秘书办会的工作课件

《秘书办会的工作课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书办会的工作课件（73页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、1 1第一节第一节 会议会务工作会议会务工作第二节第二节 会谈会见工作会谈会见工作第三节第三节 宴会庆典工作宴会庆典工作2 2 大家谈大家谈n n你参加过哪些会议？你参加过哪些会议？n n最喜欢的会议是？最喜欢的会议是？n n最不喜欢的会议是？最不喜欢的会议是？ 3 3一一. .会议概述会议概述二二. .会务工作的原则和内容会务工作的原则和内容三三. .会务工作流程会务工作流程四四. .常用会议的组织程序常用会议的组织程序4 4 会议是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会议是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动形式。会议具有决策、沟通和协调功能。会活动形式。会议具有决策、沟通和协调功能

2、。 （一）会议的要素（一）会议的要素形式要素形式要素：名称、时间、地点、议题、与会人员、会名称、时间、地点、议题、与会人员、会议方式、会议结果。议方式、会议结果。内容要素内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。指导思想、议题、目的、任务、作用。程序要素程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结会议准备、会议开始、会议进行、会议结 束、会议决定的贯彻落实。束、会议决定的贯彻落实。财务要素财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。会议经费、会议设备、会议服务设施。 一、会议概述一、会议概述5 5会议的十大要素会议的十大要素 (1)会议名称会议名称(2)时间时间(3)地点地点(4)议题议题

3、(5)与会者与会者(6)主持人主持人(7)会议方式方法会议方式方法(8)会议文书会议文书(9)会议结果会议结果(10)会议费会议费6 6（二）（二） 会议的种类会议的种类1.1.按规模分：按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.2.按性质分：按性质分： 决策性（立法、党务、行政）决策性（立法、党务、行政） 非决策性（业务、动员、宣传、表彰、纪念、娱乐）非决策性（业务、动员、宣传、表彰、纪念、娱乐）3.3.按会议内容分：按会议内容分： 专题性、综合性。专题性、综合

4、性。4.4.按时间分：按时间分： 定期和不定期。定期和不定期。7 75.5.按会议秘密程度按会议秘密程度 公开、内部、机密公开、内部、机密6.6.按召开方式分：按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。 7.7.按会议级别：按会议级别： 根据党政领导机构从中央到地方划分：根据党政领导机构从中央到地方划分： 中央级中央级 省市自治区省市自治区 县级县级 乡镇级乡镇级 行政村级行政村级 居民小组居民小组8.8.按出席对象分：按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会. .8 8（三）常见会议类型（三）常见会议类型 n1.办公会

5、办公会n2.代表会代表会n3.座谈会座谈会n4.专题会专题会n5.仪典会仪典会n6.报告会报告会n7.学术会议学术会议n8.记者招待会记者招待会n9.国际会议国际会议n10.签约仪式签约仪式n11.电视、电话会议电视、电话会议9 9公司常见会议类型公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会询会、展览会、订货会、业务洽谈会. .新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。 1010二、会务工作的原则与内容二、会务工作的原则与内容 会务工作

6、又叫会议事务，是指有关会议的会务工作又叫会议事务，是指有关会议的具体准备、组织和服务工作。具体准备、组织和服务工作。（一）会务工作的总原则（一）会务工作的总原则准备充分、组织严密、服务周到、确保安全准备充分、组织严密、服务周到、确保安全。1111（二）会务工作的基本内容（二）会务工作的基本内容n n1.1.组织工作组织工作n n2.2.文书工作文书工作n n3.3.生活管理工作生活管理工作n n4.4.安全保卫工作安全保卫工作1212三、会务工作流程三、会务工作流程n n1.1.会前准备阶段会前准备阶段n n2.2.会议进行阶段会议进行阶段n n3.3.会议结束阶段会议结束阶段1313会务工作

7、流程图（会前）会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程31.p制发会议通知制发会议通知.#确定会议规模与规确定会议规模与规格格布置会场布置会场ppt#19准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案制作会议证件制作会议证件ppt18会场检查会场检查.问题：问题：明确会议组织机构明确会议组织机构确定与会者名单确定与会者名单1414 安排会议议程与日程安排会议议程与日程

8、会议议程是对会议所要通过的文件、会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。体安排。 某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表 1 1 1 1、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。 2 2 2 2、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。 3 3 3 3、有关销售问题的发言。、有关

