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1、第一部分会计信息系统导论第三章文档技术上海财经大学会计学院钱玲学习目标学习目标1、了解文档技术的概念2、了解数据流图3、了解流程图及其他文档技术学习重点学习重点1、掌握数据流图的绘制2、理解流程图及其他文档技术第一节 文档技术概述一、什么是文档技术一、什么是文档技术 本章所指的文档，主要指和信息系统的设计和使用密切相关的材料，是用来解释系统运行情况的。文档主要分为开发性文档和使用性文档。开发性文档描述了系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性文档主要用来指导用户对信息系统更好地操作、利用。可以采用文字说明的形式、流程图的形式、或者表格等形式二、掌握文档技术的必要性二、掌握文档技术的必要性 首
2、先的要求是，应该能够看得懂别人绘制的文档，能够理解所说明的系统的运作情况。其次，要能够评价文档所描述的系统的内部控制情况，对内部控制的健全与否进行判断，并提出改进意见。最后，最好是能够学会编制文档。 第二节数据流图一、一、数据流图的特点及其用途数据流图的特点及其用途数据流图用于描述数据在组织内部的流动和处理情况。它描绘的是系统的逻辑模型，不包含任何具体的物理元素，也没有计算机术语，所以能够很容易地被大多数人所理解。数据流图的特点抽象性概括性二、二、数据流图数据流图的基本符号的基本符号较常用的有GaneandSarson符号体系、SSADM符号体系、Yourdon符号体系等。 本课程主要采用Yo
3、urdon符号体系。 表示外部实体表示单向的数据流表示数据存储表示处理三、三、数据流图数据流图的绘制方法的绘制方法自顶向下的方法首先绘制最概括的、最顶层的、只具有一个处理环节的数据流图，也就是总括数据流图（ContextLevelDFD），它总括地描述了系统的数据源点、终点和处理。将它进一步细化，比较细致地描绘系统的主要功能。这样，就得到了0层、1层、2层.数据流图。当把系统中的处理分解到最详细后（也就是最底层数据流图），就不需要再分解了。例示星星工厂的人事部门负责记录和管理每一个员工的基本信息，包括工号、姓名、所属部门、级别、基本工资等。如果这些信息有调整，如职工离职、调换岗位、基本工资增减
4、等，也是由人事部门负责记录。有关员工的基本信息在每次工资计算时都需要用到，由人事部门负责将数据传送到财务部门。每个月结束后，各个部门要将员工的考勤、加班和产量工时记录等送交财务部门进行工资核算。 财务部门的工资核算员根据员工的基本情况和考勤等情况计算每一个员工的工资，并代为缴纳个人所得税。还要按照部门进行工资费用的汇总、分配。根据工资的计算情况，通知银行划账。财务部门将各个部门员工的工资计算情况传递到各个部门，并通过各个部门将每一个员工的工资条发放到员工手中。财务部门对工资进行各种统计分析，这些统计数据要报给相关管理部门。绘制总括数据流图如果一个实体所涉及的活动都不是信息处理活动，则这个实体就
5、是外部实体。如果一个实体涉及信息处理活动，则这个实体就是内部实体。人事部门、各个部门、银行、员工、管理部门和税务部门是外部实体，财务部门是内部实体。 职工考勤等信息职工基本信息人事部门各个部门员工银行管理部门工资核算工资条信息划账通知税务部门统计信息纳税申报信息工资条信息职工工资信息划账通知工资统计信息工资汇总、分配信息纳税申报信息职工考勤等信息职工基本信息固定工资数据文件人事部门各个部门员工银行管理部门税务部门1.0工资计算变动工资数据文件工资计算文件2.0计算并代缴税额3.0工资汇总、分配工资汇总、分配文件4.0工资统计分析绘制0层数据流图 四、数据流图绘制中的注意事项四、数据流图绘制中的
