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1、企业档案管理管理实务 讲师：黄龙宝 二O一五年十月学习目的学习目的了解档案管理基础知识学习掌握档案管理技能结合工作应用档案管理，为工作提供帮助。要求：课堂中保持安静，觉得浪费您的时间请自便! 积极配合课堂练习。案例一 例例如如：某某施施工工企企业业在在与与发发包包方方签签订订一一座座长长达达13 13 kmkm的的跨跨海海大大桥桥的的施施工工合合同同后后，由由于于将将调调整整决决算算价价格格的的重重要要补补充充协协议议遗遗失失，因因而而在在后后期期讨讨要要工工程程欠欠款款的的诉诉讼讼中中，本本应应因因价价格格因因素素的的调调差差而而应应得得的的8 8 000000万万元元工工程程款款付付之之东
2、东流。流。点点评评：企业与外界进行经济交往中签署的各类合同，尤其是随后根据实际情况增加的补充、变更协议的遗失，使得企业在合同的履行过程中一旦发生争议，如协商不成而被推向被告席位时，败诉的结局则在所难免，甚至于承受巨额的经济损失。案例二案例七：案例七：“长城长城”葡萄酒商标侵权纠纷案葡萄酒商标侵权纠纷案原告：中国粮油食品（集团）有限公司（简称中粮集团）原告：中国粮油食品（集团）有限公司（简称中粮集团）被告：北京嘉裕东方葡萄酒有限公司被告：北京嘉裕东方葡萄酒有限公司被告：南昌开心糖酒副食品有限公司被告：南昌开心糖酒副食品有限公司被告：秦皇岛洪胜酒业有限公司，被告：秦皇岛洪胜酒业有限公司，【案案情情
3、】“长长城城及及图图”是是原原告告中中粮粮集集团团使使用用在在其其葡葡萄萄酒酒产产品品上上的的注注册册商商标标并并被被国国家家工工商商局局认认定定为为驰驰名名商商标标。原原告告认认为为被被告告使使用用“嘉嘉裕裕长长城城”商商标标制制造造和和销销售售各各种种葡葡萄萄酒酒，侵侵犯犯其其商商标标权权给给其其造造成成极极大大的的经经济济损损失失，故故向向法法院院提提起起诉诉讼讼，索索赔赔1 1法法院院经经审审理理认认为为，原原告告“长长城城”虽虽由由文文字字和和图图形形组组合合而而成成，但但足足以以使使相相关关公公众众将将含含有有“长长城城”文文字字的的“嘉嘉裕裕长长城城”商商标标的的葡葡萄萄酒酒产产
4、品品与与原原告告产产品品相相混混淆淆，或或认认为为两两者者在在来来源源上上具具有有特特定定联联系系。被被告告的的“嘉嘉裕裕长长城城”商标使用了原告商标使用了原告“长城长城”商标最具显著性的文字构成要素，侵犯了原商标最具显著性的文字构成要素，侵犯了原10001000余万元。余万元。点评：企业自主创新核心技术原始档案的泄密或遗失，对企业来说，可能是灾难性的打击。近年来，掌握了企业技术的高级技术人员发生跳槽、泄密事件在我国已十分普遍。这无疑是企业发展的一个重大隐患。而且时时威胁着企业的发展。更为严重的是多数企业的自主创新核心技术原始档案往往散落在企业的技术人员手里，一旦这些原始的档案遗失，或随着技术
5、人员的流动而被转移到竞争对手企业手里，企业不仅无法继续保证其对该核心技术的独自占有，更有甚者，由于原始档案的遗失，反被作为侵犯知识产权的被告，遭到竞争对手的起诉，企业要么花费巨额代价以换取该项技术的使用。要么从此无缘该项技术。档案与我们密切相关档案与我们密切相关&我我们们每每一一个个人人从从出出生生的的那那一一刻刻算算起起，就就与与档档案案结结下下了了一一生生的的缘缘分分。比比如如说说你你的的出出生生证证明明就就是是你你的的第第一一份份档档案案！它它客客观观记记录录了了你你来来到到这这个个世世界界时时的的几几乎乎全全部部情情况况：出出生生的的时时间间、性性别别、体体重重、健健康康情情况况、是是
6、否否顺顺产产、父父母母情情况况、接接生生的的医医院院、医医生生、家家庭庭住住址址，甚甚至至于于你你的的脚脚印印等等。至至于于你你成成长长过过程程中中的的照照片片或或DVDV、各各种种学学历历证证明明、日日记记或或工工作作笔笔记记、工工作作履履历历证证明明、各各种种奖奖励励证证书书、患患病病诊诊治治记记录录、婚婚姻姻证证明明、银银行行存存折折、社社会会保保险险手手续续、甚甚至至商商业业活活动动中中的的购购房房、购购车车、购购物物、借借据据、贷贷款款手手续续等等，经过整理保存就是你的个人档案，也可称为家庭档案。等等，经过整理保存就是你的个人档案，也可称为家庭档案。&国国家家、社社会会、学学校校以以
7、及及其其它它任任何何单单位位活活动动的的开开展展，都都在在形形成成各各种种各各样样的的文文件件，有有保存价值的文件就成为了档案。保存价值的文件就成为了档案。 一、发展概要（一）文字出现前：结绳刻契。在文字出现之前，人们用结绳刻契在文字出现之前，人们用结绳刻契作为记事表意的一种方法。所谓结绳作为记事表意的一种方法。所谓结绳就是在绳子上打上大大小小、各式各就是在绳子上打上大大小小、各式各样的结，以表示不同的意思，刻契样的结，以表示不同的意思，刻契就是在骨片、木片、竹片或其它材料就是在骨片、木片、竹片或其它材料上刻画出各种形状的标记，用来记上刻画出各种形状的标记，用来记录某种事实或作为有关各方的一种
8、信录某种事实或作为有关各方的一种信约。它可以说是档案的前身约。它可以说是档案的前身 档案起源档案起源我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案甲骨档案。之所以说它是严格意义的档案，理由如下：之所以说它是严格意义的档案，理由如下： 1 1、完整清楚地记载历史、完整清楚地记载历史 2 2、集中保存、集中保存 3 3、可供查找利用、可供查找利用（二）、文字时代具有科学意义的档案，是在原始公社衰亡，私有制出现的时候，伴随着文字的产生而产生的。历史载体沿革:甲骨电子金石声像纸质简牍缣帛(三）档案历史名称变革夏、商、周西周、东周(春秋、战国)、秦、西汉、新
