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1、第第 3 3 章章办公中的文字和表格处理【本章内容介绍】本章介本章介绍了了办公中文字和表格公中文字和表格处理的基本知理的基本知识通通过一一个个简单、实用用的的“招招录公公务员通通知知”文文档档为例例，讲解解了了从从文文本本录入入、内内容容编辑、格格式式排排版版、页面面设置置一一直直到到打打印印操操作作、网网上上发布布的的文文档档处理理过程程以以制制作作“通通知知”公公文文为例例介介绍了了公公文文向向导制制作作公公文文的的方方法法，并并介介绍了了公公文文处理的基本理的基本规范范以制作以制作 “报考考简章章”为例，介例，介绍了复了复杂文档制作的相关知文档制作的相关知识通通过制作招制作招录职位表、位
2、表、报名登名登记表表讲解了解了办公中各种表格的制作方法。公中各种表格的制作方法。【本章主要知识点】文档的文档的录录入、入、编辑编辑和排版和排版文档的文档的页页面面设设置与打印操作置与打印操作利用向利用向导导制作制作办办公公文公公文大大纲视图纲视图的使用的使用多多级标题级标题符号的符号的设设置置样样式的式的设设置与使用置与使用规则规则文字表格的制作文字表格的制作复复杂杂文字表格的制作文字表格的制作利用利用Excel制作表格制作表格3.1 文字处理工作概述3.1.1 文字文字处理及其文字理及其文字处理理软件件下下图描述了描述了办公中公中计算机文字算机文字处理的基本工作理的基本工作过程。程。文字处理
3、软件的主要功能1文件存文件存储2内容内容编辑3简单排版排版4输入校入校验5输出出6提供提供输入入输出接口出接口7对象的嵌入与象的嵌入与链接接3.1.2 文字处理软件的操作流程图3-2 文档处理操作流程3.2 本章实例效果说明1图3-3 通知公文的正文效果3.2 本章实例效果说明2图3-4 附件1：“报名与考录简章”页面效果3.2 本章实例效果说明3图3-5 附件2：“录用职位表”表格效果 3.2 本章实例效果说明4图3-6 附件3：“报名登记表”表格效果 3.2 本章实例效果说明5图3-7 附件4：“报名推荐表”表格效果3.2 本章实例效果说明6图3-8 附件5：“各市报名信息汇总表”表格效果
4、3.3 3.3 利用一般文档利用一般文档处处理流程制作理流程制作“ “招招录录通知通知” ”3.3.1 启启动Word并作相关并作相关设置置1启启动Word软件件2工具工具栏的的设置置（1）工具）工具栏简介介（2）将并列的）将并列的“常用常用”工具工具栏与与“格式格式”工具工具栏分开分开（3）工具）工具栏的的显示或示或隐藏藏3.3.2 文字和符号的录入1选择汉字输入方法2文本内容的输入3特殊符号的录入4文档录入后的联机校对3.3.3 文档内容的编辑和保存1光标定位2选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏（4）利用快捷键操作选取（5
5、）文档内容的扩展选取（6）选定的简化3.3.3 文档内容的编辑和保存3修改文本技巧修改文本技巧4复制、移复制、移动、删除文本除文本（1）利用快捷）利用快捷键（2）菜）菜单方法方法（3）工具）工具栏按按钮方法方法（4）鼠）鼠标拖拖动方法方法5“选择性性”粘粘贴的作用的作用6撤消和恢复操作撤消和恢复操作3.3.4 字体与段落格式排版3.3.5 文档的页面设置1设置置纸张大小和方向大小和方向2 调整整页边距距3设置置页眉、眉、页脚不同以及垂直脚不同以及垂直对齐方式方式4确定每确定每页中的行数和每行的字符数中的行数和每行的字符数3.3.6 3.3.6 打印效果的打印效果的预览预览3.3.7 文档的打印
6、输出1打印操作的基本步打印操作的基本步骤2打印操作的其他方式打印操作的其他方式（1）文档的快速打印）文档的快速打印（2）一次）一次连续打印多篇文档打印多篇文档（3）“打印打印”对话框中其他常用框中其他常用项目目设置置3文档打印操作文档打印操作时的相关的相关问题（1）打印功能）打印功能选项和和设置打印机属性置打印机属性设置置（2）暂停和停和终止打印止打印3.3.8 文档的网上发布3.4 办公文字处理规范及其公文向导应用 3.4.1 办公室文字公室文字处理的基本理的基本规范范1公文种公文种类2公文格式公文格式3公文用公文用纸4公文用字公文用字5公文公文书写写3.4.2 利用公文向利用公文向导制作招
7、制作招录通知正文通知正文3.5 制作“报考简章”复杂文档3.5.1 Word视图方式简介3.5.2 利用大纲视图输入报考简章的各级标题3.5.3 复杂文档的文字快速录入技巧1借助外部借助外部设备2自己定自己定义新新词3利用自利用自动图文集文集4善于使用自善于使用自动更正更正5巧妙利用替巧妙利用替换功能功能6掌握一些掌握一些汉字字输入方法的使用技巧入方法的使用技巧3.5.4 编号和项目符号的设置3.5.5 样式的应用与管理1样式的基本知式的基本知识2直接套用直接套用样式式3新建新建样式式4使用自己新建的使用自己新建的样式式5修改修改样式式6样式的管理式的管理造字程序的应用录录入入过过程中程中经经
