office2007培训讲座

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1、Office 2007Office 2007培训培训 讲解：信息中心讲解：信息中心 20112011年年5 5月月 Office 2007培训培训 Office 2007Office 2007培训培训 功能区功能区 OfficeOffice按钮与浮动工具栏按钮与浮动工具栏 将文件直接另存为将文件直接另存为PDFPDF文档文档 通用的文档主题通用的文档主题 与旧版文档的兼容转换与旧版文档的兼容转换 Office 2007特性简介 Office 2007Office 2007培训培训 Office2007特性 功能区功能区 布局布局 打开常用编辑窗口打开常用编辑窗口 最小化功能区最小化功能区 让文

2、档内容来自动寻找菜单（如文档中的图片）让文档内容来自动寻找菜单（如文档中的图片） 鼠标停留即显示样式应用预览效果鼠标停留即显示样式应用预览效果 显示比例的调整显示比例的调整 键盘操作功能区键盘操作功能区 Office 2007Office 2007培训培训 OfficeOffice按钮按钮 和“文件”菜单相似，可新建文档等和“文件”菜单相似，可新建文档等 快速访问工具栏快速访问工具栏 快捷菜单添加快捷菜单添加 将快速访问工具栏移动至功能区下方将快速访问工具栏移动至功能区下方 浮动工具栏浮动工具栏 选中文字，鼠标停留在选中的文字上，浮动工具栏将以淡化的形式出现；选中文字，鼠标停留在选中的文字上，

3、浮动工具栏将以淡化的形式出现； 指向浮动工具栏，其颜色会加深，可以单击使用工具栏相应功能。指向浮动工具栏，其颜色会加深，可以单击使用工具栏相应功能。 Office 2007Office 2007培训培训 另存为另存为PDFPDF或或XPSXPS 安装一个小插件即可方便的将文档保安装一个小插件即可方便的将文档保 存为存为PDFPDF格式。格式。 OfficeOffice按钮按钮/ /另存为即可。另存为即可。 可移植文档格式（可移植文档格式（PDFPDF）PDFPDF是一种版式固是一种版式固 定的电子文件格式，可以保留文档格式，定的电子文件格式，可以保留文档格式， 实现文件共享。实现文件共享。PD

4、FPDF格式确保在联机查看或格式确保在联机查看或 打印文件时能够完全保留原有的格式，并打印文件时能够完全保留原有的格式，并 且文件中的数据不会被轻易更改。此外，且文件中的数据不会被轻易更改。此外， PDFPDF格式还适用于使用专业印刷方法复制的格式还适用于使用专业印刷方法复制的 文档。文档。 XMLXML纸张规格（纸张规格（XPSXPS）XPSXPS是一种电子文件格是一种电子文件格 式，可以保留文档格式，实现文件共享。式，可以保留文档格式，实现文件共享。 XPSXPS格式可确保在联机查看或打印时，文件格式可确保在联机查看或打印时，文件 可以严格保持您所要的格式，文件中的数可以严格保持您所要的格

5、式，文件中的数 据也不能轻易更改。据也不能轻易更改。 Office 2007Office 2007培训培训 OfficeOffice文档主题文档主题 在过去，如何设置协调一致的在过去，如何设置协调一致的Microsoft OfficeMicrosoft Office 文档格式很费时间，因为您必须分别为表格、图文档格式很费时间，因为您必须分别为表格、图 标、形状和图示选择颜色或样式选项。现在，在标、形状和图示选择颜色或样式选项。现在，在 Excel 2007Excel 2007、PowerPoint 2007PowerPoint 2007、Word 2007Word 2007和和 Outlook

6、 2007Outlook 2007中可以使用相同的主题，并且单击中可以使用相同的主题，并且单击 一下鼠标就可以轻松应用一个主题。一下鼠标就可以轻松应用一个主题。 进入页面布局选项卡进入页面布局选项卡/ /主题功能区主题功能区 20072007版本的版本的O Officeffice文档格式文档格式 （. .docxdocx；. .xlsxxlsx；. .pptxpptx）在保存时可自动压缩图）在保存时可自动压缩图 片等内容，有助于减小文件的大小。在片等内容，有助于减小文件的大小。在ExcelExcel大型大型 数据表保存为数据表保存为0707版格式，大小可能只有旧版本文版格式，大小可能只有旧版本

