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1、第第 2 章章办公中的文档处理办公中的文档处理【本章内容介绍本章内容介绍】本章首先通过一个“招聘启事” 的简单实例介绍了办公中文档处理的操作流程，详细讲解了从文本内容录入、内容编辑、格式排版、图形和艺术字添加一直到页面设置、打印操作的完整过程；然后以“通知”制作为介绍了利用公文向导制作办公公文的方法，以“科研论文”为例介绍了长文档的编辑，与此同时还介绍了办公中文字处理（包括机关公文和科研论文）的基本规范以及科技论文中数学公式的编辑和框图的制作。本章主要知识点u文档处理的操作流程u文档录入的原则和方法u文档内容的编辑和排版u文档中图片和艺术字的添加u文档的页面设置与打印操作u办公公文的格式与行文
2、规范u利用向导制作办公公文u科研论文的格式规范u数学公式与框图的制作本节以制作一个“招聘启事”文档为例来讲解简单文档的处理，主要目的是让读者对办公文档的处理流程有个全面的认识。任务要求是：大学由于发展需要，有关院系急需招聘领导人员，现在学校组织部需制作一份“招聘启事”对外公布，以便招募人才。本节“招聘启事”的制作效果如图2-1所示，是用Word完成的。制作时需要注意：1 1标题要使用特殊字体并且字号较大，以使其效果明显。标题要使用特殊字体并且字号较大，以使其效果明显。2 2各类人员前面要设置项目符号，以使其条目清晰。各类人员前面要设置项目符号，以使其条目清晰。3 3联系方式前插入一个形象的图片
3、，以使其生动活泼。联系方式前插入一个形象的图片，以使其生动活泼。4 4在结束处插入相关艺术字，以提高启事的感召力。在结束处插入相关艺术字，以提高启事的感召力。5 5文档格式要正确，页面设置要合适（最好将内容恰巧文档格式要正确，页面设置要合适（最好将内容恰巧调整至一张页面大小）调整至一张页面大小）。2.1简单文档处理文档处理操作流程分析文档处理操作流程分析办公业务实践中，文档处理操作有其规范的操作流程。一般来说，文档处理都遵循如图2-2所示的操作流程。流程中各个步骤的含义如下：1录录录录入入入入：文档录入是文字处理工作的第一步，它包括文字录入、符号录入以及制作电子文档时广义上的图片、声音等多媒体
4、对象的导入。文字录入包括中文和英文的录入，符号录入包括标点符号、特殊符号的录入，它们主要通过键盘、鼠标录入，而图片、声音等多媒体对象的获取需要依靠素材库或者通过专门的设备录入。2编辑：文档内容录入完成后，出于排查错误、提高效率或者其他目的，必须对文档内容进行编辑。对于文字内容来说，它主要包括选取、复制、移动、添加、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。3排版：文档经编辑后，如果内容无误，下一步就是排版。包括：字体、段落格式设置，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置，文字方向、首字下沉，图文混排设置、多媒体对象排版等。4页面设置：文档排版完成后，在正式打印之前必须根据将来的打印需要进行页面设置，
5、主要包括：纸张大小设置、页面边界设置、装订线位置以及宽度设置、每页行数、每行字数设置、页面页脚设置等。5打印预览：文档正式打印之前，最好先进行打印预览操作，就是先在屏幕上模拟显示文档的显示效果。如果效果可以，就可以进行打印操作；如果感觉某些方面不合适，可以回到编辑状态进行重新编辑或者通过有关设置在预览状态下直接编辑。6打印：利用文字处理软件制作的文档最终输出有两个方向：一个是打印到纸张上，形成纸质文档进行传递或存档；另一个是制作网页或电子文档用来通过网络发布。如果是前一目的，必须进行打印操作这一环节。它主要包括：打印机选择、打印范围确定、打印份数设置以及文档的缩放打印设置等。2.1.1启事中文
6、档内容的录入启事中文档内容的录入目前最为流行的办公软件毫无疑问是Microsoft 公司的产品套件Office，该软件目前的最高版本为Office XP，其中最为重要的组件就是文字处理软件Word，另外我国产的民族办公软件WPS也是目前主流的文字处理软件之一，本节我们使用Word来实现所有操作，使用的版本为Word 2000。 1启动软件并设置输入方法启动软件并设置输入方法首先通过“开始”/“程序”/“WINWORD”（具体名称、位置因机器而异）启动Word软件，建立一个新文件，以“招聘启事”作为文件名称将其存在D盘“办公文件”文件夹中。然后，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，找到合适的输
7、入方法（当然也可以利用鼠标从任务栏上的“输入法指示器”中选择）。说说明明：对于Word这样经常使用的程序，最好在桌面上建立它的快捷方式，这样以后启动时可节约很多时间：另外对于经常使用的输入方法可以通过“控制面板”中的“输入法”来定义热键或者将其设置为第一种，这样以后在切换输入方法时就很方便。2输入启事的文本内容输入启事的文本内容文件建立之后，文档上有一个闪动的光标，这就是“插入点”，也就是文本的输入位置。按照选择好的输入方法的编码要求，直接输入文字即可。由于目前的办公软件都具有强大的排版功能，因此，在文字和符号录入过程中，原则上首先应进行单纯录入，然后运用排版功能进行有效排版。单纯录入的原则是
8、：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。概括地说：基本录入原则就是不要随便按回车键和空格键。同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，在状态栏上有“改写”两个字，如果呈灰色，说明现在是比较常用的插入状态；如果字体颜色变黑，则表示为改写状态。如果是插入状态，光标位于文字之间时输入文字，后面的文字会向后移动；而改写状态时，后面文字被删除。在插入和改写两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。如图
9、2-3所示为启事内容单纯录入后的效果。3特殊符号的录入特殊符号的录入文档中除了文字外，有时还会根据内容需要输入各种标点和特殊符号（例如：、等）。符号的输入方法主要有四种：（1）菜单法：通过 “插入” /“符号”（“特殊符号”）输入。（2）工具栏法：通过添加工具栏方式将“符号栏”显示在界面上，利用按钮输入。（3）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。（4）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以充分利用键盘来进行快速录入。大部分标点符号
10、在键盘上都有对应键，但是有些没有直接对应的键，可以通过有关组合键来进行输入，当然不同输入方法也有差异。下面的表2-1列出了常用标点符号的键盘输入法：4文档录入操作技巧文档录入操作技巧在办公中进行文字输入时，有时候有一些重复性的录入，为了提高效率，我们可以试着采用以下几种策略来提高输入速度：（1）定义新词定义新词利用输入方法中的“定义新词”功能，将办公中经常使用的单位名称、专业词语、常用短语定义为“词语”，以后就可利用输入方法中的词语输入，从而提高录入速度。例如：“办公自动化系统”不是一个词语，如果输入只能逐个小词语输入。但是，利用“定义新词”我们可以将其定义为词语，给出一个外码“OAS”（外码
11、自行设定，但是必须容易记忆），以后输入只要输入UOAS（注注意意：在智能ABC中定义的新词在输入时，定义的外码前面必须加“U”，因为一方面以U开头的字词很少，同时U是USER的首字母），就可以完整地输入“办公自动化系统”这一词语。（2）自动图文集）自动图文集利用WORD“插入”菜单中的“自动图文集”菜单项，可以将自己经常输入的语句添加进去，以后需要的时候可以直接引用。（3）自动更正自动更正“工具”菜单中的“自动更正”，本来用于对用户输入的字词错误进行自动更正。例如：你输入“再接再励”，利用该功能，Word软件会自动更正为“再接再厉”。但是利用此功能，也可以将办公中经常需要输入的文字、词语、特殊
12、符号用一个简单的符号代替，以后要输入该简单符号，软件将会自动转换为对应的文字、词语、特殊符号。（4）替换功能替换功能在输入一些比较长的词语或语句时，开始可以只输入它的简写或缩略词，然后利用“编辑”/“替换”/再进行自动全部替换。例如：教育厅的一篇文章中将多次出现“国家语言文字工作委员会”，输入时可以都输入“语委”，结束后可以将所有的“语委”全部用“国家语言文字工作委员会”替换。5文档录入后的联机校对文档录入后的联机校对文本录入完成后，为了减少人工校对的难度，可以先进行联机校对。利用Word“工具”/“拼写和语法”功能都能发现一些很明显的单词、短语、文字或语法错误。只要设置正确，Word还可以在
13、录入时自动进行校对。在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上红色波浪线；如果有语法错误，则英文句子被自动加上绿色波浪线，对于中文，也有这个功能但是没有英文那么准确。（4）利用快捷键操作选取）利用快捷键操作选取选取对象时，读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。双击单词：选择单词 Ctrl+单击文本：选择句子双击左侧选择栏：选择整段 三击所选段落：选择整段三击左侧选择栏：选择全文档 Ctrl+单击选择栏：选择全文档Ctrl+A：选择全部文档 Alt+移动鼠标：选择矩形文本块3修改文本技巧修改文本技巧一般操作者在修改内容时往往是这样：先将光标定位到错误字之