9、销售问题的发言。、有关销售问题的发言。、有关销售问题的发言。 4 4 4 4、下年度销售目标。、下年度销售目标。、下年度销售目标。、下年度销售目标。 5 5 5 5、销售人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。1515某股份有限责任公司股东大会日程安排某股份有限责任公司股东大会日程安排日期日期日期日期 时间时间时间时间 内容安排内容安排内容安排内容安排 地点地点地点地点 主持主持主持主持参加参加参加参加人人人人备备备备 注注注注 3.93.93.93.9上午上午上午上午9 9 9 9：00000000报报报报 到到到到花园酒店花园酒店花园酒店花

10、园酒店大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅李总李总李总李总XXXXXXXXXXXXXXXX9 9 9 9：30303030会议开始会议开始会议开始会议开始张董致开幕词张董致开幕词张董致开幕词张董致开幕词 大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅张董张董张董张董全体全体全体全体股民股民股民股民9 9 9 9：40404040李总：年度经营报告李总：年度经营报告李总：年度经营报告李总：年度经营报告大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅张董张董张董张董全体全体全体全体股民股民股民股民11111111：00000000年度决算表年度决算表年度决算表年度决算表大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅总会总会总会总会计师计师计师计

11、师全体全体全体全体股民股民股民股民11111111：30303030大会结束大会结束大会结束大会结束16163131（会前）（会前）相关知识相关知识发通知应注意的事项发通知应注意的事项 一般的会议只发一次正式通知。有些会议需要发预备性一般的会议只发一次正式通知。有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，这常用于与会人需做大量会前准通知，然后再发正式通知，这常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议。备工作，如：准备发言材料或方案的会议。 对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的

12、同时附上会议会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票; ; 发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。 17173131（会前）（会前）制作会议证件制作会议证件制作会议证件制作会议证件 代代代代表证表证表证表证 出席出席出席出席证证证证 会议正式证件会议正式证件会议正式证件会议正式证件 列席证列席证列席证列席证 来宾来宾来宾来宾证证证证会议证件会议证件会议证件会议证件 旁听证旁听证旁听证旁听证 工作证工作证工作证工作证 会议工作证件会议工

13、作证件会议工作证件会议工作证件 记者证记者证记者证记者证 出入证出入证出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。18183131（会前）（会前）会场的类型及布局（会场的类型及布局（p219p219） 小型会议室：小型会议室：小型

14、会议室：小型会议室： 椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、 T T T T字形、字形、字形、字形、“ “马蹄马蹄马蹄马蹄” ”型、长方形。型、长方形。型、长方形。型、长方形。 1919共青团上海政法学院第一届委员会第一次全体会议共青团上海政法学院第一届委员会第一次全体会议2020共青团上海政法学院第一届委员会第一次全体会议共青团上海政法学院第一届委员会第一次全体会议2121n n 中型会议室。中型会议室。 “而而”字型、半圆型字型、半圆型( (弦月式弦月式) )、教室型、教室型( (课堂课堂型型) )2222教室型教室型2323教室型教室型2424 大型会议室。大型

15、会议室。 礼堂型礼堂型( (剧院式剧院式 ) )、众星拱月型。、众星拱月型。2525礼堂型礼堂型2626礼堂型礼堂型2727会场内外的布置：会场内外的布置：会场内外的布置：会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。 2828 会标会标会徽会徽29293131（会前）（会前）问题：问题：n n1.怎样发放会议通知？怎样发放会议通知？n n2.怎样确定会议议题？

16、怎样确定会议议题？n n3.会议议程与日程的区别。会议议程与日程的区别。n n4.选择会议地点应综合考虑哪些因素选择会议地点应综合考虑哪些因素?n n5.如何做好会场的布置工作？如何做好会场的布置工作？n n6.怎样制定会议筹备方案？怎样制定会议筹备方案？n n7.会前检查工作包括哪些内容？会前检查工作包括哪些内容？3030会务工作流程图（会中）会务工作流程图（会中）3.做好会议记录做好会议记录2.组织签到组织签到4.做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作1.报到及接待工作报到及接待工作8.做好后勤保障工作做好后勤保障工作5.编写会议简报或快报编写会议简报或快报7.做好会议保密工作做好会议保

