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1、文秘专业校本教材-会议管理目录第一章：会前筹备一、拟订会议议程、日程1二、提供会议地点的备选方案11三、布置会场和安排座次19四、发布会议信息安排来访者的参观、娱乐活动23五、安排会议食宿30六、邀请会议嘉宾34七、准备会议资料、会议用品38八、安排会议礼仪服务40九、检查会议常用视听设备是否正常45第二章：会中服务一、安排会议值班51二、接待会议采访的新闻媒体55三、做好会议的记录工作和简报工作59四、收集会议信息66五、反馈会议信息78第三章：会后落实一、会议文件资料收集整理的要求83二、会议纪要的内容和要求94三、会议纪费结算的方法98四、跟踪反馈落实会议精神102文秘专业校本教材会议管
2、理内容提示本书的学习内容由会前筹备、会中服务以及会后总结3个部分组成，是对五级内容的补充与深化。对于秘书人员而，会务管理是主要工作之一，能过对本章的学习，使学习者能够明白在会议的各个阶段秘书人员应当完成的工作，掌握协助领导开好会议的方法与技巧。第一章会前筹备学习目标通过对本节内容的学习，使学习者能够进一步了解会前筹备期间秘书应完成的工作，例如，拟订会议议程、日程，提出会议地点备选方案，布置会场和安排座次，发布会议信息，安排会议食宿，邀请嘉宾，准备会议资料、会议用吕，安排会议礼仪服务，检查会议常用视听设备是否正常等，从而进一步掌握会议筹备的内容与方法。一、拟订会议议程、日程（一）相关知识1会议议
3、程的内容会议议程是为完成议题 而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。2会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。3会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚 会
4、议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。（二）示例分析例文1英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书丁倩在编制议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出，再询问各主管方面有无要拿到会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，丁倩将需在会上讨论的议题编排了一下，便打印交给了上司（如下所示），上司认为这份议程表有问题，需重新做。英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月5日星期一上午10：00在公司总部的三号会议室举行。销售二部经理的人选。东部地区销售活动的总结。
5、上次会议记录。销售一部关于内容沟通问题的发言。下季度销售目标。公司销售人员的招聘和重组。讨论：1.独特丁倩找到方程表的问题所在。 2.重新设计这次会议的议程表。点评：丁倩所设计的会议议程表有3个问题：1未注明参加比次会议的人员范围和参加会议的一些特殊议程的人员范围，例如：确定销售二部的经理人选。2议程的顺序不当。应将重要的，具有保密内容的议程放在最后。3部分程序表达不清，例如“销售一部关于内部沟通问题的发言”应为“销售一部关于加强内部沟通的典型经验发言”。例文2霓裳服装公司欲举行北京旗舰店和全国各地霓裳专卖店店长的销售培训会，会议定于6月6日在北京大运河会议中心举行。与会者200余人，会期2天
6、。韩方总经理将亲临大会做报告，同时邀请了北京高校的营销专家进行营销策略和管理方面的培训，还要由人力资源部组织一些讨论和游戏联谊活动。请为这期活动拟制一个会议日程表。讨论：1拟定会议议程和日期，为何事先要从上司那里获取有关的信息？ 2会议议程和日期制定出来之后，为何要报上司审核把关？ 3会议日程表中经常留有“备注”一栏，它有什么作用？（三）工作程序1会议议程的制定程序（1）明确目标和参加者要清楚为什么要开会以及哪些人将到会。1）明确目标。通过会议要取得什么样的成果（比如更深入地了解、获取更多的信息，或是达成某种共识）。2）在会议议程上陈述目标。要让参加者知道会议预期的成果是什么以及对他们的参加有
7、哪些期待（如提出想法、缩小意见的范围或者作出决策）。除了要在议程上把目标陈述出来之外，还要在会议的开始口头再次重申目标。3）列出会议参加者。会议议程还应该包括所有参加会议的人和任何可能涉及的责任人员，这样参加者才能准确地知道哪些人将到会，以及他们将承担什么样的职责。（2）安排各议程事项的时间考虑会议的时间长短以及内容的顺序。1）会议长短。会议时间超过两小点时或者涉及的问题太多，人议效率都会下降。如果议程要求的时间很长，那么可以安排一系列的短时间会议。对待很长的报告，可以要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，但在口头报告时间时必须只涉及最重要的项目或者只是那些需要集体进行讨论的事项。2）敏感话题
8、。可以把最重要的事项安排在开头，即使它们是敏感话题，这样就可以留出足够的时间来处理它们，也就不用担心由于参加者知道后面还有一项重大的争议问题而对第一个问题不集中精力。或者，必须决定希望把敏感话题安排在哪项议程上。如果认为会议一开始就出现重大不一致将会使会议难以有效地进行下去，那么 可以把这些敏感的话题保留到会议的最后。但一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。在编排议程的时候，遵循以下两个原则：一是按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。这样做的好处是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理。那些较不紧要的议案则可另择时间，或并入下次会议再予处理。二是每一个议案应
