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1、“有条不紊”小组- - 采购部采购部活动主题辅导员：辅导员：组长：组长：组员：组员：- - 缩短出入库单据处理时间缩短出入库单据处理时间平均年龄平均年龄有有*岁呢！岁呢！课题选定课题选定选题理由选题理由为满足年产为满足年产30万台的需要，一般物品的万台的需要，一般物品的采购物品种类及数量越来越大。采购物品种类及数量越来越大。仓储面积缩小，导致出入库频次增加，仓储面积缩小，导致出入库频次增加，需处理的单据急剧增多。需处理的单据急剧增多。人员不增加，工作量加大。人员不增加，工作量加大。活动计划活动计划计划计划现状调查（现状调查（1）入库流程核算员在采购管理系统中手工录入数量、单价、税率及供应商代码
2、仓管员收货并填写库存卡仓管员核对入库单据交核算员否系统自动判断核定价格是否相符在系统中生成入库单是供应商手工填写入库单（数量、单价、税率）送货价格确认现状调查（现状调查（2）出库流程需求部门手工填写出库单领用物品经该部门经该部门领导审批领导审批仓管员核对单据发货并填写实际出库数量仓库核算员在“用友”系统中手工录入出库单数据（包括编码、数量、费用点编码）仓管员在库存卡上登记发放情况现状调查（现状调查（3）- 09年年-10年出入库单据数量调年出入库单据数量调查查哎！单据在逐年哎！单据在逐年增多呢增多呢.11年的数据是预计值11年的数据是预计值项项入库调查入库调查出库调查出库调查项项项项现状调查（
3、现状调查（4）-平均每天处理单据时间统计平均每天处理单据时间统计以下为以下为0303年数据年数据分钟分钟单据太多了单据太多了谁能帮帮我谁能帮帮我HELP!现状调查（现状调查（4）-仓库核算员的工作时间分布仓库核算员的工作时间分布出库单据处理入库单据处理报表及核算验收单制作早会其它管理工作注：每日平均单据处理注：每日平均单据处理量以量以0303年计算年计算哇！每天的哇！每天的7171的时间都用的时间都用来处理出入库来处理出入库单据了单据了目标设定依据目标设定依据预计预计0404年入库达年入库达1369113691项，出库达项，出库达3788637886项。项。那麽那麽：338.5/474.3=0
4、.714如何应对如何应对24万台的生产万台的生产？在人员不增加的情况下在人员不增加的情况下必须将必须将04年的单据处理年的单据处理时间至少提高时间至少提高28.6%03年：年：107.5+231=338.5（分钟）（分钟） 04年：年：142.5+331.8=474.3（分钟）（分钟）以以0303年单据处理年单据处理速度得出速度得出目标设定目标设定每项入库单据处理时间为每项入库单据处理时间为1.62分钟分钟;出库单据处理时间为出库单据处理时间为1.37分钟分钟.目标：目标：(出入库单据处理速度提高出入库单据处理速度提高35%)03年核算员的工年核算员的工作已经是满负荷，作已经是满负荷，我们的目
5、标应该我们的目标应该是能让工作有所是能让工作有所改善和提高。改善和提高。为了为了04年单年单据能及时完据能及时完成处理，我成处理，我们的目标必们的目标必须设置得高须设置得高一点。一点。35应是一个合适的，经过我们的努力可以达到的目标要因分析要因分析物品物品入库入库单据单据处理处理时间时间较长较长设备设备环境环境方法方法物物电脑电脑运行慢常死机采采购购系系统统人人仓管员仓管员数量填写错误仓库核仓库核算员算员速度慢入库入库单据单据不清晰仓库仓库面积小录入方录入方法法核算员手工录入数量多操作不熟练系统数据未充分利用时间紧单据处单据处理理供应商手工填写入库单仓位少供应商供应商不填写入库单单据填写错误手
6、工填写操作复杂要因确认单要因确认单对策制定（一对策制定（一）项目项目 要因要因 分析分析 对策对策 1 系统中数据未能系统中数据未能 充分利用充分利用 入库时输入的供应商、单价、税率入库时输入的供应商、单价、税率在系统中价格确认单中已有，如能在系统中价格确认单中已有，如能数据共享可节约大量输单时间数据共享可节约大量输单时间 2 单据不清晰单据不清晰 使用打印单据可避免使用打印单据可避免 3 核算员手工录核算员手工录入入 与第一个问题相似，数据共享可简与第一个问题相似，数据共享可简化核算员工作化核算员工作 4 供应商手工填供应商手工填写写 与第二问题同，避免手写单据与第二问题同，避免手写单据 在
