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1、会计信息系统与实验第第2 2章章 系统管理与基础设置系统管理与基础设置2.1 系统管理 2.2 基础设置v 重点与难点v 思考题【学习目标学习目标】 掌握系统管理中设置用户、建立账套和掌握系统管理中设置用户、建立账套和 设置权限的作用和方法。设置权限的作用和方法。 了解年度账管理和系统安全管理的方法了解年度账管理和系统安全管理的方法 掌握数据编码掌握数据编码会计信息系统与实验2.1 2.1 系统管理系统管理n系统管理模块可以提供给各子系统一个统一的操作平台, 对网络财务系统的各个子系统进行统一的操作管理, 其主要功能包括账套管理、权限管理、年度账管理及系统安全维护等。n系统管理是用友ERP-U
2、8应用系统的运行基础，它为其他子系统提供了公共的账套、年度账及其它相关的基础数据，各子系统的操作员均需要在系统管理中统一设置并分配权限，系统管理将各个模块有机结合，形成了多层次多渠道的各种业务模式的协调统一。 会计信息系统与实验2.1 2.1 系统管理系统管理会计信息系统与实验2.1 2.1 系统管理系统管理2.1.1 系统管理的主要功能 1账套管理，包括账套的建立、修改、引入和输出( 恢复备份和备份) 等功能。2. . 权限管理，包括设定系统用户、定义用户的角色及设置用户权限等功能，目的为了保证系统及数据的安全保密、符合岗位分工的要求并防止越权操作、进一步加强企业内部控制。3年度账管理，是指
3、对同一账套内不同年度的数据所进行的管理, 主要包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等功能4系统安全维护，为了保证系统运行安全、数据存储安全, 系统应建立一个强有力的安全保障机制。系统安全维护包括系统运行监控、设置数据自动备份计划、清除系统运行异常任务、记录上机日志和刷新等功能。帐套管理与年度帐帐套管理与年度帐n n帐套 帐套是指一组紧密相关的数据，一般可以为每一帐套是指一组紧密相关的数据，一般可以为每一个独立核算的会计主体在系统中建立一个帐套。用友个独立核算的会计主体在系统中建立一个帐套。用友ERPERP软件最多可建软件最多可建999999个帐套，不同的帐套数据之间彼个帐套，不同的
4、帐套数据之间彼此独立，没有丝毫联系。一个帐套可能包括多个数据此独立，没有丝毫联系。一个帐套可能包括多个数据库。库。n n年度帐 每个帐套逻辑上包括不同年度的会计数据，但在每个帐套逻辑上包括不同年度的会计数据，但在用友用友ERPERP软件中，不同的年度的数据存在不同的数据软件中，不同的年度的数据存在不同的数据库中，这称为年度帐。建立年度帐的目的是为了方便库中，这称为年度帐。建立年度帐的目的是为了方便管理不同年度的数据。一般一个年度帐一个数据库。管理不同年度的数据。一般一个年度帐一个数据库。同一帐套的不同年度帐之间是相互联系的，具体将在同一帐套的不同年度帐之间是相互联系的，具体将在年度帐管理中讲解
5、到。年度帐管理中讲解到。2.1.2系统管理操作的基本流程1新用户操作流程 2老用户操作流程 2.1 2.1 系统管理系统管理会计信息系统与实验2.1 2.1 系统管理系统管理新用户操作流程如下图所示: 初次登陆，用户名为初次登陆，用户名为admin,密码默认为空。密码默认为空。会计信息系统与实验2.1 2.1 系统管理系统管理 2老用户操作流程 老用户操作流程如下图所示: 会计信息系统与实验2.1 2.1 系统管理系统管理 3启动系统管理 系统一般允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份；二是以账套主管身份。 系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套
