第3章表的编辑操作

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1、第三章 表的编辑操作,本章要点： 给数据表添加背景颜色、修饰文本和网格线 使用数据表工具栏 列操作 添加、复制和删除记录 定位记录 排序和筛选记录 查找和替换数据,3.1 修改“数据表”视图的外观,数据库好像是一个大的容器，表则是数据库中的主要对象之一，是查询、窗体和报表的数据源，因此，数据表中的文本颜色，字体类型、字体型号、背景色、行高、列宽是用户浏览一个数据库的第一窗口，它的设计能够提高数据库的可视性，使数据更清晰和美观。例如，可以改变字体和字型的大小，可以在一屏看到更多或更少的记录；可以使用数据表的工具栏按钮加快数据运行速度；通过列的冻结可以方便数据表的浏览和操作等。本节主要介绍数据表视

2、图外观的编辑操作。,3.1.1 认识“数据表”窗口,列,标题栏,状态栏,行,水平滚动条,垂直滚动条,说明： 数据表以行、列显示，横向显示的数据称作“行”，纵向显示的数据称作“列”，标题栏用来提示表的名称，状态栏用来提示字段说明信息、错误信息和警告等，如果一屏显示不下一个数据表，就会在表的右侧和底部出现水平和垂直滚动条，用来快速移动记录。,1工具栏,2调整“数据表”窗口大小,改变数据库窗口的方法是鼠标变成双箭头时，可以成比例的放大和缩小数据表窗口的大小。例如当出现图3-7窗口的右下角的双箭头时，就可以调整窗口大小，也可以使鼠标在窗口的水平和垂直边框上移动，当鼠标变成双箭头时，可以左右和上下调整窗

3、口大小。,图3-7 调整数据表窗口大小,3“”的解释,当数据库中有多个表，并且表之间存在关系，那么在数据表视图的每一行的前面都有一个“+”，当单击“+”，Access会打开与该记录有关的其他数据表，如图3-8所示。再单击“”，可以关闭打开的数据表。,图3-8 “+”对话框,4. 行和列的选定器 行和列选定器用来选中整行或整列，如图3-8中的图形就是行选定器，同理，是列选定器。 5. 选中整个表 按住+A组合键可以选中整个表，也可以单击数据表行和列的左上角的交汇处。,设置表中的字体、字号和颜色,字体变小、变大或字号的改变可以使数据表视图的外观的变化非常明显，单击“格式”菜单下的“字体”命令，弹出

4、“字体设置”对话框，在该对话框中，可以设置字体、字形、字号和字体颜色及特殊效果，单击“确定”之后，即可看到文本字体的更改效果。,改变字段显示宽度,字段的显示宽度即列宽，改变列宽，可以使得在一屏显示更多或更少的字段，当鼠标在字段间移动且变成“”图标时，按住鼠标左键拖动垂直网格线，即可改变列宽。 注意：也可以选择“格式”菜单中的“列宽”命令，在“设置列宽”对话框中直接输入列宽的具体数值或选择“标准宽度”或单击“最佳匹配”系统自动设置列宽。,改变行高,记录的宽度的显示即行高，当鼠标在数据表的水平网格线间移动变成“”图标时，按住鼠标左键拖动水平网格线，即可改变行高。当然，也可以通过单击“格式”菜单中的

5、“行高”命令，在“设置行高”的对话框中直接输入数值或选择“标准行高”以改变行高。,改变字段显示顺序,字段的显示顺序即是在表结构设计视图中字段的顺序，可以在表设计视图中选中某个字段，然后用鼠标左键拖动到目的位置，或在数据表视图下，用列选定器选中要移动的列，再按住鼠标左键拖动到相应的位置即可实现字段显示顺序的改变。 注意：改变字段的显示顺序是一种无法撤消的操作，即无法通过单击工具栏中的“”撤消图标撤消这个操作。,列的冻结与解冻,在EXCEL表中，当列很多无法在一屏显示，而有些字段（例如：姓名）又是经常要浏览的字段，则EXCEL可以固定那个列（如：姓名字段），使得无论如何滚动列，而被固定的列总是固定

6、不变，显示在每一屏中。Access也提供了同样的功能，即列的冻结。用户可以先选中一列，单击“格式”菜单中的“冻结列”命令，被选中的列会自动移动到表的第一列，这样，无论如何滚动列，被冻结的列总是显示在表的第一列。 如果要撤消冻结列，则可以单击“格式”“取消对所有列的冻结”命令。,列的添加、删除和修改,1.列的添加：选择菜单项“插入”“列”，就会在插入点列的左侧创建一个新的列，新列被命名为“字段1”，双击“字段1”，可以重命名该字段，然后就可以输入数据了。 2.列的删除：选择菜单项“编辑”“删除列”，Access弹出一个对话框，警告用户将删除该列中的所有数据并删除字段本身，选择“是”，将真正删除该

7、列。 3.列的修改：在添加新的字段之后，要对字段的名字重新修改，即给列重命名。双击列标题并编辑标题文本就可以修改列标题了，在保存数据表时，该列标题文本就用作表设计的字段名字了。,3.2 记录的基本操作,3.2.1 添加记录 添加记录：是输入数据的基本操作。用户向表中输入数据有两种途径，一种是在表创建完之后直接输入数据，即在数据表视图中添加记录；另一种是在窗体视图中输入数据，保存至数据表中。 添加新纪录的方法有如下几种： （1）打开需要输入记录的数据表，单击工具栏上的新记录图标“ ”，光标自动跳转到数据表的最后一行（即空白行），然后手动输入数据，用Table键切换单元格，直至输入完所有字段。,（

