《Q-OP-01文件管制程序23618》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Q-OP-01文件管制程序23618（7页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、东莞锦富迪奇电子有限公司 作 业 程 序 书（OP） 文件名称 文件管制程序 文件编号：Q-OP-01 版次：C1 第 1 页 共 9 页 文 件 修 订 记 录 申请编号 版次 修订日期 修 订 原 因 说 明 修订者 Q-OP-01 Q-OP-01 Q-OP-01 Q-OP-01 Q-OP-01 A1 A2 A3 B1 C1 2007-9-24 2008-2-15 2011-1-11 2011-7-15 2013-11-15 首次发行 修订 5.2.4和 5.7.2. 增加 4.5、修订 5.7.2 组织结构调整，整版变更 公司新增 TP 事业部，整版变更。 龚朝英 龚朝英 龚朝英王群 龚
2、朝英 制定： 制定日期： 审核： 审核日期： 核准： 核准日期： 1.目的 对内、外部应管制文件之制订、修订、核准、分发、回收、作废、使用等作业予以规范，使管制文件之形成、失效、使用均能有效运作。 2.范围 本程序适用于质量/环境管理系统各类文件与数据(含外来文件)。 3.权责 文件类别 制 定 审 核 批 准 一阶文件 文控中心 管理代表 总经理 二阶文件 部门指定人员 部门主管 管理者代表 三阶文件(图面、技术资料) 部门指定人员 部门主管 部门主管 四阶文件 部门指定人员 部门主管 管理者代表 4.定义 4.1第一阶文件( 质量/ 环境手册) ：叙述质量/ 环境政策与目标，为向客户与员工
3、说明公司质量/ 环境政策具体作法的指导纲要， 涵盖质量管理体系及环境管理体系各要项之纲要性文件。 4.2第二阶文件( 作业程序) ： 质量/ 环境手册系统内包含之各要项作业程序； 公司内部各相关单位，为达成某项活动时，与其它单位进行分工的工作程序。 4.3第三阶文件( 支持文件) ：补充各相关之作业细则、标准、规范、管理规定等工作指导 性文件。 4.4第四阶文件( 表单) ：记录系统所有运作之表格。 4.5文件类型：纸档、电子档。 5.作业内容 5.1作业流程图：( 见附件二) 5.2文件制订作业 5.2.1文件架构 5.2.2视业务需要，由相关部门依第四点之权责进行文件拟案审核批准。 5.2
4、.3程序文件制订内容 A.目的：本文件的目的或功能。 B.范围：适用之范围，如人、事、物等。 C.权责：说明文件内专有之名词。 D.定义：文件内各阶段工作权责的划分。 E.作业内容：作业流程图、步骤的详细文字说明。 F.相关文件：包含外部或公司之标准，相关之程序、文件、表单。 G.使用表单 I II III IV 手册 作业程序/办法 支持文件 作业使用表单记录 5.2.4 文件编号 编订：由文控中心统一编订 规定： 其中： 部门代号（模切事业部专用文件在部门代号前加 M；TP 事业部专用文件在部门代号前加 T，共用文件不作标识。），英文字母大写, 其对应方式如下： 文件功能代号, 其对应方式
5、如下，如果是 ISO14001 文件在功能代号 前面 +P（如环境作业程序：POP） 流水编号，按先后序 00019999 编制 注：其他事务性文件，如通知、公告等编号由各部门按以下方法编写： 规定：DGJF- - 其中：DGJF 表示东莞锦富迪奇电子有限公司的缩写 表示部门代号（按上表，如人事行政课代号为 A ） 年月份缩写（如 2013 年 11 月缩写为 1311） 流水编号，按先后序 001999 编制 每一张表单应在右下角进行编号，编号规则如下: - RC - 版次 流水号 表单代码 部门代号 部门代号（模切事业部专用文件在部门代号前加 M；TP 事业部专用文件在 部门代号前加 T，
6、共用文件不作标识。）+ RC：如 Q-RC 代表品保课共用表单。 流水号：以 2 位阿拉伯数字表示序号，从 001999 编写。 版次：自 A 开始至 Z 以修改序排定。 5.3文档版本 A：人事行政课 B：营销课 C：资材课 E：工程技术课 F：财务课 P：生产课 Q：品保课 R：研发课 QM:品质手册 OP:作业程序 SOP:作业指导书 SIP:检验规范 QCF:QC工程图 5.3.1文件须以版本版次管制，最初版次代号从 A1 开始，依序为 A2 、A3 A9，A9 后变更为B 版；如文件有大幅度变更时，整个版本升级，依次类推，整份文件使用同一版本号。文件生效日期以文件发行日期为准。 5.
