应付款管理93、固定资产管理114、UFO报表管理125、采购管理136、库存管理167、存货核算188、人事管理219、薪资管理2210、保险福利管理2311、人事合同管理25三、实施理念261、实施的含义262、实施的作用263、用友ERP企业管理软件实施的必要性27四、项目概况284.1、项目涉及模块284.2、ERP项目组织结构284.3、客户项目组成员职责与工作规范294.3.1、组长294.3.2
2、项目经理294.3.3 项目实施小组职责304.3.4项目主计划304.3.5实施进度表304.3.6培训30五、项目实施保障321、持续发展的优势322、对系统实现的独到理解333、严格的交互验收过程34六、软件标准报价35概 述传统的酒店餐饮行业的经营者大都为家族式经营方式，受传统思想影响，酒店餐饮行业的中高级管理人才很缺乏，而这正是制约酒店餐饮行业进一步发展壮大的关键问题不能将传统经营积累的经验贯穿下去，而信息技术的出现使这个形成了可能。酒店餐饮业是我国最传统、涉及面最广的行业。信息技术在我国各行各业应用已非常普遍，而在这个最传统、最广泛同时也是最新的行业的应用却很少。市场已迫切需要高技
3、术管理产品来提升酒店餐饮管理的各个层面，而用友酒店餐饮行业管理软件将这一矛盾彻底得到解决。酒店餐饮行业目前所面临的突出问题：1、 采购部门业务量大、品种多。如果采购人员职责不清，在没有掌握全面信息的情况下，就仓促编制、下达采购订单，容易造成材料积压、短缺情况时有发生；另外对供应商的考核评价存在的人为因素较大，没有一个客观的评价记录，如及时到货率、合格率、价格等的考核水分较大，供应商的联系信息情况只在采购人员处，人员如出现变更，将对企业长远发展造成很大制约。2、 月底库存盘点难，库存时有积压。由于采购的不合理，造成相当一部分材料成为过期、呆滞料，库存损失严重；账实不符现象严重，原有仓库处理流程的
4、不规范，造成“借料”、“打白条”等非正常流程的出入库，最终导致库存账实不符，厨房、吧台、仓库、供应商之间责任不清；缺乏必要的库存计划，通过一成不变的“安全库存”点进行物料控制，造成库存重大损失。3、 由于数据量大，财务无法对业务系统形成有效的监控，只能凭业务报送相关报表进行核算，财务数据失真；业务与财务信息更新不同步，财务、业务对账工作困难，应付款情况统计难，财务人员把大量人力花费在对账上；月底手工核算财务数据复杂；担心财务人员上ERP系统由于软件操作麻烦,流程复杂导致影响财务工作；财务数据以及产品价格、客户资源等等即需要保密又需要给有权限的人使用。4、 人员流动性大，不能做到对人员的有效管理
5、，没有对人员形成一个有效的监督和激励机制，人事管理混乱。针对上述问题，快速发展的计算机技术和应用、电子通信技术已为酒店餐饮管理的各个环节提供了多种计算机管理的手段。用友餐饮解决方案就是用友软件有限公司根据行业软件先进性和实用性的要求开发的管理软件，具有先进的理念、强大的功能，酒店餐饮管理工作对信息系统先进性和行业实用性的要求在该方案中都能得到很好满足。我们坚信通过用友酒店餐饮解决方案的成功实施，必定能有效帮助酒店餐饮行业在财务、采购管理、供应商管理、库存管理、人力资源、报表编制、统计分析及其他环节完全由人工管理转向信息化管理，帮助酒店餐饮企业提高管理水平、及时为高层管理人员经营决策提供快捷精确
