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1、文秘教育专业文秘方向实训方案的优化设计 投稿：高亖亗以陕西理工学院文秘教育专业为例周丽鸿 张筱笛 贾蕊 徐渊 袁平夫（陕西理工学院文学院文秘教育专业 陕西 汉中 723000）摘要当前文秘教育专业文秘方向实训在实训室建设、专业实训、课外实训、实训效果考核等环节存在诸多问题。在明确职业定位基础上，必须对文秘方向实训方案进行优化设计。优化实训方案应遵循普遍性与针对性实训相结合、全程性与阶段性实训相结合、单一性与综合性实训相结合的原则，并分别从软硬件建设、岗位职责要求、提升技能与实现就业、提升效果等角度进行相应设计，从而最终培养出专业技能过硬的“准秘书”人才。关键词文秘教育；文秘方向；实训方案；优化
2、设计基金项目本文系陕西理工学院20112012学年大学生创新实验项目“文秘专业方向实训环节设置与实训内容研究”研究成果之一，项目编号UIRP1155。文秘专业在我国始于20世纪50年代，起初只限于高职、中专院校，直到1987年才开始具有本科层次的文秘教育专业。就培养目标而言，高职院校的文秘专业偏重于“高级技能型”文秘人才的培养，职业定位于企事业单位的文秘岗位，而本科院校的文秘教育专业则兼顾“人文性”与“职业化”培养，职业定位于职业高中、中等专业学校秘书专业及党政机关、企事业单位文秘岗位。职业定位的不同决定了二者实践教学模式的相异性。然而，单从实践教学情况来看，“本科院校的实践教学明显不如专科和
3、高职院校，高职和专科院校都有自己比较系统的实践教学计划”1。本科院校的文秘教育专业由于大多依托于汉语言文学专业，尽管在人才培养方向上通常会设计“教师方向”和“文秘方向”，但两个方向的同时存在，必然会弱化“文秘方向”。加之在具体实施过程中往往将出发点和落脚点都过多地放在了“教师方向”人才的培养上，使得“文秘方向”人才的培养力度进一步弱化。为扭转当前文秘教育专业文秘方向人才培养方面的这种尴尬局面，进行文秘方向实训方案的优化设计势在必行。一、文秘教育专业文秘方向实训现状分析（一）文秘实训室建设环节。文秘专业是一个操作性、实用性特别强的专业，学生必须经过反复地实践演练才能真正做到对所学知识的掌握与运用
4、，因而文秘实训室也就成了文秘人才培养的主要阵地。但是，目前高校文秘实训室的现状存在明显问题，主要表现在：第一，实训设备简单，功能单一。许多高校的文秘实训室都没有为学生提供实训所必需的硬件设备，如打印机、复印机、摄像机和投影设备等，对于较为先进的电子设备如远程会议设备、会议操作模拟程序等，学生更是没有机会认识和了解。以陕西理工学院文秘实训室为例，二十平米的房间，装设20台计算机，外加几部数码相机。显然是不能满足学生办公自动化实践训练的要求。第二，实训内容过于空泛。在学校课程安排中保证每位同学每周均有四个学时的时间去实训室熟悉办公设备，实训时间可以说是很充足的。但是实训过程中缺乏具体的实训内容安排
5、，学生每次去实训室没有任务、也不知道目的，所以就难免会出现在实训过程中上网聊天，玩游戏的现象，其实训效果可想而知了。第三，实训管理制度不健全。目前部分高校的文秘实训虽有相关制度的约束，但基本上都只是泛泛而谈，缺乏针对性、科学性，其相应的配套制度也不完备，没有形成有效的监管机制，缺乏规范化。（二）专业实训环节。文秘专业通常都设计有“文秘实训”环节，该环节存在的主要问题是：第一，实训次数少，时间短。许多高校的文秘专业一般只安排一次专业实训，实训时间较短。次数之少，时间之短显然是不能满足学生的实训需求的。第二，实训单位选择缺乏针对性。目前，许多高校为学生安排的专业实训大都是在校外，实训单位一般都是政
