企业公文写作基础知识

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1、企业公文写作基础知识孙运涛企业公文写作基础知识 （一）定义：简称公用文书。（一）定义：简称公用文书。 （二）执行标准：（二）执行标准： 1、国务院国家行政机关公文处理、国务院国家行政机关公文处理办法（办法（2001-1-1施行）；施行）； 2、国标、国标GB/T9704-1999国家行国家行政机关公文格式。政机关公文格式。一、公文的概念、执行标准一、公文的概念、执行标准企业公文写作基础知识二、企业公文特点二、企业公文特点 （一）具有法定作者（公司、法定代表人（一）具有法定作者（公司、法定代表人名义名义董事长、总经理、经授权单位董事长、总经理、经授权单位/部门）部门）； （二）具有法定权威和效用

2、（公文的现实（二）具有法定权威和效用（公文的现实执行效用，时效性等）；执行效用，时效性等）； （三）具备特定体式（三）具备特定体式 文体：文件的表达形式。文体：文件的表达形式。企业公文写作基础知识企业公文特点企业公文特点 格式：格式： 1、约定俗成格式；、约定俗成格式； 2、法定标准格式。、法定标准格式。 （四）特定的处理等程序。（四）特定的处理等程序。 重点提示：重点提示： 1、企业内设机构不得正式对外行文；、企业内设机构不得正式对外行文； 2、企业综合职能部门、企业综合职能部门 - 行办行办/总经总经办办/董事会办董事会办 - 的授权行文和职权行文：的授权行文和职权行文：企业公文写作基础知

3、识企业公文特点企业公文特点 （1）授权行文依据）授权行文依据“经。同意（批经。同意（批 准）准）” （2）授权手续）授权手续 - 谁授权，谁签发。谁授权，谁签发。 （五）有特殊的针对对象：就事谈事，有（五）有特殊的针对对象：就事谈事，有明确的收、处对象和专门事宜。（原则上明确的收、处对象和专门事宜。（原则上一事一文）一事一文）企业公文写作基础知识三、三、企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用（一）企业常见公文文种：决定、通告、通（一）企业常见公文文种：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（共纪要（共9种）种）（二）企业内设机构经常使用

4、的几种文种的（二）企业内设机构经常使用的几种文种的拟制拟制 1、通知、通知（1）下行文；是发布行政法规、规章、传达）下行文；是发布行政法规、规章、传达上级指示、批转文件或要求执行事宜时用上级指示、批转文件或要求执行事宜时用的文种。的文种。企业公文写作基础知识 通知常分通知常分批转性、规定或指示性、会议性、批转性、规定或指示性、会议性、事务性事务性通知。通知。（2）要件）要件11个（文件头、编文号、签发、标个（文件头、编文号、签发、标题题 、通知对象、内容、主办单位或部门、通知对象、内容、主办单位或部门章章、成文日期、题词、主、成文日期、题词、主/抄送机构、抄送机构、承办机构和文件印制份数等）。

5、承办机构和文件印制份数等）。 企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 2、请示、请示 （1）上行文；是向上级请求指示、批准时）上行文；是向上级请求指示、批准时使用的文种使用的文种-指办事前的。指办事前的。 （2）请示内容分三部份（开头：请示的理）请示内容分三部份（开头：请示的理由或背景由或背景 - 要求充分、简要；主体：请要求充分、简要；主体：请示的事项示的事项 - 要求实际、合理、明确、简要求实际、合理、明确、简要；结尾：要求要；结尾：要求 - 常用常用可否、当否，可否、当否，请批示或批复请批示或批复. 企业公文写作基础知

