企业档 案工作和企业档 案工作规范

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1、 企业档案工作和企业档案工作规范 企业是社会的基本组织形式和社会财富的创 造者。企业档案是企业研发、生产、经营和管理 活动的真实记录，是企业有形资产的记录、凭证 和无形资产的承载和组成，是企业合法权益的维 护者。企业档案工作在保障企业生产、经营和管 理持续开展，在企业资产保值增值和延续企业历 史和文化等方面具有不可或缺的地位和作用。 为适应新形势（WTO要求的法规一致性、采 用国际标准）、新条件（信息化建设）、新观念 （信息作为生产要素、无形资产）的新要求， 国家档案局于2009年11月制定了企业档案工作 规范（DA/T422009）作为中华人民共和国 档案行业标准。 一、企业档案工作规范发布

2、的目的与意义 （一）企业档案工作规范目的： 企业档案工作是企业管理的基础工作，企 业档案工作水平直接反映出了企业的管理水 平。企业档案工作规范的制定，是衔接 企业档案管理规定与具体档案业务、技 术标准的关键环节。既可以规范企业档案工 作，为企业领导、档案部门和档案人员提供 指导，保证企业档案工作正常、有序、规范 的开展，又能为档案行政管理部门提供业务 指导依据，也符合国家标准化工作提出将企 业建设成为标准化应用的主体的要求。 企业档案工作规范总结了建国以来我 国企业档案工作基本经验、规律和要求，借 鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新 国际标准，适应企业改革发展和信息技术广 泛应用的新要求，

3、将企业档案工作的行政性 目标要求，转向标准化规范化的体系建设。 规范首次将企业档案工作建设整体纳入 体系，形成框架性管理标准，符合目前系统 管理国际标准（如ISO9001质量管理体系 要求）和档案管理国际标准（如 ISO15489.1档案管理通则）的基本要求 ，是档案工作标准化建设的重要创新，是 新时期企业档案工作规范化建设的重要指导 文件和工作依据。 企业档案工作规范与企业档案工作目标管 理相比： 明确了企业档案及档案工作性质作用； 提出了档案管理体制、任务目标、管理责 任等总要求； 加强了档案工作组织、档案工作制度； 强调了档案工作系统性； 突出了档案信息化建设； 重点在过程而不是结果。过

4、程合规、完善 ，必然带来良好的结果。 （二）企业档案工作规范意义 企业档案工作规范是企业档案标准化 规范化建设和多年实践的总结，是有关档案 工作法规规章要求的代表，也是适应时代发 展要求的管理创新的体现。在我国完善社会 主义市场经济体制进程的新阶段，企业档 案工作规范的制定和实施对进一步提升企 业档案工作水平、加强企业管理具有重要意 义。 第一、法律法规与企业档案工作间的桥梁 企业档案工作是企业管理的基础工作，企 业档案工作水平直接反映出了企业的管理水 平。企业档案工作规范的制定，既可以 规范企业档案工作，为企业领导、档案部门 和档案人员提供指导，保证企业档案工作正 常、有序、规范的开展，又能

5、为档案行政管 理部门提供业务指导依据，也符合国家标准 化建设提出将企业建设成为标准化的主体的 要求。 第二、体现管理创新趋势和与时俱进要求 在我国，由于企业在社会经济发展中的基 础性地位和作用，改革开放进程中的每一个 重要的历程都与企业息息相关，因而也对企 业档案及档案工作产生着深刻的影响。由于 标准化工作的渐进性，我国标准化建设开始 是以单项标准为主。即，过去制定标准是先 从个案入手，对某项具体业务进行规范。随 着标准化建设的深入，单项标准越来越多， 现在倒过来看，如果有框架，那么更利于我 们组织编制相应的标准，就如同盖房子先要 有基础和框架一样。企业档案工作规范 正是在过去标准化建设的基础

