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1、职务分析推进(案)(管理部) 2003.4.111目 的客观上使每个人明确所分担的业务内容和业务负荷,成为调整业务和确保适当人力的评价基准,对于定型性的业务,制定“工作手册”,使其标准化,改善业务程序并且积累业务Know-How(专有技术)。2推进步骤(1)1,2次业务机能分类(样式1) 公司的全部业务按大的机能分类大的机能:企划/人事/总务/财务/生产/设施/购买/品质/营业/技术 按大的功能第1次分类和第2次分类(例)大的机能:生产第1次分类:生产管理/资材管理/生产/生产技术(例)第1次分类:生产管理第2次分类:生产管理/工程(艺)管理/进度管理/出厂管理/设变和BOM管理/运营生产管理
2、系统/工艺外协管理(2)第3,4次业务机能展开(样式2) 将第2次分类的业务更详细地分第3次,第4次2级,展开机能。第4次分出的业务应达到个人的最小单位业务。(例)第2次分类:生产管理第3次分类:生产企划/生产实绩/大营业 第3次分类:生产企划第4次分类:确立年事业计划/确立月生产计划/确立周生产计划/作成MRP和RUN(3)确定个人业务负荷 第4次分类:按业务别和个人别作成业务记录表(样式3) 体现月、年业务发生频率/1次处理所需时间/总的所需时间(4)以课为单位作成业务MAP(样式4) 以个人别业务记录表为根据对于第3次、第4次业务确定以课为单位的综合业务负荷体现按课为单位业务优先度/投入
3、时间比重/个人贡献等。(5)作成工作手册 以机能展开表,个人业务记录表,课单位业务MAP等为基础,主要对于定型业务作成工作手册。体现业务处理步骤、业务推进要领、管理要点,用于使任何人都能容易掌握业务要领,找出改善要点、积累业务Know How(专有技术)。(样式5:JOB NOTE 项目选定表,样式6:JOB NOTE)3按阶段作成要领 (1)将公司全部业务分类为10个大的机能并赋予代码 企划(A):长短期事业计划,研讨新的事业项目,经营分析,改善经营革新,预算管理,调查分析,对内外广告,情报管理等 人事(H):人事企划/管理/行政、工资/福利、各种教育等 总务(G):一般总务、环保/安全等
4、财务(C):会计、资金、财务管理等 生产(P):生产、生产管理、资材管理、生产技术等设施(F):设施投资企划/执行(工程管理)、设备(建筑物、机械装置、公用设施)管理等 购买(B):内资购买、外资购买、外协企业管理、国产化、改善物流等 品质(Q):品质管理(外协/工艺管理,品质保证,试验测定 ) 检查(进口检查/工艺检查/产品检查 )等 营业(M):营业、营业管理、整备、配件 技术(E):研究开发(产品企划/性能开发/用途开发/产品开发)、 技术管理(技术情报管理/知识产权/项目日程管理) (2)按大的机能第1,2次业务分类 研讨各部门/课的业务在10个大的机能中属哪一种,并按样式1(第1,2
5、次业务机能分类表)第1次分类之后将业务第2次再分类。这时特定部门/课的业务也可能同属于2个以上大的机能类中。 (3)第3,4次业务分类 按样式2(业务机能展开表)将第2次业务分别分解为第3次业务,第3次业务重新分解为最终第4次业务。* 赋予业务代码的方法:按大的分类代码用4位数“生产”机能的第1次业务4个中如果第2次分类的业务为“生产管理”,代码为“P2”。生产管理(P2)业务的第2次业务中如果第3个业务为“Attachment 管理”,代码为“P23”。“P23”业务的第3次业务9个中第5个业务为“Attachment资材管理” 代码为“P235”。“P235”业务的第4次业务8个中,如果第