6、注意事项数据流图是系统的一个综合、抽象的描述，它删除了各种具体的物理因素而表示了整个系统的逻辑结构，即逻辑模型。数据流图的基本要领是描绘“做什么”而不是考虑“怎样做”。数据流图关注的是正常的信息流动过程，通常忽略出错处理，也不包括诸如打开或关闭文件之类的内部处理。要明确系统的边界，要明确系统的起点和终点，要明确哪些内容需要包括在系统中。当一个图中出现的处理超过9个（或者7个）时，应该采用画分图的方法，也就是把每个主要功能都细化为一张数据流分图。数据流图不反映时间的顺序；不反映判断和控制条件；不反映循环过程。一般从左向右进行绘制。数据流图中各符号分布要合理、整齐，尽量避免线条的交叉。各个处理必须
7、具有唯一的名称。处理的输入应与其输出不同。处理不可能只有输入而无输出，只有数据去向才可以只有输入而无输出。处理不可能只有输出而无输入，只有数据来源才可以只有输出而无输入。不能将数据从一项数据存储直接移到另一项数据存储。不能将数据从数据来源直接移到数据存储。不能将数据从数据存储直接移到数据去向。与系统有关的任何数据都不能从数据来源直接移到数据去向，必须通过处理来完成。数据流采用单向箭头来表示。数据流的分叉表示来自同一位置的相同数据流向两个或多个不同的处理、数据存储或数据去向。数据流的接合表示来自两个或多个不同的处理、数据存储或数据来源的数据流向相同的位置。数据流不能直接回到原来的处理。数据流流向
8、数据存储意味着更新，例如增加、修改、删除。数据流流出数据存储意味着检索或使用。五五、数据流图的优缺点、数据流图的优缺点优点总体概念强，每一层都明确强调“干什么”、“需要什么”、“给出什么”；可以反映出数据的流向和处理过程；由于自顶向下分析，容易及早发现系统各部分的逻辑，容易与计算机处理相对应。缺点不直观，一般都要在作业流程分析的基础上加以概括、抽象、修正而来；如果没有计算机系统帮助，人工绘制太麻烦，工作量较大。第三节流程图一、流程图的特点及其用途流程图的特点及其用途流程图使用一些标准的符号形象地表示了业务处理过程和数据的流动。数据流图强调的是数据的流动，而流程图强调的是包含数据的文档或者记录的
9、流动；数据流图表示的是数据的逻辑流动，而流程图表示的是数据的物理流动，集中反映信息流和处理的物理特性；数据流图没有表示处理和数据流的顺序，而流程图表示了处理和数据流的顺序。二、流程图中的符号二、流程图中的符号 输入/输出类符号这类符号表示向处理过程提供输入或者从处理过程向外输出的设备或者介质。处理类符号这类符号或者表示处理数据所用的设备类型，或者表示手工处理何时完成。存储类符号这类符号表示用来存储系统现在不用的数据的设备。流动和其他符号这类符号表示数据和物品的流动。有些符号表示流程图的开始、结束、进行决策和解释性说明等。 文档表示一份文档或报告。文档或报告可以手工编制，也可以由计算机编制。多文
10、档表示一份文档的多个副本。在右上角用1、2、3等该副本的编号。输入/输出；日记账/分类账在程序流程图中，表示输入或输出或者既输入又输出。在文档流程图中，表示会计日记账和分类账。输入/输出类符号显示CRT终端或类似的显示部件，可用于输入或输出，也可既输入又输出。人工输入数据的脱机处理，例如，填写表格人工输入CRT终端，个人电脑将显示和人工键入符号一起使用，表示CRT终端和个人电脑。传输磁带手工准备的控制总数，用来和计算机产生的总数进行比较，起到控制的作用。处理类符号计算机操作计算机执行的处理功能，通常能改变数据值。人工操作辅助操作脱机键入处理人工完成的处理功能，例如，会计在工资支票上签名。使用脱
11、机键入设备的处理，例如，键入磁盘。不是由计算机而是由其他设备完成的脱机操作预先定义的处理用于程序流程图中表示预先定义的处理磁盘磁带输入/输出，或表示一个磁带文件。磁盘输入/输出，也可表示存储在磁盘上的文件或数据库。存储类符号磁带手工存储和检索的文档的文件。如果上面标有N，表示按照数字顺序存放；标有A，表示按照字母顺序存放；标有D或者C，表示按照时间顺序存放。表示任何种类的联机存储，包括磁带、磁鼓、软盘和海量存储器件等。联机存储文件N文档或者处理的流动表示处理或者文档的流向。一般流向是从上向下，从左向右。流动和其他符号数 据 /信 息的流动表示数据/信息的流向，往往用来表示数据从一个文档复制到另
