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1、电子文件管理电子文件管理主讲：刘劲宇主讲：刘劲宇华南师范大学政治与行政学院华南师范大学政治与行政学院第一讲第一讲 文件与文件管理的基本问题文件与文件管理的基本问题n “文件” 发展简史n 文件：概念、作用与文件体系n 传统文件管理中的常见问题课程导入：n“文件”与“文件管理”与哪些学科相关联？相关性如何？n我们以往所学习课程的内容，如何运用于这门课程的学习？一、“文件”的发展历程n产生的根源：管理的视角n发展简史：从石刻到电子化n现代意义上的文件（一）文件的缘起产生的根源：社会管理的需要n生产力发展：技术条件改善n管理的范围和对象的变化了：从氏族到国家n经济活动和社会生活的内容增多（二）“文件
2、” 的发展历程n原始材料的直接利用阶段：原始材料的直接利用阶段：直接在岩石、甲骨等上刻字n原始材料的粗加工阶段：原始材料的粗加工阶段：器皿竹简绢帛n纸质文件阶段：纸质文件阶段：较复杂的加工工艺，轻便又廉价n电子文件阶段：电子文件阶段：以磁介质和光介质作为存贮工具的一种存贮方式泥版泥版甲骨甲骨石刻石刻简牍简牍缣帛缣帛近现代的近现代的“文件文件”及其载体及其载体管理制度管理制度孕育期孕育期口头意见、口头意见、决定、通知、决定、通知、报告、请示报告、请示的使用的使用脑记、结绳、脑记、结绳、刻木记事等刻木记事等阶段线索重要文种线索次要文种线索少量的书面少量的书面“王命王命”、报告、报告出现和使用出现和
3、使用甲骨刻辞、甲骨刻辞、铭词等铭词等口头意见、口头意见、决定、通知、决定、通知、报告、请示报告、请示的使用的使用会议、户籍、会议、户籍、奴籍等记录性奴籍等记录性杂体性文件杂体性文件向成向成熟阶熟阶段发段发展展原始社会原始社会夏商时期夏商时期西周时期西周时期管理制度管理制度萌芽期萌芽期管理制度管理制度产生期产生期示例示例1 1：卜辞中的：卜辞中的 “ “文件格式文件格式”n前辞n命辞n占辞n验辞特点：以记录事情为主，更类似“档案”示例示例2 2：西周竹简中的：西周竹简中的 “ “行文规则行文规则”n周王的“王命”：下行文n各诸侯国的“奏书”：上行文n诸侯之间的“盟书”：平行文n各种文件有“正副本
4、”分别保管特点：文件的形式、内容、使用等方面逐渐完善，并与普通文字材料相分离管理制度管理制度完善期完善期管理制度管理制度成熟期成熟期从中央到地方，建立起文书工作组织机构一文一事、拟制誊写、用印签押、编号封装、收发登记、催办制度等明行移署押体式、行移来往事例向高向高级阶级阶段发段发展展管理制度管理制度确立期确立期春秋战国春秋战国至秦代至秦代汉代至宋汉代至宋元代元代明清时代明清时代高级阶段：出现电子文件电子计算机及其周遍设备，大幅提高文件处理效率n单机版：办公软件，进一步规范了文件格式，也减轻了排版工作强度n局域网：管理信息系统，为大量存储与检索利用提供了便利n广域网：网站系统，实现了文件的广泛而
5、便捷的传播小结：考察“文件发展” 三个维度n作用：国家统治者（组织管理者）的工具n格式：规范性、权威性的体现n载体：特定的载体，加强其“权威性”及其效能二、文件的概念、作用与“文件系统”n文件的概念，学科领域间的比较n文件的作用，一般作用与国家管理领域n“文件系统”，机理、意义及其一般过程（一）文件的概念n一般认识领域中的“文件”n学科领域间的比较：公文、计算科学等1. 一般认识领域中的“文件”现代汉语词典（2006年版）n公文、信件等n有关政治理论、时事政策、学术研究等方面的文章n计算机系统中信息存储的基本单元，是关于某个主题的信息的集合（计算科学）2. “文件学”领域周振华.文件学扬州:广
6、陵书社2007:2n一般是指由法定组织依法制发的，用来处理各种公务，如传布政令、颁布法律法规、提出工作意见、对外交往以及报告请示、商洽事务、记载公务活动等，n具有特定格式并要求行为客体具体处理实施的书面文字材料。3. 档案管理信息技术条件下的文件n国际档案理事会，电子文件管理指南1997n文件：由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生和接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、上下文和结构所构成，而不管记录的形式或载体。4. 国家标准办公自动化电子文件归档与电子档案管理方法（征求意见稿）n文件：国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务而使用的各种载体的