6、的依据、改善企业形象、提高效率、提升顾客满意度、堵塞各种漏洞、减低运作成本。 一、方案综述针对大同市酒店餐饮行业的特点和存在的问题，结合用友软件所具备的功能，我们可以有效做到如下几点：1. 用友软件“财务业务一体化”在酒店餐饮行业可以实现如下功能：（1）吧台的酒水能够按指定的零售价严格控制，利于与前台软件对比控制。（2）通过采购管理，财务自动直接生成应付帐款，避免采供部与财务部对帐不平问题，防止采供部与供货商之间的漏洞。（3）自动核算成本，防止财务人员由于价格的变动而引起成本核算的不准确。（4）按部门可以核算成本，便于考核各部门的业绩。（5）采购价格自动对比，便于采购人员货比三家，更好的节约成
7、本。（6）月底盘点对领料可以通过假退库办法，以便准备地计算出实际成本。（7）便于及时了解库存情况，供应商采购情况。2. 构建标准规范的财务核算体系,从机制上保障企业内控制度的执行, 及时解决与客户供应商之间对账难的问题,实时掌控企业的现金流入流出情况,提高财务核算效率、快速出具可供决策的财务报告、编制财务报表。3. 做为企业运营根本的固定资产，通过财务信息化能够及时处理固定资产的登记、查询、变更、折旧、报废等基础业务，防止固定资产流失。4. 通过财务信息化，建立薪资标准体系、工资核算、工资发放、工资费用分摊、工资统计、分析和个人所得税核算等。与总账系统联合使用，可以将工资凭证传递到总账中，自动
8、完成人工成本的核算。5. 通过人力资源系统，将人事管理，人事合同管理，薪资管理，保险福利管理等人事相关业务联用，实现优化人力资源业务流程，建立统一的HR平台，实现组织体系、岗位体系、人员信息、人员变动情况等信息的实时动态汇总、查询和分析，并通过报表的形式对信息查询结果进行呈现。6. 库存管理是企业ERP项目建设的重要环节，用友ERP-U8V10.1库存管理旨在帮助企业通过信息化的手段提高库存出入库工作效率、降低库存资金占压，并将存货信息实时反映在财务上，从而帮助企业制定有效的库存策略。我们通过与多个规模酒店相关人员的有效沟通，结合我公司为大同市北都国际酒店、大同市云冈国际酒店、大同市建国宾馆、
9、大同市北辰酒店、88凰庭精品酒店、大同市晨光国际酒店等实施的经验，为此我们特别推荐使用用友ERP管理软件最新版本U8V10.1，使用模块包括财务管理、供应链管理、人力资源管理。旨在全面提升酒店行业的信息化管理水平。二、典型用户l 大同市北都国际酒店有限责任公司北都国际酒店所用模块：财务包括总账、报表、应付、固定资产，业务包括采购管理、库存管理、存货核算，人力资源包括人事管理、薪资管理、保险福利管理、人事合同管理等，实现了财务业务到人力资源的一体化管理，通过用友ERP的实施，使整个酒店实现了信息化管理，做到了数据及时传递、资源共享，大大提高了工作效率，降低了管理成本，同时提升了酒店的效益。l 大
10、同市云冈建国宾馆云冈建国宾馆所用模块：财务包括总账、报表、应付、固定资产，业务包括采购管理、库存管理、存货核算，实现了财务业务一体化，打通了各业务“信息孤岛”，减少了重复劳动和数据错误，提高了运营效率，实现了信息的可视化、流程的透明化、动作的标准化，提升了管理水平，降低了管理成本。l 大同市凤临阁实业有限责任公司凤临阁所用模块：财务包括总账、报表、固定资产等，旨在构建标准规范的财务核算体系,从机制上保障企业内控制度的执行, 及时解决与客户供应商之间对账难的问题,实时掌控企业的现金流入流出情况,提高财务核算效率、快速出具可供决策的财务报告、编制财务报表。l 其它用户：大同市云岗宾馆有限责任公司大