7、采购管理在采购管理系统中增加系统中增加C类申购单的类申购单的合同生成功合同生成功能，以合同作能，以合同作为送货及入为送货及入库凭证库凭证 P看来看来C类单据在系统中类单据在系统中自动生成合同，可以自动生成合同，可以解决入库单据处理时解决入库单据处理时间长的问题！间长的问题！对策实施（一）对策实施（一）D只需录入需只需录入需作合同的申作合同的申购单号（购单号（8个个数字数字)1、在采购管理系统中增加了合同制作功能、在采购管理系统中增加了合同制作功能对策实施（一）对策实施（一）D单价供应商数量货款及税款2、供应商以合同为送货凭证，所有物品的相关信息清楚、正确无误。效果好！、供应商以合同为送货凭证，
8、所有物品的相关信息清楚、正确无误。效果好！对策实施（一）对策实施（一）D录入合同号录入合同号合同单价合同单价/货款货款/税税款全部显示款全部显示确认数量确认数量供应商供应商只需要你作一件事：只需要你作一件事：录入数量，按入库登录入数量，按入库登记键。记键。3、入库单录入过程简单、快捷！效果：好、入库单录入过程简单、快捷！效果：好效果确认（一）效果确认（一）C合同中已含有单价、供应商编码等内容，根据合同入库省却了输入合同中已含有单价、供应商编码等内容，根据合同入库省却了输入供应商、单价、税率、数量的烦琐。经测试，已在系统中制作合同供应商、单价、税率、数量的烦琐。经测试，已在系统中制作合同的平均每
9、项入库处理约需的平均每项入库处理约需1.4分钟，比原来节省分钟，比原来节省1.1分钟。分钟。20的单据为价值低需求数量少的物品：如扫帚、桶清扫用品等，的单据为价值低需求数量少的物品：如扫帚、桶清扫用品等，或直接在商场采购的物品，如再作合同则阻碍了整个采购过程的或直接在商场采购的物品，如再作合同则阻碍了整个采购过程的进度。进度。平均每项入库单据处理时间平均每项入库单据处理时间69.7/43=1.62分分第一个目标第一个目标达到了，达到了，继续努力继续努力阶段小结（一）阶段小结（一）A此对策可规范采购过程，降低入库单据此对策可规范采购过程，降低入库单据处理时间，继续推进，但我们的预期目处理时间，继
10、续推进，但我们的预期目标还未全部达到，我们一定要继续努力，标还未全部达到，我们一定要继续努力，争取早日完成达成所有目标争取早日完成达成所有目标要因分析（二要因分析（二）数量多物品物品出库出库单据单据处理处理时间时间较长较长设备设备环境环境方法方法物物电脑电脑运行慢常死机系系统统运行慢人人仓管员仓管员填错编码数量填写错误仓库核仓库核算员算员速度慢单据单据仓库仓库面积小不清晰库存管理库存管理只接受人工录入出库单工作紧张时间紧仓管员与核算员有重复核对出库出库单据处理方法仓位少不熟练手工逐项录入要因确认单要因确认单对策制定（二对策制定（二）P对策实施（二）对策实施（二）D1、开发了简单适用的条形码管理
11、系统、开发了简单适用的条形码管理系统对策实施（二）对策实施（二）D条码管理实施工作流程：条码管理实施工作流程：打印条码粘贴条码物品分类堆放物品验收入库是否常备物品否是常备物品条码已全部打出粘贴在固定货箱上入库入库仓管员找到物品手持扫描器，扫描对应领用单位、费用条码扫描物品条码录入出库数量完成所有出库后确认保存核算员每日下班将所有数据上传用友自动生成用友出库单出库出库效果确认（二）效果确认（二）C使用条码系统后，仓管员扫描条码发放物品，确保了物品与编码使用条码系统后，仓管员扫描条码发放物品，确保了物品与编码的统一性，且每日发放物品信息保存在电脑中随时可查询，无需的统一性，且每日发放物品信息保存在
12、电脑中随时可查询，无需再填写库存卡。再填写库存卡。核算员只需将数据上传核算员只需将数据上传“用友存货管理系统用友存货管理系统”，避开了库存系统，避开了库存系统慢及操作复杂的影响，且不需再逐个核对。节约了时间。慢及操作复杂的影响，且不需再逐个核对。节约了时间。阶段小结（二）阶段小结（二）A条码管理系统的运行，大大提高了出库单据的处条码管理系统的运行，大大提高了出库单据的处理速度和准确性，但大量的维修备件及销售部包理速度和准确性，但大量的维修备件及销售部包装材料、焊装用的电极等批量入库批量出库的物装材料、焊装用的电极等批量入库批量出库的物品，出库时仍然需逐个扫描出库。占用大量时间。品，出库时仍然需