6、识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 例：例： 行政人事部行政人事部关于用车事宜的请示关于用车事宜的请示 公司领导：公司领导： 按公司要求和我部门工作计划安排，我部按公司要求和我部门工作计划安排，我部将于将于2011年年10月月25日前去黄岛黄海学院进行日前去黄岛黄海学院进行校园招聘校园招聘,由于公司距招聘学校路途较远由于公司距招聘学校路途较远(约约50公里公里),如果招聘人员乘座胶州至黄岛最早的班如果招聘人员乘座胶州至黄岛最早的班车车(早上早上8:30从胶州发车从胶州发车)前往前往,最早将在最早将在9:30左右到达左右到达,与校方原协调安排的时间与校方原协调安排的时间(9:00)有

7、有冲突冲突,企业公文写作基础知识 不利于招聘工作不利于招聘工作.如果招聘人员提前一天前往如果招聘人员提前一天前往,会会增加差旅费约增加差旅费约300元元(叁佰元叁佰元).为了在尽量节约费为了在尽量节约费用的同时顺利推进招聘工作用的同时顺利推进招聘工作,特请示届时使用公司特请示届时使用公司车辆前往车辆前往. 当否，请批示。当否，请批示。 行政人事部行政人事部 二零一一年十一月二十三日二零一一年十一月二十三日企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 3、报告、报告 （1）上行文；主要是向上级汇报工作、反）上行文；主要是向上级汇报工

8、作、反映情况、提出建议、回复上级的询问或要映情况、提出建议、回复上级的询问或要求时使用的文种求时使用的文种 -指办完事后的书面指办完事后的书面材料。材料。 （2）报告的要素）报告的要素11个个企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用（文件头）、（编文号）、（签发）、标题（文件头）、（编文号）、（签发）、标题 、报送、报送对象、内容、主办单位或部门对象、内容、主办单位或部门章章或签字、成或签字、成文日期、（主题词、主文日期、（主题词、主/抄送机构、承办机构和文抄送机构、承办机构和文件印制份数等）件印制份数等） 注：括号中的部份，无（注册）法人资格单位不灌注：括号中的部份，

9、无（注册）法人资格单位不灌 用。用。 特别提示：特别提示：“请示请示”用于事前；用于事前； “报告报告”用于事后。用于事后。企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用例： 青乳发2011XX号 关于精益生产工作首期推进情况的报告关于精益生产工作首期推进情况的报告企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 新希望乳业控股有限公司：新希望乳业控股有限公司： 青岛琴牌乳业公司精益生产管理工作，已于青岛琴牌乳业公司精益生产管理工作，已于2011年年9月份正式起动，现将首期（月份正式起动，现将首期（9月月10日至日至10月月31日）日）工作开展情况报告如下：工

10、作开展情况报告如下： 一、基本情况一、基本情况 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX- 要求要求 简明扼要、集中概括、一目了简明扼要、集中概括、一目了然、数据支撑然、数据支撑 二、几点做法二、几点做法 （一）（一）XXXXX 1、XXXXX企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 （1）XXXXX （2）XXXXXX 2、XXXXX 三、取得效果（或经验、体会等）三、取得效果（或经验、体会等） (一一) XXXXX （二）（二）XXXXXX 四、存在的问题（或不足）四、存在的问题（或不足） -重点（含以下）重点（含以下） （一）（一）XXX

11、XXX （二）（二）XXXXX 企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 五、存在问题的原因（分析）五、存在问题的原因（分析） （一）（一）XXXXX 1、XXXXX （二）（二）XXXXXX （三）。（三）。 六、下步打算（努力方向等）六、下步打算（努力方向等） （一）（一）XXXX （二）。（二）。 （三）。（三）。 企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 七、改进措施（排号同上七、改进措施（排号同上- （一）、（二）、（一）、（二）、（三）。）（三）。） 青岛新希望琴牌乳业有限公司青岛新希望琴牌乳业有限公司 二零一一年十一月一日二零一一年

