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1、 安全质保部安全质保部 集团信息技术中心集团信息技术中心中广核内部邮件系统中广核内部邮件系统OUTLOOKOUTLOOK会议邀请使用方法会议邀请使用方法会议邀请使用方法会议邀请使用方法1 1、明确角色定义明确角色定义明确角色定义明确角色定义 会议需要三个基本元素：会议组织人员、会议参加人员以及会议召开地点。会议需要三个基本元素：会议组织人员、会议参加人员以及会议召开地点。会议需要三个基本元素：会议组织人员、会议参加人员以及会议召开地点。会议需要三个基本元素：会议组织人员、会议参加人员以及会议召开地点。 在在在在OUTLOOKOUTLOOK可以将这些元素有效地组合在一起。在可以将这些元素有效地组
2、合在一起。在可以将这些元素有效地组合在一起。在可以将这些元素有效地组合在一起。在OUTLOOKOUTLOOK会议中，每个涉及的人员都担会议中，每个涉及的人员都担会议中，每个涉及的人员都担会议中，每个涉及的人员都担当一个独特的角色，该角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的控制权。当一个独特的角色，该角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的控制权。当一个独特的角色，该角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的控制权。当一个独特的角色，该角色指定他可以执行哪些操作、拥有多大的控制权。、会议组织者、会议组织者、会议组织者、会议组织者任何建立会议的人员都会成为会议组织者。组织者是唯一可以在会议建任何建立会议的
3、人员都会成为会议组织者。组织者是唯一可以在会议建任何建立会议的人员都会成为会议组织者。组织者是唯一可以在会议建任何建立会议的人员都会成为会议组织者。组织者是唯一可以在会议建立后更改会议详细信息的人员。立后更改会议详细信息的人员。立后更改会议详细信息的人员。立后更改会议详细信息的人员。、与会者、与会者、与会者、与会者受邀参加会议的任何人都被视为与会者。与会者有两种类别：必选的与会者受邀参加会议的任何人都被视为与会者。与会者有两种类别：必选的与会者受邀参加会议的任何人都被视为与会者。与会者有两种类别：必选的与会者受邀参加会议的任何人都被视为与会者。与会者有两种类别：必选的与会者和可选的与会者。和可
4、选的与会者。和可选的与会者。和可选的与会者。、地点、地点、地点、地点/ /资源资源资源资源会议的召开场所为地点，有时称为会议的召开场所为地点，有时称为会议的召开场所为地点，有时称为会议的召开场所为地点，有时称为“ “资源资源资源资源” ”。2 2、过程跟踪和提醒过程跟踪和提醒过程跟踪和提醒过程跟踪和提醒 如果你工作中的各种会议非常的多，又担心会忘掉，不妨使用如果你工作中的各种会议非常的多，又担心会忘掉，不妨使用如果你工作中的各种会议非常的多，又担心会忘掉，不妨使用如果你工作中的各种会议非常的多，又担心会忘掉，不妨使用OUTLOOK2003OUTLOOK2003进行安排进行安排进行安排进行安排和
5、提醒。会议组织者向与会者发送会议要求和提醒。会议组织者向与会者发送会议要求和提醒。会议组织者向与会者发送会议要求和提醒。会议组织者向与会者发送会议要求, ,要求会被发送到与会者的要求会被发送到与会者的要求会被发送到与会者的要求会被发送到与会者的“ “收件箱收件箱收件箱收件箱” ”和和和和“ “日历日历日历日历” ”。响应返回给会议组织者。响应返回给会议组织者。响应返回给会议组织者。响应返回给会议组织者。OUTLOOK2003OUTLOOK2003会使用会使用会使用会使用“ “收件箱收件箱收件箱收件箱” ”和和和和“ “日历日历日历日历” ”跟踪详细信息。跟踪详细信息。跟踪详细信息。跟踪详细信息
6、。当这些详细信息更改时，只需单击一次按钮就可以一次为所有人进行更新。当这些详细信息更改时，只需单击一次按钮就可以一次为所有人进行更新。当这些详细信息更改时，只需单击一次按钮就可以一次为所有人进行更新。当这些详细信息更改时，只需单击一次按钮就可以一次为所有人进行更新。一一一一. .使用使用使用使用OUTLOOKOUTLOOK组织会议的优点组织会议的优点组织会议的优点组织会议的优点二二二二. .发送会议通知发送会议通知发送会议通知发送会议通知1 1 1 1、新建、新建、新建、新建 在在在在“文件文件文件文件”中单击中单击中单击中单击“新建新建新建新建”，然后选择，然后选择，然后选择，然后选择“会议