14、后按退格键Backspace或错误字之前按删除键Delete。这对修改单个错字比较有效。但是在修改大量文本内容时，效率太低。这时候应该首先选取出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内容。4复制、移动、删除文本复制、移动、删除文本首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有：（1）利用快捷键）利用快捷键Ctrl+C用来复制，Ctrl+V用来粘贴，Ctrl+X用来剪切，Delete用来删除，复制与粘贴、剪切与粘贴组合分别实现复制、移动。（2）菜单方法）菜单方法利用“编辑”菜单中的有关选项可以实现复制、移动、删除；另外，选取文
15、本后，按右键将弹出快捷菜单，利用上面的有关菜单项也可以实现复制、移动、删除。（3）工具栏按钮方法）工具栏按钮方法利用常用工具栏上的复制、粘贴、剪切按钮进行。（4）鼠标拖动方法）鼠标拖动方法移动鼠标将所选内容拖动到新的位置，就移动了文本；如果按住Ctrl键不松手，然后移动鼠标将所选内容拖动到新位置，就复制了文本。5“选择性选择性”粘贴的作用粘贴的作用“粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个时候就可以使用“选择性粘贴”。在Word软件的“编辑”菜单下，除“粘贴”菜单项外，还有个“选择性粘贴”菜单项，单击会弹出如图2-4所示对话框。只要选择
16、“无格式文本”就可以只要文字而不带原来的格式。其他几个选项读者可自行操作看其效果。在Excel、Powerpoint、Access、WPS等其他软件中，也有该菜单，其作用一样。6撤消和恢复操作撤消和恢复操作在对文档进行编辑的过程中，出现错误是在所难免的。Word会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消这样的错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。撤消操作的方法是：选择“编辑”/“撤消”命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。恢复操作的方法是：选择“编辑”/“恢复”命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过，最简
17、单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。说说明明：对于保存、改变视图等操作，以及剪切、复制等操作引起的剪切板内容覆盖等，都是无法恢复的，在进行此类操作的时候，务必小心。2.1.3字体和段落格式设置字体和段落格式设置文档中字体和段落的主要包括字体、字号、字型、文字效果、字间距以及段落对齐、缩进、段间距、段前距、段后距等的设置。基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。复制格式在Word中
18、通过 “格式刷”按钮来实现，操作步骤如下：首先选择被复制的已经格式化过的文本；然后单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，这时光标变成刷子形状；最后用刷子形状的光标选择所需复制的文本，被选择的文本的格式就与原文本的格式相同。说说明明：单击格式刷，只能使用一次，再去“刷”另一部分文本时，鼠标就不再是刷子形状而变为箭头型；如果选择原文本格式后，想使用多次，可以双击“格式刷”按钮，鼠标形状就一直为刷子形状，可以多次复制格式，想结束格式复制时，再单击一下“格式刷”按钮或按Esc键即可。2.1.2启事内容的编辑启事内容的编辑在文档内容录入完成后，有时可能还需要对输入的文字进行编辑和修改，经过编辑和修改后可以使
19、文档内容上正确、完整，它主要包括以下的一些操作。1光标定位光标定位光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。2选择文本选择文本在所有的编辑操作之前，首先必须选择文本，也就是确定编辑的对象。出于提高办公效率的考虑，在此只列出最常用的几种文本选择方法。（1）选择内容较少并且不是整段的选取）选择内容较少并且不是整段的选取把鼠标指针指向文本中的某一点，拖动鼠标到另一点，放开鼠标左键，两点之间的区域就构成了所选的文本块。（2）选择内容多但不是全文时的选取）选择内容多但不是全文时的选取用鼠标指针单击文本中的某
20、一点，先按住Shift键不放，再移动鼠标指针到文本中的另外一点（可以进行翻页），单击鼠标左键，两点之间的区域就构成了所选的文本块。（3）使用看不见的选择栏）使用看不见的选择栏在Word文本编辑区左边，隐藏着一个选择栏，将鼠标移到这个区域，鼠标成箭头状。此时，单击鼠标可以选择整行，或者拖动鼠标，可以选择连续的任意多行，双击鼠标可以选择整段，三击鼠标可以选择全篇。本实例中字体与段落格式设置的具体操作不再详述，可以按照以下要求进行。（1）对于标题为了使其突出、醒目，可以设置字体为“华文彩云”，字号为二号并且加粗，段落居中，设置段后距为“1行”。（2）对于应聘人员职位的两行，设置字体为“黑体”，颜色为
21、红色，字号为小四号并且加粗，段落首行缩进2个字符，设置段前距为“0.5行”。（3）对于应聘人员职位下面的具体条件行，设置字体为“楷体”，字号默认值，段落首行缩进2个字符。（4）对联系方式部分，字体不用做任何设置，只是段前距设置为“0.5行”即可。（5）最后的单位和署名，采用为小四号字，段落右对齐且段前距设置为“1行”。按照以上的字体和段落格式设置过之后，“招聘启事”的效果应该如图2-5所示。2.1.4项目符号和编号的设置项目符号和编号的设置“项目符号”是在每个条例项目前加上点或勾、三角形等特殊符号，主要用于罗列项目，各个项目之间没有先后顺序。而“编号”则是在前面加上1，2，3或者A，B，C等。
22、一般在各个项目有一定的先后顺序时使用“编号”。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。在“招聘启事”的招聘职位部分，为突出招聘的两类人员，需要使用项目符号来进行表示；而每类人员又罗列几项应聘条件，需要设置为编号形式，这样就使得招聘启事结构清晰。在Word中，可以利用“格式”“项目符号和编号”命令达到上述目的。操作步骤如下：（1）选择需要设置项目符号的文字内容，即“文学院院长、工学院院长应聘条件”。（2）选择“格式”“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，如图2-6所示，从对话框的选项卡可以看出，可以设置项目符号、编号、多级符号等。（3）选择“项目符号”选项卡，如图2-6所示
23、，其中有本实例效果图2-1中需要的“”格式项目符号，单击该符号并且按下“确定”按钮或者直接双击即可。（4）选择需要设置编号的文字内容，也就是“文学院院长、工学院院长应聘条件”段落下面对应招聘条件部分的3行内容。（5）利用上述方法，再次打开“项目符号和编号”对话框。（6）选择“编号”选项卡，如图2-7所示，其中有本实例效果图2-1中需要的“1、”格式的编号形式，单击该编号并且按下“确定”按钮或者直接双击即可。（7）按照同样的方法或者利用格式刷复制方法，分别设置“工学院机械电子工程系主任应聘条件”行以及下面的具体条件内容，使之成为对应项目符号和编号的格式。说说明明：使用编号或项目符号时，如果觉得对
24、话框上面列出的样式都不理想的话，用户还可以自定义新的编号或项目符号。自定义的新编号或项目符号，会成为格式工具栏上的默认形式，可以直接单击格式工具栏上的“编号”和“项目符号”按钮直接使用。 1插入图片插入图片在“招聘启事”中插入一些相关图片，可以很好地美化文档。例如现在想在“招聘启事”后面联系方式部分，添加一个办公人员接听电话的剪贴画，这样可以形成一种图文并茂的方式来表现其含义。需要进行的操作步骤如下：（1）将光标置于要插入图片的目标位置。（2）选择“插入”“图片”“剪贴画”，打开如图2-9所示对话框。（3）在打开的“插入剪贴画”对话框中，选择 “图片”选项卡。从中单击选择想插入的“办公室”剪贴
25、画类型，在出现如图2-10所示的预览框。图2-9“插入剪贴画”对话框（4）单击要插入的剪贴画，从弹出的环境菜单中单击“插入剪辑”按钮即可。图2-10选择要插入的剪贴画说说明明：上面操作的步骤（2）中将“剪贴画”换为“来自文件”或“来自扫描仪或相机”，就可将计算机中存储的图片文件、扫描仪或数码相机中的图片插入文档中；另外，还可以将其他应用程序中的图片或其他文档中的图片“复制”到剪贴板上，再用“粘贴”命令可将剪贴板中的图片粘贴到任何一个需要图片的文档中。2设置图片格式设置图片格式插入图片后，图片的大小和位置一般都不太合适，还需要对其进行格式化设置。在Word中可以通过“设置图片格式”对话框对图片格
