公文拟制常见错情讲义

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1、我局公文常见错情解析,2014年11月18日,2014年省局印发了新版公文处理办法，进一步规范了全省系统公文处理工作。截至2014年10月31日，省局发文数量大幅减少，省局共发文674份，同比下降了15.9%。 公文质量有所提高，但仍存在一些问题。这些问题主要集中在六个方面：,文种使用 行文规则 发文形式 审核程序 公文格式 内容写作,4,公文种类,2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的党政机关公文处理工作条例规定：公文种类主要有15种。 我局公文种类主要有10种 ： 决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。,一、文种使用方面常见错情,1.“请示”、“报告”

2、文种混用。这两种文种都用于上行文。请示用于向上级机关请求指示、批准，上级机关需要答复、回复；报告用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，上级机关不需要回复。,一、文种使用方面常见错情,2.使用“汇报”、“总结”、“计划”、“方案”等不规范文种。 比如：黑龙江局2014年食品安全工作总结 黑龙江检验检疫局关于关于征求修改意见的函的回复 黑龙江检验检疫局关于2014年全国“质量月”活动主题及活动安排的建议 关于在几内亚归国劳务人员中发现一例恶性疟疾的情况汇报,一、文种使用方面常见错情,黑龙江出入境检验检疫局关于做好口岸埃博拉出血热疫情防控工作的汇报 黑龙江检验检疫局2014年强制性产

3、品认证获证产品监督抽查经费预算和实施方案 俄罗斯官员检查黑龙肉企业情况汇报 黑龙江局关于备案注册监管联动情况的半年总结 萝北出入境检验检疫局2014年工作总结,一、文种使用方面常见错情,3.出现文种重复的现象。 比如出现：黑龙江检验检疫局关于的请示报告，黑龙江检验检疫局关于的通报决定等。,一、文种使用方面常见错情,4.奖惩类文件中，文种“决定”和“通报”使用不当。“决定”用于表彰全局的、重要的工作，比如表彰绩效先进单位;“通报”用于表彰部门的、一般的工作,比如表彰信息宣传先进单位。,二、行文规则运用方面常见错情,1.平行单位之间用“报告”、“请示”等文种。比如给总局办公厅等司局发文用“报告”、

4、“请示”等上行文文种。 比如：主送给质检总局国际司的黑龙江检验检疫局关于申请办理赴俄罗斯执行公务审批手续的请示 主送黑龙江省商务厅的黑龙江检验检疫局关于举办中国哈尔滨国际珠宝玉石博览会的请示,二、行文规则运用方面常见错情,主送质检总局计财司的黑龙江出入境检验检疫局关于申请购置彩色超声诊断系统的请示、黑龙江检验检疫局关于利用提升食品安全检（监）测能力建设专项2013年度中央预算内投资计划结余资金购置实验室设备的请示 主送质检总局食品局的关于启用向海关联盟出口猪肉兽医证书的请示,二、行文规则运用方面常见错情,2. 用“函”这一文种向上级机关行文。 比如：主送黑龙江省人民政府的黑龙江出入境检验检疫局

5、关于报送中俄边境地区马铃薯甲虫监测防控需求的函、黑龙江检验检疫局关于报送促进外贸稳定增长措施的函,二、行文规则运用方面常见错情,3.用“函”这一文种向下级机关行文。 比如：关于下发黑龙江检验检疫局进出境动植物检验检疫岗位资质管理实施方案的函 黑龙江检验检疫局关于转发质检总局关于加大帮扶企业力度促进外贸稳定增长的意见和出入境检验检疫通关模式改革思路的函 黑龙江检验检疫局关于同意大庆局实施第三方检验结果采信试点的函,二、行文规则运用方面常见错情,4.因拟制人员不明确行文方向，导致的错误。 比如：关于邀请孙尧副省长出席中俄博览会钻石及贵金属交流活动并发表主旨演讲的请示，主送单位误写为黑龙江省人民政府