12、十一月一日主题词：精益主题词：精益 管理管理 首期首期 情况情况 报告报告 送：送：XXX 、XXX （共印（共印XX份）份） 承承 办：行政人事部办：行政人事部 企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 4、函。平行文，主用于平级或无隶属关系、函。平行文，主用于平级或无隶属关系单位（部门）之间，为了协调工作或拟办单位（部门）之间，为了协调工作或拟办事宜时用。事宜时用。注意注意-下级单位不能向上级下级单位不能向上级单位行函！单位行函！ 5、会议记录（会议纪要）。会议记录是、会议记录（会议纪要）。会议记录是对会议情况的原始记载，会议纪要是对会对会议情况的原始记载，会议纪要

13、是对会议的目的、要求、基本精神及决定的事项议的目的、要求、基本精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一思加以文字归纳整理，以上传下达，统一思想，推动工作的一个正式公文。想，推动工作的一个正式公文。企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 （1）两者关系：记录是纪要的基础依据；）两者关系：记录是纪要的基础依据；纪要是记录的精华体现。纪要是记录的精华体现。 （2）纪要特点：可下发执行（类似通知作）纪要特点：可下发执行（类似通知作用），也可报送上级（类似会议情况报告用），也可报送上级（类似会议情况报告作用），还可发给平级单位（类似函的告作用），还可发给平级单位（类似

14、函的告知作用）。知作用）。 （3）要素：时间、地点、参会人员（应到、）要素：时间、地点、参会人员（应到、缺席人员说明情况）、主持人、记录缺席人员说明情况）、主持人、记录 企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用（整理）人、会议议题等。（整理）人、会议议题等。 6、内部往来文件、内部往来文件 （1）文件的一种，具特殊性（）文件的一种，具特殊性（内部使用内部使用）。）。 （2）要素：）要素： 编号编号由发出部门由发出部门+年份年份+发文序号发文序号企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 文件发出单位（公司、部门、个人）；文件发出单位（公司、部门、个

15、人）； 接收单位接收单位指经办单位；指经办单位； 主报送对象；主报送对象； 抄送对象（可能涉及才填）；抄送对象（可能涉及才填）； 主题主题（联络的主要议题）；（联络的主要议题）； 内容内容（正文）；（正文）； 本信息发出人本信息发出人经办人；经办人； 行文时间行文时间（用阿拉伯数字）（用阿拉伯数字）企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用例： 青岛新希望琴牌乳业有限公司信息联络单 编：Q/RP/HACCP405.1 编号：行政人事部2009-01 由：行政人事部至：公司领导报：欧邦伟送：冯盅荣（XXXX）- 需时填主题：关于XXX的请示（报告、说明等）（沟通内容）公司领

16、导： XXXXXXXXX 行政人事部 发出人：孙运涛 日期：2011年11月XX日企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 小结：公文撰写步骤和操作小结：公文撰写步骤和操作 一、写作第一步：交拟一、写作第一步：交拟 - 向拟稿人交待向拟稿人交待 （一）为什么写（目的、背景）；（一）为什么写（目的、背景）； （二）主要写什么（主要观点、意见、办法及对（二）主要写什么（主要观点、意见、办法及对文稿的大体设想）；文稿的大体设想）； （三）该怎样写（写作要求：包括文种、起草方（三）该怎样写（写作要求：包括文种、起草方式、撰稿时间和程序、提供必要的参考资料等）。式、撰稿时间和程序

17、、提供必要的参考资料等）。企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 二、正文写作规范二、正文写作规范 （一）开头定明本文主旨确立的途径（一）开头定明本文主旨确立的途径 （来自于（来自于机关单位机关单位-经研究决。；来自于工作实践经研究决。；来自于工作实践 -最近。；来自于国家或上级的文件和最近。；来自于国家或上级的文件和会议精神会议精神-文件名称和文号、会议名称及主题）；文件名称和文号、会议名称及主题）； （二）公文内容拟写规范（二）公文内容拟写规范 1、内容准确、内容准确 符合国家法律、法规及其它有关规定。符合国家法律、法规及其它有关规定。企业公文写作基础知识企业常见

