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1、档 案 管 理 规 定第一章 总则第一条 为了搞好公司档案管理，有效保护和使用公司档案，制订本规定。第二条 本规定所称公司档案，是指公司在生产、经营、管理活动中直接形成的，具有保存价值的，以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史纪录。归档是指对公司在生产、经营、管理过程中不断产生的公文或资料，在处理完毕以后，由兼职档案管理人员及时收集整理、并存放于公司档案库房的过程。立卷是指将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的公文资料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。立卷也称为组卷。立卷工作的内容主要包括组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内公文或资料的排列
2、与编号、填写卷内公文目录与备考表、案卷的装订等。案卷是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的公文或材料的组合体，是档案的基本保管单位。第三条 公文成为档案的条件：（1）办理完毕的公文才能作为档案; （2）对日后工作具有一定查考利用价值的公文才有必要作为档案保存；（3）按照一定的规律保存起来的公文才能最后成为档案。第四条 公司档案由综合部统一管理，综合部安排一名兼职人员具体负责。公司档案中的财务类档案由财务人员按照公司档案的管理规范，单独进行管理和存放，综合部安排一名财务人员具体负责。本规定不适用于财务档案的管理，公司另行制定会计档案管理规定。第五条 兼职档案管理人员职责如下：（一）
3、负责公司档案的收集、归档、立卷工作。（二）按规定要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能快速、准确地查询所需档案。（三）搞好档案的交接、保管、利用、统计、汇编、借阅、销毁等工作，做好档案登记的各种记录。（四）定期检查档案库房存放环境和条件，确保档案的完整和安全。（五）做好档案的保密工作，定期对档案进行清点，发现问题及时采取补救措施。第二章 档案分类及编号规则第六条 公司档案的分类及编号情况，详见本规定附表。第七条 类目是档案分类的基本单位，是具有某些共同属性的档案名称。根据各类档案的性质和用途，将公司档案的类目分为三级，如附表中的行政管理为一级类目，公司内部文稿为二级类目，红头文件为
4、三级类目。第八条 根据类目的分级情况，制定档案编号。本规定所称档案编号是三级类目下所有档案的统一编号，由目号、类号、年度号、案卷序号组成。各类档案的具体编号见附表。第九条 档案编号的标识符号规定如下：（一）目号是一级类目的标识符号，用英文字母表示，可以独立表示一级类目的内容，如行政管理类用“A”表示。（二）类号是二级类目的标识符号，也称分类号，用目号和阿拉伯数字表示，可以独立表示二级类目的内容，如公司内部文稿用“A1”表示。（三）案卷序号是三级类目的标识符号，用阿拉伯数字表示。案卷序号不能独立表示三级类目的内容，必须在类号的限定范围下表示三级类目的内容，如红头文件用“A1-1”表示。（四）年度
5、号是档案内容所围绕问题的年度，由四位阿拉伯数字组成。第十条 档案编号的规则规定如下：（一）除员工档案外，其余档案的编号由类号、年度和案卷序号组成（以2010年公司“红头文件”为例，编号为A1-2010-1）。（二）员工档案编号由类号、年度号和员工姓名组成（格式范例为D2-2010-张三）。第三章 归档第十一条 归档范围。各部门在日常工作中形成和利用的公文或资料（包括各种声像材料等），具有查考利用价值的，并已办理完毕的，均属归档范围。具体范围参见附表。第十二条 归档时限。各类公文或资料原则上应在所涉及的业务流程结束后一周内归档，有的公文或资料也可在月度结束后归档。具体归档时间参见附表。第十三条