9、朝、玄汉、东汉、三国时期(魏、蜀、吴)、晋(西晋、东晋)、南北朝南朝(宋、齐、梁、陈)、北朝(北魏、东魏、西魏、北齐、北周)、隋、唐、五代(后梁、后唐、后晋、后汉、后周)、十国前蜀、后蜀、吴、南唐、吴越、闽、楚、南汉、南平(荆南)、北汉、宋(北宋、南宋)、辽、西夏、金、元、明、清、中华民国、中华人民共和国。夏、商：册周：中秦：典籍魏晋以后：文书/文案唐宋以后：文书/文案案案牍牍二、档案概述广义：档案定义档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有
10、保存价值的各种文字、接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。图表、声像等不同形式的历史记录。企业档案定义是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。各种形式的历史记录。档案档案定义分析定义分析（一）（一）档案的来源档案的来源：从形成者看来源：、机构从形成者看来源：、机构 、组织、组织 、个人、个人（二）档案的内容（二）档案的内容 涉及社会生活的各种领域和各个方面涉及社会生活的各种领域和各个方面（三）（三）档案的条件档案的条件保
11、存备查的历史文件。保存备查的历史文件。 （一）（一）档案是由文件有条件地转化而来的。办理完毕的文件档案是由文件有条件地转化而来的。办理完毕的文件才能成为档案才能成为档案，情况有三：情况有三：1 1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。2 2、文文件件内内容容要要求求长长期期执执行行（办办理理），但但只只要要完完成成了了文文书书处处理程序也算一种。理程序也算一种。3 3、不不需需要要具具体体办办理理，只只需需完完成成文文书书处处理理程程序序就就算算办办理理完完毕毕。从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿从这个角度来看，文件是档案的前
12、身，档案是文件的归宿。档案档案形成分析形成分析（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 从这个角度来看，文件是档案的基础，档案是文件的精华。（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案文件是档案的因素，档案是文件的组合。从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘、U U盘、云端等。从表达方式基本三种：文字、图像、声音；从记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、 咨、呈。现 代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。档案档案形式分析分析企业档案党群
13、工作行政管理经营管理生产技术管理科.综合管理公司综合制度类档案管理办 法及实施细 则1.doc学技术研究基本建设设备会计档案声像档案荣誉实物档案电子档案其他档案档案属性分析属性分析信息属性信息属性（资源）（资源）知识属性知识属性原始性原始性真实性真实性广泛性广泛性具体而言：档案是单位工作的查考证据档案是生产建设的参考依据档案是政治斗争的必要工具档案是科学研究的可靠资料档案是宣传教育的生动素材档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案档案作用分析作用分析凭证作用和参考作用凭证作用和参考作用 企业档案保管限期表企业档案保管限期表企业档案保管期限企
14、业档案保管期限永久永久长期（长期（1515年以上至年以上至5050年，含年，含5050年）年）短期短期（1515年以下，含年以下，含1515年）年）档案工作档案工作“八个环节：八个环节：档案的收集档案的收集（集中）（集中） 档案的档案的鉴定鉴定 （精炼）（精炼） 档案的整理档案的整理（系统）（系统） 档案的档案的统计（规划）统计（规划）档案的档案的编目（区别）编目（区别） 档案的档案的检索（归纳）检索（归纳）档案的档案的保管（安全）保管（安全） 档案的档案的利用（服务）利用（服务）活活动动档档案案编编目目收收集集保保管管鉴鉴定定检检索索提提供供利利用用活活动动集中集中系统系统精炼精炼安全安全归
15、纳归纳服务服务统计统计整整理理区别规划档案工作的档案工作的直观图示一直观图示一收集文件装订文件分类文件排列编制归档号编目装盒档案排架档案管理流程档案管理流程图示二图示二：集集中中管管理理原原则则企企业业档档案案为为企企业业集集体体所所有有, ,任任何何人人不不得得占占为为己己有有, ,因因此应集中管理档案。此应集中管理档案。共共同同分分享享原原则则尽尽量量减减少少档档案案的的复复印印份份数数及及保保管管场场所所, ,提提高高档档案案的的保保密系数和安全性密系数和安全性, ,同时降低管理成本。同时降低管理成本。分分类类归归档档原原则则及及时时分分类类、整整理理、编编辑辑与与传传递递, ,科科学学
16、归归档档保保管管, ,提提高高管理质量与效率。管理质量与效率。档案管理的原则一、文档文档的收集的收集与整理与整理档案收集工作，就是把分散在各单位内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。文件与档案的区别？文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案与资料的联系与区别？直接记述和反映本单位/参考.综合管理公司综合制度类档案管理办法及实施细则1.doc 1.1.文文件件 法法定定机机关关或或组组织织按按照照一一定定的的形形式式经经过过一一
