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1、酒店行政管理条例 yjbys小编整理了酒店行政管理条例欢迎阅读 呈文管理规定 为使酒店各部门行文规范化提高整体办公效率特做如下规定： 一、呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确 二、呈文专题专用一文一事内容明确开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见请酒店领导酌定 三、呈文由本部门承办人拟定由本部门经理负责核稿并在部门领导意见一栏写出部门的具体意见态度要明朗简明扼要最后签名并注明时间 四、呈文格式包括：呈文文号、呈文题目、主管领导批示呈文内容书写要符合规范文号不得重复;呈文题目简明扼要高度概括;主管领导名称不得袭用“酒店领导”的简称;在主管领导名称后另起一行书写请示报告的主要内容;末尾签署呈
2、文部门及时间 五、各部门负责人作为核稿人不仅要对呈文内容审核而且要审查呈文格式是否规范对呈文负全面责任 六、各部门呈取文需严格办理收发文手续写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名若手续不全总经理办公室有权不负责递送 七、各部门送来阅批的文件总经理签发后两个工作日内发出 八、呈文程序： 在呈文本上登记 各部门呈文行政办主管领导 在收文本上登记 不按上述公文传递程序越级呈文行政办将予以退回 行文管理制度 一、以酒店名义的行文先由部门承办人拟稿经部门经理审阅后送总经理办公室核稿并请总经理签发 二、缮印的文件均由拟稿人负责校对重要文件(以酒店名义的行文)均由总经理办公室校对打字、校对人均在原稿上签注姓名
3、、日期 三、经修改后的稿件如字迹潦草涂改较多模糊不清的应由原拟稿人誊清后再打印 收发文管理制度 一、公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序 二、酒店的收文由档案秘书签收登记总经理的收文由酒店总经理签收属酒店领导亲收件一律交收件人亲自拆封 三、公文登记后由行政办公室根据总经理的指示转交各位领导传阅如需转交有关部门阅办应由档案秘书送交并经登记、签收后才可送交 四、阅读文件应按规定范围秘密级以上文件须到行政办公室阅读因工作需要借阅文件应办理手续用完后及时退还秘密级以上文件各级领导及有关人员均不得携离办公室 五、各部门均应实行公文催办制度负责办理公
4、文的人员对自己经手处理的公文应件件落实事事有下文转办要及时催办有结果防止积压误事 六、公文办完后应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿正本和有关材料整理立卷当年文件应于第二年第一季度移交完成 七、各级管理人员调动时应将文件(含保密记录本)清理移交凡参加会议带回的文件应及时送行政办公室登记保管 八、没有存查必要的公文经过鉴别和主管领导批准由行政办公室定期销毁销毁秘密公文要进行登记有专人监督保证不丢失不漏销秘密级以上文件不准作废品处理一律集中按有关规定处理 印章管理制度 一、印章刻制 刻制印章是印章管理工作的一个重要环节酒店需刻制新印章须报总经理批准;酒店各部门需刻制新印章要写出报告并附上新
5、印章的名称、式样和规格报经行政办公室批准方可到当地公安部门申请刻制新印章要做好戳记并留样保存以便被查启用新印章应选择好时间并提前向有关单位发出正式启用印章的通知 二、印章保管 酒店的行政印章和总经理的私章由总办统一保管并有专人专管;各部门的印章也要指定专人保管未经领导批准印章保管人不得委托他人代管印章并不得携带出办公室使用 三、印章使用 印章使用要做到：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规印章使用必须经批准其权限可分级掌握使用部门的印章需经部门领导批准;使用酒店印章须认真填写用印申请表并附有关材料经主管店领导审批后方可使用印章并进行登记店领导不在时授权总办主任核准员工因私须开具各种证明加盖酒
6、店印章必须书面申请并附有关材料经部门经理批准并报酒店领导审批 四、印章停用 由于机构变动或部门(单位)撤销等原因而造成的印章停用按规定进行清理并将其所有停用印章收到酒店行政办公室统一保管同时办好移交手续属于个人的印章应退给本人经报请总经理批准后按规定将停用印章存档或销毁 档案文件借阅管理制度 一.借阅档案(包括文件、资料)必须先履行档案借阅登记手续秘密级以上档案文件必须经酒店领导批准方能借阅 二.案卷不能借出只供在行政办公室阅看未立卷的文件及资料可借出 三.文件、资料借阅期限不得超过两个星期到期必须归还如需再借应办理续借手续 四.借阅档案的人员必须爱护档案要保证档案的安全与完整对档案内容要保密
7、不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏否则按违反保密法追究当事人的责任 五.借阅的档案交还时必须当面点交清楚如发现遗失或损坏应及时报告领导 六.外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅但不能带离行政办公室 七.外单位摘抄卷内档案应经总经理同意对摘抄的材料要进行审核、签章后才能带出 介绍信管理制度 一.介绍信种类 1.信笺介绍信：用这种信笺开介绍信可以表达较为复杂内容 2.存根介绍信：用这种介绍信主要是用于介绍某人到何处办何事的一个凭证这种介绍信的存根要归档保存期五年 3.证明信：以酒店行政的名义证明某人的身份、经历或者有关事件的情况的专用书信 二