6、，具体包括帐套的备份、新建帐套、引入帐套、设置操作员、指定帐套主管、设置和修改操作员密码及权限等。 账套主管负责所选账套的维护工作，具体包括帐套参数修改，年度帐的管理，及该帐套操作员权限的设置。 在第一次运行系统时还未建立核算单位的账套。因此，在建立账套前应以系统管理员的身份进行登录。 【知知识识要点要点】启动系统管理时应注意：启动系统管理时应注意：1. 启动系统管理的操作包括启动系统管理模块并进行注册，即登录进入系统管理模块。在系统管理中可以进行设置操作员、建立账套和设置操作员权限等的操作。2. 系统允许用户以系统管理员“admin”的身份，也可以以账套主管的身份注册进入系统管理。 【知知识
7、识要点要点】启动系统管理时应注意：启动系统管理时应注意：3.系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、恢复和备份，设置操作员、指定账套主管，并可以设置和修改操作员的密码及其权限等。 账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、功能模块启用及对年度账的管理（包括建立、清空、恢复、备份以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份等），以及该账套操作员权限的设置。 【知知识识要点要点】启动系统管理时应注意：启动系统管理时应注意：4. 由于第一次运行该软件时还没有建立核算单位的账套，因此，在建立账套前应由系统默认
8、的管理员admin登录。5. 系统管理员“admin”没有密码，即密码为空。在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员设置密码。在教学过程中，由于一台计算机供多个学员使用，为了方便则建议不为系统管理员设置密码。 会计信息系统与实验2.1 2.1 系统管理系统管理2.1.3 权限管理1角色管理 2用户管理 3权限管理 1）功能权限管理2）数据权限管理3）金额权限管理2.1.3 2.1.3 权权限管理限管理n n目的目的 权限管理的目的是为了保证系统及数据的安全性，权限管理的目的是为了保证系统及数据的安全性，符合内部控制的岗位分工要求，防止越权操作。符合内部控制的岗位分工要求，防止越权操作
9、。n n角色管理角色管理 角色是指企业管理中拥有某一类职能的组织，他们的角色是指企业管理中拥有某一类职能的组织，他们的权限是相同的，实际上是用户组，用户被设置为某一权限是相同的，实际上是用户组，用户被设置为某一角色后，在系统内的所有帐套都拥有该角色的权限。角色后，在系统内的所有帐套都拥有该角色的权限。角色管理是方便控制操作员权限，可以依据职能统一角色管理是方便控制操作员权限，可以依据职能统一进行权限的划分。进行权限的划分。n n用户管理用户管理 只有系统管理员才有权设置用户。用户管理主要完成只有系统管理员才有权设置用户。用户管理主要完成对所核算帐套用户的增加。删除、修改等维护工作。对所核算帐套
10、用户的增加。删除、修改等维护工作。2.1.3 2.1.3 权权限管理限管理n n权限管理权限管理 权限包括功能权限、数据权限和金额权限三种形式。权限包括功能权限、数据权限和金额权限三种形式。 1. 1.功能权限功能权限 功能权限是在系统管理中分配的，被赋予了某种权限，能够执行功能权限是在系统管理中分配的，被赋予了某种权限，能够执行相应的操作。只有系统管理员和该帐套主管才能进行权限设置。相应的操作。只有系统管理员和该帐套主管才能进行权限设置。但系统管理员能够指定某帐套的帐套主管。但系统管理员能够指定某帐套的帐套主管。 2. 2.数据权限和金额权限数据权限和金额权限 数据权限可以通过记录级和字段级
11、的权限控制。字段级权限控制数据权限可以通过记录级和字段级的权限控制。字段级权限控制是指对单据中包括的字段进行权限分配，提高系统的安全保密性。是指对单据中包括的字段进行权限分配，提高系统的安全保密性。记录级权限控制是指对具体业务对象进行权限分配，根据所选用记录级权限控制是指对具体业务对象进行权限分配，根据所选用户或角色及业务对象进行明细的数据权限分配工作。比如，赋予户或角色及业务对象进行明细的数据权限分配工作。比如，赋予某操作员填制凭证权限的同时，还可通过数据权限进一步限制其某操作员填制凭证权限的同时，还可通过数据权限进一步限制其所能使用的凭证类型或会计科目。所能使用的凭证类型或会计科目。 金额