7、文字、图表、声像等记录及相关软件，运行环境说明等数据。小结：n狭义的文件：主体范围较窄，有特定格式，受规制性较强，通常指公文n广义的文件：与组织或个人活动相关的文档，能够以多种方式读取，规范性不强（二）文件的一般作用n表意：把人的思想、语言，把公务活动中的情况内容等转换为文字表达。n传导：通过文字表意，在通过一定载体有效表达，再传递出去。n凭证：处理工作的依据，执行中和归档后都可以提供备查。国家管理中文件的作用n纲领性文件：用总纲的形式颁布政党和国家总的路线和方针n专题类文件：如反映政治、经济、文化、科技等领域内工作情况等n日常工作文件：从“执行”的角度来落实工作示例示例3 3，n党的17大提
8、出某观点n国务院XXX文件，对该点予以了进一步阐述nXX部，出台文件要求贯彻执行，提出具体的要点nX省X厅，转发该文件，或做一定补充nX单位，依据该文件，进行了X活动、建设X项目（三）文件系统n所谓文件系统：若干个具有相互联系、相互影响和相互制约关系的文件组成的整体。总领总领文件文件“文件系统”的意义与作用n实践证明，任何上级机关颁发的一份关于开展某一工作或推行某一政策的文件时，总不是单靠这一份文件所能完成的。n一般地都要根据实际需要，形成一系列文件来共同实现行文目的。n这一系列的文件既构成了文件系统，又反映了这个系统的运动过程。示例示例4 4，“文件系统文件系统”的过程的过程下行文下行文收文
9、登记逐级下达内部分发拟拟办办批批办办承承办办督督办办办办复复转入立转入立卷归档卷归档思考题：举办某次培训的“文件系统”n某高校的二级单位将于今年暑假期间承担一项全省性的高校教师（辅导员）培训任务n地点：广州大学城某高校n人数：约600人n主题：新教师（辅导员）岗前培训试问：为完成这样一项任务，作为主办与承办方，将需要编写多少份文件？其行文对象，主要内容是什么？作用是什么？提示：n主办部门：教育厅发布下行文，说明这项培训的对象，报道的具体时间、地点，接待方通讯方式，费用情况。附报名表格。n承办部门：教务（教师、教室、课程表、考勤）；教学（课件、作业）；后勤（食宿行、安保医疗等）；辅助（通讯录、收
10、费单据等）;汇编学员手册等。小结：现代意义的“文件”n关注“个人”的具体事务活动n更强调文件的凭证作用n更注重文件系统之间的相互关系n逐渐考虑现代技术的影响：文件运行所依赖的技术条件和环境三、档案管理基础知识（补 ）n 常见名词解释n 档案管理基本环节（一）常见名词解释n档案n卷宗（立卷）、全宗、著录n归档n“八防”n档案室3.1.1 档案n档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中 形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。n简便的说，档案是原始的历史记录。n这里“原始的记录”就是国内外常用的较为广义的“文件”。 文件与档案的区别n文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 一般
11、使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案，二者的区别主要 在于：文件具有现行的传达和记述效用，失去了现行效用的文件 就转化为档案了。n文件是档案的基础，档案是文件的精华。 对日后工作和研究具有一定利用价值的文件，才有 必要作为档案保存。n文件是档案的因素，档案是文件的组合。 按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。一般意义上的档案是经过分类、立卷等一定的整理并归档而 集中保存起来的文件。3.1.2 卷宗n又称“案卷”。一组具有密切联系的放在卷夹 (盒、袋、筒)内加以排列编号拟有标题的文件材料集合体。n一般反映一项工作活动的情况或一个问题、一件事的处理过程。 立卷n在分类基础上，将文件进
12、行系统化整理，按照它们在形成和处理过程中的联系编立成各个案卷。n立卷工作往往由“办文”单位来执行。n工作内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号，填写卷内目录与备考卷，案卷封面的编目与装订等。3.1.3 全宗n所谓所谓“全宗全宗”就是全部卷就是全部卷宗，指一个独立机关、组宗，指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形织或个人在社会活动中形成的档案有机整体成的档案有机整体n全宗是一个有机整体，是全宗是一个有机整体，是在一定的历史活动中形成在一定的历史活动中形成的，是以一定的社会单位的，是以一定的社会单位为基础而构成的。为基础而构成的。全宗的构成条件n可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独