6、府行政部门，。由于一些科室（如统计局、财政局的部分科室）的特殊性，考虑到一些内容的重要性和保密性，学生很难接触到实际的文秘工作，所做的无非就是最为平常的办公室卫生清洁工作。第三，实训内容不能完全落实。作为文秘人员所要具备的技能要求是多方面的，包括日常办公室事务的处理、办公自动化应用、日常公文的拟定、办公文件的处理等。然而，由于实训单位的局限性，事实上很多学生在实训过程中是根本没有机会去进行这些技能的训练。这样一来，整个专业实训环节就难免流于形式，没有真正达到实训目的。（三）课外实训环节。课外实训时文秘方向人才培养更为重要的环节，主要存在包括课外各种实训活动开展以及学生在寒暑假自主进行的文秘实训
7、。这一环节同样存在不少问题。第一，缺乏系统设计。目前部分高校虽设有课外实训环节，但没有真正落到实处，过多地重视课内实训，且缺乏对课外实训环节的系统设计，使得课外实训更多地成为一句空谈。第二，第二，学生积极性不高，参与率偏低。这主要表现在：一方面，在大学生课外活动中很难看到文秘专业学生的身影。另一方面，在寒暑期实训中，学生多是“托熟人”“找关系”，而目的仅是为了应付性地完成任务。产生上述现象的根本原因在于学生缺乏对本专业的基本认识和对自身职业定位的不清晰。（四）实训效果考核环节。“考核是测量学生的知识能力、评价教学质量的基本手段，是教学管理的一个重要环节”。但是采用传统的考核方式已经不能满足本科
8、教育以培养学生创新实践能力为主的要求。笔者认为，在文秘教育专业文秘方向实训考核中存在诸多问题。可概括为以下几个方面：考核重结果轻过程；考核结果重评价轻反馈；考核方式单一。以陕西理工学院文秘教育专业为例，在学生完成两周实训任务后，将实训考核成绩表交给实训基地指导教师填写，教师没有统一的标准，有时甚至会出现指导教师打人情分的现象，因而学生的考核分数普遍较高，这样就不能真实地反馈学生的实训情况。另外，在其他环节也没有对学生的实训情况进行考核。文秘教育专业文秘方向的实训，无论是实训环节还是实训内容，由于存在着以上种种问题，严重影响人才的培养。因此，必须对其进行优化设计。 2二、文秘教育专业文秘方向实训
9、方案设计原则（一）普遍性与针对性实训相结合。实训方案的设计要以学生为主体，立足于培养和提高学生的各项技能。所谓普遍性实训指对该专业学生群体而言所必须掌握的基础性技能的训练。针对性实训是针对学生个体发展及兴趣爱好的不同所进行的有目的的训练。普遍性实训与针对性实训两者互为前提而存在，如将两者有机结合，并力求做到有的放矢，就可最大限度地调动学生的积极性和主动性。（二）全程性与阶段性实训相结合。全程性实训指让学生提前进入秘书角色，入校即入职。在此基础上，将实训过程贯穿于整个学习过程之中。阶段性实训指按各年级所学课程的不同来安排实训内容，在学生进行自我定位之后，从基础实训到专项实训，分阶段进行。阶段性实
10、训以全程性实训为前提，全程性实训以阶段性实训为基础，两者一脉相承。在每一阶段任务结束之后，可让学生进行自我总结，然后全班性经验交流，这样可让学生及时发现自己的优势和不足，从而全面提高自己的实际操作技能。（三）单项性与综合性实训相结合。单项性实训指特定阶段内所进行的针对某一种技能进行训练的训练模式。综合性实训是多个单项技能综合为一体的训练模式。两者相辅相成，缺一不可。学生由基础训练到综合训练，由模拟环境到真实环境，由浅入深地完成各项技能实训，逐步提升实践技能，继而真正实现该专业学生的实际能力与社会需要的“零距离”。三、文秘教育专业文秘方向实训方案优化设计（一）以提高办公技能为目标进行文秘实训室软
11、硬件建设。第一，实训室的多功能建设及运用。文秘专业要以体现专业特色为基础，这就在客观上对文秘实训室的建设提出了更高的要求。笔者认为，文秘实训室应实现多功能建设，所谓多功能，一指模拟办公自动化场所，主要是电脑、打印机、传真机、摄像机、照相机、扫描仪等各种办公自动化设备；二指模拟档案室，主要功能是在学习档案管理学时能够进行有序归档和规范管理；三指礼仪实训室，这主要应用于秘书礼仪等相关课程中，学生能够比较直观的获得礼仪知识；四指模拟会议室，主要是进行会议安排、会议接待等日常会务工作。第二，制定切实可行的实训内容。实训内容安排应遵循普遍性与针对性相结合的原则，根据具体课程的进度，在某个特定阶段进行专项