26、式进行处理。可以通过单击“图片”工具栏上的“设置图片格式”按钮；或者在某一选中的图片上单击鼠标的右键，从弹出的菜单中选择“设置图片格式”；或者直接双击图片都可以打开如图2-11所示的“设置图片格式”对话框。图2-11“设置图片格式”对话框“设置图片格式”对话框中共包括6个选项卡，几个主要选项卡的功能如下。(1)“图片”选项卡：包含“裁剪”和“图像控制”两个选项组。“裁剪”选项组可以对图片的大小进行裁剪。“图像控制”选项组可以对图像颜色、亮度、对比度进行调整。(2)“颜色和线条”选项卡：“填充”选项组用于设置图片背景填充色。“线条”选项组用来设置图片边框的颜色、虚实、线型和粗细，使图片看上去更漂
27、亮。(3)“大小”选项卡：包含“尺寸和旋转”、“缩放”和“原始尺寸”三个选项组。所谓原始尺寸，指的是插入的剪贴画或来自文件或扫描仪的图片的尺寸，这是不可设置的。当选中“锁定纵横比”复选框时，图片的宽度和高度的比例固定。当选中“相对于图片的原始尺寸”复选框时，当前的尺寸和原始尺寸相关，即原始尺寸中的高度（或宽度）乘以“缩放”选项组“高度”文本框（或“宽度”文本框）中的比例等于“尺寸和旋转”选项组中“高度”文本框（或“宽度”文本框）中的值。(4)“版式”选项卡：包含“环绕方式”和“水平对齐方式”两个选项组。“环绕方式”选项组提供了“嵌入型”、“四周型”、“紧密型”、“浮于文字上方”和“衬于文字下方
28、”5种文字环绕方式，如果单击“高级”按钮，还可进行更多“环绕方式”设置。“水平对齐方式”选项组提供了四种对齐方式。说说明明：当图片插入到文档中后,图片的位置往往并不令人满意,这时可通过调整图片的“环绕方式”来改变图片与文字位置。如果需要对图片进行微调，在选择图片后，使用方向键移动的同时，按下Ctrl键即可。针对本例，可以适当调整图片大小使其与对应文字高度相匹配，环绕方式设置为“四周型”，水平对齐方式选择“右对齐”即可。3插入艺术字插入艺术字为了文档美观的需要，可以在启事后面插入艺术字。操作步骤如下：（1）选择 “插入”“图片”“艺术字”命令，打开如图2-12所示的“艺术字库”对话框，从中选择图
29、中选定的样式，单击“确定”按钮。（2）在弹出的图2-13所示 “编辑艺术字文字”对话框中，输入文字“欢迎有识之士加盟，共图发展大计”，并设置文字字体为黑体，字号为40，并设置加粗效果。（3）单击“确定”按钮，文档中就插入了艺术字。图2-12“艺术字库”对话框图2-13“编辑艺术字文字”对话框说说明明：艺术字作为一种图形对象，与图形、图片的许多设置操作一样，比如可以改变它的位置，可以调整它的大小，可以设置它与文字之间的“环绕”方式，以及可以在多个对象时设置它的叠放层次等。 4艺术字属性的设置艺术字属性的设置艺术字也有其特有的属性，可以通过使用“艺术字”工具栏来进行设置。在插入艺术字的同时系统会自
30、动显示出“艺术字”工具栏，另外选择“视图”“工具栏”“艺术字”，也可以将“艺术字”工具栏显示到屏幕上，其形状如图2-14所示，共包括11个按钮，各个按钮自左到右分别是：插入艺术字、编辑文字、艺术字库、设置艺术字格式、艺术字形状、自由旋转、文字环绕、艺术字字母高度相同、艺术字竖排文字、艺术字对齐方式和艺术字字符间距。图2-14“艺术字”工具栏如图2-15所示为添加了图片和艺术字，并进行格式设置后的“招聘启事”文档效果。2.1.6页面设置页面设置“招聘启事”文档的内容，如果需要打印分发，首先必须先设置页面的方向、纸张大小、页边距、装订位置以及宽度、版面设置等，这些可以通过页面设置来进行设定。单击“
31、文件”“页面设置”命令，可以打开“页面设置”对话框，如图2-16所示，该对话框有几个选项卡，分别实现不同功能。图2-16“页面设置”对话框的“纸型” 选项卡说明说明：双击标尺，也可以快速而方便打开“页面设置”对话框。1设置纸张大小和方向设置纸张大小和方向“纸型” 选项卡主要包括纸张大小和纸张打印方向的设置，其中“纸型”列表列出了默认打印机支持的纸张的型号、尺寸，它的下面表示了相应纸的宽度和高度；如果在列表中选择“自定义大小”，就可以通过设置宽度和高度来定义纸张的大小；纸张打印方向的设置通过选择“方向”中的“横向”或“纵向”来实现，通过预览可以看到效果。如图2-16所示，对于“招聘启事”可设置纸
32、型为A4，方向为纵向。2调整页边距调整页边距页边距是指可编辑区域与纸张边界的距离，根据不同纸张定义不同的页边距，可以使打印出来的文档更加美观。“页边距”选项卡如图2-17所示，在其中可以选择文本距纸边的上、下、左、右的距离，以及页眉页脚至页边界距离、装订线的位置和宽度等，在预览框中可以看到效果。如图2-17所示，“招聘启事”上、下、左、右的距离均设置为2.5厘米即可。图2-17“页面设置”对话框的“页边距” 选项卡说说明明：也可以通过拖动标尺上的“页面边距”标志来调整页边距。标尺上的白色部分表示页面宽度，两端的灰色部分表示页边距，将鼠标指向白色部分与灰色部分的交界处，待鼠标箭头变为双向时拖动鼠
33、标即可调整页面边距。如果要精确定位，按住Alt键即可。3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式选择“版式”选项卡，如图2-18所示，在其中可以进行如下操作：选择“奇偶不同”或者“首页不同”，可以对首页或奇偶页设置不同的页眉页脚；“垂直对齐方式”中选择“顶端”、“靠上”或“居中”，可以设置一页中文字内容在垂直方向的不同对齐方式。4确定每页中的行数和每行的字符数确定每页中的行数和每行的字符数选择“文档网格”选项卡，如图2-19所示，在其中可以设置每页的行数，每行的字符数。这两个值与纸张的大小、页边框的宽度、字体的大小、排列方式都有关。说说明明：一般情况下，A4纸按宋体五号字计算，每页应该是44行，每行
34、39个汉字；16开纸，每页3538行，每行38个字。另外Word还可以根据纸张大小和字体的大小，自动计算每页的最大行数和每行的最大字符数。2.1.7打印预览打印预览招聘启事排版完成后，在打印之前，可以使用Word提供的打印预览功能查看整体效果，如果对预览的效果不满意可以进行修改。与页面视图相比，打印预览视图可以更真实地表现文档外观。在打印预览视图中，可任意缩放页面的显示比例，也可同时显示多个页面。操作步骤如下：1单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口，如图2-20所示。图2-20打印预览效果（2）打印预览窗口中有一个工具栏，如图2-21所示，工
35、具栏按钮从左到右功能依次为：打印、放大/缩小、单页显示、多页显示、显示比例、标尺、缩至整页、全屏显示、关闭和帮助。它们的作用顾名思义，读者可自行操作来熟悉它们。（3）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览下面的内容。（4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面。说说明明：当文章较长，屏幕只显示一页，而自己想要同时预览多页时，可以单击“多页”按钮（可以看到弹出具有6页的样式，其实拖动还可以显示更多页）；如果希望放大或缩小显示，可直接在文档预览窗口单击。另外，在打印预览状态下可以直接打印，也可以进行文本编辑、排版。通过单击打印预览窗口工具栏中“打印”按钮，不需关闭预览窗口就可
36、直接打印对应文档；单击工具栏中“放大镜”按钮使其变为没有按下（突出）状态，则放大镜功能失效，可以使用鼠标对文档进行编辑操作。2.1.8打印输出与网上发布打印输出与网上发布1打印操作的基本步骤打印操作的基本步骤在“招聘启事”完成并且效果满意后，就可以进行打印。操作步骤如下。（1）选择“文件”“打印”命令，打开如图2-22所示的“打印”对话框。（2）在“页面范围”选项区选择“全部”，在“份数”栏内输入打印份数数字。（3）单击“确定”按钮，就可以开始打印。（1）文档的快速打印）文档的快速打印直接单击常用工具栏的“打印”按钮或在打印预览窗口中，按打印预览工具栏上的“打印”按钮，可以按默认的设置将整个文
37、章快速打印一份。当Word进行后台打印时，会在任务栏上显示打印的进度。（2）一次连续打印多篇文档）一次连续打印多篇文档如果要打印多篇文档，可单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，然后在“打开”对话框中选择需要打印的多个文档（需要Ctrl或Shift键的配合），单击右键弹出快捷菜单，从中选择“打印”选项即可一次性连续打印多篇文档。（3）“打印打印”对话框中其他常用项目设置对话框中其他常用项目设置 选择打印机：在“打印机”选项区，单击“名称”下拉列表框中的下三角按钮，可以显示系统已经安装的打印机列表，从中选择需要使用的打印机。 选择打印内容：在“打印内容”下拉列表框中可以选择打印内容。 选择或设置打
38、印范围：在“页面范围”选项区可以选择或设置打印范围，选择“当前页”，打印的是光标所在页内容；选择“全部”，将打印整篇文章；要打印文档中被选择的内容，可选择“选定内容”；如要打印指定的页码，可通过输入打印页码来挑选打印，页码选择的规则是：不连续页之间用英文状态的“，”号，连续页之间用英文状态的“-”号，例如：输入1,3,6,8-11，表示打印第1、3、6、8、9、10、11页的内容。 进一步设置要打印的部分：在“打印” 下拉列表框中，可以进一步设置要打印的部分。例如：选择“奇数页”将只打印指定范围内的奇数页。 人工双面打印：在利用送纸盒或手动送纸的打印机进行双面打印时，利用“人工双面打印”功能可