11、同市老大同餐饮有限责任公司大同市北辰花园大酒店有限责任公司大同市永和餐饮娱乐有限责任公司大同市明堂商务酒店有限责任公司华林新天地如家快捷酒店大同市丞鑫外婆桥餐饮有限责任公司山阴县洪涛度假山庄酒店大同市孙记包子餐饮有限责任公司大同市晨光国际酒店大同市矿区碧水湾休闲会所大同市饮食公司88凰庭精品酒店大同市天贵国际酒店大同市浩海国际酒店大同市王府至尊酒店大同市九龙假日酒店大同市九州国际酒店三、用友软件在酒店行业所应用的相关模块功能介绍总体结构图：人力资源应付管理采购管理采购发票UFO报表入库单总 账存货核算库存管理记账现金流量表固定资产1、总账管理总账系统是用友公司总结多年的经验开发出来的产品，适用
12、于各类企事业单位进行凭证处理、账簿管理、个人往来款管理、部门管理、项目核算和出纳管理等等。 1.1凭证处理。提供严密的制单控制，保证制单的正确性。录入凭证时为了操作方便，提供带参参照、常用凭证、常用摘要等快速录入方式。系统可自动计算借贷差额。且在录入凭证时可实时查询科目余额。制单时还提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制，以加强对发生的业务进行及时的控制。凭证审核时，可按指定人审核。可批量审核，也可单张审核。提供凭证审核标错功能，方便制单人快速定位对凭证进行修改。提供出纳签字功能，加强出纳对现金银行凭证的管理。凭证的记账工作比手工要“快”和“准”，只要点一下鼠标，系统即可自动完
13、成账薄的登记。1.2转账可以自定义转账，设置自定义转账凭证。在每月底，根据基础设置自动对费用凭证进行转账。大大节省了工作量。1.3账薄提供总账、明细账、多栏账、日记账等账簿的查询功能，所有账簿查询均可包含未记账凭证，查询条件可任意组合。提供总账明细账凭证原始单据之间的联查功能。明细账联查凭证和明细账联查总账1.4 辅助核算可以将部门、单位往来、个人往来、项目等设置成辅助核算。一来，大大节省了科目数量，二来，可以实现横向、纵向的查询。并可进行项目统计。如下图的部门收支分析表在使用传统的会计软件需要人工经过大量的计算才能得出，而使用辅助核算后只要用一秒钟的时间即可查询到结果。2、 应付款管理应付款
14、管理是企业控制资金流出的一个主要环节，同时也是维护企业信誉，保证企业低成本采购的一个有利手段。它以发票、费用单、其他应付单等原始单据为依据，记录采购业务以及其他业务所形成的往来款项，处理应付款项的支付、转账等业务，同时提供票据处理功能，实现对承兑汇票的管理。本系统可以与总账、采购系统联合使用。应付处理流程：(供应商将货款交财务出纳，出纳收款时填写付款单，注明订单号。同时采购收到的发票流转到财务部门，由会计根据订单的付款情况审核确认对应的发票。)提供三种应付款的核销方式，即按余额、按单据、按存货三种方式。提供三种制单方式，即明细到供应商、明细到单据和汇总三种制单方式。提供两种汇兑损益的方式，即外
15、币余额结清时计算和月末计算两种方式。提供两种预付款的核销方式，即按单据核销和按余额核销两种核销方式。完整的供应商管理：本系统建有完整的供应商档案，对供应商信用度、信用等级、信用期限提供详细的记录和严格的控制，最大限度地帮助企业加强应付账款管理。本系统对采购业务中发生的各类发票，以及采购业务之外发生的其他应付单据进行录入和核销处理，在付款时可以按供应商、付款条件、付款时间进行选择，对付款业务进行有效控制，有利于企业合理调配资金，保证生产和销售的正常进行。本系统支持票据处理业务，同时可以灵活处理应付冲应付、预付冲应付、红票对冲、应付冲应收等转账业务。本系统提供月末汇兑损益自动计算功能。可以实时动态进行应付账龄分析、付款账龄分析、欠款账龄分析。输出应付总账、应付明细账、应付对账单、供应商分管项目统计表等账