7、要求会议要求会议要求会议要求”或者使用键或者使用键或者使用键或者使用键 盘的快捷键，请按盘的快捷键，请按盘的快捷键，请按盘的快捷键，请按“ “ “ “ Ctrl+Shift+QCtrl+Shift+QCtrl+Shift+QCtrl+Shift+Q”出现出现出现出现“未命名会议未命名会议未命名会议未命名会议”的对话框。的对话框。的对话框。的对话框。2 2 2 2、内容填写、内容填写、内容填写、内容填写 、“收件人收件人收件人收件人”栏：点击收件人，填写参会人员邮件地址，出现如图；栏：点击收件人，填写参会人员邮件地址，出现如图；栏：点击收件人，填写参会人员邮件地址，出现如图；栏：点击收件人，填写
8、参会人员邮件地址，出现如图；、“主题主题主题主题”栏：填写会议主题；栏：填写会议主题；栏：填写会议主题；栏：填写会议主题；、“地址地址地址地址”栏：填写会议地点；栏：填写会议地点；栏：填写会议地点；栏：填写会议地点；、“标签标签标签标签”栏：提供不同的会议类型供选择，如商务、个栏：提供不同的会议类型供选择，如商务、个栏：提供不同的会议类型供选择，如商务、个栏：提供不同的会议类型供选择，如商务、个人等；人等；人等；人等；、“开始时间开始时间开始时间开始时间”及及及及“结束时间结束时间结束时间结束时间”栏：填写会议起始时间；栏：填写会议起始时间；栏：填写会议起始时间；栏：填写会议起始时间；、“提醒
9、提醒提醒提醒”栏：根据设定的时间，栏：根据设定的时间，栏：根据设定的时间，栏：根据设定的时间，OutlookOutlook会在会议开始会在会议开始会在会议开始会在会议开始前通知参会人员；前通知参会人员；前通知参会人员；前通知参会人员；、“联系人联系人联系人联系人”栏：填写会议的组织者；栏：填写会议的组织者；栏：填写会议的组织者；栏：填写会议的组织者；以以以以“ “CITCIT大亚湾分部客服支持科月度会议大亚湾分部客服支持科月度会议大亚湾分部客服支持科月度会议大亚湾分部客服支持科月度会议” ”为例填写会议邀为例填写会议邀为例填写会议邀为例填写会议邀请：请：请：请：3 3 3 3、发送、发送、发送
10、、发送 单击单击单击单击“发送发送发送发送”，则可以将该通知发送给所有会议参加人员的收件箱中，并将，则可以将该通知发送给所有会议参加人员的收件箱中，并将，则可以将该通知发送给所有会议参加人员的收件箱中，并将，则可以将该通知发送给所有会议参加人员的收件箱中，并将识别为属于日历的内容，作为待办条目放置在该处，直到与会者响应。识别为属于日历的内容，作为待办条目放置在该处，直到与会者响应。识别为属于日历的内容，作为待办条目放置在该处，直到与会者响应。识别为属于日历的内容，作为待办条目放置在该处，直到与会者响应。4 4 4 4、会议更新、会议更新、会议更新、会议更新 如需对已发送的会议通知进行修改，只需
11、选择如需对已发送的会议通知进行修改，只需选择如需对已发送的会议通知进行修改，只需选择如需对已发送的会议通知进行修改，只需选择“日历日历日历日历”栏，双击日栏，双击日栏，双击日栏，双击日期栏内的会议通知，对内容进行响应修改后，单击发送更新即可。期栏内的会议通知，对内容进行响应修改后，单击发送更新即可。期栏内的会议通知，对内容进行响应修改后，单击发送更新即可。期栏内的会议通知，对内容进行响应修改后，单击发送更新即可。5 5、取消会议、取消会议、取消会议、取消会议如取消发送的会议通知，则打开如取消发送的会议通知，则打开如取消发送的会议通知，则打开如取消发送的会议通知，则打开“ “日历日历日历日历”
12、”栏中发送的会议通知，点击栏中发送的会议通知，点击栏中发送的会议通知，点击栏中发送的会议通知，点击“ “动作动作动作动作” ”菜单中的菜单中的菜单中的菜单中的“ “取消会议取消会议取消会议取消会议” ”命令即可。命令即可。命令即可。命令即可。6 6、跟进会议响应、跟进会议响应、跟进会议响应、跟进会议响应点击点击点击点击“ “日历日历日历日历” ”中对应的日期栏，在中对应的日期栏，在中对应的日期栏，在中对应的日期栏，在“ “跟踪跟踪跟踪跟踪” ”选项卡中选项卡中选项卡中选项卡中“ “响应响应响应响应” ”列可以列可以列可以列可以查看与会者的反馈情况：查看与会者的反馈情况：查看与会者的反馈情况：查