8、常遇到字常遇到字库库中没有的中没有的汉汉字，如何字，如何应对应对？比如：比如：3.6 电子表格处理概述3.6.1 电子表格类型划分和制作软件选取表表3-2 办公用电子表格的常见类型办公用电子表格的常见类型类型类型详细分类详细分类举例举例1文字表格文字表格11 规则的文字表格的文字表格日程安排表、假日日程安排表、假日值班表等班表等12 复复杂的文字表格的文字表格求求职简历表、表、项目目审批表等批表等2数字表格数字表格21 数字不参与运算数字不参与运算出出货单、发货单等等22 数据数据统计报表表商品商品销售售统计表、表、损益表等益表等23 数据数据库格式表格格式表格学生成学生成绩表、公司表、公司销
9、售表等售表等24 数据关数据关联表格表格有各个月份数据表格有各个月份数据表格组成的年度考勤表成的年度考勤表电子表格制作软件选取1规则的的文文字字表表格格用用Word中中的的“插插入入表表格格”方方法法或或者者直直接接利利用用Excel填填表表完成。完成。2单元格元格悬殊的复殊的复杂文字表格，利用文字表格，利用Word的的“绘制表格制表格”方法制作。方法制作。3形形状状虽然然很很不不规则，但但可可明明显看看出出大大的的单元元格格是是由由小小的的单元元格格组合合而而成成，适适宜宜于于用用Excel制制作作，大大的的单元元格格可可通通过选取取单元元格格区区域域，然然后后“合并居中合并居中”来来实现。
10、4包包含含大大量量数数字字并并且且需需要要进行行公公式式、函函数数运运算算的的表表格格最最好好使使用用Excel制制作。作。5数数据据统计报表表和和数数据据库表表格格适适合合使使用用Excel制制作作，其其中中利利用用Excel制制作作数据数据库表格并表格并进行数据行数据处理将在下一章理将在下一章进行行详细介介绍。3.6.2 电子表格的常用术语和通用操作1表格的创建2表格整体的缩放与移动3表格行高、列宽的调整与斜线表头设置4表格中单元格的拆分与合并5表格边框与底纹背景的设置6表格中单元格、行、列的编辑7表格单元格中文字的对齐方式设置8表格中的排序与公式计算9表格与文本的转换操作10拆分与合并表
11、格3.7 利用WORD的插入表格法制作规则的录用职位表（具体内容参见教材27）3.8 利用WORD的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表1制作表格制作表格标题2绘制表格制表格3合并与拆分合并与拆分单元格元格4调整表格的整体形状整表格的整体形状5表格中文字的表格中文字的编排排6设置表格外框置表格外框线的粗的粗线效果效果3.9 利用EXCEL制作报名汇总表3.9.1 表格框架的建立3.9.2 表格格式的设置1标题的跨列居中设置2单元格中文字格式的设置3表格边框线的设置3.9.3 表格的页面设置 1“页面”选项卡 2“页边距”选项卡 3“页眉页脚”选项卡 4“工作表”选项卡3.9.4 表格的打印预览3.
12、9.5 表格的打印输出小小 结结在在办公事公事务中，文字和表格中，文字和表格处理是理是经常常进行的两种操作。行的两种操作。本章通本章通过办公公实践中的一个践中的一个“招招录公公务员考考试”综合合实例，例，详细介介绍了了办公公中文字中文字处理和表格理和表格处理的基本知理的基本知识和具体操作方法。主要内容包括：文和具体操作方法。主要内容包括：文字字处理的工作流程以及理的工作流程以及办公公文的公公文的规范范处理方法；文档理方法；文档处理中的理中的录入、入、编辑、排版、排版、页面面设置与打印操作；利用向置与打印操作；利用向导制作制作办公公文；复公公文；复杂文档文档制作中的大制作中的大纲视图运用、多运用
13、、多级标题符号的符号的设置、置、样式的使用等；式的使用等；规则文文字表格的制作，复字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。制作表格的方法。通通过本章的学本章的学习，读者可以达到能者可以达到能够熟熟练进行行办公公业务管理中文字管理中文字处理和理和表格表格处理工作，理工作，对日常工作中像公告文件、工作日常工作中像公告文件、工作计划、年度划、年度总结、调查报告、科研告、科研论文等文档能文等文档能够进行行娴熟的熟的输入、入、编辑、排版和打印操作；、排版和打印操作；对于各种工作日程表、于各种工作日程表、节假日假日值班表、班表、报名登名登记表、表、销售信息售
