如何做好应归档文件材料的收集归档工作 泰州市档案局

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1、 如何做好应归档文件如何做好应归档文件材料的收集归档工作材料的收集归档工作 泰州市档案局一、一、档案和档案工作简介档案和档案工作简介 二、文件材料的收集二、文件材料的收集三、三、保管期限的划分保管期限的划分四、四、文件材料的整理文件材料的整理五、五、归档文件的编目归档文件的编目 一、档案和档案工作简介 1、档案的概念、档案的概念 档案是指过去和现在的国家机构、社档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文成的对国家和社会有保存价值的各

2、种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。字、图表、声像等不同形式的历史记录。_ ?档案法档案法? 学校档案,是指学校从事招生、教学、学校档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。表、声像等不同形式、载体的历史记录。2、档案的作用、档案的作用 (1) 档案是机关行政管理和业务工作的查考凭据 (2) 档案是生产活动的参考依据 (3) 档案是科学研究的根底和条件 (4) 档案是宣传教育的生动素材 (5) 档案是解决纠纷、维护佥权益的法律证据

3、(6) 档案是政治斗争、国际斗争的有力武器 档案的作用可概括为两个根本方面: (1)凭证作用 (2)参考作用 3、档案业务工作内容、档案业务工作内容 收集收集 鉴定鉴定 整理整理 编目编目 保管保管 统计统计 编研编研 利用利用 二、文件材料的二、文件材料的收集收集1、存在问题、存在问题1不齐全完整不齐全完整 “帐外文件帐外文件短缺短缺 职能部门文件短职能部门文件短缺缺 特殊载体材料短特殊载体材料短缺缺2不及时、标准不及时、标准3不集中统一管理不集中统一管理2、收集要求、收集要求 1要齐全完整 2要保证及时和平安 3要符合标准和标准 4要集中统一管理3、收集措施收集措施 1要健全档案管理网络要

4、健全档案管理网络 2要建立档案收集制度要建立档案收集制度 3要制定完整的文件材料归要制定完整的文件材料归档范围档范围4、收集本卷须知、收集本卷须知1“帐内红头文件材料的收集帐内红头文件材料的收集 发文收集本卷须知发文收集本卷须知 收文收集本卷须知收文收集本卷须知2 “帐外帐外 文件的收集文件的收集 注意做好本单位业务职能部门形成注意做好本单位业务职能部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收的反映专业职能活动的文件材料的收集集3关联文件的收集关联文件的收集4其它门类和载体文件材料的收集其它门类和载体文件材料的收集 注意做好电子文件的收集注意做好电子文件的收集5、电子文件的收集归档迫在眉睫、电子文

5、件的收集归档迫在眉睫 计算机在日常办公中的广泛使用计算机在日常办公中的广泛使用 办公自动化系统的普遍应用办公自动化系统的普遍应用 行政业务系统的大量运行行政业务系统的大量运行 电子政务网络的互联互通电子政务网络的互联互通 结论:大量产生的电子文件,将成为归档的主结论:大量产生的电子文件,将成为归档的主体,电子文件管理和归档成为各部门工作的重要体,电子文件管理和归档成为各部门工作的重要组成局部组成局部6、收集方法、收集方法 1平时收集 2集中收集 7、国家出台的有关政策文件、国家出台的有关政策文件 (1)? (1)?机关文件材料归档范围和文书档案保管机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定期限

6、规定? ?国家档案局公布号令国家档案局公布号令 (2) (2)各级各类档案馆收集档案范围的规定国各级各类档案馆收集档案范围的规定国家档案局公布家档案局公布9 9号令号令 (3) (3)国家根本专业档案门类第一批、第二批国家根本专业档案门类第一批、第二批 (4)? (4)?电子文件归档与管理标准电子文件归档与管理标准? ? (5)? (5)?公务电子邮件归档与管理规那么公务电子邮件归档与管理规那么? ?8、关于、关于国家档案局号令的贯彻国家档案局号令的贯彻 1文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制已审批的单位结合本单位、本部门工作实际做好“回头看 工作 2制定电子文件归档范围和保管期限表 9

7、、如何制定电子文件归档范围和保管、如何制定电子文件归档范围和保管期限表期限表 各部门处室与档案人员共同划定归档范围。各部门处室与档案人员共同划定归档范围。 明确单位的主要职能、重要工作内容和关键的工作明确单位的主要职能、重要工作内容和关键的工作步骤步骤 根据业务工作中电子文件的生成节点,明确电子根据业务工作中电子文件的生成节点,明确电子文件的种类文件的种类 电子文件来源部门制定归档范围和保管期限初稿电子文件来源部门制定归档范围和保管期限初稿 汇总讨论制定初步归档范围和细化的保管期限征汇总讨论制定初步归档范围和细化的保管期限征求意见稿求意见稿 广泛征求意见并试用广泛征求意见并试用 修改完善归档范