12、训练，专项训练可分为多个模块，如打字速度、文本文档、表格制作等等，相继培养该专业学生的各项实际操作技能，全面提升学生的综合素质，为学生的可持续发展奠定坚实基础。第三，建立健全文秘实训管理制度。为使实训制度科学化、规范化，应根据实际情况制定合理且有针对性的规章制度，并将这些制度条理化、明确化，如实验室学生登记管理制度、实训任务检查制度、实训室学生行为规范、实训室设备的管理制度等等，制度是一切管理活动的有效保障，待各项制度完善之后，还应保证这些制度能被严格执行，以确保文秘实训室的正常运行。（二）以岗位职责要求为准则完善专业实训环节。第一，适当地增加专业实训次数，从整体上延长实训时间。根据学期的课程
13、安排，坚持理论与实践并重的原则，科学合理地调整理论教学与实践教学的课时安排。笔者建议，大学四年可安排学生进行两次专业实训，第一次可安排在学生进校的第二学年，时间可短一点，2周时间即可。第二次可安排在大三的第二学期，时间要稍微延长一些，即4-8周时间。两次实训侧重点不同，前者要重在让学生熟悉职业特征、办公环境和掌握一些简单的日常办公事务，后者则重在让学生锻炼实际工作能力，积累一定的社会工作经验。第二，有针对性地安排学生到实训单位实训。学生个体之间存在着强弱不等的能力差距，这就要求高校在对实训单位进行了全面考察分析之后必须对学生进行岗前培训，并结合学生平时表现进行考核，最终根据学生的综合能力进行分
14、配。如:文字功底弱的学生可安排在文件处理工作繁琐的部门，计算机操作能力差可安排在办公自动化操作频繁的科室。第三，将实训任务落实到实处。专业教师在实训初期应及时与实训单位进行沟通，通过沟通明确实训生实训内容，实训目的。实训期间，带队教师可定期或不定期地走访各个实训单位，这样可对学生的专业实训起到很好的敦促作用，保证每一位学生都能按要求完成任务。（三）以提高技能与实现就业为目的改进课外实训环节。课外实训应以提高学生应用能力为总体要求，建立以校内课外实训为主，校外实训为辅的人才培养模式。以校内课外实训为主其优势在于可以与理论课程内容时刻保持同步进行，同时又可使学生提前进入秘书角色，从而在实训过程中，
15、不断进行自我完善。以校外实训为辅其目的在于它可以弥补校内实训的不足和缺陷。在校内，第一，可让学生在各种大型活动中充当参谋策划或参与者的角色，使学生明确岗位职责与要求。第二，可进行情景实训。“所谓情景实训，就是在模拟的工作情形下演练文秘工作技能训练工作技能。实训由学生扮演各种角色，按照工作任务的要求处理不同事件。这种实训方式要求教师搜集各种实训案例，并在课堂或实训室完成，其目的在于3让学生充分体会到文秘工作的实质。”例如“秘书礼仪”中的着装分析和行为示范，再如“秘书学概论”中关于会场布置、来宾接待等秘书活动。这些环节如果采用情景模拟的方式，将会在很大程度上培养学生的角色意识。第三，工学结合。“工
16、”是基于参与到具体实践活动中所获得的经验，“学”是基于理论知识的学习而获得的技能。“工”与“学”是一个不可分割的整体。学生可自我推荐或老师介绍进入学校的各个职能部门，使学生实现“准就业”，继而在较为真实的工作岗位上提升职业技能。校外实训即寒暑期实训，专业教师可让学生在实训前期出具实训单位证明并留下联系方式以便于抽查，在整个实训期间坚持让学生写工作日记，在后期可让学生每人写一篇工作心得，通过这一系列措施就可保证校外实训不会流于形式。如能严格按照以上几点改进课外实训环节，这无疑对于文秘专业学生技能的提高与很好的实现就业有很大帮助。（四）以提升实训效果为宗旨建立健全实训考核长效机制。“考核的目的在于促进学生专业知识的迁移和转化，全面提高职业综合实践能力和心智水平”2，建立灵活、多样、科学的考核体系有助于提升文秘专业实训方案的实施效果。第一，要建立以专业技能和职业素质为基础的考核体系，考核内容要着重考察学生的能力和素质。同时实行三