13、看与会者的反馈情况：“ “已接受已接受已接受已接受” ”、“ “已拒绝已拒绝已拒绝已拒绝” ”、“ “暂定暂定暂定暂定” ”、“ “无无无无” ”。如下：。如下：。如下：。如下：三三三三. .阅读会议通知阅读会议通知阅读会议通知阅读会议通知 当通过电子邮件将会议通知发送给被邀请者时，每个人都会在自己的当通过电子邮件将会议通知发送给被邀请者时，每个人都会在自己的当通过电子邮件将会议通知发送给被邀请者时，每个人都会在自己的当通过电子邮件将会议通知发送给被邀请者时，每个人都会在自己的“收件箱收件箱收件箱收件箱”中中中中收到会议要求。当收件人打开会议要求时，如果该会议与其收到会议要求。当收件人打开会议
14、要求时，如果该会议与其收到会议要求。当收件人打开会议要求时，如果该会议与其收到会议要求。当收件人打开会议要求时，如果该会议与其“日历日历日历日历”中某个现有项目中某个现有项目中某个现有项目中某个现有项目冲突，冲突，冲突，冲突，Outlook Outlook Outlook Outlook 会通知他们会通知他们会通知他们会通知他们. . . .。他们只需单击按钮来。他们只需单击按钮来。他们只需单击按钮来。他们只需单击按钮来“接受接受接受接受”、“暂定暂定暂定暂定”或或或或“谢绝谢绝谢绝谢绝”，OUTLOOKOUTLOOKOUTLOOKOUTLOOK即将发送相应反馈信息给会议通知的发送者。即将发送
15、相应反馈信息给会议通知的发送者。即将发送相应反馈信息给会议通知的发送者。即将发送相应反馈信息给会议通知的发送者。1 1 1 1、选择、选择、选择、选择“接受接受接受接受”邮件会自动从邮件会自动从邮件会自动从邮件会自动从“收件箱收件箱收件箱收件箱”中转入日历中的对应日期栏中。如需查看，则单击中转入日历中的对应日期栏中。如需查看，则单击中转入日历中的对应日期栏中。如需查看，则单击中转入日历中的对应日期栏中。如需查看，则单击OutlookOutlookOutlookOutlook左下方左下方左下方左下方“日历日历日历日历”一栏，以上文提到的会议为例，可在一栏，以上文提到的会议为例，可在一栏，以上文提
16、到的会议为例，可在一栏，以上文提到的会议为例，可在8 8 8 8月月月月27272727日的一格中找到，如下：日的一格中找到，如下：日的一格中找到，如下：日的一格中找到，如下：单击红色字体部分，则可弹出会议通知原文。单击红色字体部分，则可弹出会议通知原文。单击红色字体部分，则可弹出会议通知原文。单击红色字体部分，则可弹出会议通知原文。2 2 2 2、选择、选择、选择、选择“暂定暂定暂定暂定” 邮件同样自动从邮件同样自动从邮件同样自动从邮件同样自动从“收件箱收件箱收件箱收件箱”转入日历中对应的日历栏中。转入日历中对应的日历栏中。转入日历中对应的日历栏中。转入日历中对应的日历栏中。3 3 3 3、
17、选择、选择、选择、选择“谢绝谢绝谢绝谢绝” 邮件将从邮件将从邮件将从邮件将从“收件箱收件箱收件箱收件箱”中删除，不在日历栏中出现。中删除，不在日历栏中出现。中删除，不在日历栏中出现。中删除，不在日历栏中出现。4 4 4 4、会议的提醒和查看、会议的提醒和查看、会议的提醒和查看、会议的提醒和查看 、OutlookOutlookOutlookOutlook会在会议召开前，根据设定的时间，提醒参会人员，如果你想了解有关提会在会议召开前，根据设定的时间，提醒参会人员，如果你想了解有关提会在会议召开前，根据设定的时间，提醒参会人员，如果你想了解有关提会在会议召开前，根据设定的时间，提醒参会人员，如果你想
18、了解有关提醒的详细内容，可以单击下图对话框中的醒的详细内容，可以单击下图对话框中的醒的详细内容，可以单击下图对话框中的醒的详细内容，可以单击下图对话框中的“打开项目打开项目打开项目打开项目”按钮。按钮。按钮。按钮。 、单击下图、单击下图、单击下图、单击下图“暂停暂停暂停暂停”按钮右侧的下拉按钮，从中选择再次提醒的时间间隔，然后单击按钮右侧的下拉按钮，从中选择再次提醒的时间间隔，然后单击按钮右侧的下拉按钮，从中选择再次提醒的时间间隔，然后单击按钮右侧的下拉按钮，从中选择再次提醒的时间间隔，然后单击“暂停暂停暂停暂停”按钮，将提醒对话框关闭，待再次到达提醒时间时，对话框再次弹出提醒。按钮，将提醒对话框关闭，待再次到达提醒时间时，对话框再次弹出提醒。按钮，将提醒对话框关闭，待再次到达提醒时间时，对话框再次弹出提醒。按钮，将提醒对话框关闭，待再次到达提醒时间时，对话框再次弹出提醒。如果其中的提醒不需要查看，单击其中的如果其中的提醒不需要查看，单击其中的如果其中的提醒不需要查看，单击其中的如果其中的提醒不需要查看，单击其中的“清除清除清除清除”按钮即可将它从对话框中去掉（日按钮即可将它从对话框中去掉（日按钮即可将它从对话框中去掉（日按钮即可将它从对话框中去掉（日历中的标签仍然保留）。历中的标签仍然保留）。历中的标签仍然保留）。历中的标签仍然保留）。谢 谢！