12、权限主要用于完善内部金额控制，对具体金额数量划分级别，金额权限主要用于完善内部金额控制，对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制。比如，审核权限对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制。比如，审核权限可分审核可分审核5 5万元以内的权限和万元以内的权限和5 5万元以上的权限。万元以上的权限。会计信息系统与实验2.1 2.1 系统管理系统管理2.1.4 账套管理1建立账套 1）账套信息2）单位信息3）核算类型4）基础信息5）分类编码方案6）数据精度定义2修改账套 3账套的引入和输出n n帐套信息用于输入新帐套的有关信息，主要包括已存帐套信息用于输入新帐套的有关信息，主要包
13、括已存帐套、帐套代码、帐套名称、帐套路径、启用会计期帐套、帐套代码、帐套名称、帐套路径、启用会计期等等n n单位信息用于输入新建帐套的基本信息，主要包括单单位信息用于输入新建帐套的基本信息，主要包括单位的名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编位的名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、联系电话、传真、电子邮件、税号和备注等内容。码、联系电话、传真、电子邮件、税号和备注等内容。n n核算类型用于记录新建帐套的基本信息，包括帐本位核算类型用于记录新建帐套的基本信息，包括帐本位币、企业类型、行业性质、帐套主管、是否按行业性币、企业类型、行业性质、帐套主管、是否按行业性质预设科目等内容。质预
14、设科目等内容。n n基础信息是用于记录新建帐套的基础核算信息，主要基础信息是用于记录新建帐套的基础核算信息，主要包括存货、客户、供应商是否分类及是否有外币核算包括存货、客户、供应商是否分类及是否有外币核算等内容。等内容。n n分类编码方案，为了便于对经济业务数据进行分级核分类编码方案，为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统对会计科目、企业部门、结算算、统计和管理，系统对会计科目、企业部门、结算方式、客户分类、地区分类、存货分类、供应商分类方式、客户分类、地区分类、存货分类、供应商分类等进行编码。等进行编码。n n数据精度定义，是指定义数据的小数点位数。数据精度定义，是指定义数据的
15、小数点位数。1建立账套 【知知识识要点要点】 建立账套时应注意：建立账套时应注意：1.新建账套号不能与已存账套号重复，实验时，请同学们用班级序号+学号序号组成，如1班学号为01的同学，请用101表示帐套号，转专业同学在本班最大序号后新增。2.账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务管理软件的界面上。3. 账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。4. 启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期，一般为年度的1月1日，这有利于可比性。5.启用会计期不能在计算机系统日期之后。【知知识识要点要点】 建立账套时应注意：建立账套时应注意：6.行业性质的选择决定着系统采用何种会计制度下
16、的会计科目进行会计核算。7.账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限设置功能中修改。8.系统默认按所选行业性质预置会计科目。如果单击“按行业性质预置科目”复选框（即取消），则不按行业预置会计科目。第第2章章 系统管理系统管理【知知识识要点要点】 设置编码方案时应注意：设置编码方案时应注意：1.为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业的部门等进行编码设置。编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案, 这是一种分段组合编码, 每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段, 每段有几位。一级至最底层的段数称为级次, 每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长
