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1、电子邮件的书写及应用技巧电子邮件的书写及应用技巧 商务时代，电子邮件电子邮件已经成为我们日常开展工作、与人交往的的重要沟通工具之一。 我们都每天在开展业务的时候，还要不断处理堆积如山的邮件，这确实是件辛苦的事情。 我想大家也会对你日常接收到的邮件有所评价，哪些让你一目了然、哪些让你一头雾水。 这期公司内刊，我们就向大家介绍一些小技巧，帮你写一封清楚明白、简明扼要、方便对方阅读的邮件。最让人感觉不舒服的邮件就是那种通篇没有换行的邮件。读邮件的人要不停地拖拽页面下方的横拉条。读起来很难了解你最终想要说什么。简明扼要的简明扼要的“主题主题”！书写中别忘记换行哟！书写中别忘记换行哟！“主题”是为了让人
2、联想到邮件内容，以备日后可以通过 “邮件主题”对存档邮件进行轻松的检索和整理。 每一行的文字数量控制在每一行的文字数量控制在3030个字个字 综合考虑事情叙述的阶段及情况，酌情换行综合考虑事情叙述的阶段及情况，酌情换行 如果邮件内容过长，适当考虑空行如果邮件内容过长，适当考虑空行 邮件内容提及多个意见、建议时，最好采取逐条罗列格式邮件内容提及多个意见、建议时，最好采取逐条罗列格式 可在邮件开头先陈述结论可在邮件开头先陈述结论E-MAILE-MAIL是写给别是写给别人读的东西、所人读的东西、所以值得花些心思、以值得花些心思、让别人心情愉悦让别人心情愉悦的去读。的去读。打电话还是发邮件打电话还是发
3、邮件 邮件虽然方便，也要根据情况。 有时电话更能在短时间内清楚的传达信息。 尽量减少或杜绝把邮件当成对话工具。 设置阅读回执，自己会多收很多邮件， 也会给服务器带来负担，所以用“阅读回执”进行确认的人，请酌情使用此功能！慎用慎用阅读回执阅读回执功能功能设计并使用自动签名功能设计并使用自动签名功能 在邮件中设计自己的签名，包括公司、姓名、电话、传真、邮箱、公司地址 等信息。设置“签名”：工具 选项 邮件格式 签名 如果对方需要联络或拜访、可参考你发送来的邮件下方的签名。不需要再向 你询问，节约双方的时间。 根据需求选择设置“新邮件自动签名”或“回复邮件自动签名”。大量的邮件会使服务器不堪大量的邮
4、件会使服务器不堪重负重负, ,从而降低邮件传输速度从而降低邮件传输速度, , 所以所以, ,请每个人遵守邮件规则请每个人遵守邮件规则, ,共享邮件的快捷。共享邮件的快捷。大的大的“附件附件”压缩后再发送压缩后再发送 设置设置CC的目的是为了事件相关人员信息共享。的目的是为了事件相关人员信息共享。 之后在相互间的对话中，如果再无休止的带着最初之后在相互间的对话中，如果再无休止的带着最初CC的人员，被的人员，被CC的的 人收到邮件候可能一头雾水、另外大量的邮件也会给服务器增加负担。人收到邮件候可能一头雾水、另外大量的邮件也会给服务器增加负担。 发送邮件前确认，接收对象确实是最应该或必须了解此事的人。发送邮件前确认，接收对象确实是最应该或必须了解此事的人。只发送或抄送邮件给必要人员只发送或抄送邮件给必要人员