17、密工作6.会议信息工作会议信息工作3131 1.1.报到及接待工作报到及接待工作n与会人员的接送与会人员的接送; ; n会议交通工具的安排会议交通工具的安排; ; n与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; ; n会议文娱活动的安排和组织会议文娱活动的安排和组织; ; n其他属于招待方面的工作。其他属于招待方面的工作。3232案例：住房安排错案例：住房安排错案例：住房安排错案例：住房安排错 秘书挨批评秘书挨批评秘书挨批评秘书挨批评 某市召开工作会议，与会人员某市召开工作会议，与会人员420420人。为把会议人。为把会议开好，市委发出通告，要求各单位

18、把人员名单提前开好，市委发出通告，要求各单位把人员名单提前报来，以便编组和做好有关的准备。会议秘书处接报来，以便编组和做好有关的准备。会议秘书处接待科长，按领导要求和编印的名单一一安排好住宿待科长，按领导要求和编印的名单一一安排好住宿并写好住房卡，领好房门钥匙。报到的那天，与会并写好住房卡，领好房门钥匙。报到的那天，与会人员到报到处报到，拿到住房卡和钥匙就不需排人员到报到处报到，拿到住房卡和钥匙就不需排队，也不拥挤，接待工作安排井井有条，与会人员队，也不拥挤，接待工作安排井井有条，与会人员赞扬，领导满意。会议接待人员正感到安慰时，突赞扬，领导满意。会议接待人员正感到安慰时，突然有一位女同志到大

19、厅报到处说：然有一位女同志到大厅报到处说：“ “怎么搞的？安排怎么搞的？安排男同志在我的房间住？男同志在我的房间住？” ”引起在场的人哄堂大笑。这引起在场的人哄堂大笑。这位女同志更为恼怒地说：位女同志更为恼怒地说：“ “住房名单已印好，会后归住房名单已印好，会后归档，我跳进黄河也洗不清。档，我跳进黄河也洗不清。” ”接着又去找秘书处领接着又去找秘书处领导。会议秘书处领导很快就把张科长叫去，给予了导。会议秘书处领导很快就把张科长叫去，给予了批评。当场调整好住房，答应重印名单，才平息了批评。当场调整好住房，答应重印名单，才平息了这位女同志的怒火。这位女同志的怒火。3333 3.3.做好会议记录做好

20、会议记录 会议记录的重点会议记录的重点会议记录的重点会议记录的重点 n n 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；n 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；n 权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；n 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；n 会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项；n 对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。34344.4.会议信息工作会议信息工作 确保会议期间信息的沟通

21、确保会议期间信息的沟通 1 1）做好会议期间信息的收集、传递、）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作反馈工作. .（1 1 1 1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。搜集信息。搜集信息。搜集信息。（2 2 2 2）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。（3 3 3 3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。）注重对会议信息加工提炼，方便各方利

22、用。）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。（4 4 4 4）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。35352 2）会议期间的对外宣传）会议期间的对外宣传(1)(1)妥善处理与新闻媒体的关系。妥善处理与新闻媒体的关系。(2)(2)注意内外有别，严守单位秘密。注意内外有别，严守单位秘密。(3)(3)选择宣传内容应坚持对象、效果、选择宣传内容应坚持对象、效果、 时效、费用的原则。时效、费用的原则。(4)(4)收集媒体对会议的报道提供给领导收集媒体对会议的报道提供给领导. . (5)(5)为领导召开记者招待会提供资料。为领导召开

23、记者招待会提供资料。3636 7.7.会议保密工作会议保密工作 （1 1）会前保密工作）会前保密工作 n严格确定出席列席及会议服务人员。严格确定出席列席及会议服务人员。n与保卫、保密部门取得联系，共同采取与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。保密措施。n会议印发的文件保密。会议印发的文件保密。n选择会址注意保密。选择会址注意保密。3737 （2 2）会中保密工作）会中保密工作 n加强保密教育。加强保密教育。n加强文件管理。加强文件管理。n加强重要涉密会议管理。加强重要涉密会议管理。3838 （3 3）会后保密工作）会后保密工作 n做好保密文件的回收工作。做好保密文件的回收工作。n秘密文件

24、通过机要通信部门递送。秘密文件通过机要通信部门递送。n对会议驻地、房间、会议室进行检查。对会议驻地、房间、会议室进行检查。3939 8. 8.会议后勤保障会议后勤保障工作工作n食宿管理食宿管理n迎送交通迎送交通n会议车辆会议车辆n做好财务管理做好财务管理n会议的文化生活会议的文化生活n会议医疗卫生会议医疗卫生4040问题：问题：1.1.会议记录的内容有哪些？会议记录的内容有哪些？2.2.如何做好会议期间的信息沟通？如何做好会议期间的信息沟通？3.3.会议期间的对外宣传要注意些什么？会议期间的对外宣传要注意些什么？4.4.会议期间值班、保卫、后勤保障工作有哪会议期间值班、保卫、后勤保障工作有哪些