6、档案管理人员需在公文或资料办理的起始时间，向需要归档的公文或资料的使用人，提出该公文或资料的归档日期，并在纸质档案归档记录表中记录提出归档的日期；使用人若在规定期限内不能将公文或资料归档，档案管理人员需在纸质档案归档记录表中的备注栏中注明事由。第十四条 需要归档的公文或资料，在归档前，使用人应妥善保管，确保公文或资料的完整性和规范性，并在归档时限或约定时间内，送交至档案管理人员。第十五条 使用人将公文或资料送交至档案管理人员时，档案管理人员应按照以下流程处理：（一）检查公文或资料的完整性和规范性。（二）经检查可以归档后，确定该公文或资料的档案编号。（三）填写纸质档案归档记录表中的归档信息。（四
7、）与归档人（使用人）分别在纸质档案归档记录表中签字。第十六条 档案管理人员将归档的公文或资料放入档案盒中，应按照以下原则进行：（一）按照附表中的分类方式，以三级类目（档案编号）作为基本单位，对归档的公文或资料进行分类。（二）相同三级类目（档案编号）的公文或资料独立存放于同一档案盒中。相同二级类目（类号）下，多个三级类目（档案编号）下的内容均较少时，可将相同二级类目（类号）下的这些三级类目（档案编号相邻）下的公文或资料存放于同一档案盒中。相同一级类目（目号）下，多个二级类目（类号相邻）下的内容均较少时，可将相同一级类目（目号）下的这些二级类目（类号）下的公文或资料放于同一档案盒中。（三）相同三级
8、类目下（档案编号）的公文或资料内容过多时，可分装于多个档案盒中。第十七条 档案管理人员将归档后尚未立卷的档案，按照以下要求管理：（一）员工档案以个人为单位存放于文件袋中保管，在文件袋表面注明文件袋内各项资料的名称。其它档案均存放于档案盒中，档案盒的侧面应注明归档公文或资料的档案编号和三级类目。（二）相同三级类目（档案编号）下的公文或资料按归档时间顺序或产生时间顺序进行排列。（三）相同三级类目（档案编号）下的多个档案盒的编号顺序依据该公文或资料的归档时间顺序或产生时间顺序，在档案盒的侧面，三级类目后注明序号。（四）填写归档目录。需要在相同三级类目（档案编号）下的归档公文或资料的最前面放置归档目录
9、表。归档目录表的填写，按照归档顺序记录该三级类目（档案编号）下所有公文或资料的归档名称、归档页数、归档编号、归档日期和归档人等信息。归档名称应使用公文或资料的原有题名，不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名，要重新拟定并在题名前后加方括号（如：）以示标记。归档页数指归档公文或资料的总页数，包括一份公文或资料内已编制页码部分和未编制页码部分的页数总和。归档编号指公文或资料按照时间顺序放入档案盒内的编号，以两位阿拉伯数字表示，记为：01、02以此类推。归档日期是该公文或资料实际交至档案管理人员归档的日期。归档目录表位于相同三级类目（档案编号）下的公文或资料的首页，一律使用手写方式记录。第
10、十八条 档案管理人员应将与归档公文或资料相同的正件或复印件，在原件完成归档后，立刻予以销毁。第四章 立卷第十九条 立卷时间和范围。档案管理人员于每年三月底之前将上一年度所归档的公文或资料进行立卷。归档目录表应随同该表所涉及的公文或资料一并立卷。第二十条 案卷立卷方法。主要是根据公文或资料的具体情况，采取年度和档案编号相结合的方法，首先按年度进行分类，在同一年度内，同一档案编号下的公文或资料独立成卷。第二十一条 卷内公文或资料的排列原则。（一）涉及到不可分割或相互关联的公文或资料，可将多份公文或资料组合成一份公文或资料存档，并遵循以下排列原则：1、批复在前，请示在后；2、正件在前，附件在后；3、