6、办公厅，应为黑龙江省人民政府。 黑龙江检验检疫局关于2013年行政事业单位资产报表的报告，主送单位是质检总局，应为质检总局计财司。,二、行文规则运用方面常见错情,5.直接以下级单位请示内容向上转发，逊克出入境检验检疫综合实验用房。 比如：关于邀请孙尧副省长出席中俄博览会钻石及贵金属交流活动并发表主旨演讲的请示，主送单位误写为黑龙江省人民政府办公厅，应为黑龙江省人民政府。 黑龙江检验检疫局关于2013年行政事业单位资产报表的报告，主送单位是质检总局，应为质检总局计财司。,二、行文规则运用方面常见错情,6. 以单位名义向上级机关负责人行文 7.存在请示件同时抄送下级机关的现象。 8.请示中存在一文

7、多事现象。 9.出现在报告等非请示性公文中夹带请示事项的现象。,17,黑龙江局发文形式分为以下几种：,中共黑龙江出入境检验检疫局党组文件 黑龙江出入境检验检疫局文件 黑龙江出入境检验检疫局发函 黑龙江出入境检验检疫局办公室文件 黑龙江出入境检验检疫局处（室）发函 纪要,三、发文形式方面常见错情,18,党组文件：,1.向省委、国家质检总局党组的请示、报告； 2.向省委组织部、省纪委、省直机关工委、国家质检总局党组等党的机关和工作机构报送黑龙江局党组工作情况以及学习贯彻中共中央、省委、国家质检总局党组有关决定、部署等情况； 3.以党组名义向省委有关机关、工作机构行文或联合行文； 4.传达党组决定的

8、重大事项，或其他需要贯彻执行的重要工作安排； 5.转发或批转党的机关、工作机构公文，党的组织干部任免等； 6.其他需要以党组文件形式行文的事项。,19,局文件：,1.向省委、省政府、国家质检总局报送请示、报告； 2.向省政府报送提请审议的行政法规草案； 3.向省政府、国家质检总局报送与外国（或地区）质检机构签订有关协议、合作备忘录及其他需报请备案的事项； 4.发布有关检验检疫工作方针、政策以及重要的行政管理办法和规范性文件； 5.印发全局性工作计划、方案、决定，制发有关政策性措施或涉及其他重要工作安排的公文； 6.黑龙江局管理的干部任免和涉及机构、编制变更调整等重要事项； 7.对有关单位、个人

9、重要的奖、惩决定； 8.转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的重要公文； 9.与有关机关联合行文； 10.撤销各分支机构的不适当决定； 11.其他需要以黑龙江局的名义行文的重要事项。,已作废,20,局发函：,1.向省政府有关部门、国家质检总局有关司（局）汇报有关工作，请求批准有关事项，或商洽工作、答复询问； 2.答复省人大代表建议、省政协委员提案； 3.有关出入境检验检疫工作方针、政策及规章制度的解释和答复； 4.对涉及面较小的有关检验检疫工作方针、政策的请示事项的批复； 5.向所属检验检疫机构布置专业性、执行性的业务工作或其他涉及面较小的工作等； 6.其他需要以局函形式行文的一般行政事项。,

10、21,办公室文件：,1转发其他行政机关的公文，或向有关机关办公室正式行文； 2经黑龙江局授权，传达需要各分支机构办理、遵守或周知的一般行政业务管理要求或业务管理事项； 3通知黑龙江局有关重要会议活动安排； 4其他需要使用办公室文件形式行文的事项。,22,处（室）函：,1各处（室）在职责范围内与国家质检总局司（局）内设机构联系、商洽工作和答复意见； 2各处（室）在职责范围内与各分支机构、在哈直属单位、派出机构就具体业务问题进行商洽、征询或答复意见，要求上报情况、材料、数据以及办理一般性事项等。涉及具体行政管理措施或规范行政相对人权利义务等事项，不得以处（室）发函形式行文。 3. 转发国家质检总局

11、各司局发函、国家质检总局警示通报； 4其他需要以处（室）发函形式制发非正式行文的事项； 5处（室）函不得对外使用。,三、发文形式方面常见错情,1.局发文、局发函选择不当。 部署全局性的、比较重要的工作一般用局发文的形式；向各部门（单位）布置专业性、执行性的业务工作等事项一般用局发函的形式。,三、发文形式方面常见错情,2.发文形式选择错误。 如：以局函的形式主送国家质检总局的关于2014中国俄罗斯博览会有关活动经费的请示 以党组发文的形式主送国家质检总局的黑龙江检验检疫局关于追加漠河办事处等所需经费的请示 以局发文的形式主送认监委注册部黑龙江局关于备案注册监管联动情况的半年总结,四、公文会签方面