9、预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。会议就席可以让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论，某些人可晚到，也可以让某些人提早离开。（3）确定每一项议程 对议程上的每一项内容，参加者应清楚了解如下内容：1）目标。每一项议程的目标是什么？“为什么让大家进行讨论”以及“如何作出决策”。2）准备及。与会者应该做哪些具体的准备？他们应该阅读、检查或者思考什么东西？组织者期望他们做出什么具体贡献？组织者应该让他们知道你的期望是什么比如说，“思考这条建议的合理及不合理之处”或者“在会前提出5个想法”等。3）时间安排。对每一个话题是怎样安排时间的？组织者这种时间安排有多严格？如果组织者希望对议程的时间安排
10、进行修改，会在会议中怎样对它们进行修改（比如说是按照组织者自己的决定还是遵从团队的决定）？4）演讲者。谁负责对每一项决定议程进行解释或是主持每项议程的讨论?是否是组织者亲自主持整个会议？是否安排了几个不同的演讲者？5）提前分发会议议题。如果你希望从他人那里获得意见和想法，就要在会议之前给他们时间考虑会议的议题，而不能到了开会的时候才分发议题。对于那些复杂的财务或分析性质的议题，要提前一周分发出；对于不太复杂的议题，也要提前几天分发下去。（4）决定会议讨论形式可以考虑从下面这个几个形式中进行选择：1）典型的会议形式。大多数会议采取自由讨论的形式，以作出一个决定为结束。但是因为这种形式是非程式化的
11、，讨论通常会持续很长时间，有强势性格的人通常会控制整个会议，因此参加者通常迫于群体压力而摇摆不定，最后也想不出什么办法。2）头脑风暴形式。大多数人都听过头脑风暴会议这个词，但是还没有能够有效地利用这种会议形式。头脑风暴的形式可以很有乐趣而且很有效果，但是只有当协调人能够很有效地确保参加者遵守下面3条基本准则才行：在会议开始之前时行准备，想出尽可能多的办法想法越特殊、越有创意、越与日前政策不一致越好。在会议进行过程中，追问其他人的想法，进行自由地联想，并思考出其他新的想法。不要批评或是评论其他任何的建议或想法，要等到所有的想法都说完之后再进行评论。3）团队列名方法。这种方法是头脑风暴的高度结构化
12、形式，能够保证每一个人都参与到其中而且没有一个人会控制整个会议。使用这种方法应做到：在会议开始前，参加者用书面的形式将他们每个人的想法分别列出来。会议协调人或场记不分先后顺序地在题板或黑板上记下每个人的想法。团队讨论所有不清楚的事项以保证他们已经理解了每一项内容，之后才能开始讨论和评估。4)小型团队。在一个更小的群体中，人们往往会更加自由和好心地进行讨论，因为小群体的氛围相对来说没有那么公开，所以没有人会有局促不安感。在各小组讨论之后，每一个小组都要向全体到会者提供一份书面或者口头的总结，把这些总结作为团队讨论的基础。（5）决定会议决策的方式让参加者提前知道会上将以什么方式作出决策。在某些情况
13、下，要让他们知道会议只是用来讨论问题而不是要作出什么决定这样他们就不会因为期待作出决定而感到沮丧了。决定会议决策一般通过会议表决的方式实现。2会议日程的编制方法（1）制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。（2）制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。（3）宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容（例如：点名，报告缺席情况，宣读和修正上次会议记录等），之后再安排讨论的问题。来自http:/中国最大的资料库下载（4）尽量将同类性的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退
14、席。（5）保密性较强的议题，一般放在后面。（四）注意事项1会议议程和日程的区别会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清楚地表达出来。会前发给与会者。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上3个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后，会前发给与会者。会议议程和日程的功能不同，议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整。2正确处理会议临时动议一般情况下（紧急情况下例外）不应搞临时动议。如果有一些特殊的原因需要研究临时动议，应该先与会议主要
15、负责人及时沟通，要考虑议题的内容、会议进度、时间、与会者对核议题 的反映和关系程度等许多方面，如果确定要搞临时动议，也要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。（五）相关链接1会议议程的样式样式1英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。宣布议程。说明有关人员缺席情况。宣读并通过上次会议的记录。通信联系情况。东部地区销售活动的总结。销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。公司销售人中的招聘和重组。销售二部经理的人选。下季度销售目标。样式2至：部门经理 自：总经理办公室日期：2006年5月18日主题：销售团队的人员招聘我们下一次团队会议计划在2006年5月25日9：00时召开。根据公司领导的指示，要迅速扩大公司的销售队伍，在6月要完成100人的销售队伍的招聘和培训。会议目标：为了确定一个固定的招聘人员的方法，在全公司通用。会议议程：我们的会议将按照下面的议程进行。议程事项责任人时间介绍经理 5分钟讨论每种方法的合理及