25、内容？些内容？4141会务工作流程图（会后）会务工作流程图（会后）撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工作催办与反馈工作安排与会人员离会安排与会人员离会会议总结会议总结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 4242会务工作流程总结会务工作流程总结n n1.1.1.1.会前准备阶段会前准备阶段会前准备阶段会前准备阶段n n拟定计划拟定计划拟定计划拟定计划n n安排议题安排议题安排议题安排议题n n制定方案制定方案制定方案制定方案n n会前检查会前检查会前检查会前检查n n2.2.2.2.会议进行阶段会议进行阶段会议进行阶段会议进行阶段n n签到签到签到签到n n协助

26、领导控制会议进程协助领导控制会议进程协助领导控制会议进程协助领导控制会议进程n n会议特殊情况的紧急处理会议特殊情况的紧急处理会议特殊情况的紧急处理会议特殊情况的紧急处理n n编写会议简报编写会议简报编写会议简报编写会议简报n n会议记录会议记录会议记录会议记录n n3.3.3.3.会议结束阶段会议结束阶段会议结束阶段会议结束阶段n n与会人员离会与会人员离会与会人员离会与会人员离会n n会场清理会场清理会场清理会场清理n n编写会议纪要编写会议纪要编写会议纪要编写会议纪要4343四四. .常用会议的组织程序常用会议的组织程序n n 领导层为发扬民主、科学决策、交流沟通、领导层为发扬民主、科学

27、决策、交流沟通、领导层为发扬民主、科学决策、交流沟通、领导层为发扬民主、科学决策、交流沟通、保证集体领导而召开的会议。这种会议主要是保证集体领导而召开的会议。这种会议主要是保证集体领导而召开的会议。这种会议主要是保证集体领导而召开的会议。这种会议主要是处理本单位日常工作中比较重要的问题，布置处理本单位日常工作中比较重要的问题，布置处理本单位日常工作中比较重要的问题，布置处理本单位日常工作中比较重要的问题，布置工作或研究一些带决策性的事项，党委会议、工作或研究一些带决策性的事项，党委会议、工作或研究一些带决策性的事项，党委会议、工作或研究一些带决策性的事项，党委会议、局务会议、校长会、董事会议、

28、总经理会议、局务会议、校长会、董事会议、总经理会议、局务会议、校长会、董事会议、总经理会议、局务会议、校长会、董事会议、总经理会议、公司办公会议等，都属于这种会议。公司办公会议等，都属于这种会议。公司办公会议等，都属于这种会议。公司办公会议等，都属于这种会议。 4444（一）办公例会的组织工作（一）办公例会的组织工作【1 1】办公会议题的收集整理办公会议题的收集整理【2 2】准备相关材料准备相关材料【3 3】会议通知会议通知【4 4】会前检查安排会前检查安排【5 5】会议过程中的服务工作会议过程中的服务工作【6 6】会议后的相关工作会议后的相关工作【7 7】会议文件的管理会议文件的管理4545

29、 行政办公会议行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，也称领导办公会（如校长办公会，而召开的会议，也称领导办公会（如校长办公会，厂长办公会，公司办公会）。厂长办公会，公司办公会）。基本程序如下基本程序如下： 议题安排议题安排发送会议通知发送会议通知做好会议记录做好会议记录撰撰写办公会议纪要写办公会议纪要议定事项的贯彻执行议定事项的贯彻执行 搜集信搜集信息，进行反馈息，进行反馈 引例：引例：4646（二）大中型会议的组织工作（二）大中型会议的组织工作【1 1】制定会议预案制定会议预案【2 2】会议文件准备会议文件准备 【3 3】

30、会议通知会议通知【4 4】会前检查会前检查【5 5】会间调度会间调度【6 6】会议结束和会后整理会议结束和会后整理 4747【1】制定会议预案制定会议预案 1. 1.会名会名2.2.会议时间会议时间3.3.会场会场4.4.出席范围出席范围5.5.会议票证会议票证6.6.会议筹备班子的职责分工会议筹备班子的职责分工7.7.会场布置会场布置8.8.主席台主席台9.9.会议议程会议议程10.10.经费预算经费预算 以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、颁奖、集体摄影及其他特殊活动的安排，议还有选举、颁奖、集体摄影及其他特殊活动的安排，也应列入预案