7、文 件的二分之一甚至更小。件的二分之一甚至更小。 另外，另外，Excel2007Excel2007中，行中，行* *列从列从65536*256 65536*256 增加增加到到 1048576*163841048576*16384，可以存放更多的数据资料。，可以存放更多的数据资料。 Office 2007Office 2007培训培训 以兼容模式打开旧版以兼容模式打开旧版O Officeffice文档及文档版本的转换文档及文档版本的转换 用新版本用新版本WordWord打开了旧版文档。请注意，标题栏包括“（兼容模式）”。您可以看到，打开了旧版文档。请注意，标题栏包括“（兼容模式）”。您可以看到

8、， 根本不显示“选择根本不显示“选择 SmartArtSmartArt图形”对话框，而是显示“图示库”。实际上，此“图示图形”对话框，而是显示“图示库”。实际上，此“图示 库”与库”与Word 2003Word 2003中的一样，所包含的各种功能也相同。中的一样，所包含的各种功能也相同。 如果您知道自己的文档将与许多使用如果您知道自己的文档将与许多使用WordWord早期版本的人共享，最好保持兼容模式。这早期版本的人共享，最好保持兼容模式。这 样，您和对方才会看到相同的内容。您也可以将样，您和对方才会看到相同的内容。您也可以将WordWord设置为默认将文件保存为旧版格设置为默认将文件保存为旧

9、版格 式。（式。（Office Office 按钮按钮- -WordWord选项选项- -保存保存- -选择默认存储的文件格式）选择默认存储的文件格式） Office 2007Office 2007培训培训 使用转换器在不同版本之间共享文档使用转换器在不同版本之间共享文档 当有人尝试从当有人尝试从 旧版旧版OfficeOffice软件打开软件打开0707版文档时，需安装版文档时，需安装Office2007Office2007兼容包才能打开文兼容包才能打开文 档，否则系统将询问他是否要下载转换器来打开您的文档。档，否则系统将询问他是否要下载转换器来打开您的文档。 通过兼容方式打开的文档您创建的文

10、档并不完全相同，因为通过兼容方式打开的文档您创建的文档并不完全相同，因为O Officeffice新版本中的许多功能新版本中的许多功能 在旧版本中不存在。在旧版本中不存在。 将文档保存为兼容模式操作步骤如下：将文档保存为兼容模式操作步骤如下： 1 1 单击“单击“OfficeOffice按钮”，指向该菜单上的“另存为”命令末尾的箭头。按钮”，指向该菜单上的“另存为”命令末尾的箭头。 2 2 在弹出菜单上单击“在弹出菜单上单击“Word 97Word 97- -20032003文档”文档”/ /“ E Excelxcel 9797- -20032003文档”文档”/ /“ProwerPointP

11、rowerPoint 9797- -20032003文档”。文档”。 您可能会收到一个警告，指出以旧文件格式保存文档会导致都是或修改某些功能。例如，您可能会收到一个警告，指出以旧文件格式保存文档会导致都是或修改某些功能。例如， 如果文档包含新图表，如果文档包含新图表，O Officeffice将通知您该图表被合并到一个不可编辑的对象。这样收件将通知您该图表被合并到一个不可编辑的对象。这样收件 人至少可以看到该图表，但是他不能对该图表进行编辑，因为他的人至少可以看到该图表，但是他不能对该图表进行编辑，因为他的O Officeffice版本不支持此版本不支持此 新功能。新功能。 Word 2007