13、对外行文； n设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计 划； n设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 著录n在编制文献目录时，对文献内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。n来源：文献著录总则 GB3792.183 思考：在思考：在政务信息资源管理政务信息资源管理课程中，我课程中，我们也接触过该名词，与本课程比有什么异同呢？们也接触过该名词，与本课程比有什么异同呢？3.1.5 “八防 ”（安全防范）n八防 ： 防火、防水、防潮（霉）、防有害气体、 防虫、防光、防尘。 档案保管理想的环境条件：n一般文件：温度，14 20 温度；相对湿度，50% 65% n电子文件：温度
14、，17 20；相对湿度，35% 45% 3.1.6 档案室n负责收集、管理本单位在工负责收集、管理本单位在工作活动中形成的全部档案和作活动中形成的全部档案和资料，积极提供档案为本单资料，积极提供档案为本单位的工作、生产和科研服务。位的工作、生产和科研服务。n监督和指导本单位及其所属监督和指导本单位及其所属机构的档案工作。机构的档案工作。n按有关规定把具有长久保存按有关规定把具有长久保存价值的档案，向国家档案部价值的档案，向国家档案部门移交。门移交。3.1.7 归档n文件材料处理完毕后，由专门人员整理立卷，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。n“归档”是业务活动与档案工作的“结合部”。“归档
15、”工作的主要内容n判断“归档范围”n明确“归档时间”n保证“归档质量”文件能够“收得到、查得到”、“进得来、借得到”、“收进的是原始文件、借出的是有加工材料”小结：立卷、立档与全宗n本单位内各个立卷部门的案卷，统一向档案室归档n全部部门作为一个立档单位，把它的档案作为一个全宗向档案馆移交（二）档案管理的主要环节n收集n整理n保管n鉴定n统计n提供利用示例：示例：“文书档案文书档案”一般归档整理一般归档整理过程n收集：收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。即“红头文件”和“白头文件”n归档判断：归档范围和不归档范围。n装订：以“件”为单位固定在一起即单“件”装订n分类：归档文件采用年度保管期限
16、分类法进行分类n排列：把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起n编号：将归档文件在全宗中的位置标识为符号n编目：依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录n装盒：按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊四、传统文件（档案）管理中的常见问题n撰制n传递“管理”的视角，不涉及具体的“写作”问题n接收n立卷（一）撰制中常见问题n行文目标不明确n文种使用不规范n格式不规范n书写质量不高n印刷、排版错误等n错发、漏发n不能及时发送n丢失、泄密n各环节之间衔接不利（二）传递中常见问题（三）接收中常见问题n登记信息不全n没有及时交办n目录不清晰n内容残缺n保管不当n难以二次利用（四）立卷
17、中常见问题核心问题n如何减轻文件处理人员的工作强度n如何提高文件的管理效率五、对策文档管理一体化n 将单位中的“文书处理”和“档案管理”工作，整合成为一个既统一又分工、既有联系又有区别的管理过程。 规范化、标准化数字化、网络化思考题：n应用信息技术之后，传统文件（档案）管理模式可能发生哪些变化？n管理标准化、数字化、网络化与文档管理一体化的相互关系？重要法律规定：n中华人民共和国档案法 n中华人民共和国档案法实施办法n机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 n企业档案管理规定n电子公文归档管理暂行办法n档案管理软件功能要求暂行规定n广东省档案管理规定n广东省民营企业档案管理工作指引 参考文献、网址：n周振华.文件学M.扬州:广陵书社2007n和宝荣 陈兆祦.档案工作基本知识M.北京:档案出版社1988n中华人民共和国国家档案局，http:/n广东档案信息网，http:/