18、公文文种及使用企业常见公文文种及使用 2、文字表达：情况确实，表述准确，结构严、文字表达：情况确实，表述准确，结构严谨、条例清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜谨、条例清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。并力求简短。 3、称谓使用：要求正确，对同一人物、机构、称谓使用：要求正确，对同一人物、机构、事物的称谓前后要统一、一致，称谓要规范事物的称谓前后要统一、一致，称谓要规范 -人物称谓一般姓名在前，职务在后。人物称谓一般姓名在前，职务在后。 企业公文写作基础知识 4、引文、日期：引用公文应先引标题，后引、引文、日期：引用公文应先引标题，后引发文字号；日期应当写明具体年、月、日，一般发文字

19、号；日期应当写明具体年、月、日，一般不用不用“今年、上月、昨天今年、上月、昨天”等表达。等表达。 5、使用法定计量单位（如、使用法定计量单位（如公斤公斤不能用不能用斤斤代替、代替、公里公里不能用不能用里里）。）。 企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用企业公文写作基础知识企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用 6、结构层次的序数符号：原则上不超过四层、结构层次的序数符号：原则上不超过四层“一、一、”-但作为小标题时无标点但作为小标题时无标点 - “ 一一 基本方法基本方法 ” ；“ （一）（一） ”、“1、”、“（1）”。 7、非规范化简称：先用全称，如下文要再用，、非规范化简称：

20、先用全称，如下文要再用，可注明简称。如：可注明简称。如：XXXXX四川新希望乳业有限公四川新希望乳业有限公司（以下简称司（以下简称“川乳公司川乳公司”）XXXXXXX。 - 此只能在同一文中使用。此只能在同一文中使用。企业公文写作基础知识 8、数字使用：、数字使用：除除成文日期成文日期、部份结构部份结构层次序数层次序数、词组词组、惯用语及有修辞语句中惯用语及有修辞语句中作为词素的数字作为词素的数字外外，应当用阿拉伯数字，应当用阿拉伯数字- 1、2、3 。 如：如：XX共下发共下发315份，份，收回收回314份，份，XXX ； “第一第一” 不能写作不能写作“第第1” ； “前后历时前后历时26

21、天天” ，不能成，不能成“前后历时二十六天前后历时二十六天”等等。等等。企业常见公文文种及使用企业常见公文文种及使用企业公文写作基础知识新闻新闻/信息信息 特点特点: 及时性、准确性；通俗、陈述型及时性、准确性；通俗、陈述型内容：内容：时间时间-地点地点-内容内容-特点特点-结果结果 或或 成因成因/背景背景-时间时间-主体主体-地点地点-事件事件-（特点）（特点）-结果结果总之总之/目的：目的：要要及时及时告诉他人告诉他人 - 什么时间、在什么地方、什么时间、在什么地方、 发生了什么事、结果发生了什么事、结果/效果效果/进展情况如何进展情况如何 或或 为了实现什么目标为了实现什么目标/目的、

22、谁在什么时间、什么目的、谁在什么时间、什么 地点、做了什么事件、效果地点、做了什么事件、效果/进展情况等进展情况等最主要的是最主要的是 - 作者应该站在作者应该站在第三人称第三人称角度表述；角度表述； 忌忌- 抒情、评论抒情、评论企业公文写作基础知识例例1 青岛市东城国际幼儿园组织的青岛市东城国际幼儿园组织的36个家庭到琴牌公个家庭到琴牌公司参观，讲解员现场就牛奶生产工艺进行详细介司参观，讲解员现场就牛奶生产工艺进行详细介绍，并对家长们提出的如何喝牛奶、喝什么样的绍，并对家长们提出的如何喝牛奶、喝什么样的牛奶等问题作出解答。参观之后，幼儿园老师在牛奶等问题作出解答。参观之后，幼儿园老师在厂区内