31、之中。也应列入预案之中。4848【2】会议文件准备会议文件准备 会议审议的文件材料应在会前会议审议的文件材料应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。很重要，会直接影响会议的效率。4949【案例案例】 天地石化股份有限公司董事会召开会议，讨论天地石化股份有限公司董事会召开会议，讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书小张负责为从国外引进化工生产设备的问题。秘书小张负责为与会董事准备会议所需文件资料。因为有多家国有与会董事准

32、备会议所需文件资料。因为有多家国有国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说有事不能参加会文件夹。有三位董事在会前回复说有事不能参加会议，于是小张就未准备他们的资料，不想，正式开议，于是小张就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响

33、了会议摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。的进度。 5050【3】会议通知会议通知1 1、会议通知七要素、会议通知七要素会名、会期、开始时间、地点、参加会议人员范会名、会期、开始时间、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位围、入场凭证、筹办会议的联系单位 2 2、会议通知格式、会议通知格式（1 1）标题）标题有完全式和省略式两种。有完全式和省略式两种。（2 2）正文）正文5151【会议通知的一般体例会议通知的一般体例】通通 知知 兹定于兹定于月月日（星期日（星期）午午时在时在地点召开地点召开会议，会期会议，会期天，天，参加人员为参加人员为，凭，凭入场，有关会议入场

34、，有关会议的具体事宜，请与的具体事宜，请与联系（电话号码联系（电话号码）。）。 单位单位 年年月月日日5252【会议通知格式范例会议通知格式范例】厂关于召开厂关于召开工作会议的通知工作会议的通知 所属各单位：所属各单位： 为了总结交流经验，研究分析存在的为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市问题，进一步贯彻落实省、市工作会议精神，工作会议精神，做好今年做好今年工作，经研究决定召开工作，经研究决定召开工作会工作会议。现将有关事项通知如下：议。现将有关事项通知如下： 一、会议内容：一、会议内容： 二、参加人员：二、参加人员： 三、会议时间、地点：三、会议时间、地点： 四、要求：

35、四、要求： 厂厂 年年月月日日5353案例1：一场会议分组名单引出的麻烦 庆康公司正在召开职代会，有数百人参加。听庆康公司正在召开职代会，有数百人参加。听完总经理报告后，进入小组讨论。这时，却出了麻完总经理报告后，进入小组讨论。这时，却出了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道要到哪一组讨论。因为打印的分组名单上，根本没要到哪一组讨论。因为打印的分组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来打印人员翻重了有他们的名字。一查底稿，原来打印人员翻重了页，秘书校对也草率从事，没有更正。页，秘书校对也草率从事，没有更正。 一些特邀代表和列席代表以为是

36、对他一些特邀代表和列席代表以为是对他们不恭，纷纷离会而去，们不恭，纷纷离会而去，致使有些组无法进行讨论。致使有些组无法进行讨论。 【4】会前检查会前检查5454案例2：“僧”多“庙”少 庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参加。听完总经理报告后，进入小组讨论时却出现麻加。听完总经理报告后，进入小组讨论时却出现麻烦：有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下；烦：有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下；有的埋怨小组分组不合理。一时间怨声载道，不可有的埋怨小组分组不合理。一时间怨声载道，不可收拾。原来会务工作组在划分小组时，打乱了单位收拾。原来会务工作组在划分

37、小组时，打乱了单位编制，按人数平均分配，每组编制，按人数平均分配，每组3232人，但是会场却有人，但是会场却有大有小，有的小组坐进去显得很空，有的小组根本大有小，有的小组坐进去显得很空，有的小组根本坐不下。由于打乱了编制，一个小坐不下。由于打乱了编制，一个小 组里人员互不熟悉，因此，讨论起组里人员互不熟悉，因此，讨论起来就显得放不开，气氛不够热来就显得放不开，气氛不够热烈，影响了讨论质量。烈，影响了讨论质量。5555案例3：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发某机关定于某月

38、某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。地点写得一清二楚。地点写得一清二楚。地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。会。会。会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问