11、定稿在前，历次重要修改稿在后；4、结论性材料在前，依据性材料在后；5、文字材料在前，图样在后。（二）涉及到时间或内容存在关联性的跨年度公文或资料，遵循以下排列原则：1、请示与批复，归入批复年度；无批复的，归入请示年度；2、规划、计划归入文件内容针对的第一年度；3、总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度；4、会议材料归入该会议结束时年度；5、规章制度的颁布，归入执行日期的年度；6、土建、设备等项目建设归入项目竣工年度；7、非诉讼案件归入结案年度；8、如果有未办完的文件，可以酌情归入到下一年度。（三）不涉及到以上两款所涉及的公文或资料，立卷时应按照归档时的排列顺序进行排列。第二十二条 立卷编号。
12、按照第二十一条的要求，重新排列卷内公文或资料的先后顺序，并以此排列顺序作为卷内档案的编号顺序。立卷编号以两位阿拉伯数字表示，记为：01、02以此类推。第二十三条 案卷页码。对于不具备规律性或周期性的公文或资料，形成的案卷无论单面或双面，均应用铅笔依次在非装订线右侧下角编写页号。如遇漏编号则可用12（1）、12（2）表示，并且在备考表中注明，第12页共两页。除案卷封面和目录外，案卷所有内容均要统一编制案卷页码。对于需要编制案卷页码的档案，详见附表。第二十四条 填写案卷目录。案卷目录表放置在案卷的最前面，用以介绍卷内档案的成分与内容，记录卷内档案的立卷编号、档案题目、归档人、归档日期、页号、备注等
13、信息。案卷目录表一律使用电子版，打印后存放。第二十五条 填写备考表。案卷备考表放置在案卷的最后，用来保护档案，说明卷内档案的状况，包括卷内档案的缺损、修补、补充、移出、销毁等情况，便于档案管理人员和档案利用者了解案卷情况。案卷备考表中应写明卷内档案发生变更的具体事项，并需档案管理人员签字。第二十六条 填写案卷封面。案卷封面作为案卷的封皮放置在案卷目录表上方，用以记录一个或多个案卷的信息，与案卷统一装订。档案封面的具体内容包括： （一）填写案卷标题。主要记录该案卷的类号和二级类目或目号和一级类目。（二）各个案卷的基本信息。主要包括案卷的档案编号、三级类目、卷内档案起止日期、档案数、总页数、存档期
14、限等信息。 （三）填写立卷日期和立卷人。第二十七条 案卷装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内档案，避免散失与损坏，需要注意以下事项：（一）案卷在装订之前，须去掉公文或资料上的金属物，包括：订书钉、大头针、回形针等，以防年久锈蚀档案。（二）残破的公文或资料应当修补，大张的公文或资料须要折叠成全卷同等尺寸，小张公文或资料要粘贴在A4纸上。（三）装订时要留出装订部分，用绳线勒紧结牢，采用“三孔一线”法装订，一律订在左边。（四）装订时注意不要倒置、脱漏纸张，不要把字迹装订掉。（五）案卷装订顺序：案卷封面、案卷目录表、归档目录表、案卷内容、案卷备考表。（六）根据各类案卷的数量和性质不同，同一档案编号下的
15、案卷，可分为按月装订、按季度装订、按年度装订三种方式。并以时间顺序在档案编号后添加排列序号。（七）为了便于案卷的查阅，一份案卷的页数一般不超过200页，案卷页数较多时，宜酌情适当分卷，分卷后按时间顺序在档案编号后添加排列序号。（八）为了便于薄卷的装订，可将二级类目相同，三级类目不同的多份薄卷按照案卷序号的顺序合并装订，但要保证每份薄卷的完整性。当薄卷不便于合并装订时，可独立装订。第二十八条 装订后的档案一般不放入档案盒中保存，将直接放入档案柜中保存。员工档案以个人为单位存放于文件袋中保存。第二十九条 立卷时还须注意的问题： （一）卷内案卷的档案编号、保管期限要相同，不要把不同档案编号、不同保管期限的材料放在同一案卷内装订。（二）立卷时必须检查每一份档案是否齐全（包括公文批阅单），案件是否结案，如发现缺少应查找补齐，若无法查到，应在备考表上说明原因。第五章 保密档案第三十条 根据重要程度，将公司档案划分为保密档案和普通档案。保密档案划分为秘密档案和机密档案。具体划分情况见附表。本规定所称保密档案是指在管理、查阅和使用范围等方面有特殊限制的档案。秘密档案的特殊限制程度低于机密档案的特殊限制程度。第三十