39、以大大提高打印速度，避免打印过程中的手工翻页操作。如先打印1、3、5、7页，然后把打印了单面的纸张放回纸盒再打印2、4、6、8页。打印多份文档：在“打印设置”对话框的“副本”选项区“份数”栏中输入或选择份数就可以打印多份；同时还可以通过设置或取消“逐份打印”对多份的打印方式进行设置：当多页文件、多份打印时，如果想要输出的顺序是第一份的全部内容、第二份的全部内容，应该设置逐份打印，即需要选择“逐份打印”复选框；如果想要输出的顺序是每份的第一页、每份的第二页，则应该取消“逐份打印”的设置。 文件的缩放打印： Word 2000以后的版本中都提供了文档的缩放打印功能，它可根据不同的纸型缩放文档，所以
40、可不必调整边距或换行符。Word 会在新纸型上居中放置调整比例后的页面，但它并未改变文档的设置；这些缩放比例的变化只在打印时起作用。可以通过在“打印”对话框选中“缩放”中项目的设置实现：调整文档比例使其可在更小或更大的纸型上打印； 在一张纸上打印一篇两页或多页的文档 。3文档打印操作时的相关问题文档打印操作时的相关问题（1）设置打印机属性和打印设置）设置打印机属性和打印设置在打印时，有时候会碰上一些问题，如打印出来的文字颜色太淡、不能横向打印或分辨率不高等。要解决这些问题，就需要设置打印机的属性。在图2-22所示的“打印”对话框中，单击“属性”按钮，可以打开如图2-23所示的“打印机属性”对话
41、框，在其中可设置打印的纸张大小、打印方向、打印质量以及打印的浓度等。修改完毕后，单击“确定”按钮，以后的打印都将按此设置进行。此外，在“打印”对话框单击“选项”按钮，可以打开如图2-24所示的“打印选项”对话框，设置与打印机有关的选项。例如，是否使用草稿输出、后台打印、逆序打印、更新链接，以及选择打印哪些附加信息等。（2）暂停和终止打印）暂停和终止打印在打印过程中，如果要暂停打印，应首先打开“打印机”窗口，然后双击当前默认的打印机图标。在打开的打印机窗口中，选中正在打印的文件，然后单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“暂停打印”。如果在弹出的快捷菜单中选择“取消打印”，则可取消打印文档。如果使用的
42、是后台打印，只需双击任务栏上的打印机图标即可取消正在进行的打印作业。此外，单击任务栏上的打印机图标，在出现的“打印机”对话框中选择“清除打印作业”选项，也可立即取消打印作业。不过即使打印状态信息在屏幕上消失了，打印机还会在终止打印命令发出后打印几页内容，这是因为许多打印机都有自己的缓冲区。4办公文档的网上发布办公文档的网上发布如果需要，办公文档也可以制作为网页格式文件，发布到网络上面。操作步骤如下：（1）选择“文件”“另存为”命令，弹出如图2-25所示的“另存为”对话框。（2）在图2-25对话框中，将“招聘启事”文件的“保存类型”设置为“Web页”格式，使之变为.html文件（网页）。（3）利
43、用后面网络办公中将要介绍的“网上信息发布”的方法就将“招聘启事”发布到网上指定位置，供更多的上网人士查阅。2.2办公公文的行文规范与制作办公公文的行文规范与制作现代办公中，撰写公文可以说是最为基本的工作之一。一般来说，公文都有统一的规定格式和专门的使用范围。本节首先介绍了常用公文的行文规范和格式设置，进而介绍了在Word中利用公文向导制作公文的方法以及公文中联合发文标识的制作，最后讲解了常用格式文档模板的自行制作方法。2.2.1办公公文的行文规范办公公文的行文规范办公室文字处理的对象主要是公文（公务文书）。一般来说，公文具有统一规定的种类和格式，每种公文只适用于一定的范围，表达一定的内容，使用
44、一定的格式。1公文种类公文种类国务院于2000年8月发布，2001年元月开始执行的国家行政公文处理办法，将我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。2公文格式公文格式所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。公文的组成项目分为指定项目和选择项目。指定项目是规定必须填写的项目，包括发文机关、秘
45、密等级、紧急程度、发文字号、公文标题、正文、署名、印章、成文日期、页码等。选择项目是根据需要选择填写的项目，包括批示、签发、主送机关、无正文说明、附件说明、注释、特殊要求说明、主题词、抄送机关、承办单位、联系人、电话号码等。公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。(1)文头包括：秘密等级。分秘密、机密和绝密三种，标注在首页左上角。无密级则不填。紧急程度。分特急、急件、普通三种，标注在首页左上角密级下方，无时限则不填。发文机关标识。由发文机关全称和公文文种组成，如“市人民政府文件”，通常以特制套红大字居中印在公文首页上端。发文字号。由发文机关代字、发文年度（用方括号括入）和发文顺序组
46、成，如“国发2002165号”，标注在发文机关标识下方居中位置。公文标题。标题是公文的具体名字，由发文机关名称、公文主题（事由）、公文种类组成，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题位置在发文字号下方居中书写。标题排列，可用一行或多行居中书写。如为多行，应尽量照顾各行的词意相对完整。主送机关。这是发文机关要求公文予以答复和知照的对方机关。顶格收写在标题下方。如果需要抄报几个上级机磁，可用并报和抄报形式。(2)正文部分：正文是公文最重要的主体部分，叙述公文具体内容。每段首行一律空两个字位。回行要顶格书写。公文中的数字，除发文字号、统计表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，
47、一般用汉字。(3)文尾包括：公文署名，分为发文机关署名和领导人署名。署名位置在正文的右下方。用印，机关印章要用红色印油盖在职务、署名后边。成文日期，位于发文机关名称以下的位置。署名、印章和发文时间是一个完整的落款，这三者应排在一个页面上，不能分页。若由于篇幅所限，使公文署名、印章和成文日期单独成页时，应在公文末页最上端顶格书写“（此面无正文）”字样。主题词，用作公文主题检索。位于抄送机关之上，顶格书写“主题词；”字样。抄送机关和共印份数，该栏写在末页下端，上下用两条等宽的细线作界线。承办单位，该栏置于末页末行，上下用两条等宽实线作界线，下线用粗实线。3公文用纸公文用纸公文用纸一般为单页16开型
48、（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大49毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。4公文用字公文用字字号一般按发文机关标识、标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序从大到小选用。发文机关标识，推荐使用高22毫米、宽15毫米黑变字体或初号宋体字。联合行文，推荐用小初号字。公文标题、小标题，分别推荐使用二号、三号宋体字。秘密等级、紧急程度和各标记字符或其他重点字句，推荐使用三号黑体字。主题词，推荐用三号宋体字。一般公文正文、主抄送机关、无正文说明、附件说明、
49、发文字号、成文日期、印发说明、注释、特殊情况说明等，推荐用三号或四号仿宋体字。5公文书写公文书写文字一律采用从左到右横排。在左侧装订。少数民族文字按习惯书写、排版。2.2.2 利用公文向导制作公文利用公文向导制作公文许多文字处理软件都针对特定格式文章或有固定格式要求的文体提供了专门的模板或向导。所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件。善于利用向导和模板，可以使办公中许多工作事半功倍。本小节任务要求与制作效果如下:省为了加快信息化建设步伐，促进电子政务的发展，现在想在全省范围
50、内开展一次政务信息公众网站（网页）的评比活动。省政府责成信息产业厅有关人员制作一个会议通知，以正式文件形式下发到相关部门。根据上面的行文规范，该通知的内容以及格式要求应该如图2-26所示。2如图2-30所示选择“报告”选项卡，单击“名片制作向导”图标，然后再单击“确定”按钮，出现如图2-31所示的“公文向导”对话框。3单击“下一步”按钮，向导提示要求选择公文格式，在每个格式单选按钮下面就显示出所选格式的预览图，如图2-32所示，本例选择“流行格式”。4单击“下一步”按钮，要求选择公文的大小，如图2-33所示，本例选择“A4”。5单击“下一步”按钮，这时向导提示要求输入标题。如图2-34所示，按
51、照本通知的内容和行文规范，分别在“收文机关名称”框中输入“各设区市政府、省直有关部门”，“发文机关名称”框中输入“省信息产业厅”，“发文标题”框中输入“关于开展政务信息公众网站(页)展评的通知”，“发文编号”中输入“信发20032号”。6单击“下一步”按钮，向导提示输入公文的内容。如图2-35所示，按照起草好的通知文字输入对应编辑框中即可；其实，该内容也可以在公文生成后再进行输入。7单击“下一步”，根据需要填上公文的附件和注释，如图2-36所示。8单击“下一步”按钮，提示输入其它信息，如图2-37所示，输入主题词和发文日期，如果需要还可以输入抄送机关。9单击“下一步”按钮，在出现的对话框中单击