8、2）单击数据表下方的记录定位器的新记录按钮“”，光标自动跳转到数据表的最后一行，然后输入数据即可实现添加新记录。 （3）选中“插入”“新记录”或“编辑”“定位”“新记录”命令，都可以使得光标快速移动至空白行，输入数据，添加新记录。 （4）选中“记录”“数据项”命令，可以使得很多已经输入的记录暂时在屏幕上隐藏起来，看起来好像只有正在输入的这一条记录，这样看起来，添加新记录时非常清晰。选中“记录”“取消筛选/排序”命令，可以恢复所有的记录。,注意：使用键盘上的上下左右方向键也可切换单元格。 “ ”是正在编辑记录的指针标志。 “ ”标志新记录的星号。 “ ”是记录的指针。,3.2.2 复制记录,如果

9、输入数据的时候，有许多相同的记录，那么就可以采用复制记录的方法，节省时间，提高工作效率。具体操作步骤如下： （1）用行选定器选中需要复制的记录，单击“编辑”“复制”命令，或按“+C”组合键。 （2）将光标定位到要复制的记录处，选择“编辑”“粘贴”命令，或按“+V”组合键，即可实现记录的复制。 注意：如果原数据表已经指定主键，则需要修改复制记录的主键字段，以避免记录中的主键字段出现重复值。,3.2.3 删除记录,删除数据表中无用的记录可以节省硬盘空间，避免数据冗余。 删除记录的操作步骤如下： （1）打开数据表，利用行选定器选中要删除的记录。 （2）单击工具栏中的删除记录图标“ ”，或单击“编辑”

10、“删除记录”命令，或右击弹出的快捷菜单从中选择“删除记录”命令。 （3）执行上述操作后，系统会弹出一个警告对话框，提示用户将要删除该条记录，并且该操作是不可恢复的，选择“是”，将真正删除该记录。,3.2.4 记录的定位,记录的定位有多种方法，例如可以通过键盘上下箭头键在各记录间移动，也可以滑动数据表的滚动条移动记录。但是要精确的定位记录，则可以通过记录定位器操作。 1记录定位器：位于数据表视图的底部，点击其中的按钮可以快速移动鼠标，定位记录。,记录号输入框：在此直接输入记录号可以直接定位到指定的记录。 首记录：是一个定位按钮，单击它鼠标直接跳到第一条记录。 上一记录：是一个定位按钮，单击它鼠标

11、跳转到当前记录的上一条记录。 下一记录：是一个定位按钮，单击它鼠标跳转到当前记录的下一条记录。 尾记录：是一个定位按钮，单击它鼠标跳转到最后一条记录。 新记录：是一个定位按钮，单击它鼠标跳转到数据表的最后一行的空白记录出。,2. 定位菜单：单击“编辑”“定位”右侧的黑色三角，拉下一个下拉菜单，如图3-17所示。图中的每一命令都同记录定位器相应的按钮功能一样。,图3-17 定位菜单命令,3.2.5 记录的排序,Access提供了两个快速排序按钮“ ”和“ ”，前者是升序图标，后者是降序图标，如果选中某个字段，单击快速按钮之后，数据表就会按照所选定的字段的内容进行快速排序。如果要按照多个字段进行排

12、序，则同时选中这些字段之后，单击升序或降序按钮，则Access会按照第一个选中的字段对记录排序，然后再基于后续字段进行排序。,3.2.6 记录的筛选,记录的筛选，就是检索那些满足指定条件的记录，过滤掉不符合条件的记录。Access提供了四种记录筛选的方法，分别是：按选定内容筛选，按窗体筛选，内容排除筛选以及高级筛选。,3.2.7 查找数据,Access提供了类似Word和excel中的查找和替换功能，利用Access的查找功能可以在指定范围内一次性的查找大量记录，避免了手工查找，节约时间，提高了工作效率。 激活Access提供的查找记录的窗口的方法有如下几种： 选择“编辑”“查找”命令。 按组

13、合键“+F”。 单击工具栏中的图标“”，这是“查找”按钮。,3.2.8 替换数据,替换数据可以一次性地修改大量重复数据。,3.2.9 数据校验,数据校验是指对数据输入合法性的校对和检验。Access提供了对几种特定字段类型的校验，它们分别是： 数字 货币 日期/时间 是/否,1. 数字类型的字段只允许输入合法的数值型数据。例 如，如果在“课程表”中的“课时”字段中输入字母，如图3-22所示，在“课时”字段中输入“abcd”，按回车键之后，则会出现系统提示出错信息，如图3-23所示。,输入：abcd,图3-22 在“数字”型字段中输入字母,图3-23 出错提示框,2. 在货币类型的字段中只允许输

14、入合法的货币型数据。例如，在“罗斯文”示例数据库中，打开“产品”表，在第一条记录的“单价”处输入“18元”，当按下回车之后，系统会校验数据的合法性，并弹出如图3-23的出错信息提示框。,图3-24 在“货币”型字段中输入数值和汉字,输入：18元,3. 日期/时间型数据的输入要符合日期和时间的规则。一年有十二个月，一个月最多有三十一天，一天分为二十四小时，一小时有六十分钟等等，如果输入数据时不小心输入了“05/15/8”或“25:12:36”日期和时间数据，系统在校验数据的合法性之后会提示出错信息。例如，在“学生表”中的“出生日期”字段中输入了“2005-15-8”日期，按回车之后，则系统同样会弹出如图3-23出错信息提示框。,输入：2005-15-8,图3-25 日期/时间型数据输入,