39、礼堂负责人才一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，改地点了为什么不重新点了。几位领导同志感到莫名其妙，改地点了为什么不重新点了。几位领导同志感到莫名其妙，改地点了为什么不重新点了。几位领导同志感到莫名其妙，改地点了为什么不重新通知通知通知通知? ? ? ? 个个都很生气，都回家去了。个个都很生

40、气，都回家去了。个个都很生气，都回家去了。个个都很生气，都回家去了。 事后，会议主办机关领导才解释说，因秘书人员工事后，会议主办机关领导才解释说，因秘书人员工事后，会议主办机关领导才解释说，因秘书人员工事后，会议主办机关领导才解释说，因秘书人员工作粗作粗作粗作粗心，在发请柬之前尚未与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地心，在发请柬之前尚未与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地心，在发请柬之前尚未与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地心，在发请柬之前尚未与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一认为不会有问题，便把会议地

41、点写在请柬上，等开会的前一认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的通

42、知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响难以消除。不良影响难以消除。不良影响难以消除。不良影响难以消除。n n秘书在会议准备时应注意什么问题？秘书在会议准备时应注意什么问题？秘书在会议准备时应注意什么问题？秘书在会议准备时应注意什么问题？5656【5】会间调度会间调度1.1.会议签到制度会议签到制度2.2.候会制度候会制度 3.3.会议特殊情况的应急措施会议特殊情况的应急措施4.4.做好会议记录，写好会议简报做好会议记录，写好会议简报 5.5.大型集会的现场指挥大型集会的现场指挥 5757问题问题n在会议进行过程中要求奏国歌

43、，可是在会议进行过程中要求奏国歌，可是 音响一直没有声音，你该怎么办？又音响一直没有声音，你该怎么办？又 问：奏国歌时是一个变调的国歌舞曲，问：奏国歌时是一个变调的国歌舞曲， 十分钟都没结束，你又该怎么办？十分钟都没结束，你又该怎么办？5858案例：尴尬的冷场案例：尴尬的冷场 一次，某单位召开党代会。会务组会前起草的一次，某单位召开党代会。会务组会前起草的“ “大会开幕大会开幕式程序（送审稿）式程序（送审稿）” ”中列有中列有“ “奏（播放）国际歌奏（播放）国际歌” ”一项。大会一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行

44、，于是把这个项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主于是把这个项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的人员凭印象只要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的人员凭印象只记住已删掉了奏国际歌的程序，而对后来又被圈了回来一事未记住已删掉了奏国际歌的程序，而对后来又被圈了回来一事未加注意，因此对于在大会开幕式上加注意，因此对于在大会开幕式上“ “奏国际歌奏国际歌” ”一项事前未作一项事前未作音响准备，当主持人在大会上宣布音响准备，当主持人在大会上宣布“ “奏国际歌奏国际歌” ”时，无法奏出，时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台

45、挥拍领一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故应严肃批评，唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故应严肃批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这一点值得表扬。吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这一点值得表扬。5959案例案例 ：小事也不应忽视：小事也不应忽视 在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。不知手棒奖品交给在主席台前排就

46、座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失领导。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼措，逃回后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面红耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，领奖的红

47、耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛被这个小差错一扫而空，而且还造成了不良影响。虽然事后氛被这个小差错一扫而空，而且还造成了不良影响。虽然事后地方领导和会务工作人员一再

48、向那位部队首长赔礼道歉，但此地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼道歉，但此事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。6060【6】会议结束和会后整理会议结束和会后整理 1.1.会议内容总结会议内容总结2.2.会议纪要会议纪要3.3.代表离会工作代表离会工作4.4.会议新闻报导会议新闻报导5.5.会务经验总结等会务经验总结等6161大中型会议案例大中型会议案例 落实上级重大决策，宣布本单落实上级重大决策，宣布本单落实上级重大决策，宣布本单落实上级重大决策，宣布本单位重大决策，布置重大任务，总结位重大决策，布置重大任务，总结位重大决策，布置重大任务，总

49、结位重大决策，布置重大任务，总结本单位工作，表扬先进等，都需要本单位工作，表扬先进等，都需要本单位工作，表扬先进等，都需要本单位工作，表扬先进等，都需要召开员工大会这样既可以沟通信召开员工大会这样既可以沟通信召开员工大会这样既可以沟通信召开员工大会这样既可以沟通信息，让全体员工了解领导的决策、息，让全体员工了解领导的决策、息，让全体员工了解领导的决策、息，让全体员工了解领导的决策、生产计划，产品销售等情况，明确生产计划，产品销售等情况，明确生产计划，产品销售等情况，明确生产计划，产品销售等情况，明确各自承担的任务和努力方向，也可各自承担的任务和努力方向，也可各自承担的任务和努力方向，也可各自承