6、上提出的框架 性要求，体现管理创新趋势和与时俱进要求 。特别是规范对档案资产价值的界定， 对企业档案信息化的要求，对企业档案工作 组织体系与规章制度建设，创新性地引入国 际通行的系统管理理念和档案价值认识新观 念。 第三、符合国际标准对企业档案管理要求 企业档案工作规范应用系统管理思想， 依据法律、法规及政策的要求，结合并吸取 企业档案工作多年实践经验，将企业档案工 作纳入系统管理、整体建设的标准。规范 基于ISO9001系统管理、领导为先、全员 参与的思想，满足9001关于质量管理体系中 对档案记录维护管理的要求；同时又借鉴 ISO15489.1档案管理通则对信息化条件 下档案管理系统设计思

7、想，提出档案信息化 建设的基本要求，符合国家产业政策和规范 管理的要求，也适应国际上标准化工作，特 别是企业管理标准化建设的趋势。 第四、为指导评价企业档案工作提供指南 企业档案工作规范是通用管理标准，内 容全面、涵盖性强，不仅汇集建国以来国家 对企业档案工作的基本内容，还要针对社会 发展进程中企业档案工作的实际需要，提出 新的要求和规定。规范对企业档案工作 的组织系统、工作职责、岗位职责及档案人 员的要求等方面做了详尽的划定；对企业文 件材料的形成积累、归档、收集、整理、保 管、鉴定、统计和利用等也做了详细规定， 内容容易理解，便于企业领导、专兼职档案 人员及相关人员掌握和操作。无论是大企业

8、 、小企业，国有企业、民营企业、还是私营 企 业、外资企业，只要是企业，参照规范 运作，就能把档案工作做好。企业档案工 作规范的作用是全方位的： 对新建立的企业，能据此了解国家对企业 档案工作的基本要求； 成熟企业看到它，知道自己档案工作还要 在什么方面需要完善； 档案行政管理部门，可将此作为指导企业 开展档案工作的依据。 二、规范的定位与作用： 规范涉及企业档案工作体系建设，是在 档案法律法规总体要求之下组织建立企业档 案工作的基本要求，是统领企业应用各种档 案标准、遵守相关法规的框架。如果说科 技档案案卷构成一般要求、归档文件整 理规则等标准和文件是企业档案工作的砖 、瓦、木料，那么规范就

9、是企业档案工 作的建筑物。显然要建好企业档案工作这一 大厦仅知道使用砖、瓦、木料还不行，还需 要有水泥、砂浆、钢筋将其连接起来。水泥 、砂浆、钢筋就是标准中的使砖、瓦、木料 连接成体系的相关条文，如档案工作原则、 组 织建设、制度建设等及要求。 第一、为企业可持续发展提供保障。随 着社会主义市场经济的完善，企业面对的竞 争越来越激烈，企业要想在市场竞争中占据 主动就需要有条不紊的档案工作保证；企业 要想通过质量论证，要想打赢官司，要取得 上市许可，没有完整准确系统的档案来咨询 、参考、佐证将难以完成。企业档案工作 规范汲取和借鉴国际标准最先进的管理理 念，适应企业管理国际化、现代化、规范化 要

10、求，依据国家有关法规要求和信息化发展 战略，将企业档案工作的单项标准实施推向 系统化建设的新阶段。实施企业档案工作 规范，可为企业可持续发展提供基础管理 和档案信息资源的保障。 第二、促进企业档案工作的规范发展。企 业档案工作从最初的自发阶段到规范化管理 ，在没有外力的影响下一般都是吃了苦头， 或尝到甜头后才有大转变。近二十年的发展 历程，通过达标升级、目标管理等手段逐步 推动企业档案工作向规范化发展，使许多企 业少走了弯路。档案工作为企业生产与发展 、为企业的经济效益和社会效益发挥了重要 作用。 企业档案工作目标管理办法等级 认定活动取消后，许多企业都反映档案 工作滑坡，档案工作没有抓手，急