52、“完成”按钮，公式格式设置完毕。做好的通知效果如图2-38所示。如果需要，还可以按照上一节讲解的方法进行内容编辑和格式编排，全部工作完成后进行打印预览，效果满意就可以打印分发该通知。2.2.3自行创建常用办公文档模板自行创建常用办公文档模板通过前面实例的学习，读者已经掌握了如何利用公文向导来创建公文。其实，在实际办公应用中，办公人员还可以根据需要自行创建自己的办公模板，也就是自行创建具有特定标题格式、背景图案、表格项，甚至某些通用文字的一类办公文件。.创建文档模板的方式创建文档模板的方式创建文档模板有以下几种方式：(1)根据原来的文档创建文档模板。(2)根据原有模板创建文档模板。(3)根据原有
53、向导创建文档模板。(4)从头开始利用空白文档创建文档模板。2创建文档模板的步骤创建文档模板的步骤下面以利用Word本身原有的“会议议程”向导制作如图2-39所示“会议记录”模板为例，说明自行创建文档模板的过程。制作中使用了向导、Word保存类型以及模板等知识。操作步骤如下：(1) 启动Word，选择“文件”“新建”命令，在出现的“新建”对话框中选择“其他文档”中的“会议议程向导”模板，单击“新建”区域的“模板”按钮。(2) 单击“确定”按钮，出现如图2-40所示的对话框。(3) 依次单击“下一步”按钮，将各个步骤中的各项“可选标题”全部选上。对于要求输入内容的地方，比如“会议时间”、“会议地点
54、”、“会议议题”等，因为是设计模板而不是具体会议记录，所以可以输入类似“此处输入会议时间”、“此处输入会议地点”等操作提示信息，以便于将来容易使用该模板。(4) 单击“完成”按钮，“会议记录”模板即可完成。单击 “打印预览”按钮，显示效果如图2-41所示，如果需要，此时还可以进行页边距、字体、图形、纸型等格式设置。（5）单击常用工具栏上的“保存”按钮，或者直接按保存快捷键Crtl+S，在弹出的“另存为”对话框中，输入文件名“会议记录模板”，在“保存类型”下拉列表框中选择“文档模板”，此时“保存位置”自动变为系统模板所在文件夹，如图2-42所示。单击“保存”命令按钮，完成“会议记录模板”的制作过
55、程。3使用自己建立的模板使用自己建立的模板自己的模板制作完成后，就可以开始使用。操作步骤如下：（1）在“文件”菜单中选择“新建”，如图2-43所示可以看到在“常用”选项卡下面已经有刚才建立的“会议记录模板”。（2）使用该模板创建真正的会议记录文档 。在如图2-44所示的对话框中，双击“会议记录模板”图标，则出现 “会议记录模板”的界面。2.3复杂文档处理复杂文档处理课题论文的编排与制作课题论文的编排与制作在实际办公业务中，有时还需要处理一些复杂文档，比如长篇的调研报告、工作总结、生产计划或者调研论文等。这类文档页码较多，结构复杂，有其专门的编排方法。本节利用Word的长文档编辑功能，介绍了一篇
56、课题论文的编排过程。本节实例的任务要求及其制作效果如下：按照学校的要求，某高校几位教师对学校多媒体教学情况进行了调研。通过调查研究，他们发现当前高校多媒体教学中存在一些亟待解决的问题。于是他们决定成立专门课题组，认真深入研究，以便发现问题，找到不足，提出解决问题的对策，合理确定保证今后学校多媒体教学质量的保障体系。现在课题组已将情况调查清楚，资料搜集完整，需要由负责人撰写课题的结项论文。由于目前学校科研部门不再接收手写论文稿件，现在负责人必须自己编排打印该论文。论文效果如图2-45所示，是用Word2000完成的。因页码内容太多，只显示了全部论文的整体排版效果，第1页为封面，第2页为目录，第1
57、7页下半部分为参考文献，其余中间部分为论文正文，正文中第6页、第8页插入了表格，第7页有数据图表，除封面、目录页外，其他页面均标有页码。论文编排的操作提示完成论文编排的基本过程是：首先草拟文章大纲，为大标题设置小标题，并设置各级标题的不同编号样式；然后在标题下添加具体文字材料和表格、图形、注释信息、参考文献等，并根据需要再适当调整标题的顺序；最后统一设置文档的格式，设计封面，插入目录，编制页码，设置页眉页脚，进行页面设置，打印输出。制作本论文时，还需要注意以下几个原则：1文档要符合科研论文的格式规范，页面设置要合适，字体段落格式要得体。2论文中各级标题文字要醒目，同一级标题数字格式要一致。3页
58、眉页脚的设置要体现学术刊物上文章排版的风格（奇偶页要不同）。4论文中的注释内容、参考文献要注意利用脚注和尾注方式来设置。5对于比较长的调研论文或学位论文，很有必要制作封面和目录。6论文中间的插图和插表大小要合适、位置要恰当，要有相应的名称标柱。下面分步骤地按照上述的处理流程进行本论文的编排操作。2.3.1利用大纲视图输入论文各级标题利用大纲视图输入论文各级标题在写论文之前，自己心中肯定对论文的结构已经有了一个大致轮廓，如文章分为几个部分，每个部分讨论哪几个问题，每个问题主要包括哪几项主要内容。这些就构成了论文的各级标题结构。由于各级标题文字一般有与正文不一样的格式，故对其要特别处理。Word提
59、供了几种不同的视图方式，各种方式具有不同的功能。一般使用比较多的是页面视图、Web版式视图和大纲视图，其中页面视图在制作打印文稿时，用来查看页面效果较好，各种特殊效果的排版如页眉页脚、分栏效果、图文混排等只有在该方式下才有效；而Web版式视图在利用Word制作网页时比较方便，它可以设置背景，利用主题，并且该方式下文本的字体不论大小怎样，都能自动折行显示，非常适合在屏幕上查看文档效果。大纲视图可以将文件按标题的层次进行显示，它在长文档的组织和维护时非常方便。在大纲视图中，可以查看文档的结构，通过鼠标拖动来移动、复制和重新组织文本。视图方式可以通过“视图”菜单进行选取，它们之间的切换也可以利用Wo
60、rd屏幕左下角视图切换区中的有关按钮进行。下面利用大纲视图输入论文各级标题。操作步骤如下：1启动Word，建立一个新文件，并将视图方式切换为“大纲视图”，此时屏幕文本区上面将添加一个“大纲视图工具栏”，如图2-46所示。2在大纲视图模式中输入论文各级标题，效果如图2-47所示。3利用“大纲视图工具栏”的升降级按钮（三者功能由左到右依次为提升、降级、将为正文）、上下移动按钮（左边为上移，右边为下移）使各级标题进行升降级处理并调整它们的顺序结构，最终效果如图2-48所示。4以论文的标题“我校多媒体教学现状及其质量保障体系问题研究”作为文件名，将文件保存在适当位置。2.3.2设置多级标题编号设置多级
61、标题编号在编写层次较多的调查报告或者教材著作时，经常会用到多级符号的设置，例如本书的章、节、小节以及正文各级标题系列就是一个很好的多级符号例子。对于本节的课题论文，1级标题为一、，二、，格式；2级标题为（一），（二）格式；3级标题为1，2格式；4级标题为（1），（2）格式；部分内容已经到5级标题，为，格式。设置这种多级标题编号的操作步骤如下：1选中所有级别的标题文字内容。2选择“格式”“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框。如图2-49所示，选择“多级符号”选项卡。注意现在默认的编号格式为“无”，并且可以看出，列表中没有现成的所需要使用的格式。说说明明：如果对话框中有能够满足文档
62、要求的编号格式，双击该编号格式图标，系统关闭对话框，并将选中的编号样式应用于文档。使用此方法，则可以忽略以下步骤。3此时，可以单击一个与所需要格式类似的编号格式（应该选择编号后面带有“标题1”等字样的样式），然后单击“自定义按钮”。4在弹出如图2-49所示的“自定义多级符号列表”对话框中，单击选中“级别”框中的“1”项，准备为标题1设置编号格式。5为标题1的编号样式选择为“一，二，三”项，确保其后的“起始编号”框中为“1”，并在“编号格式”框中，在编号后边加上顿号（、），将“对齐位置”设置为“0”，“缩进位置”设置为“0.75”。6如果当前的对话框外观与图2-50不同，则在“常规”按钮处显示的
63、是“高级”按钮，可以单击“高级”按钮展开对话框，进行更多的设置。7单击选中“级别”框中的“2”项，为标题2设置编号格式。其编号样式仍选择“一，二，三”项，并在“编号格式”框中的编号前面加左括号“（”，后边加右括号“）”，使其编号呈“（一），（二），（三）”的样式。说说明明：如果希望选中的标题的编号中包含上一级的编号，可以单击“前一级别符号”框右边的下拉箭头，单击选中所需要的编号级别即可。此方法可以设置诸如标题1为1、标题2为1.1、标题3为1.1.1、的编号方案，这在理工科教材或者专业学术刊物的编排中经常使用。但是，下级标题只是包含前一级的编号，不包含文字或符号，如“第”、“部分”、“、”、“
64、（）”等。8依次为其他标题设置编号样式，其中3、4级别标题如图2-50预览框中所示。9单击“确定”按钮，多级标题编号设置完成。2.3.3论文正文内容的录入与编排论文正文内容的录入与编排1在各级标题下添加正文文字在各级标题下添加正文文字将文档切换到页面视图，在各级标题下按照纯文本录入方式，输入有关正文内容，然后进行字体和段落的格式设置。2添加统计数据和图表添加统计数据和图表对于论文中的数据表格，可以利用“表格”“插入表格”或“绘制表格”制作。而对于统计图表，可以利用“插入”“图片”“图表”方式制作。对于文档中插入的表格与图形、图表，需要进行题注的设置，操作方法是选择“插入”“题注”命令，从弹出的