17、为每级编码级长之和。2. 除科目编码级次的第1级外，其他均可以直接根据需要进行修改。3. 由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一级会计科目，因此，第1级科目编码级次不能修改。4. 在系统未使用前，如果分类编码方案设置有误，可以在系统中的“基础设置”中进行修改。 当系统管理员建完帐套和帐套主管完成年度帐后，当系统管理员建完帐套和帐套主管完成年度帐后，在未使用相关信息的基础上，可对必要进行调整的信在未使用相关信息的基础上，可对必要进行调整的信息进行调整。息进行调整。2修改账套 输出与引入就是数据备份与数据恢复。引入是指将系输出与引入就是数据备份与数据恢复。引入是指将系统外的某帐套数据引入本系统中
18、。主要功能是保证系统外的某帐套数据引入本系统中。主要功能是保证系统安全和有利于集团公司合并和分析工作。输出是指统安全和有利于集团公司合并和分析工作。输出是指将所选的帐套数据进行备份输出。不仅需要输出系统，将所选的帐套数据进行备份输出。不仅需要输出系统，还要将数据存储到不同的介质上。还要将数据存储到不同的介质上。3账套的引入和输出会计信息系统与实验2.1 2.1 系统管理系统管理2引入和输出年度账 * 2.1.5 年度账管理1建立年度账 3结转上年数据 4清空年度数据 2.1.6 系统安全维护1系统运行监控 2设置数据自动备份计划 3清除系统运行异常任务4上机日志 5刷新 新年度到来，应设置新年
19、度核算体系，即设置新年新年度到来，应设置新年度核算体系，即设置新年度的账簿并将上年余额过渡到新年度，以便开始新的度的账簿并将上年余额过渡到新年度，以便开始新的一年的核算。一年的核算。 新年度建账流程：新年度建账流程： 1. 1.年度帐备份年度帐备份 在建立新年度帐之前，结转上年业务处理，然后执在建立新年度帐之前，结转上年业务处理，然后执行年度帐行年度帐输出命令的备份工作。输出命令的备份工作。 2. 2.建立新年度帐建立新年度帐 执行执行“ “年度帐年度帐建立建立” ”操作，系统将自动按年度先操作，系统将自动按年度先后顺序建立。后顺序建立。 3. 3.结转新年度帐结转新年度帐 年度帐建立后，执行
20、年度帐建立后，执行“ “系统系统注销注销” ”命令，再以新命令，再以新年度重新注册，执行年度重新注册，执行“ “年度帐年度帐结转上年数据结转上年数据” ”命令命令操作。操作。 4. 4.调整相关事项调整相关事项 成功结转上年余额后，在新年度日常业务开始之前，成功结转上年余额后，在新年度日常业务开始之前，可以对某县事项进行调整。可以对某县事项进行调整。 5. 5.新年度的日常业务处理新年度的日常业务处理3 3结转上年数据结转上年数据 会计信息系统与实验2.1 2.1 系统管理系统管理结转上年数据流程如下图所示: 会计信息系统与实验2.2 2.2 基础设置基础设置2.2.1 企业机构基础信息设置
21、1部门档案 2. . 职员档案2.2.2 财务基础信息设置1会计科目设置2凭证类别设置3外币设置4项目管理设置会计信息系统与实验2.2 2.2 基础设置基础设置2.2.3 往来单位基础信息设置 1客户分类 2. . 客户档案3供应商分类4供应商档案5地区分类2.2.4 存货基础信息设置 1存货分类 2. . 存货档案3. . 计量单位会计信息系统与实验2.2 2.2 基础设置基础设置2.2.5 收付结算信息设置 1结算方式 2. . 付款条件* 2.2.6 供应链基础信息设置1仓库档案2收发类别3采购类型4销售类型3开户银行会计信息系统与实验2.2 2.2 基础设置基础设置 5产品结构 6.