11、切希望有 一个引导性的文件。企业档案工作规范 将是在新的历史条件和新的技术条件下，促 进和规范企业开展档案工作的重要文件。企 业要基业长青、可持续发展，企业档案工作 必须规范化。 第三、为档案部门业务指导提供标准。企 业档案工作是国家档案工作的重要组成部分 ，是档案工作服务党和国家中心工作的主战 场。在完善社会主义市场经济体制的进程中 ，公有制为主体、多种所有制经济共同发展 的基本经济制度下的各种类型、规模和所 有制企业都需要档案行政管理部门的监督、 指导和服务。过去国家档案局以开展企业档 案管理升级、企业档案工作目标管理为手段 来促进企业档案工作发展，确实提高了企业 档案工作水平，但因受国家

12、行政大环境的影 响被迫停止。企业档案工作规范正是新 形势和新技术条件下以新的观念、新方法弥 补这一不足，为档案部门业务指导提供系统 管理标准。 第四、为企业产生如下效益： 1、满足企业研发、生产、经营、管理对企 业核心信息资源的需要； 2、满足国际标准对企业质量、环境、安全 、卫生等管理对档案记录要求； 3、满足国家对企业档案管理的法律法规和 标准规范的要求； 4、企业信息资源、知识资产管理的基础， 企业自主知识产权权益保障； 5、保证企业在关键时刻及法律纠纷争议中 的正当权益和证据需求； 6、风险及资产管理的灾备中确保企业档案 资源完整的终极手段； 7、企业信息化建设中企业核心信息资源的 终

13、极解决方案； 8、基业常青企业传承历史和企业文化的有 效保障。 三、企业档案工作规范的贯彻与实施要求 企业改革发展的实践表明，管理的作用越来 越重要，而规范化管理也日益成为企业参与市 场竞争的利器和企业管理通行的做法。企业档 案工作多年实践同样证明，规范化管理已成为 企业管理的要求和档案管理的发展方向。 1、转变观念，提高对企业档案工作的认识 一是建立档案属于企业核心信息资产观念。 二是企业档案管理服务于企业的管理控制。 要使企业领导和员工认识到，现代企业制度 的“产权清晰、权责明确、管理科学”要求和现 代产权制度的“归属清晰、权责明确、保护严 格、流转顺畅”的要求，没有有效的档案管理 支撑将

14、难以实现。 三是有效档案管理是企业法规遵从的关键。 随着经济全球化加快和我国走出去发展战略 的实施，企业在国际竞争的环境中需要证明自 身依法经营。同时，随着信息技术的普及，国 际上对公司、企业的业务、财务数据设定了严 格的存储保存期限。发达国家已经出台多项针 对公司业务、财务数据的强制性法规（见第二 章），企业档案记录、电子数据的保护与管理 则成为法规制约的焦点所在。企业生产、经营 和管理中档案的形成与管理已经成为影响、制 约企业行为的关键。“法规遵从”理念的出现使 企业档案管理日益重要。 四是有效档案管理为企业服务创经济效益。 企业设立的主要目的是创造财富和价值；企 业资产经营管理的目标是保

15、值增值、追求效益 。企业档案不仅本身具有信息资源、知识资产 的价值，而且对企业有形资产的运营、维护、 管理和保值、增值具有不可须臾或缺的独特作 用。因此，有效的企业档案管理是为企业服务 、能够创造经济效益的重要活动和工作。企业 档案工作要围绕企业的中心和发展目标开展， 要以服务企业经济效益和企业资产保值增值为 中心和目标。 五是全员参与是有效档案管理的保障 全员参与是有效管理的一项重要原则，它特 别是针对涉及范围广的管理活动。如产品质量 ，不仅仅是由产品的加工决定，还要涉及原材 料、设计、程序、运输、销售安装等环节，只 要没有被最终用户消费前，都是产品质量的控 制环节。档案管理也是如此。文件形成、办理 、流转、积累、整理、归档、保管、安全等， 都决定着当前及今后的利用效果或服务质量。 而各个环节中真正影响档案产品（服务）质量 的关键真实、完整、准确、系统和可靠等 ，恰恰不在归档后的档案管理阶段，而是在文 件的形成、积累、整理等环节。 只有在领导高度重视下的全员参与才是有效 档案管理的保障。因此，向文件形成者宣传档 案法律法规的要求，宣传他们对确保文件完整 、准确、系统的责任与义务，宣传