12、一个文档。通信链路数据通过远程通信线路或链路从一个地方传送到另一个地方同页连接符换页连接符指出转到图的另一部分或从图的另一部分转来，通常在同一页上。使用同页连接符可以避免页面上连线杂乱无章。指出转到另一页图上或由另一页图转来。物品的流动表示物品的移动。主要用在文档流程图中。开始或停止表示起点、终点、处理或者程序中的断点。也用来表示一个外部实体。选择（分支）表示一个选择。用于计算机程序流程图中表示不同情况下的分支。注释表示解释性说明，可以使流程图更加清楚。多分支表示多分支。用于计算机程序流程图中表示不同情况下的多个分支。三、流程图的绘制规则首先要了解系统。识别哪些实体需要用流程图来表示。如果有多
13、个实体需要绘制，那么将流程图分为几列，每列有一个标签。每一个实体的活动在单独列中表示。仅仅需要将正常的处理活动表示出来，确保所有处理的顺序是正确的。使用注释符号表示例外过程。在流程图中，流程应从上而下、从左向右表示。流程应该有一个清晰的起点和终点。使用标准的流程图符号。对所有符号命名。如果使用文档的多个副本，在文档的右上角标上文档编号。每一个手工处理符号都有一个输入和一个输出。在同一列中，不要直接将文档连接起来。如果文档移动到另一列，在两列中都表示文档。如果流程图在一张纸上绘制不下，就需要分在几张纸上。每张纸要进行编号。还要使用换页连接符进行连接。在产生文档、报告的列中显示文档。对文档的后续处
14、理使得文档移动到其他列。当经过一个计算机程序的处理时，要显示所有进入或从计算机文件中取出的数据。使用一根线从文档指向文件，表明文档被归档。一个手工处理不需要表明文档被输入文件。必须反复多次。重新设计流程图。避免聚集和交叉线。由对系统熟悉的人员对流程图进行检查，保证流程图的正确。完成流程图的绘制。标上流程图的名称、日期、绘制者姓名等。四、流程图的种类四、流程图的种类文档流程图，它描述了系统中文档的起点、流向、终点和对文档执行的操作。系统流程图，它描述了整个系统的配置，包括系统的输入、处理和输出。程序流程图，它描述了计算机程序的逻辑和处理步骤。车间或科室部门劳动工资或人事部门财会部门考勤簿出勤汇总
15、表工资单工资汇总表五、文档流程图五、文档流程图职工固定信息职工变动信息编辑工资表错误编辑后的变动信息计算工资职工工资情况输出工资表六、系统流程图六、系统流程图存储输入处理输出系统流程图程序流程图输入数据条件是否满足？否是进行计算更新记录七、程序流程图七、程序流程图程序流程图和系统流程图的关系工龄AA的大小A=8扣款率=0A=5扣款率=0.1A=2扣款率=0.3A3年应 收 账 款 余 额2000元YYYYNNNN应收账款账龄3年应 收 账 款 余 额2000元YYYNN应收账款账龄10万YNYN折扣10%5%7%2%第七节决策树 一、一、决策树的绘制目的决策树的绘制目的 决策树（Decisio
16、nTree，也有人称为判定树） 决策树是一种图形化的表示，易于被用户理解。在绘制决策树时，每个节点的次序可能会对最终画出的决策树的简洁程度有较大影响。 NNYY应收账款余额2000元应收账款账龄3年来往时间3年7%5%2%2%应收账款账龄3年来往时间3年2%2%0%0%二、例示二、例示第八节结构化语言一、什么是结构化语言一、什么是结构化语言 结构化语言也称为伪码，它通常使用自然语言的词汇，同时使用某种结构化的程序设计语言的语法，由三种基本结构构成。二、例示二、例示 if应收账款余额2000元 and应收账款账龄2个月 then给与折扣率为5%endif第九节数据字典一、数据字典的用途一、数据字典的用途 数据字典（DataDictionary，简称为DD）。数据字典是关于数据描述信息的一个集中库，它产生于数据分析阶段，在以后的各个阶段都对其进行查询或维护。它包括数据的标志、技术信息、注解信息、关系信息，它包括每一数据的名字、意义、别名、来源、操作人、类型、位数、值范围、格式、作用、注解及与其他数据的关系。在数据字典中，一般要对系统的数据元素（也就是不能再分解的基本数据项）、数据流（也就是组合数据项）、处理（又称为数据处理或数据加工、处理逻辑）和数据存储逐一进行解释。二、例示