6、4个业务为Attachment和作成所需要部品购买要求书,代码为“P2354”。 (4)作成个人业务记录表 将样式3:(个人业务记录表)按个人作成后,由担当课长确认。包括定型性和非定型性业务的所有业务,每月不定期发生的情况要记录,每年发生的次数和所需时间,必须要记录业务结果发生的文件名。 (5)作成业务MAP 将样式4(业务MAP)按业务以课为单位作成。这是按“个人业务记录表”综合显示的,如果将1个第4次业务由2个以上分担时,可以知道第4次业务所需全部时间,并且可以掌握以课为单位履行业务时的优先度,所需时间比重和每个人的贡献。可以使用相同样式综合以课为单位的“业务MAP”,可以掌握部门的业务现
7、况。 (6)作成工作手册 1工作手册定义 为了履行赋予课的业务,对于单位业务具体的处理方法、顺序、管理要点、管理基准等,以可视的方式表现,使业务得以正确履行而作成的办公指南。 2作成目的 不论是谁都能易于高效率处理业务达到资料化,标准化。 为了掌握业务的现象并且改善业务作为工具使用,反映改善事项,不断地修定达到积累业务的Know How效果。 可用于新入社员工的OJT教育和轮岗。 3作成范围虽然基本上以单位业务的全部为对象,一次性的定型业务要按重要度顺序作成。 对于定型业务作成工作手册之后,要对于所有定型业务,非定型业务另行安排,作成“业务手册”。 * 定型业务:对于一定周期内反复进行的业务以
8、各种样式和情报为基础,确定了处理程序和顺序的业务。 * 非定型业务:非定期并且更多地需企划,思考和判断的和例外情况多的业务。 4 选定业务对象 利用样式5(工作手册项目选定表)确定先后顺序,然后针对各业务对象与作成担当确定完成时间。 5 工作手册样式作成方法 样式6(工作手册)的2个样式中(样式6-A)要以业务处理程序为重点作成,(样式6-B)要以业务推进要领、例外事项和采取措施内容为重点作成。 样式6-A工作手册No:记载工作手册的代码业务处理程序:将业务处理流程作成一目了然的FLOW CHART 形式(在电算FLOW CHART 记号中共同使用显示“Yes/No”的图形和生成业务结果的文件
9、记号 )管理要点:记载关于业务处理检查项目,管理项目,管理基准等。 样式6-B业务推进要领:不易用Flow Chart 显示的作业方法,业务量(所需时间、处理件数、频率、文件数)等要按业务顺序罗列记录详细的作业内容。这时将番号统一按下列方法赋予1(1)2特记事项:记录发生例外事项时的处理方法或步骤,业务处理注意事项等。6工作手册的检查和认可 根据业务内容由担当或课长作成工作手册,但完成后担当课长对于依据下列内容检查完成度并且修改不足事项。 可用度后任者(或新入社职员)仅凭工作手册能履行业务吗?用了易于理解的用语作成了吗? 文章的形态作成的文章是否包含了5W2H1B Why(目的/理由),Wha
10、t(内容/需要作什么?),When(时机),Who(谁/分担、协助关系?),Where(场所),How (什么顺序/什么方法),How Much(什么程度时间/期间),But(但是这种情况下,例外事项如何处理?)简洁并按步骤作成了吗?是否记录了要点和容易失误之处?记号或番号的使用是否有效果? 视觉效果使用了图解和实物样品等与否?* 最终由部长与其他部门研讨业务关系等之后认可工作手册。7使用和管理工作手册工作手册中始终要收录最新情报管理方法、样式等有变更时要及时修正 利用工作手册实施业务改善和工作交接 被认可的工作手册按个人以课为单位作成文档保管 (按业务特性作成工作手册需注意之处) * 使用样
11、式多的业务 并行使用Flow Chart /样式的文件名,记载保管场所/明确样式的使用目的。 * 检查、确认多的业务 检查、确认的目的、方法/必须记载可以防止失误的Know-How(专有技术) * 已决定了处理终了时限(交货期)的业务 将业务的内容与时间(日期)对比显示记载对应时间(日期)另行处理的内容。 * 判断多或者根据判断处理形态多样的业务。 将Decision Tree(审批机构)在工作手册内作成/按不同处理型态将顺序、方法在样式中记载。 * 画面处理业务(PC使用业务) 按不同阶段附画面/说明画面和输入方法/在样式中输入的情况,与样式对应的输入方法、技术/按样式输入以后与业务流程连接关系的技术。