23、组织家庭进行运奶、饮奶比赛，琴牌公司厂区内组织家庭进行运奶、饮奶比赛，琴牌公司为优胜家庭提供希望星儿童奶作为奖品，通过这为优胜家庭提供希望星儿童奶作为奖品，通过这种方式起到良好产品推广和企业品牌宣传的效果。种方式起到良好产品推广和企业品牌宣传的效果。 - 记流水帐形式了记流水帐形式了企业公文写作基础知识应该观注点：1、青岛市东城国际幼儿园青岛市东城国际幼儿园 2、36个家庭个家庭 3、来琴牌参观来琴牌参观 4、如何喝牛奶如何喝牛奶/喝什么样的牛奶（可喝什么样的牛奶（可以否理解为以否理解为-如何健康饮奶）如何健康饮奶） ？ 5、开展运奶、喝奶比赛、开展运奶、喝奶比赛 6、目的、目的- 琴牌公司品

24、牌宣传琴牌公司品牌宣传 企业公文写作基础知识 为了提高现代家长的为了提高现代家长的“健康饮奶健康饮奶”意识，近意识，近日，琴牌公司与日，琴牌公司与青岛市东城国际幼儿园青岛市东城国际幼儿园联合，首联合，首期组织了期组织了36个家庭个家庭到到琴牌公司厂区琴牌公司厂区进行了进行了参观参观。参观中现代家长们就普遍关心的参观中现代家长们就普遍关心的“幼儿健康饮奶幼儿健康饮奶”事宜与公司专业人员进行了面对面的沟通交流；事宜与公司专业人员进行了面对面的沟通交流；为了体现企业与消费者家庭的和睦，参观人群还为了体现企业与消费者家庭的和睦，参观人群还在厂区内组织进行了富有激情的在厂区内组织进行了富有激情的户外互动

25、比赛活户外互动比赛活动动，整个过程都融现了，整个过程都融现了新希望企业新希望企业“家家”的感觉的感觉 。企业公文写作基础知识例例2 根据总部关于做好实物资产和往来账务管理根据总部关于做好实物资产和往来账务管理2011年度收官工作的通知要求，琴牌公司成立年度收官工作的通知要求，琴牌公司成立资产清查小组开展资产清查小组开展2011年度资产清查工作。年度资产清查工作。 观注点：观注点：1、总部要求；、总部要求；2、琴牌公司；、琴牌公司；3、2011年度次产清查。年度次产清查。 根据根据总部的统一要求总部的统一要求，琴牌公司琴牌公司2011年度资财产年度资财产清查清查工作于日前正式展开。工作于日前正式

26、展开。 企业公文写作基础知识例例3 总部技术中心马岩峰于日前协同琴牌公司奶源部、总部技术中心马岩峰于日前协同琴牌公司奶源部、品控部走访示范牧场和奥特牛场，现场查看饲料品控部走访示范牧场和奥特牛场，现场查看饲料及兽药的使用情况，着重强调产品质量安全的重及兽药的使用情况，着重强调产品质量安全的重要性，并对琴牌公司奶源基地的建设和管理予以要性，并对琴牌公司奶源基地的建设和管理予以认可。认可。 观注点：观注点：马岩峰、琴牌公司奶源部、品控部、走访、马岩峰、琴牌公司奶源部、品控部、走访、示范牧场和奥特牛场、查看饲料及兽药的使用情示范牧场和奥特牛场、查看饲料及兽药的使用情况、强调产品质量安全况、强调产品质量安全企业公文写作基础知识 为了准确了解基层落实总部关于做好为了准确了解基层落实总部关于做好奶源质奶源质量把控量把控的要求，近日，技术中心的要求，近日，技术中心马岩峰马岩峰在在琴牌公琴牌公司奶源、品控部门司奶源、品控部门的配合下，对公司的配合下，对公司自有牧场和自有牧场和供奶大户供奶大户-奥特牛场奥特牛场进行了未告知性进行了未告知性检查检查，主，主要涉及牧场要涉及牧场饲料及兽药的使用情况饲料及兽药的使用情况，并对琴牌公，并对琴牌公司在此方面的宣传落实情况进行了了解。司在此方面的宣传落实情况进行了了解。 企业公文写作基础知识企业公文写作基础知识