17、定定的的处处理理程程序序而而形形成成的的书书面面文文字材料。字材料。2.2.档档案案 是是一一个个单单位位在在公公务务活活动动中中形形成成的的具具有有考考查查利利用用价价值值的的归归档档集集中中保保存存起起来的文件材料来的文件材料 ( (包括技术图形、影片、照片等包括技术图形、影片、照片等) )。文件与档案区别文件格式文件格式: :标题、部门代号、年号和顺序号。标题、部门代号、年号和顺序号。q正式格式正式格式: :除综合性的报告、总结外除综合性的报告、总结外, ,一文一事。一文一事。q文尾格式文尾格式: : 发文机关发文机关( (落款或署名落款或署名):):对此文件负责的机对此文件负责的机 关
18、、人、发文时间、最后发出时间。关、人、发文时间、最后发出时间。文文档档的格式的格式 纸张要求:国际标准A4型纸(210*297)，张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)为:37MM1MM;订口(左白边)为28MM1MM 排版要求:正文大标题方正小仿宋20，正文用仿宋GB23123号字,一级标题黑体三号，二级标题GB楷体2312三号，页码宋体四号，段落格式23-30磅。 印装要求:双面印刷,页码套正,左侧装订。公文的格式要求 1 1、上上级级来来文文 2 2、本本单单位位制制发发的的文文件件 3 3、下下属属单单位位来来文文、本本单单位位或或部部门门管理过程记录文件或资料管理过程记录文件或资料
19、1 1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各项活动的历史面貌。、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各项活动的历史面貌。 2 2、文件材料的规格与字迹材料要求。、文件材料的规格与字迹材料要求。 3 3、归档声像材料的要求。、归档声像材料的要求。归归档文件材料范围 各类文件材料的归档要求 1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档；2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档；3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交；5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交；6、其他档案归档时间：活动结束后归档。归档时间
20、：归档时间：二、归档文件的整理与编目为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序化一个的过程。案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录档案的整理应该充分利用原有档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的的整理基础，保
21、持文件之间的历史联系，便于保管和利用。历史联系，便于保管和利用。整理原则整理原则整理方法整理方法 装订：按件装订 分类：年度-机构（问题）-保管期限 编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、 年度、保管期限、件号) 编目：逐件编目 装盒：按件号顺序装盒收集文件装订文件分类文件排列编制归档号编目装盒档案排架档案管理流程档案管理流程图示二图示二：档案如何分类管理分类的一般方法有A、时间分类法： 1)年度分类法 2)时期分类法B、来源分类： 1)组织机构分类法 2)作者分类法 3)通讯者分类法常用的档案分类法常用的档案分类法：档案如何分类管理C、内容分类法 1)技术分类法 2)文书分类法 3)媒体分类
22、法D、形式分类法 1)按文件种类分类 2)按载体形态分类 3)按形状规格分类企业档案分类方案企业档案分类方案现代企业档案管理形式资料册替换页资料册替换页 规格：规格：A4 A4 尺寸：尺寸：31027360 31027360 (1)档案盒档案盒 材质：纸质尺寸：30722030mm就本公司人力资源而言：就本公司人力资源而言：档号档号 JW zH RD 2015 001-序号序号档案档案编目规则编目规则年份项目名称部门公司名称.综合管理综合管理 公司综合公司综合 制度类制度类 档案管理办档案管理办 法及实施细法及实施细 则则1.doc1.doc归档文件的整理单位：以件为整理单位进行文件级整理，就
23、是将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化概念、简化操作的目的。整理单位一般应为“自然件”，即单份文件为一“件”。1、文件正本与定稿应作为一件；2、正文与附件为一件；3、正文与文件处理单为一件；4、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。整理时应注意6点档案目录建立档案目录标准写法填写案填写案卷封面卷封面档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。全宗名称，即立档单位名称，全宗名称，即立档单位名称，全称或
24、简称全称或简称类目名称，全宗内第一级类目名称，类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题机构或问题案卷题名案卷题名文件所属的起止文件所属的起止时间时间保管期限保管期限卷内文件总页数卷内文件总页数归档号，文书处理部门编制的案归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号卷顺序号装订装订案卷案卷三孔一线三孔一线左齐左齐右齐右齐下齐下齐装订前去掉金属物，对存装订前去掉金属物，对存在问题的文件做好补齐页在问题的文件做好补齐页面、修复、折叠等工作。面、修复、折叠等工作。卷内文件目录格式3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长宽为260mm185mm）或国际标准A4型（即长宽为297mm210mm）。3.