13、逐个扫描出库。占用大量时间。如何做到更简单化、更实用呢？如何做到更简单化、更实用呢？对策制定（三）对策制定（三）P对策实施（三）对策实施（三）D增加了批量打增加了批量打印的功能印的功能对策实施（三）对策实施（三）C真的太方便简单了真的太方便简单了出库时出库时只需要扫描批只需要扫描批量打印的条码，就可量打印的条码，就可以把该合同项下的所以把该合同项下的所有物品同时出库有物品同时出库全部数据都以全部数据都以0303年出入年出入库数据为依据得出库数据为依据得出效果确认效果确认(二、三）二、三）A小于小于1.37分钟，分钟，我们的分项目我们的分项目标达到了！标达到了！131.3 /（107.5+231
14、）=38.8%35%效果确认效果确认-A我们的我们的目标目标终于终于达达到了到了！单据处理速度单据处理速度提高提高38.838.8 % %！年份年份分钟分钟03年与年与04年处理同量单据所需年处理同量单据所需时间对比时间对比（以03年日均处理单据为依据）入库入库43项项出库出库110项项入库入库43项项出库出库110项项节约时间：节约时间： (231+107.5)- (137.5+69.7)=131.3效果确认效果确认A即使即使0404年出入库量年出入库量猛增猛增，我们也可我们也可按时按时完成任务了完成任务了！单据名称单据名称04年预计年预计数量数量(项）项）单项单据处理单项单据处理时间时间(
15、分分)累计处理时累计处理时间间(分）分）入库单入库单136911.6222179.4出库单出库单378861.2547357.5合计：合计：69536.90404年总的单据处理时间为：年总的单据处理时间为：69536.9/60=1159(69536.9/60=1159(小时）小时）占总的工作时间的百分比为：占总的工作时间的百分比为：1159/1159/（24682468）58.9%58.9%注：全年工作注：全年工作日按日按246日日巩固措施及标准化巩固措施及标准化1. 1. 进行新的采购管理程序的操作培训进行新的采购管理程序的操作培训2. 2. 制定条码管理系统操作手册及培训制定条码管理系统操
16、作手册及培训3. 3. 修订库存管理操作手册修订库存管理操作手册收货凭送货单入库(输入电脑)打印所收货物的条形码（批量或分项）粘贴条形码于货物上是否常备物品否是将所收物品置于货架上将物品置于该常备物品所对应的货位上(货位上已粘贴有该物品的条码)物品出库扫描扫描输入投资号小组活动总结小组活动总结1活动计划实绩活动计划实绩计划计划实际实际共共活动活动1313次，次，合计合计3636小时小时共共活动活动1313次，次，合计合计3636小时小时小组活动总结小组活动总结2- 小组活动的无形效果小组活动的无形效果活动前活动前活动后活动后通过本次通过本次NGHNGH活动，不仅提高了单据处理速度，提高了工作效
17、率，也提高了活动，不仅提高了单据处理速度，提高了工作效率，也提高了我们工作的信心和改善的意识。在实际运用了各种我们工作的信心和改善的意识。在实际运用了各种QCQC工具来分析解决了工工具来分析解决了工作中的问题后，团队的合作精神和分析问题的能力都得到了很大提高。作中的问题后，团队的合作精神和分析问题的能力都得到了很大提高。小组活动总结小组活动总结3-活动的反省活动的反省进一步完善仓库条码管理系统，提高程序和运行过进一步完善仓库条码管理系统，提高程序和运行过程稳定性，然后协同程稳定性，然后协同ITIT科，将采购管理系统、条码科，将采购管理系统、条码管理系统和管理系统和“用友用友”存货管理系统三个系统更好地存货管理系统三个系统更好地连接起来，进一步提高工作效率。连接起来，进一步提高工作效率。下一步工作通过通过NGH活动，我们体会到只有不间断的运用活动，我们体会到只有不间断的运用PDCA循环，才循环，才能不断接近并最终达到自己的目标。能不断接近并最终达到自己的目标。汇报完毕谢谢！谢谢！