7、3.2页次：第 X 页，共 Y 页方式排定，其中 X ：页次 Y：总页数。 5.4文件分发作业 5.4.1文件发行时，于文件每页之右下角处加盖蓝色【受控发行章】后发行，收文单位应于文件收发登记表表上签收，唯有三阶文件不制定封面，但发行时必须每页加盖【受控发行章】，依文件收发登记表作发文件管制。 5.4.2所有文件不能盖章后复印，统一由文控中心负责复印后盖章发行；各部门不可私自复印，违者视情形状况予以警告记过处分。 5.5文件修订变更作业 5.5.1文件若有不合现状需修改变更或增订时，由原制订单位填写文件制定/ 修订/ 作废申请单（与制程相关之、如作业指示书、检验标准书、QC 工程图等）修订时无
8、需填写此单，经批准后将文件制定/ 修订/ 作废申请单及修改后之文件传至各部门会签，会签完成后交文控中心发行；旧版文件在新版发行时一并回收。注意文件修订时，文 件之版本版次须依 5.3 规定执行。 5.5.2文控中心将新版文件依 5.4分发各单位，回收相应数量之旧版文件，于右下角加盖红色【作废章】以示销毁，并将回收数量注明在文件收发登记表内。 5.6文件作废作业 5.6.1文件作废时，由文控中心依 5.5.2进行回收，并盖红色【作废章】保存三年后统一销毁；所有表单记录逾期后，各部门依记录管制程序执行作业；其它纸张文件二次使用时，需盖菱形蓝色【作废章】方可使用，否则自行废弃不做它用。 5.6.2应
9、回收之旧版文件如为了法律规定或提供信息之参考，需盖上红色【作废留存章】，送文控中心保存，所有作废旧版文件，不可留置工作现场，同时做好回收记录于文件收发登记表。 5.7文件档案管理作业 5.7.1文件最新版本管制 A. 各单位应持有最新版本版次之文件，若文控中心如有修订文件管制一览表应实时发行最新版本版次之文件管制一览表于各单位；文控中心需每个月统查一次文件，并与文件管制一览表复查；如有出入应及时修改文件管制一览表或文件收发登记表，并发文于各单位。 B.因业务需要，需将正式文件交客户或厂商时，视为参考文件。文件变更时，视需要通知对方，旧版文件不作回收。 C.各部门如有受控表单申请印刷的，行政采购
10、申请单须会签至品保文控。 5.7.2文件之保管 5.7.2.1纸档文件保管 A.非生产或操作现场使用之表单文件，须由各单位主管设专人集中管理。各文件应按类别分类管理、保存。 B.文件发行时之【受控发行章】【作废章】【外来文件章】【作废留存章】均须为原始印章。 C.任何人均不可于正式文件（不含图纸）上加以标记或书写文字符号等，若因文字错误得由原制订人盖章或签名勘误之。( 文件夹按颜色分类整理及放置文件：黄色-一、二阶文件；蓝色-三阶文件；黑色-表单记录；绿色-外部文件；红色-客户投诉；文件夹标示长 20x宽 5cm，外标签格式请参见附件。必须过塑后贴于文件夹外面；文件夹须制定所保存文件内容的目录
11、，如附件一。) D.一二阶文件最新版正本文件及旧版正本文件由文控中心保存，旧版正本文件需盖上红色【作废章】样,并与有效最新文件区隔存放。 E.正本文件借阅需管理者代表同意后由文控中心借出，现场阅览后予以归还。 5.7.2.2电子档文件保管 各部门文件存放于公司服务器共享文档中以相应部门名称命名的文件夹内，文件读写权限依总部信息部设定为准。 5.8文件补发作业 5.8.1文件如发现有破损、少页、字迹模糊、份数不够或遗失时，应由需求单位开出文件补发申请单，经管理者代表核准后，文控中心复印原件，盖蓝色【受控发行章】后，执行 5.4作业分发。 5.8.2表单使用过程中，若原旧版四阶文件表单已废止后，若
12、仍有库存者且不影响公司正常运作时，可使用公告通知截止使用日期。 5.9外来文件之管理 5.9.1外来文件包括与公司运作相关国际、国家标准和法律法规、客户提供之图面及环保标准、检验规范等。 5.9.2外来文件需加盖外来文件章，并记录于文件管制一览表管制，外来文件无需编号，按原件编号进行编定。必要时由文控中心负责将文件传阅至各部门。需发行至各部门时由文控中心按 5.4进行作业。回收及销毁由文控中心按受控文件作业流程进行。 5.9.3外来文件中, 客户图纸管控 5.9.3.1模切事业部客户图纸由营销课提供于生产技术员，经生产技术员审核后制作内部图纸，客户图纸交文控中心加盖外来文件章存档，内部图纸在
13、SOP发行时一并加盖受控发行章发行。 5.9.3.2 TP事业部客户图纸由销售部提供于研发课，经研发课转换成内部图纸，客户图纸交文控中心加盖外来文件章存档，内部图纸在 SOP发行时一并加盖受控发行章发行。 5.10本程中所涉及使用表单记录，依记录管制程序作业。 6.相关文件 6.1记录管制程序 7.使用表单 7.1文件制定/ 修订/ 作废申请单 7.2文件收发登记表 7.3文件补发申请单 7.4文件管制一览表 7.5行政采购申请单 附件一： 外标签长 20cm x 宽 5cm 16 号华文琥珀字体 36 号宋体字体 48 号华文琥珀字体 （字较多时可分两行） 24 号华文琥珀字体 保存期限 永
14、久 （1） 质量体系文件 品保课 附件二：作业流程图 责任 部门 作业流程 相关文件 使用 表单 作业说明 文 控中 心/各部 门指 定人员 管 理者 代表 单 位主管 文 控中心 总 经理 管 理者 代表 单 位主管 文 控中心 记 录 管 制 程序 文件制定/修订/作废申请单 文件管制一览表 文件收发登记表 依文件权责要求制订文件初稿/修订文件 一阶文件 二、三阶文件 依 5.2.4执行编号 一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件 文控判定：新制订或增订文件时，执行 5.4文件分发作业；如是变更或修改或升版，执行5.5作业。 新订/增订/修改文件右下角盖受控发行章,旧版文件盖文件作废章,文控填记录。 收发单位签收 文控区分新旧版文件,分开存放。 文件制订/修订/废止 审核 文件编号 批准 文控中心 新制/增订/更 新制/增订 文件盖章 记录管制 分发文件 变更/修改/升序 新旧文件盖章 记录管制 分发回收旧版 旧版盖章销毁
