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1、 采购文件的管理是在整个项目文件管理内容中的重要环节，如何正确，高效，保密的管理好采购文件，是我们文控人员需要做好的一项重要工作。采购文件内容比较丰富，涉及的范围比较广，如何将其理顺，方便查找，是我们所需要探讨的问题。采购文件的管理工作为采购询价的发送；标书的收集；开标的准备；标书的分发；技术评标结果（TBA） ，商务评标结果（CBA） 及采购过程中的文件归档整理；发送中标通知书；签订合同时候的协助服务；合同签订后的评审流程；合同盖章之后的合同归档复印分发相关专业合同复印文本；接收合同签订之后的厂商文件，并发送相关的设计专业，制作回复意见的DRC表格收集各专业意见；协助专业人员查找文件等工作。
2、文件的管理分为纸版文件的管理及电子文件的管理，要求我们必须做好文件的分类工作，采购文件种类虽然繁多，但是所有的文件都可以分为固定的几类：MR, bidder list，询价书，开标记录，报价文件，TBA,CBA, 中标通知书，合同，厂商文件，会议纪要，传真等内容。任何电子版文件存放都需要按照先分专业，后分设备的方式存放，都遵循这一点找文件就会很清晰。纸版文件会和电子版的文件存放有一定的区别，纸版文件最好的存放方式是需要将每一个设备的所有文件都存放在一个夹子中（厂商文件单独存放）。我们必须将任何文件都遵循分专业的原则，都在这条线索的牵引下展开。采购文件在整个管理的过程中可以分为三大阶段，也就是如
3、下三个高峰期：1.采买阶段。在这个阶段中，采购文控需要负责发送询价书，将所有过程中的采买阶段文件都存好档。以一定要将状态登记好，确认每一个厂商都能如期收到询价书。收集报价确认函，需要确认每一个厂商是否都及时回复了报价确认函，是否会在规定的日期内投标。将这些状态整理好，必要的时候需要做成统计的表格格式发给相关的采买人员及采购经理。标书收集的时候也会比较混乱，因为在同一时期内发出的不同专业不同设备的询价书，截标日期也会大致相同。所以会在同一时间内收到很多份标书，有些标书上地址不清楚很难区分是什么设备。所以需要花时间去仔细的核对。在收到一定份数的标书之后需要制作一个表格，将收到标书的状态及时反映给项
4、目经理及采购经理。以确认何时开标，开标时准备开标记录表，将收到的标书按设备分好，以便让相关人员开标。之后存档好开标记录表，整理好开标之后的标书分别发送相关的采购及技术专业。这些工作就需要尽量做到细致。2.签订单阶段。这个阶段我需要做的工作是相关的采买人员在合同最终签订之后部分专业会将合同电子版的发给文控，打印出纸版等待签字，打印完之后核对纸版是否跟电子版一致，是否有缺漏。采买人员会组织厂商签字。待项目经理签字，采购经理小签完毕后由项目组走合同的评审流程。当文控拿到合同的审批表时，去盖公司的合同章，负责去合同法务部将原件存档。再去胶装，将一份原件寄给厂商，其余复印件发送相关的采购专业。自己扫描存
5、档电子版及复印件。在这个环节中，在合同高峰的时候有时候会记不清楚哪些合同已经寄送厂商，哪些合同已经在合同法务部存档。所以需要制作了一个合同登记的表格，将这些问题可以解决。控制起来会很方便。合同是一个项目非常重要的环节，采购文控需要制定一个相对具有全面信息的合同状态登记表格，包括合同号，合同金额，合同签订的时间，厂商的基本信息等。合同的编号一般会有流水号可供依据，所以在登记合同清单时要按照合同的流水进行登记并在专业上加上索引，就方便查询每个合同的信息。3.接收厂商文件和竣工文件阶段。在合同签订之后厂商文件就会随着来。很多厂商，尤其是国外的厂商，在发送过程版的厂商文件时只发送电子版，不发送纸版。因
6、为要让相关的技术专业看的更清楚，需要由文控来打印出纸版，再由采购专业的名义将厂商文件以内部条件的形势发送到相关的技术及采购专业。还要制作相关的DRC厂商文件的回复意见表格发给相关专业。并记录评阅的状态。在厂商文件评阅完之后，厂商会提交竣工文件。竣工文件收到后在做好登记之后需要在采购专业催交协调员的帮助之下将相应的份数寄送厂商或业主。这也需要我们在从事此工作是非常细心，认真。厂商文件的管理是比较繁琐的，在签订完合同之后，厂商提交的文件需要交设计专业评阅，并返回厂商，有可能一版文件会反复评阅好多回，所以记录好评阅的过程是非常重要的。目前我们所采用的厂商文件评阅方式是DRC，但是DRC也在我们现在项
7、目执行过程中产生了一定的弊端，DRC的评阅过程比较麻烦，有时候专业人员会反映比较喜欢直接在图上评阅扫描图纸的方式，但是如果采用这样的方式，文件控制在主专业负责人的手中会比较容易查找，如果控制在文控手中，由于文控人员对图纸的实际内容并不理解，对同一版图纸更新的查找会比较困难。DRC的方式就要求文控对每一个文件的评阅状态，接收状态在第一时间登在厂商文件接收的表格中，才能方便查找，厂商文件会影响设计的进度及交货进度。文控要在第一时间对文件进行传递，及时跟进状态。在做了采购文控的这两年中，虽然对采购文件有了一个大致的表面的了解，如何更好的对厂商文件的管理及更有序的对采购文件各个环节中文件控制是我接下来要努力的内容。2009年很快就要过去了，转眼间又将跨过一个年度之坎，回首过去的一年，心里的感触很多，回首望，虽然没有什么轰轰烈烈的战果，但也算是经历了一段不平凡的考验和磨砺。在以后的工作中我会不断的思考，努力进取，提高工作效率。新的一年里我会以饱满的精神状态来迎接新时期的挑战。我也会向其他同事学习，取长补短，相互交流好的工作经验，共同进步。取得更好的工作成绩。2009.12.15 寰球文控部：马娜