8、围和保管期限修改完善归档范围和保管期限 上报档案行政管理部门审批后执行正式稿上报档案行政管理部门审批后执行正式稿 通知正本 WORD格式或CEB版式文件 永久 日程正本 WORD格式电子版 永久 名单正本、EXCEL表格 永久 领导报告、讲话、总结历次修改稿、定稿、 WORD格式电子版 永久 各市交流材料定稿、 WORD格式 30年 照片JPG格式 永久 录音、录像MPEG格式 永久网站发布会议信息 HTML格式、 WORD格式 30年 例:例:“江苏省档案信息化工作会议文件江苏省档案信息化工作会议文件归档范围和保管期限归档范围和保管期限 三、保管期限的 划分1、档案鉴定工作、档案鉴定工作 1

9、确定是否归档资格审定2区分不同价值划分保管期限3期满档案鉴定4划控鉴定 2、保管期限的划分 1划分原那么 “以我为主原那么 “我:本机关职能活动 本系统 密切相关的机关 “公民权益从宽原那么 本机关个人利益 外机关个人利益 2划分依据划分依据 国家档案局公布号令 结合本单位、本部门工作实际3划分保管期限应注意的问题:划分保管期限应注意的问题: 注意文件之间的联系;注意文件之间的联系; 考察文件的实际内容;考察文件的实际内容; 研究文件的各种作用;研究文件的各种作用; 考虑文件的长久需要。考虑文件的长久需要。4操作层次着重区分的问题操作层次着重区分的问题区分区分“主办的与主办的与“协办的协办的

10、区分区分“针对的与针对的与“普发的普发的 区分区分“政策性的与政策性的与“事务性的事务性的区分区分“凭证性的与凭证性的与“参考性的参考性的区分区分“结论性的与结论性的与“过程性的过程性的区分区分“有处理结果的与有处理结果的与“无处理结果无处理结果的的区分区分“全局的与全局的与“局部的局部的区分区分“时间长的与时间长的与“时间短的时间短的5永久保管的文书档案范围永久保管的文书档案范围 本单位机构演变、人事任免、年度方案总结、会议记录、年报表、年度考核、职工名册、大事记等材料; 本单位重要会议、重大活动等形成的主要文件材料; 学校教育教学活动中形成的重要业务文件材料; 本单位房屋买卖、土地征用,重

11、要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;其它有关县级以上表彰、工调、人事组织关系、警告以上处分材料等。6定期保管的文书档案范围定期保管的文书档案范围 保管期限30年文书档案 单位人事工作制度、财务预算报告、大会交流材料 、专题报告、调研报告;领导视察汇报材料、重要的接待方案;试卷分析、物资办公用品采购方案 、招投标、机动车保险、转让等材料;出国审批材料;警告处分材料等; 以下哪些文件应该归档?归以下哪些文件应该归档?归档、不归档、待鉴定档、不归档、待鉴定 内部文件内部文件 会议文件会议文件 请示请示 记录记录 会议记录会议记录 合同协议合同协议一

12、般文件一般文件的修改稿的修改稿 重份文件重份文件 人事任免材料人事任免材料 年度方案年度方案 年度总结年度总结 校对稿校对稿 本单位编印的出版物原稿附印本本单位编印的出版物原稿附印本 上级机关的简报上级机关的简报 四、四、文件材料的文件材料的整理整理1、整理原那么、整理原那么遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系;正确区别文件的不同价值保证档案质量的重要因素;便于保管和利用文件整理工作的根本出发点和最终目的2、件确实定、件确实定归档文件以“件为单位进行整理,一般以每份文件为一件,但有些文件不是单份,不能被分散: 几种“件的情况 文件的正本与定稿为一件 正文与附件为一件 收文与文件阅办单

13、为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件转发文与被转发文为一件来文与复文为一件来文与复文为一件报表、名册、图册按其原来的装报表、名册、图册按其原来的装订方式,各为一件订方式,各为一件活页纸会议记录活页纸会议记录 一次会议为一件一次会议为一件,订本式的会议记录可以为一件订本式的会议记录可以为一件整本的介绍信存根为一件整本的介绍信存根为一件 注意注意成套的会议材料不能成为一件成套的会议材料不能成为一件3、装订、装订装订的材料:不锈钢书钉装订的材料:不锈钢书钉装订的顺序:正本在前,定稿在后;装订的顺序:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复正文在前,附件在后;原件在前,复制件

14、在后;转发文在前,被转发文在制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;计算机及后;复文在前,来文在后;计算机及其网络环境中形成的文件,定稿无须其网络环境中形成的文件,定稿无须保存的,正文在前,发文稿纸在后;保存的,正文在前,发文稿纸在后;文件阅办单在前,正文在后文件阅办单在前,正文在后4、分类、分类 1常用的分类方法 年度机构保管期限分类法 适用于机构比较稳定的单位 年度问题保管期限分类法 年度保管期限分类法 例如: 2021年永久、 30年、10年 保管期限年度机构分类法 保管期限年度问题分类法(2)、分类方案的编制、分类方案的编制 格式内容格式内容: 档案分类制订依据档案分类