22、. 成套件8发运方式9货位档案10非合理损耗类型1常用摘要7费用项目* 2.2.7 其它基础信息设置2自定义项为什么需要进行会计科目的编码？为什么需要进行会计科目的编码？n n会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会用，但
23、是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码，这有利于加快数据处理。计科目编码，这有利于加快数据处理。n n其他如部门、项目等编码参照科目编码。其他如部门、项目等编码参照科目编码。1. 1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系2. 2.保证会计科目的唯一性保证会计科目的唯一性保证会计科目的唯一性保证会计科目的唯一性3. 3.便于计算机处理和分类便于计算机处理和分类便于计算机处理和分类便于计算机处理和分类4. 4.节省存储空间节省存储空间节省存储空间节
24、省存储空间5. 5.提高处理速度提高处理速度提高处理速度提高处理速度 科目编码方法与编码原则科目编码方法与编码原则方法：方法：方法：方法：. .n n顺序编码顺序编码顺序编码顺序编码n n位数编码位数编码位数编码位数编码n n分组编码分组编码分组编码分组编码原则：原则：原则：原则：n n规定性原则，企业一级会计科目编码采用会计准则或制度的规规定性原则，企业一级会计科目编码采用会计准则或制度的规规定性原则，企业一级会计科目编码采用会计准则或制度的规规定性原则，企业一级会计科目编码采用会计准则或制度的规定。定。定。定。n n层次性原则层次性原则层次性原则层次性原则15011501固定资产固定资产固
25、定资产固定资产150101150101固定资产固定资产固定资产固定资产甲车间甲车间甲车间甲车间150101001150101001固定资产固定资产固定资产固定资产甲车间甲车间甲车间甲车间AA型机床型机床型机床型机床150101002150101002固定资产固定资产固定资产固定资产甲车间甲车间甲车间甲车间BB型机床型机床型机床型机床n n一致性原则，不同一级科目下同一性质分类体系应保持一致。一致性原则，不同一级科目下同一性质分类体系应保持一致。一致性原则，不同一级科目下同一性质分类体系应保持一致。一致性原则，不同一级科目下同一性质分类体系应保持一致。n n简短性原则简短性原则简短性原则简短性原
26、则n n扩展性原则扩展性原则扩展性原则扩展性原则科目体系结构科目体系结构科目体系结构：422三级科目最多设计99个二级科目最多设计99个一级科目最多设计9999个定长定位方法 科目体系结构科目体系结构n n立体科目方法是立体科目方法是立体科目方法是立体科目方法是指将科目中大量指将科目中大量指将科目中大量指将科目中大量重复的科目从科重复的科目从科重复的科目从科重复的科目从科目体系中分离出目体系中分离出目体系中分离出目体系中分离出来，按照项目进来，按照项目进来，按照项目进来，按照项目进行存储，并将项行存储，并将项行存储，并将项行存储，并将项目和科目建立动目和科目建立动目和科目建立动目和科目建立动态
27、链接，在满足态链接，在满足态链接，在满足态链接，在满足优化会计科目体优化会计科目体优化会计科目体优化会计科目体系的同时，达到系的同时，达到系的同时，达到系的同时，达到精细核算的目的。精细核算的目的。精细核算的目的。精细核算的目的。会计信息系统与实验系统的启用系统的启用 1.系统启用次序1.先启用采购管理和销售管理，然后启用库存管理和存货核算；2.启用供应链管理各个子系统和总账系统后，再启用应收、应付系统；3.启用总账系统后，就可以启动工资管理、固定资产管理，且部分先后顺序；4.最后启动成本管理、资金管理。2.系统结账次序1.工资管理、固定资产管理、采购管理、销售管理先进行月末结账，且不分先后顺
28、序；2.然后是库存管理、应收系统和应付系统；3.除总账系统外的各个系统均月末结账后，成本管理才能进行月末结账；4.如果存货核算从成本管理中取数，应在成本管理结账后结账；5.各个系统均月末结账后，总账系统才能结账会计信息系统与实验本章重点与难点本章重点与难点 1.本章重点本章的重点是账套的建立、修改、引入和输出（恢复备份和备份）、用户管理、权限分配管理、编码方案、数据精度设置、部门档案、职员档案、凭证类别、会计科目、结算方式客户及供应商分类与档案设置、存货分类与档案设置。 2.本章难点本章的难点是账套的建立、编码方案和数据权限设置。 辅助阅读资料：企业会计制度设计（特别是会计科目和核算组织体系设计）会计信息系统与实验 1系统管理主要包括哪些功能？ 本章思考题本章思考题 2新用户如何启用系统？ 3系统管理员和账套主管在权限上有何区别？ 4简述建立一个新账套的过程。 5简述分类编码方案的意义。 6简述账套的引入和输出的意义。 7简述账套和年度账有何区别？ 8简述结转上年数据的顺序是怎样的？ 9简述基础设置包括哪些内容？ 实验一 系统管理和基础设置n n学会安装用友财务软件；n n根据第五章实验资料，建立帐套，并完成各项系统设置和基础设置；n n备份帐套数据。