50、担的任务和努力方向，也可以增进员工与领导之间的感情，增以增进员工与领导之间的感情，增以增进员工与领导之间的感情，增以增进员工与领导之间的感情，增强员工的责任感。步调一致地搞好强员工的责任感。步调一致地搞好强员工的责任感。步调一致地搞好强员工的责任感。步调一致地搞好工作与生产工作与生产工作与生产工作与生产。员员工工大大会会6262职工代表大会组织程序职工代表大会组织程序 职工代表大会是企事业单位依据职工代表大会是企事业单位依据职工代职工代表大会条例表大会条例召开的具有法律效力的会议。召开的具有法律效力的会议。 其组织程序如下其组织程序如下: : 1.1.筹备会议筹备会议 确定大会议题确定大会议题

51、做好宣传发动做好宣传发动征集和处征集和处理提案理提案 准备会议文件准备会议文件6363 2.2.预备会议预备会议（1 1）由工会向全体职工代表报告大会筹备工作情况。）由工会向全体职工代表报告大会筹备工作情况。（2 2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。 （3 3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，向全）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，向全 体职工代表宣布。体职工代表宣布。（4 4）酝酿设置职工代表大会专门小组及组成人选名单）酝酿设置职工代表大会专门小组及组成人选名单. . （5 5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。）听取代表

52、资格审查小组关于代表资格的审查报告。6464学学 院院 本本 周周 活活 动 安安 排排 表表20082009学年春季学期（第10周） 4月20日4月24日项目项目日期日期星星期期时时间间内内 容容落实部门落实部门主主持持人人地地 点点4 4月月2020日日一一上上午午下下午午16:0016:00学院第一次团代会预备会议学院第一次团代会预备会议团团委委胡胡军军庸夫楼庸夫楼112112会议室会议室4 4月月2121日日二二上上午午9:009:00团市委领导与学院团干部座团市委领导与学院团干部座谈会谈会院办团委院办团委胡胡军军求实楼求实楼413413会议室会议室9:309:30分工会主席工作例会分

53、工会主席工作例会工工会会霍霍光光求实楼视频会议求实楼视频会议室室下下午午13:0013:00学院第一次团代会学院第一次团代会院办、组织院办、组织部、团委部、团委胡胡军军培训中心培训中心4 4月月2222日日三三上上午午9:009:00校史展工作例会校史展工作例会院办宣传部院办宣传部胡胡军军求实楼求实楼416416会议室会议室下下午午4 4月月2323日日四四上上午午9:009:00基建工作例会基建工作例会基建办基建办曹曹文文建建求实楼求实楼416416会议室会议室下下午午13:3013:30法学教育高地迎检及第三期法学教育高地迎检及第三期教育高地建设专题会议教育高地建设专题会议教务处教务处闫闫

54、立立求实楼求实楼416416会议室会议室纪检监察工作专题会纪检监察工作专题会纪委监察室纪委监察室霍霍光光求实楼求实楼410410会议室会议室4 4月月2424日日五五上上午午下下午午6565 3. 3.召开会议召开会议 （1 1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意 见，在修改和补充的基础上，大会通过。见，在修改和补充的基础上，大会通过。（2 2）听取各专门小组的报告。）听取各专门小组的报告。（3 3）民主评议行政领导。）民主评议行政领导。 （4 4）选举通过各专门小组人员名单。）选举通过各专门小组人员名单。 （5 5）讨论职工代表大会自身建议

55、的有关规定和制度。）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。 （6 6）通过大会决议。）通过大会决议。 66664.4.会后整理及大会决议事项的落实会后整理及大会决议事项的落实 （1 1）整理现场，欢送代表离会。）整理现场，欢送代表离会。（2 2）整理会议文件，搞好立卷归档。）整理会议文件，搞好立卷归档。（3 3）落实大会决定协议，督办落实情况。）落实大会决定协议，督办落实情况。6767思考：思考：n n1.会议有哪些要素？起什么作用？会议有哪些要素？起什么作用？n n2.会前一般应做好哪些准备工作？会前一般应做好哪些准备工作？n n3.会间、会后秘书应做好哪些工作？会间、会后秘书应做好哪些