25、2 页边与文字区尺寸卷内目录用纸上白边（天头）宽200.5mm卷内目录用纸下白边（地脚）宽150.5mm卷内目录用纸左白边（订口）宽250.5mm卷内目录用纸右白边（翻口）宽150.5mm卷内文件目录三、三、档案保管档案保管档案保管是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务，就是克服与限制损毁档案的各种因素，努力延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。以防为主，防治结合。加强重点，照顾一般。自力更生，勤俭节约。立足长远，保证当前。档案保管的基本要求温湿度控制/虫霉防治与除尘/照明管理/防空气染物
26、/防磁/档案保管状况检查/防水/防火四、档案鉴定档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过甄别档案的价值，确定期保管期限，把已失去价值的档案剔除销毁。（简略介绍）五、档案统计档案的统计工作，是为了解决数量不清与要求心中有数的矛盾。就是通过以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。做到合理规划。通常的项目有：卷内文件目录和案卷目录，档案收进、移出登记簿，全宗名册或全宗目录，全宗单，档案目录登记簿，档案利用与效果登记簿等。原始登记是统计调查的基础，各档案馆(室)的原始登记与各级档案部门的统计工作相互结合，即形成档案统计网络。六
27、、档案检索档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，管理和利用档案的工具。档案检索工具的种类很多，可按编制方法、信息处理手段、收录材料范围、作用等不同的标准进行分类。按编制方法可分为目录、索引、指南。档案目录是由许多条目组成的有机体，也是档案馆(室)检索体系的主要部分。常用的有分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录等。索引是将档案中的各种事物名称、档号或存址等，按照一定顺序加以编排的一种检索工具，如人名索引、地名索引、文号索引。指南是以文字叙述的方法，综合介绍档案情况的一种书本形式的工具书，如档案馆指南、全宗指南、专题档案指南等。档案检索工具必须具备存储档案材料线索和提供查找途径的职能
28、，并以档案信息存储丰富、检索迅速准确、方便实用为衡量质量的主要标准。分析利用要求;选定检索工具,确定检索途径和方法,如按分类途径、按主题途径，或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索；按照选定的检索途径及其检索标识，如分类号、主题词等查取档案；通过一定的方式，将档案材料或编成的目录提供给利用者。档案检索的方法与步骤全，指信息存储丰富。准，指检索准确。 快，指迅速。 便，指检索要方便。档案检索的基本要求七、档案利用满足特定的各种利用要求，需要为提供档案准备好直接的辅助手段，并通过各种方式实际地提供档案和有关资料。可以分两类：档案利用工作可区分为提供档案利用和利用档案（1）提供档案利用是档案管
29、理部门及其人员直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务；（2）利用档案是利用者为了研究和解决问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案。（1）依法开展利用工作。（2）主动、及时开展利用工作。（3）不断完善档案服务方式和手段。（4）掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。档案检索的基本要求 古人云：“亡羊补牢，未为晚矣”。对于企业的而言，如果能从现在开始,建章立制，营造良好的建档环境。充分认识开展企业建档工作的重要性和必要性。让企业的每一位员工真正明白：档案不是包揪，是财富。企业档案的原始性，不可替代的证据作用，对企业的发展具有不可估量的经济和社会效益。做好建档工作不仅是权利，也是义务，是企业自身发展的客观需要，是长期受益之事而非权宜之计，是企业强化基础管理、应对诉讼风险、维护自身权益的客观要求。谢谢大家