65、对话框中，进行有关设置即可。大家可以观察本教材中的每个图表和表格的标题都是用题注的方法设置的。另外文档中插入表格与图表、图形具体格式要求请参考本书2.4.1中“科研论文格式规范”的相关部分。如图2-52所示是相关页码中插入数据表格和图表后的页面效果。3长文档中的分栏排版长文档中的分栏排版在报刊和杂志上看到的文档正文，大都是以两栏甚至多栏的版式形式出现，使用Word的分栏功能可以达到这样的效果。（1）设置分栏）设置分栏首先选取需要分栏的文本；然后选择“格式”菜单中的“分栏”项，打开“分栏”对话框，如图2-53所示；此时在“预设”中选择“分栏的方式”，可以是等栏宽地分为两栏、三栏或不等栏宽地分为两
66、栏，如果不满意预设中的设置，可以通过自定义“栏数”以及“栏宽和间距”来确定分栏形式；选择是否带“分隔线”并查看应用范围是否正确；可以从“预览”框中预览效果。最后，按“确定”按钮回到文本编辑区，分栏设置完成。说说明明：分栏操作只有在页面显示状态下才能看到效果，在普通视图下我们见到的仍然是一栏，只不过栏宽是分栏的栏宽。（2）删除分栏）删除分栏在“分栏”对话框中，将栏数重新设置为一栏即可。（3）调整栏宽）调整栏宽在“分栏”对话框中输入栏宽数据，或者拖动分栏后标尺上显示的制表符标记。如果要精确地设置栏宽，可以在按住Alt键的同时拖动标尺上制表符标记。（4）单栏与多栏的混排）单栏与多栏的混排虽然多栏版面
67、很好看，但是有时需要将文档的一部分设置为单栏，比如文章标题和某一些小标题往往是通栏的，这需要进行单栏、多栏的混排。它的设置方法有两种：第一种方法是分别选择所要分栏的文本；然后分别设置“栏数”和“栏宽数据”；第二种方法是，将文档按分栏数目的不同分别分节，每节内部设置不同的分栏效果。（5）建立等长栏）建立等长栏当分栏排版不满一页时往往会出现如图2-54-a)图所示的分栏长度不一样的情况，应该进行等长栏排版以美化文档，如图2-54-b)图所示。建立等长栏的操作方法有两种：一是首先将光标移到分栏文本结尾处，然后选择“插入”菜单中的“分隔符”项，在打开的“分隔符”对话框中的“分节符”区选项中，设置“连续
68、”项；第二种方法是分栏前先选择需要分栏的段落，如果选择的是文章中间内容，它自然为等长栏，如果一直分栏到文章结尾，一定不要将最后一段的段落标记选上。（6）分栏符的使用）分栏符的使用分栏时，一般是本页结束或者按栏长相等原则自动设置下一分栏的开始处。使用分栏符也可以对文档在指定位置“强制分栏”。操作时，将光标移动到需开始新一栏的位置，从“编辑”菜单下执行“插入”，从中选择“分栏符”，则从光标处开始就另起一栏。a)等长栏效果b)不等长栏效果2.3.4使用使用“样式样式”统一设置文档格式统一设置文档格式前面论文正文输入过之后，只是进行了简单的排版。其实，如果经常需要进行类似论文的编辑排版，可以利用“样式
69、”功能，设置一个样式，以后就可一劳永逸。1直接套用样式直接套用样式如图2-55所示，选定需要套用样式的文本内容，然后从格式工具栏上的“样式”（字体左侧的“正文”处）列表中选择需要设置的样式，单击即可将选取内容设置为预先设置的样式效果。2新建样式新建样式直接套用系统的样式，可能会觉得效果不好。这时可以自己建立样式。操作方法为：单击“格式”菜单中的“样式”命令，在弹出的对话框（如图2-56所示）中列出了系统中的各种设置好的样式，可以选择设置好的进行修改，也可以单击“新建”按钮进行创建。如果单击“新建”按钮，则弹出如图2-57所示的对话框，在其中可以自行设置样式，其中：在“名称”框里输入准备创建的样
70、式名字，“样式类型”中选择是段落样式还是字体样式，单击下面的“格式”去进行具体样式内容的设置。例如可以设置“论文标题”样式格式为：中文黑体，小二号，居中，段前、后1行距离。设置好后，按“确定”按钮即可完成“论文标题”样式的设置。3使用自己新建的样式使用自己新建的样式如图2-58所示，制作好的样式自动出现在样式列表框中，需要时单击即可使用。4修改样式修改样式要修改样式，在如图2-58所示的对话框中先选取需要修改的样式名称，然后单击“修改”按钮，在弹出如图2-59所示的对话框中，利用与建立样式一样的方法进行修改设置。2.3.5脚注与尾注的添加脚注与尾注的添加论文页码下端经常需要说明文中有关引用资料
71、的来源（脚注），最后还要列出论文撰写时的主要参考文献（尾注）。它们虽然不是论文的正文，但仍然是论文的一个组成部分，它们主要是起补充、解释、说明的作用，并且也是对原著人员知识产权的尊重。在Word中，脚注与尾注添加方法的操作步骤如下：1先将光标定位在需要插入脚注或尾注的的位置，也就是需要解释的文字处。2选择“插入”“脚注和尾注”命令，弹出如图2-60所示的对话框。3根据情况选择是设置脚注还是尾注，选择相应单选按钮。4选择编号样式，然后按“确定”按钮即可。说说明明：如果单击“选项”按钮，还可打开“注释选项”对话框（如图2-61所示），进行其他位置、编号格式、起始编号、编号是否连续等选项设置。如图2
72、-62、2-63所示分别是制作好的脚注和尾注效果。2.3.6页眉和页码的设置页眉和页码的设置如图2-64所示，本例中设置的奇偶数页页眉不同（奇数页为论文题目和页码，其中题目居中而页码靠右对齐；偶数数页为页码和论文的任务类型，其中任务类型居中而页码靠左对齐），另外封面和目录页面不设置页眉，页码从正文才开始。本节论文中插入页码的操作，可以通过单击选择“插入”“页码”命令来实现；插入页眉的操作，可以通过单击选择“视图”“页眉和页脚”命令来实现。要想使奇偶数页页眉不同，操作时只要先在“页面设置”的“版式”对话框中将“页眉页脚”区域的“奇偶数页不同”选上，然后再设置页眉页脚，系统就会提示单独输入奇数页、
73、偶数页的不同页眉。要使封面和目录没有页眉和页码，只要先在“页面设置”的“版式”对话框中将“页眉页脚”区域的“首页不同”选上，就可以单独对首页设置或取消页眉和页码的编排。由于封面和其他内容分别属于两个“节”，所以设置这两个节均为“首页不同”，并且不设页眉即可。但是，在设置正文的页眉时侯，一定要记住将“页眉页脚”工具栏上的“同上”按钮弾起。所有编辑排版操作完成后，就可以进行页面设置和打印操作。2.3.7封面和目录的制作封面和目录的制作论文正文编排完成后，为了使整体看上去更正规，应该在第1页前面加一个论文封面，然后对于长篇论文，为了查找和索引的方便，还需要插入一个目录。1封面的制作封面的制作制作封面
74、的操作步骤如下：（1）打开论文文档，单击视图按钮组中的“页面视图”按钮，切换到页面视图方式。（2）在论文标题的最前边（也是整个文档的最前面）单击，建立插入点。（3）选择“插入”“分隔符”命令。（4）在出现如图2-65所示“分隔符”对话框中的“分节符类型”框下，单击选中“下一页”单选按钮，然后单击“确定”按钮。说说明明：在Word中，“节”是一个难点概念。“节”其实就是文档的一部分，在节中可以设置与文档那个其他部分不同的某些页面格式，如行编号、分栏、页眉和页脚、文字方向、纸张方向、纸型大小以及页边距设置等。使用者可以通过插入分节符来创建一个新的节，并将其设置为“与众不同”的页面格式。2目录的制作
75、目录的制作由于本论文写得比较长，为了方便查阅，应该有一个目录。Word可以自动搜索文档中的标题，并建立一个非常规范的目录，操作时不仅快速方便，而且目录可以随着内容的变化自动更新。制作目录的操作步骤如下：（1）在封面文字结束处单击，建立插入点（注意要保证该插入点在分节符之前）。（2）选择“插入”“分隔符”“分页符”命令，或按CtrlEnter键，插入一个分页符。（3）在新建立的空白页最上面输入“目录”两个字，设置段落居中，字号设为3号。（4）选择“插入”“索引和目录”命令；在打开的“索引和目录”对话框中，单击选择“目录”选项卡。（5）在如图2-68所示的为对话框中，检查“打印预览”中的显示是否符
76、合要求。（6）确定无误后，根据需要可以选择是否要页码、页码是否右对齐，并可以设置制表符前导符号、目录格式以及目录层次（没有特殊要求，以上设置一般使用默认值即可），然后单击“确定”按钮。很快，系统将会自动插入目录的内容。如图2-69所示。其中，灰色的底纹效果表示目录是以“域”的形式插入的，该底纹在打印预览和打印时不起作用。说明说明：关于域的概念和相关内容域是Word文档中的内容发生变化的部分，或者文档（模板）中的占位符。最简单的域如在文档中插入的页码，它可以显示文档共几页，当前为第几页，并且会根据文档的情况自动进行调整。其他常用的域还有：文档创建日期、打印日期、保存如期、文章中利用“插入”“日期
77、”命令输入的日期等时间信息，文档作者与单位、文件名与保存路径等文档信息，段落、字数等统计信息，以及本节用到的索引与目录等等。利用域还可以在文档中插入某些提示行文字和图形，提示使用者键入相应的信息，比如有些信函模板中的提示文字“单击此处输入收信人姓名”等。Word的域有几十种，并可以通过域调动和运行宏，具有很强的功能。它与宏、模板、样式并列为Word深入学习中的四大难点，也是想要深入操作Word人员必须学好的内容。3目录的使用技巧目录的使用技巧（1）设置目录底纹不显示）设置目录底纹不显示如果不希望目录有底纹，可以通过选择“工具”“选项”命令，在“视图”选项卡中，从右上部的“域底纹”框中选择“不显