56、工作？n n4.试拟一份单位工作会议通知。试拟一份单位工作会议通知。6868实训环节实训环节n n结合会前、会中、会后秘书工作内容对以下两个会议进行会议安排。n n要求：1.分组进行，组长布置任务及分工； 2.制作PPT, 介绍各阶段会议安排； 3.由一位主讲人登台主讲。 4.小组任务分工情况需在PPT中介绍。7070题一：上海政法学院第一次学生代表大会隆重举行题一：上海政法学院第一次学生代表大会隆重举行 2009年5月20日，上海政法学院第一次学生代表大会于庸夫楼101正式召开。为保证此次大会的顺利召开，学院各级学生会组织共同成立了学代会筹备委员会，从大会选举、组织、宣传和会务等方面进行了精

57、心策划。5月19日下午在庸夫楼310召开了此次大会的预备会议，学生代表审议通过了包括大会表决办法、大会议程及主席团议事规则等一系列会议文件，并安排主席团候选人与代表的见面，为正式会议的进行作了充分准备。大会开幕式由院学生会副主席钟锐同学主持，院党委副书记胡军同志，上海市学生联合会副秘书长邵世志同志，院学工办主任王静同志，各系党总支副书记，团委和各系团干部以及来自华东政法大学、上海大学、上海师范大学等兄弟院校的学生会主席出席了开幕式。我院学生会主席姚珺珺同学做了题为立足新起点 明确新任务 创造新佳绩 为开创学生会工作新局面努力奋斗的大会工作报告，会上院团委书记陈校同志进行了致辞，上海市学生联合会

58、副秘书长邵世志同志、院党委副书记胡军同志发言。选举会议由院学生会主席姚珺珺同学主持。院学生会副主席张蕙捷同学作了提案工作报告。各位代表审议通过了院学生会工作报告、上海政法学院学生会章程等一系列重大文件，并选举产生了院第一届学生会主席团成员。大会最后，学生工作办公室主任王静同志讲话，对新当选的学生会主席团表示祝贺并对他们提出了殷切希望。大会在团结奋进的气氛中落下帷幕。题二：全球大学生领袖会议题二：全球大学生领袖会议university Scholars Leadership 2009年5月20日，全球大学生领袖会议是为志愿关注并理解世界贫困，有志向为此作出努力的全球高校大学生而举办的。本次会议于

59、2010年8月1-7日在马来西亚举行，届时将有来自30多个国家，近千名来自哈佛、剑桥、牛津等世界顶尖高校的大学生领袖参与、组织关于世界可持续发展领域大大小小400多项具有影响力的大学生活动。会议由Humanitarian Affairs United Kingdom及联合国下属机构承办，得到了马来西亚总理的大力支持。与会者不仅可以在马来西亚体会不一样的风土人情和异国美景，还可以同世界顶尖高校的青年精英一同讨论全球性热点问题，体会联合国代表会议的全过程，除会议外，还有丰富的学生联谊活动，旅游观光和领袖讲座等精彩纷呈的各式活动。会议结束后，全体与会者会得到此次活动的官方认证书以及马来西亚总理的认证

60、函，并能与马来西亚总理亲切合影。前澳大利亚外交家eraldineCox，及另外一位著名的诺贝尔奖候选人Tim Peters发表演讲。7名交大青年领袖将和北大、清华、浙大、南大和复旦等大学的青年领袖将组成中国代表团参加此次全球大学生领袖会议。本次会议与会费用为USD 650, 其中包括在四星级酒店（Mahkota Melaka）六天的住宿费，餐饮费（每日三餐加两份午茶），当地交通费，田野远足、景点观光、嘉宾演讲、研讨会、会议T恤、与会证书，以及由马六甲地方政府的官方欢迎晚宴。 7373会前会中会后上海政法学院第一次学生代表大会练习组练习组第第7组组第第7组组第第7组组评论组评论组第第3组组第第3组组第第3组组练习组练习组第第8组组第第8组组第第8组组评论组评论组第第4组组第第4组组第第4组组全球大学生领袖会议练习组练习组第第1组组第第1组组第第1组组评论组评论组第第5组组第第5组组第第5组组练习组练习组第第2组组第第2组组第第2组组评论组评论组第第6组组第第6组组第第6组组秘书办会的工作（实训分组安排）秘书办会的工作（实训分组安排）