15、制订依据 档案分类制订原那么档案分类制订原那么 档案分类方法档案分类方法(含分类类目含分类类目)5、排列、排列归档文件的排列以事由为原那么,同一事由的归档文件的排列以事由为原那么,同一事由的相关文件集中在一起,再按时间先后排列。相关文件集中在一起,再按时间先后排列。不同事由的归档文件排列不同事由的归档文件排列 一是按不同事由形成时间的先后顺序排列;一是按不同事由形成时间的先后顺序排列; 二是按事由的重要程度排列;主要职能活动二是按事由的重要程度排列;主要职能活动形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料在后,综合性的在前,业务性的在后。料在后,综合性的在

16、前,业务性的在后。由于特殊原因未及时归档的零散文件,可采用由于特殊原因未及时归档的零散文件,可采用将其排在同一年度、同一类别、同一保管期限将其排在同一年度、同一类别、同一保管期限的最后,并在备考表中加以说明。的最后,并在备考表中加以说明。6、电子文件的整理、电子文件的整理 (1)文书类电子文件的整理 同一全宗内的文书类电子文件按照: 年度保管期限机构问题或 保管期限年度机构问题等分类方案进行分类 (2)其它门类、载体电子文件的整理其它门类、载体电子文件的整理 按照各门类、载体档案整理的有关按照各门类、载体档案整理的有关规定和要求进行整理规定和要求进行整理 五、归档文件的五、归档文件的 编目编目

17、1、编目概念、编目概念 编目即编制归档文件目录编目即编制归档文件目录 2、归档文件目录格式、归档文件目录格式件件号号 责任责任者者 文号文号 题题 名名 日期日期 页数页数备注001档案档案局局义档义档20113号号 关于做好关于做好2010年年度文件整理归档度文件整理归档工作的通知工作的通知 20110225 0053、归档文件目录内容:、归档文件目录内容:1件号:填写室编件号2责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。可以用发文机关标准的简称,不能用本局、本公司等含义不明的简称。联合发文一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多,可适当省略。3文号:即发文机关代字、年度、顺序号组

18、成。抄全。4题名:即文件的标题。有的文件没有题名的,或题名含义不清,应根据文件内容重新拟定或补充标题,并在新拟或补充标题之外加“ 。5日期:即文件的发文日期。文件的落日期:即文件的发文日期。文件的落款日期以款日期以8位阿拉伯数字标注年月日。如:位阿拉伯数字标注年月日。如:202102256页数:每一件归档文件的页数。文件中页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页有图文的页面为一页.两份文件为一件时,两份文件为一件时,页数相加。页数相加。7备注备注:注释文件需要说明的情况。注释文件需要说明的情况。4、归档文件目录封面编制与装订归档文件目录封面编制与装订1封面格式要求封面格式要求 归归

19、 档档 文文 件件 目目 录录 全宗名称全宗名称:泰州市泰州市XX局局年年 度:度:2021保管期限:永久保管期限:永久 机机 构:办公室构:办公室2封面装订要求封面装订要求5、电子文件的归档电子文件的归档 (1)归档程序归档程序一是整理、鉴定需归档的电子文件;确一是整理、鉴定需归档的电子文件;确保三性保三性二是编制档号和归档说明;二是编制档号和归档说明;三是复制备份,存入磁、光介质;三是复制备份,存入磁、光介质;四是检测归档的电子文件软硬件环境有四是检测归档的电子文件软硬件环境有效性、格式及病毒等效性、格式及病毒等五是传给电子文件中心五是传给电子文件中心,以及本单位备份。以及本单位备份。 (

20、2)档号编制方法档号编制方法 一个文件夹表示一件档案,用档号命名一个文件夹表示一件档案,用档号命名 全宗号全宗号年度年度期限期限分类号分类号件号件号 11 测评依据测评依据:测评细那么测评细那么五星级:五星级:115分,其中分,其中“*条款不少于条款不少于18分分四星级:四星级:100-115分,其中分,其中“*条款不少于条款不少于10分分三星级:三星级:90-100分分二星级:二星级:80-90分分一星级:一星级:70-80分分 各单位对照测评细那么进行自检,认为已到达某各单位对照测评细那么进行自检,认为已到达某个等级可自愿申报测评。个等级可自愿申报测评。档案工作标准测评规程档案工作标准测评

21、规程 谢谢大家! yl8(TGuh4$PCqd0YLyl9(THuh5$PDqd1YLzm9)UHvi5%QDre1ZMzna)VIvj6%RErf2ZNAnb-VJwj7&RFsf3#NBob+WJxk7*SFtg3!OBpc+XKxl8*TGth4!PCpd0XLyl9(THuh5$PDqd1YLzm9)UHvi5%QDre1ZMzna)VIvj6%RErf2ZNAnb-VJwj7&RFsf3#NBob+WJxk7*SFtg3!OBpc+XKxl8*TGth4!PCpd0XLyl9(THuh5$PDqd1YLzm9)UHvi5%QDre1ZMzna)VIvi6%QEre2ZMAna-VIw

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