78、示”或“选取时显示”项。在图2中，单击“更改”按钮，可以修改目录的格式。（2）目录的使用）目录的使用从Word2000 以后，目录除了是一个检索工具外，还具有了超级链接功能。也就是，当使用者将鼠标指针移动到需要查看的标题上，待鼠标指针成为手状后单击，系统会自动跳转到指定内容位置。从这个意义上来讲，目录也起到了导航条的作用。（3）目录的返回）目录的返回从目录跳转到文档中的某个位置后，系统会自动出现“Web”工具栏。单击“Web”工具栏上的“返回”按钮，系统自动跳转到原来目录位置。（4）目录的选取）目录的选取由于鼠标指针在目录中一般呈手状，所以要选中整个目录区最好将鼠标指针移动到目录区首行的左边，
79、待指针变为选取状态后单击，可以选中整个目录。如果要选中目录区中的某一行或几行，需要将鼠标指针移动到对应行的左边，待指针变为选取状态后单击或拖动，可以选中需要的行。选取目录区的全部或部分行后，还可以对其进行字体和段落排版。（5）目录的更新）目录的更新更新目录的最大好处是，当文章增删或修改内容，从而造成页码或标题发生变化后，不必手动重新修改页码，只要在目录区中右击鼠标，从弹出如图2-70所示的环境菜单中，单击选中“更新域”项，然后在如图2-71所示的“更新目录”对话框中，根据需要选择“只更新页码”或“更新整个目录”（选择此项，则当修改、删减标题时，不仅页码更新，目录内容也会随着文章的变化而变化），
80、最后单击“确定”按钮即可。图2-70目录对应的环境菜单图2-71“更新目录”对话框更方便的是，如果在选择“工具”“选项”命令，在打开的“选项”对话框中选中“打印”选项卡，并在“打印选项”框中单击选中“更新域”复选框，则系统会在每次打印时自动更新域，以保证输出的正确。另外，选中目录区后，按下F9键，也可以更新域。 （6）目录的删除）目录的删除选中目录区后，按Delete键即可将目录删除。2.4科技论文格式规范与公式、框图制作科技论文格式规范与公式、框图制作科技论文是相关人员科学研究工作的全面总结，是描述其研究成果、代表其研究水平的重要学术文献资料，论文撰写必须内容完整、格式规范。另外，在科技论文
81、中，有时经常需要使用数学公式和结构框图，本节对这两项内容的制作方法也作了简单介绍。2.4.1科技论文的格式规范科技论文的格式规范1内容要求内容要求从内容上来看，一篇科研论文一般需要包括以下几个部分。（1）题目）题目题目应恰当、准确地反映论文的研究内容。论文的中文题目一般应不超过20字，英文题目中的实词一般应不超过10个。必要时可以设副标题。（2）摘要与关键词）摘要与关键词摘要是论文内容的简要陈述，中间不宜使用公式、图表，不标注引用文献编号。关键词是供检索用的主题词条，一般列35个，按词条的外延层次排列。（3）论文正文）论文正文论文正文一般包括绪论、论文主体及结论等部分。绪论部分（或前言）应包括
82、论文研究的学术背景及理论与实际意义；论文主体是科研论文的主要部分，应该结构合理，层次清楚，重点突出，文字简练、通顺，推理正确，结论清晰，无科学性错误；科研论文的结论是对整个论文的总结，一般在200字以内。（4）参考文献）参考文献列出该论文在撰写中主要参考的文献资料，包括图书、论文、专著、译著、学术刊物、学位论文以及学术会议文献、电子文献等。2书写规范书写规范（1）论文字数）论文字数一般科研论文，自然科学类：50006000字（包括图表），人文和社会学科：50006000字；对于博士学位论文，理工科：68万字，管理及人文学科：810万字；硕士学位论文，理工科：23万字，管理及人文学科：34万字。
83、（2）论文书写）论文书写当前，科研论文一般均要求打印。论文版心大小一般为145mm230mm，页码在版心下边线之下隔行居中放置；对于长篇学位论文，摘要、目录、物理量名称及符号表等文前部分的页码用罗马数字单独编排，正文以后的页码用阿拉伯数字编排。（3）摘要）摘要摘要的字数（以汉字计），一般科研论文要求在200以内，硕士学位论文一般为500字以上，博士学位论文为 10002000字，均以能将规定内容阐述清楚为原则。许多论文还需要有英文摘要（abstract）。英文摘要与中文摘要的内容应完全一致，在英文语法、用词上应正确无误。（4）目录）目录对于长篇论文，需要制作三级标题目录，目录中应包括论文中全部
84、章节的标题及页码，格式和制作方法可以参考上节实例。（5）论文正文）论文正文章节及各章标题论文正文分章节撰写，每章应另起一页。各章标题要突出重点、简明扼要。字数一般在15字以内，不得使用标点符号。各级标题中尽量不采用英文缩写词，对必须采用者，应使用本行业的通用缩写词。标题层次标题的层次以少为宜，根据实际需要选择。所有内容各层次格式要求统一。引用文献引用文献标示应置于所引内容最末句的右上角，用小五号字体。所引文献编号用阿拉伯数字置于方括号“”中，如“二次铣削1”。当提及的参考文献为文中直接说明时，其序号应该用4号字与正文排齐，如“由文献8,1014可知”。不得将引用文献标示置于各级标题处。名词术语
85、科技名词术语及设备、元件的名称，应采用国家标准或部颁标准中规定的术语或名称。标准中未规定的术语要采用行业通用术语或名称。全文名词术语必须统一。一些特殊名词或新名词应在适当位置加以说明或注解。采用英语缩写词时，除本行业广泛应用的通用缩写词外，文中第一次出现的缩写词应该用括号注明英文全文。物理量名称、符号与计量单位物理量的名称和符号应符合GB31003102-86的规定。论文中某一量的名称和符号应统一。物理量的符号必须采用斜体。表示物理量的符号作下标时也用斜体。物理量计量单位及符号应按国务院1984年发布的中华人民共和国法定计量单位及GB31003102执行，不得使用非法定计量单位及符号。计量单位
86、符号，除用人名命名的单位第一个字母用大写之外，一律用小写字母。非物理量单位（如件、台、人、元、次等）可以采用汉字与单位符号混写的方式，如“万tkm”，“t/(人a)”等。文稿叙述中不定数字之后允许用中文计量单位符号，如“几千克至1000kg”。表达时刻时应采用中文计量单位，如“上午8点3刻”，不能写成“8h45min”。计量单位符号一律用正体。外文字母的正、斜体用法按照GB31003102-86及GB7159-87的规定使用，即物理量符号、物理常量、变量符号用斜体，计量单位等符号均用正体。数字按国家语言文字工作委员会等七单位1987年发布的关于出版物上数字用法的试行规定，除习惯用中文数字表示的
87、以外，一般均采用阿拉伯数字。公式原则上居中书写。若公式前有文字（如“解”、“假定”等），文字空两格写，公式仍居中写。公式末不加标点。公式序号按章编排，如第一章第一个公式序号为“(1-1)”，附录A中的第一个公式为(A-1)等。文中引用公式时，一般用“见式(1-1)”或“由公式(1-1)”。公式中用斜线表示“除”的关系时应采用括号，以免含糊不清，如a/(bcosx)。通常“乘”的关系在前，如acosx/b而不写成(a/b)cosx。插表表格不加左、右边线。表序一般按章编排，如第一章第一个插表的序号为“表1-1”等。表序与表名之间空一格，表名中不允许使用标点符号，表名后不加标点。表头设计应简单明了
88、，尽量不用斜线。表头中可采用化学符号或物理量符号。全表如用同一单位，将单位符号移至表头右上角，加圆括号。表中数据应正确无误，书写清楚。数字空缺的格内加“”符号（占2个数字宽度）表示。表内文字或数字上、下或左、右相同时，采用通栏处理方式，不允许用“”、“同上”之类的写法。表内文字说明，起行空一格、转行顶格、句末不加标点。插图插图应与文字紧密配合，文图相符，技术内容正确。选图要力求精练。每个图均应有图题（由图号和图名组成）。图号按章编排，如第一章第一图的图号为“图1-1”等。图题置于图下居中书写，有图注或其他说明时应置于图题之上。图名在图号之后空一格排写。引用图应说明出处，在图题右上角加引用文献号
89、。图中若有分图时，分图号用a)、b)等置于分图之下。图中各部分说明应采用中文（引用的外文图除外）或数字项号，各项文字说明置于图题之上（有分图题者，置于分图题之上）。插图与其图题为一个整体，不得拆开排写于两页。插图处的该页空白不够排写该图整体时，则可将其后文字部分提前排写，将图移到次页最前面。(6)参考文献参考文献参考文献书写格式应符合BG7714-87文后参考文献著录规则。常用参考文献编写项目和顺序规定如下：著作图书文献序号作者.书名.版次.出版者，出版年：引用部分起止页翻译图书文献序号作者.书名.译者.版次.出版者，出版年：引用部分起止页学术刊物文献序号作者.文章名.学术刊物名.年，卷(期)
90、：引用部分起止页学术会议文献序号作者.文章名.编者名.会议名称，会议地址，年份.出版地：出版者，出版年：引用部分起止页学位论文类参考文献序号研究生名.学位论文题目.学校及学位论文级别.答辩年份：引用起止页3排版和打印要求排版和打印要求(1)打印用纸打印用纸科技论文用纸一般为16开，也可以采用A4型标准纸张，论文一般左侧装订。(2)字体与字号字体与字号目录题序及标题用小四号黑体，其余用小四号宋体标题：二号宋体，居中作者：四号仿宋体，居中作者单位：六号宋体，居中，加圆括号“摘要”字样：五号黑体，顶格摘要内容：五号宋体，居中“关键词”字样：五号黑体，顶格关键词词条：五号宋体，各条中间用“；”隔开各章