14、信息汇总表等表等各种格式的表格能各种格式的表格能够熟熟练编排和制作。排和制作。习习 题题一、填空1在在Word文档中要文档中要选择一个矩形区域，一个矩形区域，应该在拖在拖动鼠鼠标的同的同时按住按住_键。2在在Word中可以利用文档左中可以利用文档左侧的的选择区来区来选择文本，方法文本，方法为：单击可以可以选择_，双，双击可以可以选择_，三，三击可以可以选择_。3选择全部文档内容有三种方法，分全部文档内容有三种方法，分别是是_、_和和_。4将一篇文档中多将一篇文档中多处都出都出现的的缩略略词“OA”全部修改全部修改为“办公自公自动化化”的方法的方法为_。5将将选择的文本的字体格式或段落格式复制到
15、其它文字或段落中，的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用使用Word “常用常用”工具工具栏上的上的_按按钮，单击它可以它可以_。双。双击可以可以_。6在在应用用Word编辑含有英文的文档，如果出含有英文的文档，如果出现单词拼写拼写错误，则英文英文单词下面自下面自动加上加上_；如果有；如果有语法法错误，则英文句子被自英文句子被自动加上加上_。7可以通可以通过选择菜菜单项“_|_”打印当前文档。打印当前文档。8某个文档基本某个文档基本页面是面是纵向的，如果其中某一向的，如果其中某一页需要横向需要横向页面，面，则应该_。9在在Word中，当前文档的中，当前文档的总页数和当前数和
16、当前页的的页号号显示在窗口的示在窗口的_位置。位置。10在在Excel中，要中，要实现表格表格标题的跨列居中，的跨列居中，应该单击_工具工具栏上的上的_按按钮。二、判断1在在Word中，一段文本内容中，一段文本内容录完后，最好完后，最好马上就上就进行排版。行排版。 （ ）2在在Word环境下，文档只能以境下，文档只能以“DOC”为扩展名展名进行保存。行保存。 （ ）3按按Del键和使用和使用“编辑”菜菜单下的下的“剪切剪切”命令，都能命令，都能够将将选定的内容定的内容删除，因除，因此此这是两个完全等效的操作。是两个完全等效的操作。 （ ）4在在Word中中创建的表格在打印建的表格在打印时肯定肯
17、定带有有边框框线。 （ ）5Excel表格的表格的单元格中元格中显示的内容与示的内容与单元格的格式无关。元格的格式无关。 （ ）三、简答题1请说出文字出文字处理的工作流程以及各个步理的工作流程以及各个步骤的主要工作。的主要工作。2文档文档录入入应该注意什么原注意什么原则？3文档中特殊符号的文档中特殊符号的录入有几种方法？分入有几种方法？分别如何操作？如何操作？4在在长文档文档编排中，排中，为了加快文字了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？入的速度，可以采取哪些技巧？5一篇文档共一篇文档共3页，正文内容有，正文内容有12个自然段。个自然段。请说出在下列情形下出在下列情形下选择文本的文本的最快方
18、法：最快方法：A.第第3段内容的最后段内容的最后3句；句；B.从第从第2段到倒数第段到倒数第2段；段；C.最后最后3段；段；D.全文。全文。6、如何利用、如何利用“替替换”功能将一篇文档中多功能将一篇文档中多处出出现的的“办公自公自动化化”词语用一种特殊用一种特殊格式格式设置（比如置（比如设置置为红色、粗体、黑体、双下划色、粗体、黑体、双下划线）？）？7怎怎样打印打印Word一篇文档中的第一篇文档中的第1到到5页，以及第，以及第7、9、13页的内容？的内容？8在在Word中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？片等）内容？9在在Word中，
19、如何中，如何进行行项目符号和目符号和编号的号的设置？置？ 10. 请说明表格明表格处理中的通用操作以及理中的通用操作以及电子表格制作子表格制作时的的软件件选取原取原则。四、应用题1请自行将本章的实例文档全部操作一遍。2观察习题图3-1排版效果，模仿制作该文档，操作中注意文字和符号的录入方法原则，字体、段落格式设置，并适当进行页面效果设置。习题图3-13根据本根据本书第一章的内容，模第一章的内容，模仿本仿本书的的编写写风格格进行复行复杂的的长文档文档练习，不需要，不需要输入入过多正文内容，主要体会大多正文内容，主要体会大纲视图模式的运用、模式的运用、编号和号和项目符号的目符号的设置、置、标题样式式的运用以及的运用以及页眉眉页脚、脚注、脚、脚注、尾注、批注、尾注、批注、题注、目注、目录等等的操作。的操作。4使用下面使用下面习题图3-2给出的出的文字，利用文字，利用Word的公文向的公文向导制作相制作相应格式的公文。格式的公文。习题图3-25根据本章所根据本章所讲原原则，自己确定利用，自己确定利用Excel或或Word制作制作习题图3-3样式的表格（并式的表格（并请试着用所着用所选软件件计算出余算出余额一列的一列的结果内容并果内容并进行填入）。行填入）。习题图3-36根据本章所讲原则，制作习题图3-4样式的表格。