12、Word 2007 Word2007课程介绍 第一章第一章Word 2007 Word 2007 的两个小技巧的两个小技巧 第二章第二章快速制作商业文档快速制作商业文档 第三章第三章文档的美化和排版文档的美化和排版 第四章第四章常用商业文档的批量制作常用商业文档的批量制作 Word 2007Word 2007 技巧-文档部件 将常用的文档格式存储为文档部件将常用的文档格式存储为文档部件 选中文档，然后进入插入选项卡中点击文档部件，选择将所选内选中文档，然后进入插入选项卡中点击文档部件，选择将所选内 容保存至文档部件，为文档部件命名即可。容保存至文档部件，为文档部件命名即可。 以后编辑文档中需要

13、用到此文档部件，点击文档部件后点选列出以后编辑文档中需要用到此文档部件，点击文档部件后点选列出 的文档部件即可调用。的文档部件即可调用。 Word 2007Word 2007 技巧-输入具有专业格式的公式具有专业格式的公式 以前的版本需要安装公式编辑器，以前的版本需要安装公式编辑器，0707版可直接插入公式，并且公版可直接插入公式，并且公 式的样式有多种选择。式的样式有多种选择。 例如插入图示分数：例如插入图示分数： 进入插入选项卡，选择公式进入插入选项卡，选择公式/ /插入新公式，公式编辑功能区会显插入新公式，公式编辑功能区会显 示出来，根据需要选用组合输入即可。示出来，根据需要选用组合输入

14、即可。 Word 2007Word 2007 第二章 快速制作商业文档 快速插入特殊字符快速插入特殊字符 有趣的函数“有趣的函数“=rand(X,Y)”=rand(X,Y)” 输入符号替换为 ：） ：（ Word 2007Word 2007 第二章 快速制作商业文档 选择文本或对象选择文本或对象 全选：选定所有文本 选择对象：选择各类图形对象 选择格式相似的文本：快速选择格式或样式相同的文本 通过键盘选择通过键盘选择 方法效果 双击选择一个单词 CTRL鼠标单击左键选择一句话 在文档选择区单击左键选择鼠标所在的一行文字 在文档选择区双击左键选择鼠标所在的一段文字 在文档选择区三击左键或CTRL

15、+A全选整篇文档 CTRL鼠标左键选择间断文字（适用于XP以后版本） Shift+键盘左右键以字母为单位选择 Shift+键盘上下键以行为单位选择 ALT鼠标左键选择以列为单位选择文字 Word 2007Word 2007 第二章 快速制作商业文档 段落对齐方式段落对齐方式 在工具栏上提供了四种对齐方式的选项按钮，分别是：“两端对齐”、“居中对齐”、在工具栏上提供了四种对齐方式的选项按钮，分别是：“两端对齐”、“居中对齐”、 “右对齐”和“分散对齐”。“右对齐”和“分散对齐”。 分散对齐与两端对齐的区别是，使用分散对齐的时候，如果一行内容不满一行，它将拉开分散对齐与两端对齐的区别是，使用分散对

16、齐的时候，如果一行内容不满一行，它将拉开 字符间距，使该行的文本在一行内均匀分布。而使用两端对齐的时候，如果一行内内容不字符间距，使该行的文本在一行内均匀分布。而使用两端对齐的时候，如果一行内内容不 满，将靠左排版。满，将靠左排版。 段落缩进格式段落缩进格式 段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离，段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离， 由标尺上的游标来控制。如图所示：由标尺上的游标来控制。如图所示： “首行缩进”控制段落的第一行的缩进“首行缩进”控制段落的第一行的缩进 “悬挂缩进”控制除了段落第一行以外的其他行的缩进“悬挂缩进”控制除了段落第一行以外的其他行的缩进 “段落缩进”控制整个段落的缩进，并保持“首行缩进”与“段落缩进”的相对位置不变。“段落缩进”控制整个段落的缩进，并保持“首行缩进”与“段落缩进”的相对位置不变。 使用段落缩进，只需要用鼠标选中相应的随进游标，用左键在标尺上移动即可。使用段落缩进，只需要用鼠标选中相应的随进游标，用左键在标尺上移动即可。 小技巧：在拖动游标的同事按住小技巧