8、.介绍信保管与使用 酒店介绍信一般由人事部秘书负责保管和开具开具介绍信要严格履行审批手续重要事宜需由部门领导签署意见后报经主管店领导审批;一般事宜需由部门经理签字人事部经理审批方可开具介绍信严禁开出空白介绍信 办公用品(设备)领用管理办法 为了进一步加强酒店办公用品(设备)的申购领用管理降低办公成本费用根据有关财务规定和本酒店当前实际情况特制订如下办法： 一、酒店办公用品(设备)由总经理办公室统一购买及发放 二、各部门领用办公用品(设备)需填写“办公用品领用单”经部门经理签字认可后到人事行政部领取 三、人事部根据各部门领用情况对无库存的办公用品(设备)进行申购填制酒店申购单列明品名、规格型号及
9、数量并向供应商询价经财务部经理审核、总经理批准后方可购买 车辆管理规定 (暂行) 一、公司办公用车由总办统一调派 二、各部门每日上午9时将当日用车计划填写“用车申请单”注明目的地、事由等由部门经理签字后交总办统一安排临时用车也应填写“用车申请单”由总办视事情的缓急另行安排申请单如无部门经理签字总办有权不予做派车安排特殊情况除外 三、总办接到申请单后开具“派车单”给相关驾驶员驾驶员在接到“派车单”后方可出车否则视为私自出车按旷工处理 四、驾驶员完成出车任务回到单位后应立即将派车单填写完整交回行政办以便备查 五、驾驶员在无出车任务时应在休息室待命不得私自外出否则视为旷工 档案管理制度 一、酒店档案
10、 酒店档案是酒店在经营管理活动中形成的具有保存价值的以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件材料 酒店档案管理机构 总经理 总办文员 各部门兼职档案管理员 1.文件立卷 1.1文件立卷 即对酒店在工作中具有存查价值、处理完毕的文件材料系统、完整地归入卷宗暂保管以备随时调用参考 1.2文件立卷的原则 按照文件形成的自然规律保持文件之间的历史联系反映酒店工作活动特点和面貌以利于加强酒店文件的保管和参考利用 1.3文件立卷的范围 1.3.1重要的会议材料包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议记要或决议、会议记录、典型材料、录音带、录像带、照片等; 1.3.2上级发来的与酒店业务
11、有关的决议、决定、指示、条例、办法、计划、规划、批复等; 1.3.3酒店向上级单位的正式发文包括请示、报告、计划、各类统计报表等; 1.3.4酒店及各部门在接待宾客工作中的各类重要计划、安排、记录、总结以及营业收入、创汇等统计材料等; 1.3.5酒店与有关单位及不相隶属单位协商工作的往来文书以及签订的各类契据如合同、协议书等; 1.3.6酒店各级管理人员的任免书职工劳动、工资、福利、教育培训、考核及奖惩等方面的材料等; 1.3.7酒店财产、物资、档案交接的凭证等; 1.3.8酒店筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等; 1.3.9酒店的大事记录反映酒店重要活动的剪报、录音、录
12、像、照片等;社会有关部门、单位发来的要求酒店共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等; 1.3.10重要投诉及其他信访工作的材料等; 1.3.11重要的业务电报、电传、传真及有关经营管理而撰拟的各类条据等; 1.3.12其他与酒店有关的重要书面材料或资料等 2.档案的收集 2.1各部门随时收集办理完毕的文件材料按类别分别存放第二年经检查齐全后整理归档 2.2各部门设兼职档案管理员负责本部门文书档案的日常收集、管理、监督及检查 2.3文字档案的收集使用档案袋或档案夹 2.4电脑档案分别于电脑硬盘和软盘内保存机密文件加设保护密码 3.档案的分类 3.1按事宜分类：即按文件内容所涉及的具体事宜或工作
13、进行分类 3.2按时间分类：即按文件形成的时间进行分类 3.3按收、发文单位分类 3.4按酒店部门设置分类 4.档案的编号 4.1文件编号 各部门对本部门发出的文件(发文、会议纪要等)采用部门代码+文件类型+日期+序号进行编号：XXXXXXX机密文件还应按密级标明“机密文件”、“绝密文件” 酒店部门设置及代码如下：(英文开头字母) 行政办EO 财务部FC 营业部MS 人事部HR 工程部EN 保安部SE 前厅部FO 房务部HK 餐饮部FB 4.2案卷编号 对已处理完毕的文件按照文件类别及次序进行编号 5.档案的整理 5.1检查文件 认真检查每一类别中积累的文件是否齐全、是否符合归类 5.2文件排序 每类文件可按文件形成时间顺序、重要程度或工作程序等进行排序系统排列后应用阿拉伯数字统一编写页码以固定排列顺序保证材料完整 5.3编写案卷标题 5.4案卷标题反映该类文件的自然联系与共同特征要求严谨文字通顺、扼要 5.5填写案卷目录 案卷目录包括顺序号、文件标题、文件编号和日期等 5.6填写案卷封皮 案卷封皮的项目包括单位名称、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等 5.7案卷装订 案卷装订前要拆除金属