12、常见错情,黑龙江局各部门起草的公文如涉及黑龙江局其他部门职责的，应在送办公室审核前会签有关部门，与会签部门尽可能取得一致意见。 凡起草法规、规章执行和理解的公文，或依法作出行政管理规定，或制定涉及行政相对人权利和义务的规范性文件，必须会签法制处，做合法性审核。 涉及通关管理和检验检疫综合业务的公文，必须会签通关业务处；涉及外事的公文，必须会签人事处、风险管理处。,五、公文格式方面常见错情,1.上行文选择下行文的格式（上行文必须有签发人）例子，下行文选择上行文的格式。 上行文未标注签发人，例子,五、公文格式方面常见错情,2.主送、抄送单位名称不规范。 比如使用各有关单位、报送领导个人等。 关于成

13、立黑龙江局进口煤炭检验检疫监管领导小组和专家组的通知，抄送总局检验司、罗公平副局长、冷连波副局长、动植物检疫管理处 主送单位名称错误，黑龙江省海事局，省政府督办监察（应为检查）室,五、公文格式方面常见错情,3.紧急程度标注错误。 根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急” 例子： 关于报送落实黑龙江和内蒙古东北部地区沿边开发开放规划重点工作任务实施情况的函,五、公文格式方面常见错情,4.标题三要素不够完整，特别是缺少发文机关。 这个问题是最为普遍存在的，也是此次要提示大家注意的问题。新的党政机关公文处理条例已经明确了标题由发文机关名称、

14、事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容。例子： 关于报送落实黑龙江和内蒙古东北部地区沿边开发开放规划重点工作任务实施情况的函,五、公文格式方面常见错情,5.标题概括不准确、不简练。 比如：黑龙江检验检疫局关于转发国家质检总局关于转发国务院关于*的通知的通知的通知，应改为：黑龙江检验检疫局转发国务院关于*的通知； 关于转发关于印发黑龙江省农垦总局标准化农产品出口基地建设实施办法的通知的通知,五、公文格式方面常见错情,比如：黑龙江出入境检验检疫局关于报送黑龙江出入境检验检疫局2014年食品安全宣传周活动工作方案的函，可改为：黑龙江出入境检验检疫局关于报送2014年食品安全宣传周活动工作方

15、案的函。 黑龙江出入境检验检疫局关于上报*检查评估工作的函，缺少“情况”两字 黑龙江检验检疫局关于申请三级单位离退休经费缺口的请示，词义重叠、逻辑混乱。 黑龙江检验检疫局关于申请将沿边开发开放检验检疫能力建设专项投资规划纳入部门预算的请示,五、公文格式方面常见错情,6.标题断行词意不完整。 比如： 黑龙江检验检疫局关于报送2012年工 作总结的函 例子：,五、公文格式方面常见错情,7.成文日期未用阿拉伯数字。 二一四年十一月十八日 应标为2014年11月18日 成文日期标虚位，例子,五、公文格式方面常见错情,8.请示、申请函没有在附注位置填写联系人、联系电话。 如：抚检发20142号、庆检办2

16、01414号、哈检人201431号、鹤检办20144号、鹤检办201410号、虎检办201410号、同检办201413号、逊检办20149号等,五、公文格式方面常见错情,9.发文机关落款页没有正文。 例子1 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，但务使印章和正文同处一页。,六、公文正文写作常见错情,1.存在错别字、病句、语义歧义。 黑龙江检验检疫局机关和事业单位差旅费管理办法有2个“第五章” 单位名称错误例子 语义歧义例子1，例子2，例子3 缺少转承语，例子 转承语错误，例子,六、公文正文写作常见错情,2.引文不正确。 引用文件名称不完整，例子，例子2 3.标点、数字使用不准确。 引文文件名未标书名号例子， 附件说明带标点，例子 引号不闭合，例子 文号未使用六角括号,六、公文正文写作常见错情,4.文章