91、题序及标题小二号黑体；序号一般用阿拉伯数字数字各节的一级题序及标题小三号黑体；序号一般用阿拉伯数字数字各节的二级题序及标题四号黑体；序号一般用阿拉伯数字数字各节的三级题序及标题小四号黑体；序号一般用阿拉伯数字数字款、项均采用小四号黑体；正文：五号宋体或小四号宋体“参考文献”字样：五号黑体，居中参考文献内容：小五号宋体(3)页眉页眉科研论文各页均加页眉，在版心上边线隔一行加粗、细双线(粗线在上，宽0.8mm)，其上居中打印页眉。奇数页眉：（所在章题序及标题）偶数页眉：学术刊物名称、卷、期号2.4.2科技论文中公式的制作科技论文中公式的制作在科技论文中，经常会出现各种数学、化学公式或表达式。公式常
92、常会含有一些特殊符号，如积分符号、根式符号等，有些符号，不但键盘上没有，在Word的符号集中也找不到，并且公式中符号的位置变化也很复杂，仅用一般的字符和字符格式设置无法录入和编排复杂公式。利用Word提供的Microsoft公式3.0，可实现论文中各类复杂公式的编排。1启动公式编辑器启动公式编辑器在Word中，单击“插入”/“对象”命令，在打开对话框的“对象类型”列表中选择“Microsoft公式3.0”选项，然后单击“确定”按钮。屏幕上会显示出公式编辑窗口，窗口中显示出“公式”工具栏，同时在文档中出现一个输入框，光标在其中闪动，可以在里面输入各种复杂的公式。输入公式时，输入框随着输入公式长短
93、而发生变化，整个表达式都被放置在公式编辑框中。说明：说明：Microsoft公式3.0是Office软件中的一个可选插件，如果按照上面操作，在“对象类型”列表中找不到“Microsoft公式3.0”，说明该计算机安装Office时没有安装该插件，需要添加安装；另外，如果利用WPS2000或WPS0ffice软件，在“插入”菜单中就有“数学公式”和“化学公式”两项，利用它们就可以进行公式的编辑处理。2“公式公式”工具栏工具栏公式编辑器启动后，Word窗口将变为公式编辑器窗口，菜单项将发生变化。同时，窗口中将显示出“公式”工具栏，它可以细分为“符号”和“模板”两个工具栏。(1)“符号符号”工具栏工
94、具栏“符号”工具栏位于“公式”工具栏的上方，它为用户提供了各种数学符号。“符号”工具栏包含10个功能按钮，每一个按钮都可以提供一组同类型的符号。各按钮的名称如图2-72所示。(2)“模板模板”工具栏工具栏“模板”工具栏是制作数学公式的工具栏，提供了百余种基本的数学公式模板，如开方、求和、积分等，分别保存在九个模板子集中。如果单击某个子集按钮时，各种模板就会以微缩图标的形式显示出来。各按钮的名称如图2-73所示。图2-73“模板”工具栏3公式编辑实例公式编辑实例下面通过如图2-74所示实例来说明公式的编辑过程。操作步骤如下：图2-74数学公式效果(1)将插入点置于要插入公式的位置。(2)按照前面
95、介绍的方法启动公式编辑器，出现公式工具栏。(3)在输入框中输入“F（，k）=”，其中“”是这样输入的：单击“符号”工具栏中“小写希腊字母”按钮，选择其中的“”，如图2-75所示。选取输入好的“F（，k）=”，然后选择此时窗口主菜单中的“样式”“变量”命令，即可将其设为斜体效果，即“F（，k）=”效果。以下变量的斜体效果均用该方法设置即可。图2-75“F（，k）=”的输入(4)单击“模板”工具栏中的“积分模板”按钮，选择定积分按钮。然后单击积分上限输入框，输入“”；单击积分下限输入框，输入“0”，效果如图2-76所示。图2-76“积分模板”的使用(5)将光标定位在被积函数输入框，单击“模板”工具
96、栏的“分式和根式模板”按钮，选择如图2-77所示的分式按钮。这时在输入框中出现一个有分子、分母和分数线构成的分式结构。单击分子输入框，输入“d”。图2-77“分式模板”的使用(6)将光标定位在分母输入框内，单击“模板”工具栏的“分式和根式模板”按钮，选择如图2-78所示的根式按钮。单击根式下的输入框输入“1-k2sin2”,其中k的平方是这样输入的：输完k后单击“模板”工具栏的“上标和下标模板”按钮，选择如图2-82所示的上标按钮。单击上标输入框输入2；然后按下“”按键，使得光标位于k2之后，用同样的方法输入sin2即可。图2-78“根式模板”的使用(7)输入完毕后，在空白区域单击鼠标即可退出
97、公式编辑区。可以发现，单击公式时，周围有8个控制点，也就是公式本身也是一个图形对象。可使用调整图片大小的方法（调整四周的控制点）来调整公式的大小。2.4.2科技论文中框图的绘制科技论文中框图的绘制在科技论文撰写中经常会使用一些框图来简洁明了地说明完成某件事情的过程。在图形不是特别复杂的情况下，可利用办公软件的绘图功能实现这些框图的绘制。下面以绘制如图2-79效果所示的电话银行操作流程图的一部分为例，介绍如何利用Word制作框图。 本流程图的制作主要运用了流程图基本图形使用、带箭头直线的绘制以及文本框设置等相关内容，这也是制作流程图所必须使用的基本工具。具体操作步骤如下：1绘制框图绘制框图单击“
98、绘图”工具栏上的“自选图形”按钮，选择“流程图”选项，选择“过程”按钮（方块），待鼠标变成十字型，在编辑区按住鼠标左键，然后进行拖动，第一个图框就画出来了，再复制出四个。然后再次选择“流程图”选项，选择“决策”按钮（菱形），拖动出所需图框，最后效果如图2-80所示。2输入文字输入文字选中第一个图框，单击右键选择“添加文字”，输入“95559电话银行”。用同样的方法将其它图框分别添加上文字“按1键”、“自动服务”、“人工服务”、“输入卡号、密码，按1键”、“电话费服务”。按下Shift键连续选中多个框图，在所有框图都被选中的状态下，单击“格式”菜单选择“字体”，在弹出的对话框中将字体设为宋体、五
99、号，结果如图2-81所示。3框图的分布框图的分布使“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮处于按下状态，然后在编辑区用鼠标拖出一个框，框住绘制好的第一个图框“95559电话银行”和第二个图框“按1键”，这样就将这两个图框选中，单击绘图工具栏上的“绘图”按钮，选择“对齐或分布”选项，选择“水平居中”，这样两个图框就都水平居中。利用相同的方法让“自动服务”、“输入卡号、密码，按1键”和“电话费服务”三个框图“水平居中”。选中除 “自动服务”外的所有框图，单击“绘图”按钮，选择 “对齐或分布”选项，选择“纵向分布”，这样选中的图框的纵向间隔变均匀了。选中“自动服务”和“人工服务”两个框图，单击“绘图”按钮
100、，选择 “对齐或分布”选项，选择“顶端对齐”，这样“自动服务”框图就会调整位置与“人工服务”框图顶端对齐。4绘制线条绘制线条选择“绘图”工具栏的“自选图形”项，选择“线条”中的“带有箭头的线条”，用鼠标拖动它，从上面图框的下框线的中心位置到下面图框的上框线的中心位置，释放鼠标，带有箭头的线条连接起上下框图。再选择“线条”中的“直线”，与“带箭头的线条”垂直相交，画出带箭头的折线效果。5输入输入“是是”、“否否”分支文字分支文字为决策框的两个分支分别输入文字“是”、“否”，方法是：分别在相应位置建立两个文本框，输入“是”和“否”，然后将文本框的线条颜色、填充颜色均设为“无色”。6填充效果填充效果
101、保持所有框图都在选中状态，单击绘图工具栏上的“填充”按钮并选所需填充色。7对象组合对象组合利用“选择对象”按钮拖动选择全部对象，然后单击鼠标右键，执行“组合”项中的“组合”命令。这样所有的图形都被组合成一个图形，最终效果如图3-14所示。然后句可以很方便地对其进行缩放和移动，还可以复制到其它文档中间。小小结结文档处理工作有其一定的操作流程，制作办公文档时最好按照录入编辑排版页面设置打印预览打印的流程来进行，其中：在进行录入时，要注意按照采用纯文本录入原则，注意一些常用符号的录入方法，文字录入完成后，最好进行联机校对；编辑操作包括添加、删除、修改、移动、复制以及查找、替换等，进行编辑操作首先需要
102、选取操作对象，为此必须掌握一些快捷操作和选取技巧；文档排版包括字体、段落排版，分页、分节、分栏排版，图文混排等，排版时要掌握格式刷的作用以及单击与双击的不同效果；页面设置主要是设置纸张、页边距大小以及其他内容，目的是保证文档的版芯效果合适；在进行正式打印前需要先进行打印预览，以便确定效果是否满意；开始打印前需要进行打印设置，包括选取打印机、设置打印范围、打印份数、缩放比例等。办公公文和科研论文是现代办公中用的较多的文档格式。为此，必须掌握办公公文和科研论文的基本内容格式和行文处理规范；对于办公公文，还应该能够利用向导和模板来快速建立，并能自行设计常用办公公文的模板。为了进行长篇文档的编排，必须掌握长篇文档的编辑方法，包括：大纲视图使用，样式使用与管理，多级项目符号设置，封面的制作，自动提取目录，批注、脚注、尾注、题注的设置，以及页眉页脚、页码的综合设置，会熟练运用公式编辑器进行科研论文中各种公式的编辑制作。总之，通过本章的学习，读者应该能够熟练进行办公业务管理中文字处理工作，对日常工作中的公告文件、工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作。
